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# Trigger e azioni dei workflow HubSpot in Flowella
> Configurate i trigger e le azioni HubSpot di Flowella: Modulo completato, Risposta testuale, Invia modello e messaggio WhatsApp, trasferimento all'agente IA.
Flowella si integra direttamente nel motore dei workflow di HubSpot, offrendoLe trigger personalizzati che si attivano sugli eventi WhatsApp e azioni che inviano messaggi o trasferiscono le conversazioni a un agente IA. Questa guida copre ogni trigger, ogni azione e i modelli più efficaci per combinarli.
## Prima di iniziare
Si assicuri di avere:
* Un account Flowella collegato al Suo portale HubSpot
* Almeno un modello WhatsApp creato nell'app Flowella (necessario per inviare messaggi)
* L'accesso allo strumento workflow di HubSpot. I workflow basati sui contatti richiedono un piano Professional o Enterprise
Tutte le proprietà di numero di telefono utilizzate nelle azioni di workflow di Flowella devono essere memorizzate nel formato internazionale E.164, che inizia con `+` seguito dal prefisso del paese e dal numero nazionale (ad esempio, `+447700900123`). Consulti [Formato del numero di telefono](/hubspot/phone-number-format) per maggiori dettagli.
***
## Trigger
Quando crea un nuovo workflow basato sui contatti in HubSpot, cerchi **Flowella** nel pannello di selezione dei trigger per vedere tutti i trigger disponibili. Si attivano ogni volta che si verifica un evento WhatsApp specifico e iscrivono automaticamente il contatto associato nel workflow.
| Trigger | Direzione | Si attiva quando | Uso tipico | Proprietà filtrabili principali |
| --------------------- | ---------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ |
| **Modulo completato** | In entrata | Un contatto invia un modulo WhatsApp Flow inviato tramite Flowella | Elaborare risposte strutturate dopo un flusso di feedback, prenotazione o KYC | Nome del modulo, Origine, hs\_email, Avvenuto il |
| **Risposta testuale** | In entrata | Un contatto invia una risposta in testo libero in una conversazione gestita da Flowella | Instradare in base a parole chiave, raccogliere consenso, rilevare intenzioni | Messaggio |
| **Messaggio letto** | In uscita | Un contatto apre un messaggio WhatsApp che ha inviato | Dare seguito solo dopo che il messaggio è stato visto | Telefono |
| **Messaggio inviato** | In uscita | Un messaggio WhatsApp viene inviato a un contatto tramite Flowella | Registrare l'attività in uscita, avviare un timer di follow-up | Telefono |
### Modulo completato (in entrata)
Questo trigger si attiva quando un contatto completa un modulo WhatsApp Flow inviato tramite Flowella. È il trigger più utilizzato e costituisce la spina dorsale della maggior parte delle automazioni Flowella.
Può affinare questo trigger con le seguenti proprietà dell'evento:
* **Nome del modulo**: filtrare per un modulo specifico in modo che solo i completamenti di quel modulo attivino il workflow
* **hs\_email**: l'indirizzo e-mail del contatto al momento dell'evento
* **Avvenuto il**: la data e l'ora in cui il modulo è stato completato
* **Origine**: la fonte dell'invio del modulo
**Uso tipico:** attivare un workflow di follow-up dopo che un cliente completa un modulo di feedback, una conferma di prenotazione, un questionario KYC o qualsiasi altro flusso strutturato di raccolta dati.
### Risposta testuale (in entrata)
Questo trigger si attiva quando un contatto invia una risposta in testo libero a una conversazione WhatsApp gestita da Flowella.
Ciò che rende questo trigger particolarmente potente è la possibilità di **filtrare sul contenuto del messaggio**. Quando configura i criteri del trigger, aggiunga una condizione sulla proprietà **Messaggio** utilizzando operatori come "contiene una di" per abbinare parole chiave o frasi specifiche. Questo Le permette di costruire workflow che rispondono in modo diverso a seconda di ciò che dice un contatto.
