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Flowella enthält vorgefertigte Workflow-Muster für die häufigsten Anwendungsfälle in der Kundenkommunikation. Jedes Muster nutzt die HubSpot-Trigger und -Aktionen von Flowella — WhatsApp-Flow-Formulare, Nachrichtenaktionen und KI-Agenten-Übergaben — und lässt sich an Ihre eigenen HubSpot-Formulare und Kontakteigenschaften anpassen. Die untenstehenden Leitfäden beschreiben die Workflow-Logik, was Sie einrichten müssen, und das Verzweigungsverhalten für jeden Anwendungsfall.

Buchungsbestätigung und Voranforderungen für den Besuch

Senden Sie am Tag vor einer Buchung eine WhatsApp-Bestätigung und sammeln Sie besondere Anforderungen über ein strukturiertes Formular, mit automatischen Erinnerungen, wenn keine Antwort erfolgt.

Kunden-Onboarding und KYC

Begrüßen Sie neue Kunden per WhatsApp und sammeln Sie Onboarding- oder KYC-Daten über ein oder mehrere strukturierte Formulare, mit Erinnerungen bei unvollständigen Einreichungen und Unterstützung durch einen KI-Agenten.

Eventanmeldung und Follow-up

Verwalten Sie den gesamten Event-Lebenszyklus in WhatsApp — Anmeldung, Erinnerungen, Nachrichten am Tag des Events und ein Feedbackformular nach dem Event mit score-basierter Verzweigung.

Lead-Qualifizierung und -Routing

Senden Sie ein Qualifizierungsformular an neue Leads und leiten Sie sie automatisch weiter — hochwertige Leads an einen Vertriebsmitarbeiter, mittelwertige zum Nurture-Prozess und Frühphasen-Leads an einen KI-Agenten.

Marketing-Outreach und Reaktivierung

Reaktivieren Sie inaktive Kontakte mit einer personalisierten WhatsApp-Nachricht und einem Präferenzformular und leiten Sie sie dann basierend auf ihrer Antwort in den passenden Nurture-Pfad.

Meeting- und Termin-Erinnerungen

Senden Sie 24 Stunden vor Meetings eine Erinnerung mit einem Formular für Bestätigen/Verschieben/Absagen mit einem Klick, und folgen Sie mit einer Erinnerung am Morgen des Termins nach, wenn keine Antwort erfolgt.

NPS- und Kundenzufriedenheitsumfragen

Senden Sie NPS-Umfragen über WhatsApp, segmentieren Sie Kontakte in Promoters, Passives und Detractors und ergreifen Sie automatisierte Maßnahmen — von der Aufforderung zu Bewertungen bis zur Eröffnung von Servicetickets.

Feedback nach dem Besuch und Generierung von Bewertungen

Sammeln Sie Feedback einige Stunden nach einem Besuch, laden Sie Promoter ein, eine öffentliche Bewertung abzugeben, und lösen Sie eine Service-Recovery-Aktion für Detractors aus — alles im selben WhatsApp-Gespräch.

Abonnement- und Mitgliedschaftsverlängerungen

Senden Sie Verlängerungserinnerungen 30 Tage im Voraus, behandeln Sie Antworten wie Bestätigen/Aktualisieren/Kündigen automatisch und führen Sie einen Retention-Flow für Kunden aus, die eine Kündigung erwägen.

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Details zu den Workflow-Leitfäden

Wo immer ein Leitfaden basierend darauf verzweigt, was ein Kontakt geantwortet hat (zum Beispiel „yes”, „cancel” oder „stop”), verzweigen Sie auf die Kontakteigenschaft Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message) statt auf den Message-Filter des Text-Reply-Events. Flowella aktualisiert die Eigenschaft, bevor das Text-Reply-Event ausgelöst wird, sodass sie immer die Antwort enthält, die den Workflow ausgelöst hat. Nachrichtenfilter auf Ereignisebene gleichen den gesamten Antwortverlauf ab. Siehe Kontakteigenschaften „Last WhatsApp reply”.

