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# Guías de workflows de Flowella para HubSpot: patrones de casos de uso
> Patrones de workflows de HubSpot listos para usar con WhatsApp: reservas, incorporación, eventos, enrutamiento de leads, alcance comercial, recordatorios, encuestas y renovaciones.
Flowella incluye patrones de workflow listos para los casos de uso más habituales de comunicación con clientes. Cada patrón utiliza los triggers y acciones de Flowella para HubSpot —formularios WhatsApp Flow, acciones de mensajes y transferencias a agentes de IA— y puede adaptarse a tus propios formularios de HubSpot y propiedades de contacto. Las guías siguientes describen la lógica del workflow, lo que necesitarás configurar y el comportamiento de las ramificaciones para cada caso de uso.
Envía una confirmación por WhatsApp el día antes de una reserva y recoge requisitos especiales mediante un formulario estructurado, con recordatorios automáticos si no hay respuesta.
Da la bienvenida a nuevos clientes por WhatsApp y recoge datos de onboarding o KYC mediante uno o varios formularios estructurados, con recordatorios para envíos incompletos y soporte de agente de IA.
Gestiona todo el ciclo de vida del evento en WhatsApp: registro, recordatorios, mensajes del día del evento y formulario de feedback posterior con ramificaciones basadas en la puntuación.
Envía un formulario de cualificación a los nuevos leads y enrútalos automáticamente: leads de alto valor a un comercial, de valor medio a nurture y de fase inicial a un agente de IA.
Reactiva contactos inactivos con un mensaje personalizado de WhatsApp y un formulario de actualización de preferencias, y después enrútalos al camino de nurture adecuado según su respuesta.
Envía un recordatorio 24 horas antes de las reuniones con un formulario de confirmar/reprogramar/cancelar en un toque, y haz seguimiento con un recordatorio la mañana del evento si no hay respuesta.
Envía encuestas de NPS por WhatsApp, segmenta a los contactos en Promotores, Pasivos y Detractores, y ejecuta acciones automáticas: desde solicitar reseñas hasta abrir tickets de servicio.
Recoge feedback unas horas después de una visita, invita a los promotores a dejar una reseña pública y activa la recuperación de servicio para los detractores, todo dentro de la misma conversación de WhatsApp.
Envía recordatorios de renovación 30 días antes, gestiona automáticamente las respuestas de confirmar/actualizar/cancelar y ejecuta un flujo de retención para los clientes que se plantean cancelar.
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## Detalle de las guías de workflow
Siempre que una guía se ramifique según lo que ha respondido un contacto (por ejemplo "sí", "cancelar" o "stop"), ramifica por la propiedad de contacto **Last WhatsApp reply message** (`flowella_last_reply_message`) en lugar del filtro Message del evento Text Reply. Flowella actualiza la propiedad antes de que se dispare el evento Text Reply, por lo que siempre contiene la respuesta que activó el workflow. Los filtros de Message a nivel de evento se comparan con todo el histórico de respuestas. Consulta [Propiedades de contacto de la última respuesta de WhatsApp](/es/hubspot/contact-activity#last-whatsapp-reply-contact-properties).
### Qué hace este workflow
El día antes de una reserva, tu cliente recibe un mensaje de WhatsApp confirmando su reserva. Toca para confirmar y, si tiene requisitos especiales (necesidades dietéticas, accesibilidad, celebraciones), completa un formulario corto directamente en la conversación. Sus respuestas se escriben de vuelta en HubSpot como datos estructurados. Si el cliente no responde, se envía un recordatorio más breve unas horas después. Si sigue sin responder, se crea una tarea para que un miembro del equipo haga seguimiento por teléfono.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow en Flowella para la confirmación de reserva y los requisitos especiales (confirmación sí/no, requisitos dietéticos, ocasión, notas adicionales)
* Una propiedad de contacto en HubSpot que almacene la fecha y hora de la reserva (por ejemplo, "Fecha de próxima reserva")
* Una propiedad de contacto en HubSpot que almacene el número de WhatsApp del contacto en formato internacional
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: inscribe a los contactos cuando se acerque la fecha de su reserva. Usa un trigger de propiedad de fecha del contacto (por ejemplo, "mañana"), un trigger de etapa de negocio cuando una reserva se confirma o una inscripción basada en lista para reservas procedentes de sistemas externos.
