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# HubSpot-Workflow-Trigger und -Aktionen in Flowella
> Die verfügbaren Flowella-Aktionen in HubSpot-Workflows: WhatsApp-Vorlagen senden, Variablen befüllen, Opt-outs respektieren und Konversationen starten.
Flowella lässt sich direkt in die Workflow-Engine von HubSpot integrieren und bietet Ihnen benutzerdefinierte Trigger, die bei WhatsApp-Ereignissen ausgelöst werden, sowie Aktionen, die Nachrichten senden oder Konversationen an einen KI-Agenten übergeben. Dieser Leitfaden behandelt jeden Trigger, jede Aktion und die wirksamsten Muster, um sie zu kombinieren.
## Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
* Ein mit Ihrem HubSpot-Portal verbundenes Flowella-Konto
* Mindestens eine in der Flowella-App erstellte WhatsApp-Vorlage (zum Senden von Nachrichten erforderlich)
* Zugriff auf das Workflow-Tool von HubSpot. Kontaktbasierte Workflows erfordern einen Professional- oder Enterprise-Plan
Alle in Flowella-Workflow-Aktionen verwendeten Telefonnummern-Eigenschaften müssen im internationalen E.164-Format gespeichert werden, beginnend mit `+`, gefolgt von der Landesvorwahl und der nationalen Nummer (zum Beispiel `+447700900123`). Weitere Informationen finden Sie unter [Telefonnummernformat](/hubspot/phone-number-format).
***
## Trigger
Wenn Sie in HubSpot einen neuen kontaktbasierten Workflow erstellen, suchen Sie im Auswahlbereich für Trigger nach **Flowella**, um alle verfügbaren Trigger zu sehen. Diese werden ausgelöst, sobald ein bestimmtes WhatsApp-Ereignis eintritt, und melden den zugehörigen Kontakt automatisch in den Workflow ein.
| Trigger | Richtung | Wird ausgelöst, wenn | Typische Verwendung | Wichtige filterbare Eigenschaften |
| -------------------------- | --------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------- |
| **Formular abgeschlossen** | Eingehend | Ein Kontakt sendet ein über Flowella versendetes WhatsApp-Flow-Formular ab | Strukturierte Antworten nach einem Feedback-, Buchungs- oder KYC-Flow verarbeiten | Formularname, Quelle, hs\_email, Aufgetreten am |
| **Textantwort** | Eingehend | Ein Kontakt sendet eine Freitextantwort in einer von Flowella verwalteten Konversation | Nach Schlüsselwörtern weiterleiten, Opt-in erfassen, Absicht erkennen | Nachricht |
| **Nachricht gelesen** | Ausgehend | Ein Kontakt öffnet eine von Ihnen gesendete WhatsApp-Nachricht | Erst nachfassen, wenn die Nachricht gesehen wurde | Telefon |
| **Nachricht gesendet** | Ausgehend | Eine WhatsApp-Nachricht wird über Flowella an einen Kontakt versendet | Ausgehende Aktivität protokollieren, einen Nachfass-Timer starten | Telefon |
### Formular abgeschlossen (eingehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt ein über Flowella versendetes WhatsApp-Flow-Formular abschließt. Es ist der am häufigsten verwendete Trigger und bildet das Rückgrat der meisten Flowella-Automatisierungen.
Sie können diesen Trigger mit den folgenden Ereigniseigenschaften verfeinern:
* **Formularname**: nach einem bestimmten Formular filtern, sodass nur Abschlüsse dieses Formulars den Workflow auslösen
* **hs\_email**: die E-Mail-Adresse des Kontakts zum Zeitpunkt des Ereignisses
* **Aufgetreten am**: das Datum und die Uhrzeit, zu der das Formular abgeschlossen wurde
* **Quelle**: die Quelle der Formulareinreichung
**Typische Verwendung:** Lösen Sie einen Folge-Workflow aus, nachdem ein Kunde ein Feedback-Formular, eine Buchungsbestätigung, einen KYC-Fragebogen oder einen anderen strukturierten Datenerfassungs-Flow abgeschlossen hat.