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Was dieser Workflow tut

Am Tag vor einer Buchung erhält Ihr Kunde eine WhatsApp-Nachricht, die seine Reservierung bestätigt. Er tippt zur Bestätigung, und falls er besondere Anforderungen (Ernährungsbedürfnisse, Barrierefreiheit, Feiern) hat, füllt er ein kurzes Formular direkt im Gespräch aus. Seine Antworten werden als strukturierte Daten in HubSpot zurückgeschrieben. Antwortet der Kunde nicht, wird einige Stunden später eine kürzere Erinnerung gesendet. Antwortet er weiterhin nicht, wird eine Aufgabe für ein Teammitglied erstellt, um telefonisch nachzufassen.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage in Flowella für Buchungsbestätigung und Sonderwünsche (Bestätigung ja/nein, Ernährungswünsche, Anlass, zusätzliche Hinweise)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft, die das Buchungsdatum und die Uhrzeit speichert (z. B. „Next Booking Date”)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts im internationalen Format speichert

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Einschreibung von Kontakten, wenn sich das Buchungsdatum nähert. Verwenden Sie einen Trigger auf einer Kontakt-Datumseigenschaft (z. B. „morgen”), einen Deal-Stage-Trigger bei bestätigter Buchung oder eine listenbasierte Einschreibung für Buchungen aus externen Systemen.
  2. WhatsApp-Vorlage senden — senden Sie die Flow-Vorlage zur Buchungsbestätigung, personalisiert mit Vorname, Buchungsdatum/-uhrzeit und Veranstaltungsort.
  3. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 12 Stunden (oder ein angemessenes Fenster vor der Buchung).
  4. Verzweigung — Ereignis erfüllt:
    • Aktualisieren Sie relevante Kontakteigenschaften mit Formulardaten (Ernährungsbedürfnisse, Anlass)
    • Verzweigen Sie basierend auf der Bestätigungsantwort:
      • „Yes, I’ll be there” → senden Sie eine kurze Bestätigungsnachricht
      • „Need to reschedule” oder „Need to cancel” → erstellen Sie eine Aufgabe für das Team
  5. Verzweigung — Ereignis nicht erfüllt (keine Antwort):
    • Senden Sie eine kürzere Text-Erinnerung mit einer offenen Einladung zu antworten
    • Warten Sie 4 Stunden
    • Verzweigen Sie danach, ob eine Textantwort empfangen wurde: falls ja, weisen Sie einem Customer Agent zu; falls nicht, erstellen Sie eine Aufgabe für ein Teammitglied, das anruft und bestätigt
Tipps: Für Restaurants funktionieren 24 Stunden vor der Buchung gut. Halten Sie das Formular auf drei bis fünf Felder begrenzt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Team die gesammelten Eigenschaften vor dem Besuch sehen kann.

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Was dieser Workflow tut

Wenn sich ein neuer Kunde anmeldet oder ein Deal abgeschlossen wird, erhält er eine Begrüßungsnachricht in WhatsApp, gefolgt von einem strukturierten Onboarding-Formular. Der Workflow verfolgt die Fertigstellung, sendet Erinnerungen für unvollständige Einreichungen und leitet Daten an die entsprechenden Teams weiter. Für Kunden, die Hilfe benötigen, übergibt er an einen Breeze Customer Agent zur Echtzeitunterstützung in WhatsApp.

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Was Sie benötigen

  • Eine oder mehrere WhatsApp-Flow-Vorlagen zur Onboarding-Datenerfassung (persönliche Angaben, Identifikation, Präferenzen, Compliance-Fragen)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft für den Onboarding-Status (z. B. „Onboarding Status” mit Werten: Not Started, In Progress, Completed, Stalled)
  • Kontakteigenschaften zum Speichern der gesammelten Daten
  • Die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts im internationalen Format