2. **Enviar plantilla de WhatsApp**: envía la plantilla Flow de confirmación de reserva, personalizada con el nombre, la fecha/hora de la reserva y el nombre del local.
3. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 12 horas (o una ventana adecuada antes de la reserva).
4. **Ramificación: evento cumplido:**
* Actualiza las propiedades de contacto pertinentes con los datos del formulario (requisitos dietéticos, ocasión)
* Ramifica según la respuesta de confirmación:
* "Sí, allí estaré" → envía un mensaje breve de confirmación
* "Necesito reprogramar" o "Necesito cancelar" → crea una tarea para el equipo
5. **Ramificación: evento no cumplido (sin respuesta):**
* Envía un recordatorio de texto más corto con una invitación abierta a responder
* Espera 4 horas
* Ramifica según si se recibe una respuesta de texto: si sí, asigna a un Customer Agent; si no, crea una tarea para que un miembro del equipo llame y confirme
**Consejos:** Para restaurantes, 24 horas antes de la reserva funciona bien. Limita el formulario a entre tres y cinco campos. Asegúrate de que tu equipo pueda ver las propiedades recogidas antes de la visita.
### Qué hace este workflow
Cuando un nuevo cliente se registra o se cierra un negocio, recibe un mensaje de bienvenida en WhatsApp seguido de un formulario de onboarding estructurado. El workflow hace un seguimiento de la finalización, envía recordatorios para envíos incompletos y enruta los datos a los equipos adecuados. A los clientes que necesitan ayuda los transfiere a un Breeze Customer Agent para asistencia en tiempo real en WhatsApp.
### Qué necesitarás
* Una o más plantillas WhatsApp Flow para la recogida de datos de onboarding (datos personales, identificación, preferencias, preguntas de cumplimiento)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para el estado de onboarding (por ejemplo, "Onboarding Status" con valores: No iniciado, En curso, Completado, Estancado)
* Propiedades de contacto para almacenar los datos recogidos
* El número de WhatsApp del contacto en formato internacional
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: la etapa del negocio cambia a "Closed Won", la etapa del ciclo de vida cambia a "Customer", inscripción desde un workflow de ventas o inscripción manual.
2. **Enviar mensaje de bienvenida**: un mensaje de texto WhatsApp cálido que indique al cliente que va a recibir un formulario. Establece "Onboarding Status" a "En curso". Añade un retraso de 2 minutos para que la bienvenida llegue antes que el formulario.
3. **Enviar plantilla de WhatsApp**: envía la plantilla Flow de onboarding. Para onboarding en varios pasos, envía aquí el primer formulario; los siguientes se envían tras completar cada formulario anterior.
4. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 48 horas.
5. **Ramificación: formulario completado:**
* Actualiza las propiedades de contacto con los datos del formulario
* Establece "Onboarding Status" a "Completado"
* Envía un mensaje de confirmación
* Notifica al equipo de operaciones o de cuenta; crea una tarea si se necesitan pasos manuales
* Opcionalmente, asigna a un Customer Agent para el soporte continuo
6. **Ramificación: formulario no completado:**
* Envía un recordatorio y vuelve a enviar el formulario
* Espera otras 48 horas
* Si sigue sin completarse: ofrece ayuda del agente de IA, establece "Onboarding Status" a "Estancado" y crea una tarea para el account manager
Para onboarding en varios pasos, repite el patrón enviar → esperar → ramificar por cada formulario, controlando el progreso con una propiedad como "Onboarding Step" (por ejemplo, "1 de 3 Completo").
