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# Lembretes de compromissos e reuniões

> Envie lembretes 24h antes das marcações com confirmação, reagendamento ou cancelamento num só toque, mais um lembrete na manhã seguinte se não houver resposta.

Vinte e quatro horas antes de um compromisso ou reunião agendada, o contacto recebe uma mensagem WhatsApp com os detalhes e um pequeno formulário para confirmar, reagendar ou cancelar. O fluxo de trabalho actualiza o registo, notifica a pessoa certa e envia um segundo lembrete na manhã da marcação, caso não haja resposta. Também trata dos requisitos pré-visita, tais como necessidades dietéticas ou de acessibilidade.

## Num relance

|                 |                                                  |
| --------------- | ------------------------------------------------ |
| **Trigger**     | Aproximação da data da reunião ou do compromisso |
| **Canais**      | WhatsApp                                         |
| **Modelos**     | Fluxo de confirmação mais lembrete               |
| **Plataformas** | HubSpot                                          |

## O que este fluxo de trabalho faz

O contacto recebe um pedido de confirmação no dia anterior. Se o contacto confirmar, segue-se um lembrete opcional no mesmo dia. Se for necessário remarcar ou cancelar, é criada uma tarefa para o anfitrião com o motivo ou a hora preferida. Quando a marcação envolve uma visita, o mesmo formulário pode recolher requisitos especiais que são devolvidos ao HubSpot como dados estruturados, para que a equipa se possa preparar com antecedência. A ausência de resposta desencadeia um lembrete mais ligeiro na manhã seguinte.

## O que é necessário

* Um modelo WhatsApp Flow para confirmar, reagendar ou cancelar (com campos de requisitos opcionais)
* Um contacto HubSpot ou propriedade de reunião com a data e hora da marcação
* O número WhatsApp do contacto em formato internacional

## Etapas do fluxo de trabalho

1. Reunião **Trigger** criada na ferramenta de reuniões do HubSpot, uma propriedade de data personalizada ou inscrição a partir de um fluxo de trabalho de reservas.
2. **Adiar até 24 horas antes** pausar o fluxo de trabalho até ao dia anterior à marcação.
3. **Enviar confirmação** personalizada com o primeiro nome, data, hora e anfitrião ou local.
4. **Esperar pela conclusão** adiar até o Formulário estar concluído, até 20 horas.
5. **Ramo, concluído:**
   * **Confirmada** definir Reunião confirmada para Sim, enviar confirmação, opcionalmente adicionar um lembrete 2 horas antes.
   * **Reagendar** confirmar, criar uma tarefa para o anfitrião com a hora preferida, notificar internamente.
   * Cancelar\*\* confirmar, criar uma tarefa com o motivo e, opcionalmente, inscrever-se no reengajamento.
6. \*\*Enviar um breve lembrete na manhã seguinte, aguardar até 2 horas por uma resposta, confirmar, criar uma tarefa ou proceder como previsto.

## Dicas e truques

<Note>
  Para reuniões com várias pessoas, inscreva todos os contactos associados para que cada um receba a sua própria confirmação. Para compromissos recorrentes, active a reinscrição para que o fluxo de trabalho seja executado em cada ciclo.
</Note>

* Para restaurantes e clínicas, mantenha qualquer formulário de requisitos em três a cinco campos e certifique-se de que a equipa pode ver as propriedades recolhidas antes da visita.