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Deal-Stage ändert sich zu „Closed Won”, Lifecycle-Stage ändert sich zu „Customer”, Einschreibung aus einem Vertriebs-Workflow oder manuelle Einschreibung.
  2. Begrüßungsnachricht senden — eine warme WhatsApp-Textnachricht, die dem Kunden mitteilt, dass ein Formular kommt. Setzen Sie „Onboarding Status” auf „In Progress”. Fügen Sie eine 2-Minuten-Verzögerung hinzu, damit die Begrüßung vor dem Formular ankommt.
  3. WhatsApp-Vorlage senden — senden Sie die Onboarding-Flow-Vorlage. Für mehrstufiges Onboarding senden Sie hier das erste Formular; nachfolgende Formulare werden nach Abschluss des jeweils vorherigen Formulars gesendet.
  4. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 48 Stunden.
  5. Verzweigung — Formular ausgefüllt:
    • Aktualisieren Sie Kontakteigenschaften mit Formulardaten
    • Setzen Sie „Onboarding Status” auf „Completed”
    • Senden Sie eine Bestätigungsnachricht
    • Benachrichtigen Sie das Operations- oder Account-Team; erstellen Sie eine Aufgabe, wenn manuelle Schritte erforderlich sind
    • Optional: einem Customer Agent für den laufenden Support zuweisen
  6. Verzweigung — Formular nicht ausgefüllt:
    • Senden Sie eine Erinnerung und schicken Sie das Formular erneut
    • Warten Sie weitere 48 Stunden
    • Wenn immer noch nicht ausgefüllt: bieten Sie KI-Agent-Hilfe an, setzen Sie „Onboarding Status” auf „Stalled” und erstellen Sie eine Aufgabe für den Account-Manager
Für mehrstufiges Onboarding wiederholen Sie das Muster senden → warten → verzweigen für jedes Formular und verfolgen den Fortschritt mit einer Eigenschaft wie „Onboarding Step” (z. B. „1 of 3 Complete”).Compliance-Hinweis: Wenn Sie KYC- oder regulierte Informationen sammeln, stellen Sie sicher, dass Ihre Datenverarbeitungsverträge den Datenfluss von Flowella zu HubSpot abdecken. Für hochsensible Daten (vollständige Ausweisnummern, Dokumenten-Uploads) sollten Sie Kunden zu einem sicheren Portal statt zu WhatsApp leiten.

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Was dieser Workflow tut

Wenn ein Kontakt Interesse an einem Event bekundet, erhält er ein Anmeldeformular in WhatsApp. Nach der Anmeldung erhält er automatisierte Erinnerungen im Vorfeld des Events. Nach dem Event erhält er ein Feedbackformular mit score-basierter Verzweigung. Die gesamte Journey läuft in WhatsApp.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage für die Anmeldung (Teilnahme, Ernährungsbedürfnisse, Session-Auswahl)
  • Eine zweite WhatsApp-Flow-Vorlage für das Feedback nach dem Event (Bewertung, Highlights, Vorschläge)
  • HubSpot-Kontakteigenschaften für den Anmeldestatus, den Event-Namen und event-spezifische Daten
  • Eine benutzerdefinierte Datumseigenschaft für das Event-Datum

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Web-Formular-Einreichung, Click-to-WhatsApp-Anzeige oder QR-Code (Text-Reply-Trigger), listenbasierte Einschreibung für eingeladene Kontakte oder manuelle Einschreibung für VIP-Gäste.
  2. Anmeldeformular senden — personalisiert mit Vorname, Event-Name, Event-Datum und Veranstaltungsort oder Link.
  3. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 7 Tage.
  4. Verzweigung basierend auf der Anmeldeantwort:
    • „Yes” (bestätigt) → setzen Sie den Status auf „Registered”, senden Sie eine Bestätigungsnachricht, fahren Sie mit der Erinnerungssequenz fort
    • „Maybe” (zögernd) → setzen Sie den Status auf „Tentative”, senden Sie eine Halte-Nachricht, fahren Sie mit einer angepassten Erinnerungssequenz fort
    • „No” (abgelehnt) → setzen Sie den Status auf „Declined”, senden Sie eine Bestätigung, beenden Sie oder schreiben Sie in eine Liste für zukünftige Events ein
    • Keine Antwort → senden Sie einen Anstoß, senden Sie das Formular erneut; wenn weiterhin keine Antwort erfolgt, setzen Sie den Status auf „No Response” und beenden Sie
  5. Erinnerungen vor dem Event:
    • 1 Woche vorher: wichtige Event-Details
    • 1 Tag vorher (bestätigt): direkte Erinnerung; (zögernd): ein kurzer Wiederbestätigungs-Flow
    • Am Morgen: eine letzte Nachricht am selben Tag
  6. Follow-up nach dem Event — senden Sie den Feedback-Flow am Tag nach dem Event. Warten Sie bis zu 7 Tage auf eine Antwort und verzweigen Sie dann nach Score:
    • Hoch (8–10): senden Sie einen Review-/Share-Link; optional in eine Early-Access-Liste für zukünftige Events aufnehmen
    • Mittel (5–7): danken und Feedback bestätigen; Aufgabe erstellen, wenn konkrete Verbesserungen erwähnt wurden
    • Niedrig (0–4): entschuldigen; Aufgabe für das Event-Team erstellen; eine Goodwill-Geste erwägen