**Nota de cumplimiento:** Si recoges KYC o información regulada, asegúrate de que tus acuerdos de tratamiento de datos cubren el flujo de datos entre Flowella y HubSpot. Para datos muy sensibles (números completos de identificación, subida de documentos), plantéate dirigir a los clientes a un portal seguro en lugar de WhatsApp.
### Qué hace este workflow
Cuando un contacto muestra interés en un evento, recibe un formulario de registro en WhatsApp. Una vez registrado, recibe recordatorios automáticos hasta el día del evento. Tras el evento, recibe un formulario de feedback con ramificaciones basadas en la puntuación. Todo el recorrido se realiza en WhatsApp.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para el registro (asistencia, requisitos dietéticos, elección de sesiones)
* Una segunda plantilla WhatsApp Flow para el feedback posterior al evento (valoración, aspectos destacados, sugerencias)
* Propiedades de contacto en HubSpot para el estado del registro, el nombre del evento y datos específicos del evento
* Una propiedad de fecha personalizada para la fecha del evento
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: envío de formulario web, anuncio Click-to-WhatsApp o código QR (trigger Text Reply), inscripción basada en lista para contactos invitados o inscripción manual para invitados VIP.
2. **Enviar formulario de registro**: personalizado con nombre, nombre del evento, fecha del evento y ubicación o enlace del evento.
3. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 7 días.
4. **Ramificación según la respuesta de registro:**
* "Sí" (confirmado) → establece el estado en "Registrado", envía mensaje de confirmación, pasa a la secuencia de recordatorios
* "Quizá" (tentativo) → establece el estado en "Tentativo", envía mensaje de espera, pasa a una secuencia de recordatorios ajustada
* "No" (declinado) → establece el estado en "Declinado", envía acuse de recibo, finaliza o inscribe en la lista de futuros eventos
* Sin respuesta → envía un recordatorio y reenvía el formulario; si sigue sin responder, establece el estado en "Sin respuesta" y finaliza
5. **Recordatorios previos al evento:**
* 1 semana antes: detalles clave del evento
* 1 día antes (confirmado): recordatorio directo; (tentativo): un breve Flow de reconfirmación
* La mañana del evento: un mensaje final del mismo día
6. **Seguimiento posterior al evento**: envía el Flow de feedback el día después del evento. Espera hasta 7 días para recibir respuesta y luego ramifica por puntuación:
* Alta (8–10): envía enlace de reseña/compartir; opcionalmente, añade a la lista de acceso anticipado a futuros eventos
* Media (5–7): agradece y reconoce; crea una tarea si se mencionaron mejoras concretas
* Baja (0–4): pide disculpas; crea una tarea para el equipo de eventos; considera un gesto de buena voluntad
### Qué hace este workflow
Cuando llega un nuevo lead —desde un anuncio Click-to-WhatsApp, un código QR, un formulario del sitio web o un mensaje directo—, el workflow envía un breve formulario de cualificación por WhatsApp. Las respuestas del lead se escriben en HubSpot como propiedades de contacto estructuradas. El workflow puntúa y enruta el lead automáticamente: los leads de alto valor van a un comercial, los de valor medio entran en una secuencia de nurture y los de fase inicial se transfieren a un Breeze Customer Agent.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para la cualificación de leads (presupuesto, plazos, tamaño de empresa, necesidad principal)
* Puntuación de leads en HubSpot (opcional pero recomendado)
* Miembros del equipo de ventas configurados como usuarios de HubSpot con asignación de propietario
* Un Breeze Customer Agent configurado en HubSpot (opcional, para transferencia a IA)
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: Flowella: Form Completed (desde un Flow de bienvenida en un anuncio Click-to-WhatsApp), cambio de propiedad de contacto (ciclo de vida a "Lead"), Flowella: Text Reply (para consultas directas por WhatsApp) o inscripción desde otro workflow una vez conocido el número de WhatsApp.