### Textantwort (eingehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine Freitextantwort an eine von Flowella verwaltete WhatsApp-Konversation sendet.
Was diesen Trigger besonders mächtig macht, ist die Möglichkeit, **nach Nachrichteninhalt zu filtern**. Wenn Sie die Trigger-Kriterien konfigurieren, fügen Sie eine Bedingung auf der Eigenschaft **Nachricht** mit Operatoren wie „enthält eines der" hinzu, um bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen abzugleichen. So können Sie Workflows bauen, die unterschiedlich reagieren, je nachdem, was ein Kontakt sagt.
**Typische Verwendung:** Leiten Sie Kontakte basierend auf Schlüsselwort-Antworten weiter. Wenn ein Kontakt beispielsweise auf eine Bestätigungsnachricht mit „ja" antwortet, melden Sie ihn in einem Workflow an; wenn er mit „abbrechen" oder „hilfe" antwortet, in einem anderen. Sie können dies auch verwenden, um Opt-in-Zustimmung zu erfassen, Eskalationspfade auszulösen oder Absichten aus unstrukturierten Antworten zu erkennen.
### Nachricht gelesen (ausgehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine über Flowella gesendete WhatsApp-Nachricht liest (öffnet). Er ist nützlich, um Engagement zu verfolgen und bedingte Logik rund um die Nachrichtenzustellung zu bauen.
**Typische Verwendung:** Starten Sie eine Nachfass-Sequenz erst, nachdem bestätigt wurde, dass der Kontakt Ihre ursprüngliche Nachricht gesehen hat, oder markieren Sie Kontakte, die eine Nachricht innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht gelesen haben.
### Nachricht gesendet (ausgehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn eine WhatsApp-Nachricht erfolgreich über Flowella an einen Kontakt gesendet wird. Er bestätigt den Versand von der Flowella-Plattform aus, nicht den Empfang durch den Kontakt. Er ist am nützlichsten als Trigger für Sendungen, die außerhalb eines HubSpot-Workflows entstehen, wie eine Antwort, die ein Agent aus dem Flowella-Posteingang sendet, oder eine automatisierte Flow-Antwort, da ein Workflow bereits über Nachrichten Bescheid weiß, die er selbst gesendet hat.
**Typische Verwendung:** Ausgehende Nachrichtenaktivitäten protokollieren, CRM-Eigenschaften aktualisieren, um zu vermerken, dass eine Nachricht versendet wurde, oder einen Timer für Folgemaßnahmen starten.
### „Verzögern, bis das Ereignis eintritt" mit Flowella-Triggern verwenden
Eine der mächtigsten Funktionen der Kombination von Flowella mit HubSpot ist die Aktion **Verzögern, bis das Ereignis eintritt**. Damit kann ein Workflow auf jedes Flowella-Ereignis warten, bevor er fortgesetzt wird.
Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der:
1. Ein WhatsApp-Flow-Formular an einen Kontakt sendet
2. Mit **Verzögern, bis das Ereignis eintritt**, eingestellt auf das Flowella-Ereignis, pausiert (diese erscheinen im Picker als **Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed** usw.)
3. Basierend darauf verzweigt, ob die Ereigniskriterien innerhalb des gewählten Zeitfensters erfüllt wurden
Dies erzeugt ein echtes Request-and-Response-Muster in Ihrer Automatisierung. Wenn das Ereignis innerhalb des Verzögerungszeitraums nicht eintritt, verzweigt der Workflow auf einen alternativen Pfad, etwa um eine Erinnerung zu senden oder an ein Teammitglied zu eskalieren.