**Uso tipico:** instradare i contatti in base a risposte con parole chiave. Ad esempio, se un contatto risponde "sì" a un messaggio di conferma, lo iscrive a un workflow; se risponde "annulla" o "aiuto", lo iscrive a un altro. Può anche utilizzarlo per raccogliere il consenso di opt-in, attivare percorsi di escalation o rilevare intenzioni da risposte non strutturate.
### Messaggio letto (in uscita)
Questo trigger si attiva quando un contatto legge (apre) un messaggio WhatsApp inviato tramite Flowella. È utile per monitorare l'engagement e creare logica condizionale attorno alla consegna dei messaggi.
**Uso tipico:** avviare una sequenza di follow-up solo dopo aver confermato che il contatto ha visto il Suo messaggio iniziale, o segnalare i contatti che non hanno letto un messaggio entro un determinato lasso di tempo.
### Messaggio inviato (in uscita)
Questo trigger si attiva quando un messaggio WhatsApp viene inviato con successo a un contatto tramite Flowella. Conferma l'invio dalla piattaforma Flowella piuttosto che la ricezione da parte del contatto. È più utile come trigger per gli invii che originano al di fuori di un workflow HubSpot, come una risposta inviata da un agente dalla posta in arrivo Flowella o una risposta Flow automatizzata, poiché un workflow è già a conoscenza dei messaggi che ha inviato lui stesso.
**Uso tipico:** registrare l'attività di messaggistica in uscita, aggiornare le proprietà del CRM per registrare che un messaggio è stato inviato, o avviare un timer per le azioni di follow-up.
### Utilizzo di "Ritarda fino all'evento" con i trigger Flowella
Una delle funzionalità più potenti della combinazione di Flowella con HubSpot è l'azione **Ritarda fino al verificarsi dell'evento**. Questo permette a un workflow di mettersi in pausa e attendere qualsiasi evento Flowella prima di continuare.
Ad esempio, può costruire un workflow che:
1. Invia un modulo WhatsApp Flow a un contatto
2. Si mette in pausa utilizzando **Ritarda fino all'evento** impostato sull'evento Flowella (questi appaiono nel selettore come **Flowella: WhatsApp Forms Integration: Modulo completato** e così via)
3. Si ramifica in base al fatto che i criteri dell'evento siano stati soddisfatti entro la finestra di tempo scelta
Questo crea un vero schema richiesta-risposta all'interno dell'automazione. Se l'evento non si verifica entro il periodo di ritardo, il workflow si dirama su un percorso alternativo, come l'invio di un promemoria o l'escalation a un membro del team.
Può utilizzare questo schema con qualsiasi evento Flowella:
* **Attesa Modulo completato**: si metta in pausa finché il contatto non finisce un WhatsApp Flow, quindi elabori le sue risposte
* **Attesa Risposta testuale**: si metta in pausa finché il contatto non risponde, quindi si ramifichi sul contenuto del messaggio
* **Attesa Messaggio letto**: si metta in pausa finché il contatto non apre il messaggio, quindi decida se dare seguito o attendere ancora
## Azioni
Oltre ai trigger, Flowella fornisce quattro azioni di workflow personalizzate. Queste appaiono nel pannello delle azioni quando aggiunge un passaggio a qualsiasi workflow HubSpot basato sui contatti.
### Invia modello WhatsApp
Questa azione invia un messaggio modello WhatsApp pre-approvato a un contatto. I modelli vengono creati e gestiti nell'app Flowella e includono sia modelli di messaggi standard sia modelli interattivi WhatsApp Flow (moduli).
| Campo | Descrizione |
| ------------------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Contact Phone Number**\*(obbligatorio)\* | Selezioni la proprietà del contatto HubSpot che contiene il numero di telefono WhatsApp del destinatario. Deve essere in formato internazionale (ad esempio `+447700900000`). |
| **Template Name**\*(obbligatorio)\* | Scelga da un menu a tendina di modelli creati nell'app Flowella. Include sia modelli di messaggi standard sia modelli Flow (moduli interattivi). |
| **Contact Email** | Mappi facoltativamente l'indirizzo e-mail del contatto. Flowella può utilizzarlo per abbinamento, arricchimento e analisi. |
| **Template Variable 1 a 5** | Mappi le proprietà del contatto o dell'azienda di HubSpot alle variabili di personalizzazione definite nel Suo modello. Ad esempio, se il Suo modello include `{{1}}` per il nome, mappi Template Variable 1 alla proprietà Nome. |
**Punti chiave:**
* I modelli Flow (moduli interattivi) vengono selezionati esattamente nello stesso modo dei modelli di messaggi standard e Flowella gestisce automaticamente la conversione.