2. **Enviar formulario de cualificación**: personalizado con el nombre e incluyendo opcionalmente el producto o servicio por el que consultó.
3. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 24 horas.
4. **Ramificación: formulario completado:**
* **Tier 1 (alto valor):** Presupuesto superior a 15 000 £ + plazo "Inmediatamente" o "En 1 mes" → establece el ciclo de vida como SQL, crea un negocio, asigna propietario, notifica al comercial, crea una tarea para contactar en 1 hora
* **Tier 2 (valor medio):** Presupuesto de 5 000 a 15 000 £ o plazo "En 3 meses" → establece el ciclo de vida como MQL, inscribe en un workflow de nurture
* **Tier 3 (fase inicial):** Presupuesto inferior a 5 000 £ o "Solo estoy explorando" → asigna a un Breeze Customer Agent, establece Lead Status en "AI Engaged"
5. **Ramificación: formulario no completado:**
* Envía un mensaje de seguimiento ofreciendo chatear en su lugar
* Espera hasta 48 horas una respuesta de texto
* Si hay respuesta: asigna a Customer Agent; si no: establece Lead Status en "Sin respuesta" y finaliza (opcionalmente, inscribe en nurture por correo)
**Consejo:** Limita el formulario de cualificación a cuatro o cinco preguntas. Deja que el comercial o el agente de IA recojan detalles adicionales durante la conversación.
### Qué hace este workflow
Los contactos que no han interactuado con tu negocio durante un periodo definido reciben un mensaje personalizado de WhatsApp invitándoles a volver. El mensaje incluye un formulario de actualización de preferencias donde pueden indicar qué les interesa. En función de la respuesta, el workflow actualiza su ficha de contacto y los enruta al camino de nurture adecuado. Los contactos que no respondan se marcan para revisión o supresión.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para la recogida de preferencias (intereses, frecuencia de contacto preferida, categorías de producto)
* Una lista activa de HubSpot que identifique los contactos inactivos (por ejemplo, "Última fecha de actividad hace más de 90 días" y "Número de WhatsApp conocido")
* Opcionalmente, una oferta promocional o código de descuento para el mensaje de alcance
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: pertenencia a lista (lista de contactos inactivos) o un trigger de propiedad de fecha basado en la última fecha de actividad.
2. **Opcional: escalonar envíos**: añade un retraso aleatorio (por ejemplo, de 0 a 72 horas) para evitar enviar miles de mensajes simultáneamente, lo que puede activar límites de tasa.
3. **Enviar mensaje de reactivación:**
* **Enfoque A (formulario de preferencias):** envía directamente la plantilla Flow de recogida de preferencias
* **Enfoque B (oferta primero):** envía una plantilla de mensaje promocional y, después, solo continúa con el formulario de preferencias si el contacto interactúa
4. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 7 días.
5. **Ramificación: formulario completado (reactivado):**
* Actualiza preferencias (intereses, frecuencia de contacto)
* Establece "Re-Engagement Status" en "Reactivado"
* Envía un mensaje de agradecimiento personalizado
* Ramifica según la preferencia de frecuencia de contacto e inscribe en el workflow de nurture correspondiente (semanal, mensual, trimestral o solo ofertas)
6. **Ramificación: formulario no completado:**
* Comprueba si el mensaje fue leído:
* Leído pero no completado: envía un seguimiento; si sigue sin respuesta tras 7 días, establece el estado en "Sin respuesta"
* No leído: establece el estado en "Inalcanzable"; opcionalmente, prueba otro canal
**Importante:** Crea un workflow de baja separado, activado por Flowella: Text Reply, que ramifique según la propiedad de contacto **Last WhatsApp reply message** que contenga palabras como "stop", "unsubscribe" o "opt out". Actualiza el estado de marketing del contacto y envía un mensaje de confirmación.