Sie können dieses Muster mit jedem Flowella-Ereignis verwenden:
* **Warten auf Formular abgeschlossen**: pausieren, bis der Kontakt einen WhatsApp-Flow beendet, dann seine Antworten verarbeiten
* **Warten auf Textantwort**: pausieren, bis der Kontakt antwortet, dann basierend auf dem Nachrichteninhalt verzweigen
* **Warten auf Nachricht gelesen**: pausieren, bis der Kontakt die Nachricht öffnet, dann entscheiden, ob nachgefasst oder länger gewartet werden soll
## Aktionen
Zusätzlich zu Triggern bietet Flowella vier benutzerdefinierte Workflow-Aktionen. Diese erscheinen im Aktions-Panel, wenn Sie einen Schritt zu einem kontaktbasierten HubSpot-Workflow hinzufügen.
### WhatsApp-Vorlage senden
Diese Aktion sendet eine vorab genehmigte WhatsApp-Vorlagennachricht an einen Kontakt. Vorlagen werden in der Flowella-App erstellt und verwaltet und umfassen sowohl Standard-Nachrichtenvorlagen als auch interaktive WhatsApp-Flow-Vorlagen (Formulare).
| Feld | Beschreibung |
| ------------------------------------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Contact Phone Number**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie die HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Telefonnummer des Empfängers enthält. Muss im internationalen Format vorliegen (z. B. `+447700900000`). |
| **Template Name**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie aus einem Dropdown der in der Flowella-App erstellten Vorlagen. Dazu gehören sowohl Standard-Nachrichtenvorlagen als auch Flow-Vorlagen (interaktive Formulare). |
| **Contact Email** | Ordnen Sie optional die E-Mail-Adresse des Kontakts zu. Flowella kann sie für Abgleich, Anreicherung und Analytik nutzen. |
| **Template Variable 1 bis 5** | Ordnen Sie HubSpot-Kontakt- oder Unternehmenseigenschaften den in Ihrer Vorlage definierten Personalisierungsvariablen zu. Wenn Ihre Vorlage z. B. `{{1}}` für den Vornamen enthält, ordnen Sie Template Variable 1 der Eigenschaft Vorname zu. |
**Wichtige Punkte:**
* Flow-Vorlagen (interaktive Formulare) werden genauso ausgewählt wie Standard-Nachrichtenvorlagen, und Flowella übernimmt die Konvertierung automatisch.
* Sie können bis zu fünf Vorlagenvariablen mit jedem HubSpot-Datentoken zuordnen, einschließlich der angemeldeten Kontakteigenschaften, Unternehmenseigenschaften und Daten aus vorherigen Workflow-Aktionen.
* Wenn eine erforderliche Vorlagenvariable nicht zugeordnet bleibt, kann der Versand für diesen Kontakt fehlschlagen.
* Diese Aktion ist ideal für Buchungsbestätigungen, Feedback-Anfragen, Verlängerungserinnerungen, Terminbenachrichtigungen und alle anderen strukturierten oder vorlagenbasierten Nachrichten.
### WhatsApp-Nachricht senden
Diese Aktion sendet eine direkte WhatsApp-Nachricht an einen Kontakt. Anders als die Vorlagenaktion können Sie hiermit eine Nachricht innerhalb des Workflows spontan verfassen, und es werden mehrere Medientypen unterstützt.
| Feld | Beschreibung |
| -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Message Type**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie aus: Textnachricht, Dokument, Bild, Video oder Audio. |
| **Recipient Phone Number**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie die HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Telefonnummer des Empfängers enthält. |
| **Message Text** | Geben Sie bei Textnachrichten den Nachrichteninhalt ein. Personalisieren Sie ihn mit beliebigen HubSpot-Datentoken, indem Sie auf das Datentoken-Panel klicken. Verfügbare Token umfassen angemeldete Kontakteigenschaften, zugeordnete Datensätze, Trigger- und Ereignisdaten sowie Ausgaben aus vorherigen Workflow-Aktionen. |
**Wichtige Punkte:**
* Textnachrichten können mit dynamischem Inhalt wie dem Vornamen des Kontakts, einem Deal-Betrag oder einer Ticketnummer vollständig personalisiert werden.