* Può mappare fino a cinque variabili del modello utilizzando qualsiasi token di dati HubSpot, incluse le proprietà del contatto iscritto, le proprietà dell'azienda e i dati delle azioni del workflow precedenti.
* Se una variabile di modello obbligatoria viene lasciata non mappata, l'invio potrebbe fallire per quel contatto.
* Questa azione è ideale per conferme di prenotazione, richieste di feedback, promemoria di rinnovo, notifiche di appuntamento e qualsiasi altro messaggio strutturato o basato su modello.
### Invia messaggio WhatsApp
Questa azione invia un messaggio WhatsApp diretto a un contatto. A differenza dell'azione modello, questa permette di comporre un messaggio al momento all'interno del workflow e supporta più tipi di media.
| Campo | Descrizione |
| -------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Message Type**\*(obbligatorio)\* | Scelga tra: Messaggio di testo, Documento, Immagine, Video o Audio. |
| **Recipient Phone Number**\*(obbligatorio)\* | Selezioni la proprietà del contatto HubSpot che contiene il numero di telefono WhatsApp del destinatario. |
| **Message Text** | Per i messaggi di testo, inserisca il contenuto del messaggio. Lo personalizzi utilizzando qualsiasi token di dati HubSpot facendo clic sul pannello dei token di dati. I token disponibili includono le proprietà del contatto iscritto, i record associati, i dati del trigger e dell'evento e gli output delle precedenti azioni del workflow. |
**Punti chiave:**
* I messaggi di testo possono essere completamente personalizzati con contenuti dinamici come il nome del contatto, l'importo di un'offerta o un numero di riferimento del ticket.
* I messaggi multimediali (immagine, video, audio, documento) Le permettono di inviare contenuti ricchi direttamente tramite WhatsApp come parte di un workflow automatizzato.
* Questa azione è particolarmente utile per i messaggi di follow-up che non richiedono un modello pre-approvato, come messaggi di ringraziamento personalizzati o risposte contestuali attivate dalla logica precedente del workflow.
### Invia risposta WhatsApp
Questa azione invia un messaggio WhatsApp dal tono personale che **funziona anche quando la finestra di assistenza clienti di 24 ore si è chiusa**. La utilizzi al posto di **Invia messaggio WhatsApp** quando il workflow potrebbe essere eseguito ore o giorni dopo l'ultimo messaggio in entrata del cliente.
| Campo | Descrizione |
| -------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| **Recipient Phone Number**\*(obbligatorio)\* | Selezioni la proprietà del contatto HubSpot che contiene il numero di telefono WhatsApp del destinatario. Deve essere in formato internazionale (ad esempio `+447700900000`). |
| **Message**\*(obbligatorio)\* | Il corpo del messaggio. Lo personalizzi con i token di dati HubSpot (contatto, azienda, deal, ticket o output delle azioni precedenti). |
| **Skip if window is closed** | Quando selezionato, l'azione **non fa nulla** se la finestra di 24 ore si è chiusa. Lo utilizzi se vuole sollecitare solo i contatti ancora in una conversazione attiva. |
**Come funziona:**
* **All'interno della finestra di 24 ore** — il Suo messaggio viene inviato come un normale testo WhatsApp in formato libero.
* **Fuori dalla finestra** — Flowella avvolge il Suo messaggio nel [modello di riapertura](/settings/reply-templates) attivo (variabile `{{3}}`). Il nome del contatto (`{{1}}`) e il nome della Sua azienda (`{{2}}`) vengono compilati automaticamente. Si apre una conversazione modello Utility (tipicamente \~\$0.045 per invio, a seconda del paese — vedere [Prezzi e categorie di conversazione](/account/pricing-and-conversation-categories)).