### Qué hace este workflow
Veinticuatro horas antes de una reunión programada, el contacto recibe un mensaje de WhatsApp con los detalles de la cita y un formulario corto para confirmar, reprogramar o cancelar. El workflow actualiza el registro de la reunión, notifica al miembro del equipo pertinente y ejecuta la acción de seguimiento adecuada. Si no hay respuesta, se envía un segundo recordatorio la mañana del evento.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para la confirmación de reunión (confirmar / reprogramar / cancelar)
* Una propiedad de contacto en HubSpot o una propiedad de actividad de reunión que almacene la fecha y hora
* El número de WhatsApp del contacto en formato internacional
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: reunión creada en la herramienta de reuniones de HubSpot, trigger de propiedad de fecha personalizada (por ejemplo, "Fecha de próxima cita") o inscripción desde un workflow de reserva.
2. **Retraso temporizado**: añade una acción "Retrasar hasta una fecha" para pausar el workflow hasta 24 horas antes de la reunión.
3. **Enviar plantilla de WhatsApp**: personalizada con nombre, fecha y hora de la reunión y nombre del anfitrión o ubicación.
4. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 20 horas (dejando tiempo para un recordatorio matutino si es necesario).
5. **Ramificación: formulario completado:**
* **Confirmada** → establece "Meeting Confirmed" en "Sí"; envía un mensaje de confirmación; opcionalmente añade un recordatorio del mismo día 2 horas antes
* **Necesita reprogramar** → envía acuse de recibo; crea una tarea para el anfitrión con la hora alternativa preferida; envía una notificación interna
* **Necesita cancelar** → acusa recibo de la cancelación; crea una tarea con el motivo; opcionalmente inscribe en un workflow de reactivación
6. **Ramificación: sin respuesta:**
* Envía un recordatorio más breve la misma mañana pidiendo al contacto que responda "sí" para confirmar o avise si necesita cambiar
* Espera hasta 2 horas una respuesta de texto
* Ramifica según el contenido de la respuesta: "sí" → confirmar; "cancelar"/"reprogramar" → crear tarea; sin respuesta → crear una tarea para el anfitrión o proceder según lo programado
**Variantes:** Para reuniones con varias personas, inscribe a todos los contactos asociados para que cada uno reciba su propia confirmación. Para citas recurrentes, activa la reinscripción para que el workflow se ejecute cada vez que se actualice la propiedad de fecha de la cita.
### Qué hace este workflow
En un punto definido del recorrido del cliente —tras resolver un ticket de soporte, entregar un proyecto o de forma recurrente—, el cliente recibe una sencilla pregunta de NPS en WhatsApp. Selecciona una puntuación de 0 a 10 y, opcionalmente, deja un comentario. El workflow lo segmenta como Promotor, Pasivo o Detractor y ejecuta una acción automatizada diferente para cada grupo.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para la encuesta NPS (puntuación 0–10, comentario opcional)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para almacenar la puntuación NPS (por ejemplo, "Latest NPS Score", tipo: número)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para almacenar el segmento NPS (por ejemplo, "NPS Segment": Promotor, Pasivo, Detractor)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para almacenar la fecha de la encuesta (por ejemplo, "Last NPS Survey Date", tipo: fecha)
### Pasos del workflow
1. **Trigger:**
* Basado en eventos: el estado del ticket cambia a "Cerrado", la etapa del negocio pasa a "Entregado" o se dispara un evento personalizado
* Basado en tiempo: "Last NPS Survey Date" hace más de 90 días, combinado con la etapa del ciclo de vida "Cliente" y un número de WhatsApp conocido
* Inscripción desde un workflow de entrega o de resolución de soporte
Añade reglas de supresión para excluir a los contactos encuestados en los últimos 90 días, a los que se han dado de baja y a los que están en tickets de soporte activos.
2. **Enviar encuesta NPS**: personalizada con el nombre y el nombre de tu empresa.
3. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 7 días.