* Mediennachrichten (Bild, Video, Audio, Dokument) lassen Sie reichhaltige Inhalte direkt über WhatsApp als Teil eines automatisierten Workflows senden.
* Diese Aktion ist besonders nützlich für Nachfassnachrichten, die keine vorab genehmigte Vorlage erfordern, wie personalisierte Dankesnachrichten oder kontextbezogene Antworten, die durch frühere Workflow-Logik ausgelöst werden.
### WhatsApp-Antwort senden
Diese Aktion sendet eine persönlich wirkende WhatsApp-Nachricht, die **auch dann funktioniert, wenn das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster geschlossen ist**. Verwenden Sie sie anstelle von **WhatsApp-Nachricht senden**, wenn der Workflow möglicherweise Stunden oder Tage nach der letzten eingehenden Nachricht des Kunden läuft.
| Feld | Beschreibung |
| -------------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Recipient Phone Number**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie die HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Telefonnummer des Empfängers enthält. Muss im internationalen Format vorliegen (z. B. `+447700900000`). |
| **Message**\*(erforderlich)\* | Der Nachrichtentext. Personalisieren Sie ihn mit HubSpot-Datentoken (Kontakt, Unternehmen, Deal, Ticket oder Ausgaben vorheriger Aktionen). |
| **Skip if window is closed** | Wenn aktiviert, tut die Aktion **nichts**, falls das 24-Stunden-Fenster geschlossen ist. Verwenden Sie dies, wenn Sie nur Kontakte anstoßen möchten, die sich noch in einer aktiven Konversation befinden. |
**So funktioniert es:**
* **Innerhalb des 24-Stunden-Fensters** — Ihre Nachricht wird als normaler freier WhatsApp-Text gesendet.
* **Außerhalb des Fensters** — Flowella verpackt Ihre Nachricht in die aktive [Wiedereröffnungsvorlage](/settings/reply-templates) (Variable `{{3}}`). Der Vorname des Kontakts (`{{1}}`) und Ihr Geschäftsname (`{{2}}`) werden automatisch eingefügt. Eine Konversation der Kategorie Utility wird eröffnet (typischerweise \~\$0.045 pro Versand, je nach Land — siehe [Preise und Konversationskategorien](/account/pricing-and-conversation-categories)).
**Wann sollten Sie sie statt WhatsApp-Nachricht senden verwenden:**
* Re-Engagement-, Bindungs- und Customer-Success-Kadenzen, die nach 24 Stunden Stille laufen können.
* Nachfassungen für **Form Completed**-Trigger, wenn der Workflow lange Verzögerungen enthält.
* Jeder Versand, bei dem Sie wollen, dass eine HubSpot-Aktion „einfach funktioniert", unabhängig vom Fensterstatus.
**Tipp:** Verzweigen Sie auf die Kontakteigenschaft `whatsapp_window_open_until` (die Flowella bei eingehenden Nachrichten synchronisiert), wenn Sie vor dem Ausführen dieser Aktion eine unterschiedliche Logik für geöffnete vs. geschlossene Fenster benötigen.
### Einem Customer Agent zuweisen
Diese Aktion weist eine Konversation einem HubSpot Breeze Customer Agent zu und startet damit eine KI-gestützte Konversation direkt im Flowella-WhatsApp-Kanal.
| Feld | Beschreibung |
| ------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------- |
| **Agent to assign**\*(erforderlich)\* | Wählen Sie aus, welcher Breeze Customer Agent die Konversation übernehmen soll. |
| **Record to assign** | Wählen Sie den zuzuweisenden Datensatztyp, z. B. „Conversations: All associated". |
Wenn Sie über diese Aktion eine Konversation einem Breeze Customer Agent zuweisen, beginnt der KI-Agent, dem Kontakt direkt in WhatsApp über den Flowella-Kanal zu antworten. Das bedeutet, Ihre Kunden erhalten intelligente, kontextuelle Antworten, ohne die WhatsApp-Konversation zu verlassen, in der sie sich bereits befinden.