**Quando utilizzarla invece di Invia messaggio WhatsApp:**
* Cadenze di re-engagement, fidelizzazione e customer success che possono essere eseguite dopo 24 ore di silenzio.
* Follow-up ai trigger **Modulo completato** quando il workflow include lunghi ritardi.
* Qualsiasi invio in cui vuole che un'azione HubSpot "funzioni e basta" indipendentemente dallo stato della finestra.
**Suggerimento:** si ramifichi sulla proprietà del contatto `whatsapp_window_open_until` (sincronizzata da Flowella all'entrata) se ha bisogno di una logica diversa per finestre aperte vs chiuse prima dell'esecuzione di questa azione.
### Assegna a Customer Agent
Questa azione assegna una conversazione a un HubSpot Breeze Customer Agent, avviando una conversazione con IA direttamente all'interno del canale WhatsApp Flowella.
| Campo | Descrizione |
| ------------------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------- |
| **Agent to assign**\*(obbligatorio)\* | Selezioni quale Breeze Customer Agent deve gestire la conversazione. |
| **Record to assign** | Scelga il tipo di record da assegnare, come "Conversations: All associated". |
Quando assegna una conversazione a un Breeze Customer Agent tramite questa azione, l'agente IA inizia a rispondere al contatto direttamente in WhatsApp attraverso il canale Flowella. Questo significa che i Suoi clienti ricevono risposte intelligenti e contestuali senza lasciare la conversazione WhatsApp in cui si trovano già.
Questa azione è particolarmente preziosa per:
* **Supporto post-modulo**: dopo che un cliente invia un modulo di richiesta, l'agente IA può rispondere immediatamente alle domande di follow-up
* **Gestione fuori orario**: instradare le conversazioni WhatsApp a un agente IA quando il Suo team non è disponibile
* **Triage ed escalation**: lasciare che l'agente IA gestisca le domande iniziali ed escali a un umano solo quando necessario
* **Richieste su prodotti e servizi**: fornire risposte immediate dalla Sua knowledge base senza richiedere un agente in carne e ossa
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## Schemi di workflow
Ecco quattro schemi comuni che combinano efficacemente trigger, ritardi e azioni Flowella.
### Schema 1: Invia e attendi
Lo schema fondamentale per qualsiasi interazione basata su modulo.
Aggiunga un'azione **Invia modello WhatsApp** con un modello Flow form.
Aggiunga un'azione **Ritarda fino all'evento**: Flowella: Modulo completato.
Aggiunga un'azione **Ramifica**: i criteri dell'evento sono stati soddisfatti o meno.
Aggiunga un'azione **Ramifica**: i criteri dell'evento sono stati soddisfatti o meno.
Se i criteri sono soddisfatti: elabori i dati del modulo, aggiorni le proprietà del CRM e attivi i passaggi successivi.
Se i criteri non sono soddisfatti: invii un promemoria o escali a un membro del team.
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### Schema 2: Instradamento basato su parole chiave
Instrada i contatti nel workflow giusto in base a ciò che rispondono.
Utilizzi **Flowella: Risposta testuale** dove la proprietà Messaggio contiene parole chiave come "prenota" o "riserva".
Aggiunga un'azione **Invia modello WhatsApp** con il Suo modello Flow di prenotazione.
Aggiunga un **Ritarda fino all'evento** impostato su Flowella: Modulo completato, quindi ramifichi ed elabori le risposte.
Aggiunga un **Ritarda fino all'evento** impostato su Flowella: Modulo completato, quindi ramifichi ed elabori le risposte.
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### Schema 3: Feedback con follow-up intelligente
Raccoglie feedback e intraprende azioni diverse a seconda del punteggio.
Aggiunga un'azione **Invia modello WhatsApp** con il Suo modello Flow di feedback.
Aggiunga un **Ritarda fino all'evento** impostato su Flowella: Modulo completato.