4. **Establecer fecha de encuesta**: con independencia de si se completa, actualiza "Last NPS Survey Date" a hoy para que el contacto no vuelva a ser encuestado demasiado pronto.
5. **Ramificación: encuesta completada:**
* **Promotores (9–10):** agradece al cliente; tras un retraso de 1 día, envía un mensaje de seguimiento con opciones para dejar una reseña, aportar un testimonio o hacer una recomendación; establece una propiedad "Promoter Opportunity"
* **Pasivos (7–8):** agradece al cliente y reconoce el feedback; si dejó un comentario, crea una tarea interna para el account manager; opcionalmente inscribe en una secuencia de nurture
* **Detractores (0–6):** pide disculpas; crea un ticket de servicio con la puntuación y el comentario; envía una notificación interna; si no dejó comentario, envía un formulario de seguimiento preguntando qué salió mal; opcionalmente asigna a un Customer Agent para soporte inmediato
6. **Ramificación: encuesta no completada:**
* Envía un único recordatorio suave tras 7 días
* Finaliza el workflow: no envíes más recordatorios de encuesta
**Consejo de dashboard:** con los datos de NPS en propiedades de HubSpot puedes crear informes que registren la puntuación global de NPS, la evolución de la puntuación a lo largo del tiempo, la tasa de respuesta, la distribución por segmento y la puntuación por etapa del ciclo de vida o propietario.
### Qué hace este workflow
Un par de horas después de la visita de un cliente, este recibe en WhatsApp un breve formulario de feedback pidiéndole que valore su experiencia de 0 a 10 y deje un comentario opcional. Según la puntuación, el workflow toma uno de tres caminos: a los Promotores (9–10) se les agradece y se les invita a dejar una reseña pública; a los Pasivos (6–8) se les agradece y se anota internamente su feedback; a los Detractores (0–5) se les envía una disculpa, un formulario de seguimiento para captar qué salió mal y una acción de recuperación de servicio. Todo el recorrido ocurre en la misma conversación de WhatsApp.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para el formulario inicial de feedback (valoración 0–10, comentario opcional)
* Una segunda plantilla WhatsApp Flow para el formulario de seguimiento de detractores (qué salió mal, cómo compensarlo)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para la fecha/hora de la visita (o una etapa de negocio que indique que la visita ha ocurrido)
* La URL de tu página pública de reseñas (Google Business, TripAdvisor, Trustpilot, etc.)
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: la etapa del negocio pasa a "Completado" o "Visitado", trigger de propiedad de fecha después de la fecha de visita o inscripción desde un workflow de confirmación de reserva.
2. **Retraso temporizado**: añade un retraso al inicio. Para restaurantes, 2 horas después de la hora de fin de la reserva funciona bien. Para hoteles, la mañana siguiente al check-out es más adecuada.
3. **Enviar formulario de feedback**: personalizado con el nombre y la fecha de visita o el nombre del local.
4. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 48 horas.
5. **Ramificación: formulario completado:**
* **Promotores (9–10):** envía un mensaje de agradecimiento con el enlace de reseña; establece "Feedback Segment" en "Promotor"; opcionalmente inscribe en un workflow de fidelidad o recomendación
* **Pasivos (6–8):** envía un agradecimiento; establece "Feedback Segment" en "Pasivo"; si dejó feedback concreto, crea una tarea interna de revisión
* **Detractores (0–5):** envía una disculpa; envía el formulario de seguimiento de detractores; espera hasta 24 horas una respuesta; ramifica según la preferencia de recuperación:
* "Descuento en la próxima visita" → envía un mensaje con el código de descuento
* "Devolución de llamada del responsable" → crea una tarea para el responsable del local
* "No necesito nada" → envía un mensaje de cierre
* Sin respuesta → crea una tarea para el equipo
* Establece "Feedback Segment" en "Detractor" y crea un ticket de servicio
6. **Ramificación: formulario no completado:**
* Envía un único recordatorio suave tras 48 horas
* Finaliza: dos intentos son suficientes para recoger feedback
**Consejo:** mantén el formulario inicial en uno o dos campos. Envía el enlace de reseña inmediatamente después de una puntuación alta, mientras la experiencia positiva sigue fresca.