Diese Aktion ist besonders wertvoll für:
* **Support nach Formularen**: Nachdem ein Kunde ein Anfrageformular ausgefüllt hat, kann der KI-Agent Folgefragen sofort beantworten
* **Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten**: WhatsApp-Konversationen an einen KI-Agenten weiterleiten, wenn Ihr Team nicht verfügbar ist
* **Triage und Eskalation**: Den KI-Agenten erste Fragen bearbeiten lassen und nur bei Bedarf an einen Menschen eskalieren
* **Produkt- und Service-Anfragen**: Sofortige Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank bereitstellen, ohne einen Live-Agenten zu benötigen
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## Workflow-Muster
Hier sind vier gängige Muster, die Flowella-Trigger, Verzögerungen und Aktionen wirksam kombinieren.
### Muster 1: Senden und warten
Das Kernmuster für jede formularbasierte Interaktion.
Fügen Sie eine Aktion **WhatsApp-Vorlage senden** mit einer Flow-Formularvorlage hinzu.
Fügen Sie eine Aktion **Verzögern bis Ereignis** hinzu: Flowella: Form Completed.
Fügen Sie eine Aktion **Verzweigen** hinzu: ob die Ereigniskriterien erfüllt wurden oder nicht.
Fügen Sie eine Aktion **Verzweigen** hinzu: ob die Ereigniskriterien erfüllt wurden oder nicht.
Wenn die Kriterien erfüllt sind: Formulardaten verarbeiten, CRM-Eigenschaften aktualisieren und nächste Schritte auslösen.
Wenn die Kriterien nicht erfüllt sind: eine Erinnerung senden oder an ein Teammitglied eskalieren.
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### Muster 2: Schlüsselwortbasiertes Routing
Leiten Sie Kontakte basierend auf ihrer Antwort in den richtigen Workflow.
Verwenden Sie **Flowella: Text Reply**, wobei die Eigenschaft Nachricht Schlüsselwörter wie „buchen" oder „reservieren" enthält.
Fügen Sie eine Aktion **WhatsApp-Vorlage senden** mit Ihrer Buchungs-Flow-Vorlage hinzu.
Fügen Sie eine Aktion **Verzögern bis Ereignis** hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed, und verzweigen Sie dann und verarbeiten Sie die Antworten.
Fügen Sie eine Aktion **Verzögern bis Ereignis** hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed, und verzweigen Sie dann und verarbeiten Sie die Antworten.
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### Muster 3: Feedback mit intelligentem Follow-up
Sammeln Sie Feedback und ergreifen Sie je nach Bewertung unterschiedliche Maßnahmen.
Fügen Sie eine Aktion **WhatsApp-Vorlage senden** mit Ihrer Feedback-Flow-Vorlage hinzu.
Fügen Sie eine Aktion **Verzögern bis Ereignis** hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed.
Fügen Sie eine Aktion **Verzögern bis Ereignis** hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed.
Verwenden Sie eine **Wenn/dann-Verzweigung** basierend auf der Bewertungseigenschaft:
* Hohe Bewertung → eine Dankesnachricht mit einem Bewertungslink senden
* Niedrige Bewertung → ein Ticket erstellen und einem Customer Agent für KI-gestützte Wiederherstellung zuweisen
Verwenden Sie eine **Wenn/dann-Verzweigung** basierend auf der Bewertungseigenschaft:
* Hohe Bewertung: eine Dankesnachricht mit einem Bewertungslink senden
* Niedrige Bewertung: ein Ticket erstellen und einem Customer Agent für KI-gestützte Wiederherstellung zuweisen
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### Muster 4: Konversationelle KI-Übergabe
Übergeben Sie eingehende Antworten direkt an einen KI-Agenten.