Aggiunga un **Ritarda fino all'evento** impostato su Flowella: Modulo completato.
Utilizzi una **ramificazione If/then** basata sulla proprietà del punteggio:
* Punteggio alto: invii un messaggio di ringraziamento con un link alla recensione
* Punteggio basso: crei un ticket e lo assegni a un Customer Agent per il recupero assistito dall'IA
Utilizzi una **ramificazione If/then** basata sulla proprietà del punteggio:
* Punteggio alto: invii un messaggio di ringraziamento con un link alla recensione
* Punteggio basso: crei un ticket e lo assegni a un Customer Agent per il recupero assistito dall'IA
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### Schema 4: Trasferimento conversazionale all'IA
Trasferisca le risposte in entrata direttamente a un agente IA.
Utilizzi **Flowella: Risposta testuale** per catturare qualsiasi messaggio in entrata.
Aggiunga un'azione **Invia messaggio WhatsApp** per confermare di aver ricevuto il loro messaggio.
Aggiunga un'azione **Assegna a Customer Agent**. Il Breeze Customer Agent gestisce quindi la conversazione nativamente in WhatsApp.
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## Variabili di data e ora
HubSpot memorizza le proprietà di data e data-ora come **millisecondi epoch**. Quando mappa una di queste proprietà a una variabile del modello Flowella, Flowella riproduce il valore come **`dd.MM.yyyy HH:mm`** nel fuso orario del destinatario — ad esempio, `27.06.2026 14:30`.
Questo si applica in tre posti:
* **Invia modello WhatsApp** — qualsiasi `Template Variable n` mappata a una proprietà di data o data-ora di HubSpot.
* **Invia messaggio WhatsApp** — la stessa formattazione viene applicata ai token di data inline utilizzati nel corpo del messaggio.
* **Payload di token legacy `variable_*`** — le integrazioni API più vecchie che inviano valori epoch senza metadati di tipo espliciti vengono rilevate e riprodotte allo stesso modo.
I token di data appuntamento iniettati da app HubSpot esterne (ad esempio, strumenti di pianificazione che scrivono una proprietà "prossimo appuntamento") ora vengono riprodotti con lo stesso schema `dd.MM.yyyy HH:mm`. Se prima vedeva numeri epoch grezzi nel messaggio consegnato, non deve fare nulla — è stato risolto a livello di piattaforma.
Se ha bisogno di un formato diverso, crei una **proprietà calcolata HubSpot** che formatti la data come testo (ad esempio, `27 giugno 2026 alle 14:30`) e mappi quella alla variabile del modello. Flowella tratta le proprietà di testo letteralmente.
## Suggerimenti e best practice
**Utilizzi il formato internazionale per i numeri di telefono.** Memorizzi sempre i numeri di telefono WhatsApp in formato E.164 (ad esempio, `+44` per UK, `+1` per US). Flowella lo richiede per consegnare i messaggi con successo.
**Dia nomi chiari ai Suoi modelli.** Quando crea modelli nell'app Flowella, utilizzi nomi descrittivi facili da identificare nel menu a tendina di HubSpot. "Conferma prenotazione ristorante" è più chiaro di "Modello 1".
**Combini i trigger con i ritardi per affidabilità.** Lo schema "invia e attendi" garantisce che il Suo workflow gestisca con eleganza sia i contatti reattivi sia quelli non reattivi, piuttosto che affidarsi unicamente ai trigger.
**Utilizzi il trigger Risposta testuale per l'instradamento conversazionale.** Filtrando sul contenuto del messaggio, può costruire interfacce conversazionali leggere senza un chatbot completo. Una semplice corrispondenza di parole chiave può instradare i contatti al workflow giusto con un attrito minimo.
**Testi prima con audience ridotte.** Quando costruisce nuovi workflow, inizi iscrivendo un piccolo gruppo di prova prima di estendere all'intera lista di contatti. Questo La aiuta a individuare in anticipo problemi con variabili dei modelli, formattazione dei numeri di telefono o logica di ramificazione.