### Qué hace este workflow
Treinta días antes de que venza la suscripción o membresía de un cliente, este recibe un mensaje de WhatsApp con los detalles de la renovación y un formulario sencillo: renovar, actualizar datos o indicar que quiere cancelar. Los clientes que confirmen se procesan de inmediato. Los que indiquen que cancelan reciben una oferta de retención. Los que no respondan reciben otros dos recordatorios, 14 y 7 días antes del vencimiento.
### Qué necesitarás
* Una plantilla WhatsApp Flow para la confirmación de renovación (renovar / actualizar datos / me planteo cancelar)
* Una segunda plantilla WhatsApp Flow para retención (motivo de cancelación, aceptación de oferta de retención)
* Una propiedad de contacto en HubSpot que almacene la fecha de renovación (por ejemplo, "Subscription Renewal Date", tipo: fecha)
* Una propiedad de contacto en HubSpot para el estado de la suscripción (por ejemplo, "Subscription Status", tipo: desplegable)
* El número de WhatsApp del contacto en formato internacional
### Pasos del workflow
1. **Trigger**: trigger de propiedad de fecha de contacto cuando "Subscription Renewal Date" esté a 30 días. Activa la reinscripción para que el workflow se ejecute en cada ciclo de renovación.
2. **Enviar primer recordatorio de renovación (30 días antes)**: personalizado con nombre, tipo de suscripción, fecha de renovación y detalles de precio o plan.
3. **Retraso hasta que se complete el formulario**: espera hasta 14 días.
4. **Ramificación: formulario completado:**
* **"Renovar mi suscripción"** → establece "Subscription Status" en "Renovación confirmada"; envía un mensaje de confirmación; actualiza la fecha de renovación al siguiente ciclo; finaliza
* **"Necesito actualizar mis datos"** → envía un acuse de recibo; asigna a un Customer Agent para gestionar la actualización de forma conversacional; crea una tarea de verificación; reinscribe en un breve workflow de seguimiento para reenviar el formulario de renovación
* **"Me planteo cancelar"** → envía un mensaje empático; envía el formulario de retención; espera hasta 7 días:
* "Tarifa con descuento" → envía la oferta y un enlace de confirmación
* "Pausar en lugar de cancelar" → confirma la opción de pausa; crea una tarea para el equipo de cuenta
* "Otro plan" → envía opciones alternativas; asigna a Customer Agent para conversar
* "Nada" o "Hablar con alguien" → crea una tarea para que un miembro del equipo llame; envía un mensaje de WhatsApp confirmando que alguien se pondrá en contacto
* Sin respuesta al formulario de retención → crea una tarea de seguimiento personal
5. **Sin respuesta al primer mensaje (14 días):**
* Envía un segundo recordatorio más suave indicando que no hace falta hacer nada para continuar
* Espera hasta 7 días una respuesta de texto
* Si hay respuesta: asigna a Customer Agent; si no: pasa al recordatorio final
6. **Recordatorio final (7 días antes de la renovación):**
* Envía un breve aviso
* Espera 7 días
* Si la renovación automática está habilitada: la suscripción se renueva sola; envía una confirmación por WhatsApp
* Si se requiere renovación manual: crea una tarea para el equipo de cuenta
**Consejos:** empieza las comunicaciones 30 días antes para que los clientes tengan tiempo de valorar sus opciones. Presenta la renovación como el estado por defecto si tus condiciones permiten renovación automática ("no hace falta hacer nada para continuar"). Ofrece solo opciones de retención que puedas cumplir realmente: un intento de retención poco honesto daña la confianza más que una cancelación limpia.
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