Verwenden Sie **Flowella: Text Reply**, um jede eingehende Nachricht abzufangen.
Fügen Sie eine Aktion **WhatsApp-Nachricht senden** hinzu, um zu bestätigen, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben.
Fügen Sie eine Aktion **Einem Customer Agent zuweisen** hinzu. Der Breeze Customer Agent übernimmt dann die Konversation nativ in WhatsApp.
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## Datums- und Uhrzeitvariablen
HubSpot speichert Datums- und Datums-/Uhrzeit-Eigenschaften als **Epoch-Millisekunden**. Wenn Sie eine dieser Eigenschaften einer Flowella-Vorlagenvariablen zuordnen, rendert Flowella den Wert als **`dd.MM.yyyy HH:mm`** in der Zeitzone des Empfängers — zum Beispiel `27.06.2026 14:30`.
Dies gilt an drei Stellen:
* **WhatsApp-Vorlage senden** — jede `Template Variable n`, die einer HubSpot-Datums- oder Datums-/Uhrzeit-Eigenschaft zugeordnet ist.
* **WhatsApp-Nachricht senden** — dieselbe Formatierung wird auf Inline-Datums-Token im Nachrichtentext angewendet.
* **Legacy-`variable_*`-Token-Payloads** — ältere API-Integrationen, die Epoch-Werte ohne explizite Typ-Metadaten senden, werden erkannt und identisch gerendert.
Termindatums-Token, die aus externen HubSpot-Apps eingefügt werden (zum Beispiel Terminplanungs-Tools, die eine „nächster Termin"-Eigenschaft schreiben), werden jetzt mit demselben Muster `dd.MM.yyyy HH:mm` gerendert. Wenn Sie zuvor rohe Epoch-Zahlen in der zugestellten Nachricht gesehen haben, müssen Sie nichts tun — es ist auf Plattformebene behoben.
Wenn Sie ein anderes Format benötigen, erstellen Sie eine **berechnete HubSpot-Eigenschaft**, die das Datum als Text formatiert (zum Beispiel `27. Juni 2026 um 14:30`), und ordnen Sie diese stattdessen der Vorlagenvariablen zu. Flowella behandelt Texteigenschaften wörtlich.
## Tipps und Best Practices
**Verwenden Sie das internationale Telefonnummernformat.** Speichern Sie WhatsApp-Telefonnummern immer im E.164-Format (z. B. `+44` für UK, `+1` für USA). Flowella benötigt dies, um Nachrichten erfolgreich zuzustellen.
**Benennen Sie Ihre Vorlagen klar.** Verwenden Sie beim Erstellen von Vorlagen in der Flowella-App beschreibende Namen, die im HubSpot-Dropdown leicht zu erkennen sind. „Buchungsbestätigung Restaurant" ist klarer als „Vorlage 1".
**Kombinieren Sie Trigger mit Verzögerungen für Zuverlässigkeit.** Das Muster „senden, dann warten" stellt sicher, dass Ihr Workflow sowohl reagierende als auch nicht reagierende Kontakte elegant behandelt, statt sich nur auf Trigger zu verlassen.
**Verwenden Sie den Text-Reply-Trigger für konversationelles Routing.** Durch das Filtern nach Nachrichteninhalt können Sie leichtgewichtige konversationelle Schnittstellen ohne vollständigen Chatbot bauen. Einfaches Schlüsselwort-Matching kann Kontakte mit minimaler Reibung in den richtigen Workflow leiten.
**Testen Sie zuerst mit kleinen Zielgruppen.** Wenn Sie neue Workflows erstellen, beginnen Sie damit, eine kleine Testgruppe einzuschreiben, bevor Sie auf Ihre gesamte Kontaktliste ausrollen. So können Sie Probleme mit Vorlagenvariablen, Telefonnummernformatierung oder Verzweigungslogik frühzeitig erkennen.