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Was dieser Workflow tut

Wenn ein neuer Lead eintrifft — aus einer Click-to-WhatsApp-Anzeige, einem QR-Code, einem Website-Formular oder einer Direktnachricht —, sendet der Workflow ein kurzes Qualifizierungsformular per WhatsApp. Die Antworten des Leads werden als strukturierte Kontakteigenschaften in HubSpot geschrieben. Der Workflow bewertet und leitet den Lead dann automatisch weiter: hochwertige Leads gehen an einen Vertriebsmitarbeiter, mittelwertige Leads gelangen in eine Nurture-Sequenz, und Frühphasen-Leads werden an einen Breeze Customer Agent übergeben.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage zur Lead-Qualifizierung (Budget, Zeitplan, Unternehmensgröße, Hauptbedarf)
  • Lead-Scoring in HubSpot (optional, aber empfohlen)
  • Vertriebsteam-Mitglieder als HubSpot-Benutzer mit Besitzerzuweisungen konfiguriert
  • Ein in HubSpot konfigurierter Breeze Customer Agent (optional, für die KI-Übergabe)

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Flowella: Formular ausgefüllt (aus einem Willkommens-Flow einer Click-to-WhatsApp-Anzeige), Änderung einer Kontakteigenschaft (Lifecycle-Stage zu „Lead”), Flowella: Textantwort (für direkte WhatsApp-Anfragen) oder Einschreibung aus einem anderen Workflow, sobald eine WhatsApp-Nummer bekannt ist.
  2. Qualifizierungsformular senden — personalisiert mit Vorname, optional inklusive des Produkts oder der Dienstleistung, nach dem/der sie gefragt haben.
  3. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 24 Stunden.
  4. Verzweigung — Formular ausgefüllt:
    • Tier 1 (hochwertig): Budget über £15k + Zeitplan „Immediately” oder „Within 1 month” → Lifecycle auf SQL setzen, Deal erstellen, Kontaktinhaber zuweisen, Vertriebsmitarbeiter benachrichtigen, Aufgabe zur Kontaktaufnahme innerhalb von 1 Stunde erstellen
    • Tier 2 (mittelwertig): Budget £5k–£15k oder Zeitplan „Within 3 months” → Lifecycle auf MQL setzen, in einen Nurture-Workflow einschreiben
    • Tier 3 (Frühphase): Budget unter £5k oder „Just exploring” → einem Breeze Customer Agent zuweisen, Lead-Status auf „AI Engaged” setzen
  5. Verzweigung — Formular nicht ausgefüllt:
    • Senden Sie eine Follow-up-Nachricht mit dem Angebot, stattdessen zu chatten
    • Warten Sie bis zu 48 Stunden auf eine Textantwort
    • Wenn Antwort eintrifft: Customer Agent zuweisen; wenn keine Antwort: Lead-Status auf „Unresponsive” setzen und beenden (optional in E-Mail-Nurture einschreiben)
Tipp: Halten Sie das Qualifizierungsformular auf vier oder fünf Fragen begrenzt. Lassen Sie den Vertriebsmitarbeiter oder KI-Agenten zusätzliche Details im Gespräch sammeln.

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Was dieser Workflow tut

Kontakte, die sich seit einem definierten Zeitraum nicht mit Ihrem Unternehmen befasst haben, erhalten eine personalisierte WhatsApp-Nachricht, die sie zurück einlädt. Die Nachricht enthält ein Präferenz-Aktualisierungsformular, mit dem sie Ihnen mitteilen können, woran sie interessiert sind. Basierend auf ihrer Antwort aktualisiert der Workflow ihren Kontaktdatensatz und leitet sie in den passenden Nurture-Pfad. Kontakte, die nicht antworten, werden zur Überprüfung oder Unterdrückung markiert.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage zur Erhebung von Präferenzen (Interessen, bevorzugte Kontaktfrequenz, Produktkategorien)
  • Eine aktive HubSpot-Liste zur Identifizierung inaktiver Kontakte (z. B. „Last Activity Date is more than 90 days ago” und „WhatsApp Phone Number is known”)
  • Optional ein Werbeangebot oder Rabattcode für die Outreach-Nachricht

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Listenmitgliedschaft (Liste inaktiver Kontakte) oder ein Trigger auf einer Kontakt-Datumseigenschaft basierend auf dem letzten Aktivitätsdatum.
  2. Optional: Sendungen staffeln — fügen Sie eine zufällige Verzögerung hinzu (z. B. 0 bis 72 Stunden), um zu vermeiden, dass Tausende von Nachrichten gleichzeitig gesendet werden, was Rate-Limits auslösen kann.
  3. Reaktivierungsnachricht senden:
    • Ansatz A (Präferenzformular): senden Sie die Flow-Vorlage zur Präferenzerhebung direkt
    • Ansatz B (Angebot zuerst): senden Sie eine Werbenachrichtenvorlage, dann folgen Sie mit dem Präferenzformular nur, wenn der Kontakt reagiert
  4. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 7 Tage.
  5. Verzweigung — Formular ausgefüllt (reaktiviert):
    • Präferenzen aktualisieren (Interessen, Kontaktfrequenz)
    • „Re-Engagement Status” auf „Re-Engaged” setzen
    • Eine personalisierte Dankesnachricht senden
    • Nach der Kontaktfrequenzpräferenz verzweigen und in den passenden Nurture-Workflow einschreiben (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder nur Angebote)
  6. Verzweigung — Formular nicht ausgefüllt:
    • Prüfen Sie, ob die Nachricht gelesen wurde:
      • Gelesen, aber nicht ausgefüllt: senden Sie ein Follow-up; wenn nach 7 Tagen weiterhin keine Antwort erfolgt, setzen Sie den Status auf „Unresponsive”
      • Nicht gelesen: setzen Sie den Status auf „Unreachable”; versuchen Sie optional einen anderen Kanal
Wichtig: Erstellen Sie einen separaten Opt-out-Workflow, ausgelöst durch Flowella: Textantwort, mit Verzweigung basierend auf der Kontakteigenschaft Last WhatsApp reply message, die Stichwörter wie „stop”, „unsubscribe” oder „opt out” enthält. Aktualisieren Sie den Marketing-Status des Kontakts und senden Sie eine Bestätigungsnachricht.

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Was dieser Workflow tut

Vierundzwanzig Stunden vor einem geplanten Meeting erhält der Kontakt eine WhatsApp-Nachricht mit seinen Termindetails und einem kurzen Formular zum Bestätigen, Verschieben oder Absagen. Der Workflow aktualisiert den Meeting-Datensatz, benachrichtigt das zuständige Teammitglied und führt die entsprechende Follow-up-Aktion aus. Erfolgt keine Antwort, wird am Morgen des Meetings eine zweite Erinnerung gesendet.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage zur Meeting-Bestätigung (bestätigen / verschieben / absagen)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft oder Meeting-Aktivitätseigenschaft, die das Meeting-Datum und die Uhrzeit speichert
  • Die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts im internationalen Format

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Meeting im HubSpot-Meetings-Tool erstellt, Trigger auf einer benutzerdefinierten Datumseigenschaft (z. B. „Next Appointment Date”) oder Einschreibung aus einem Buchungs-Workflow.
  2. Zeit-Verzögerung — fügen Sie eine „Delay until a date”-Aktion hinzu, um den Workflow bis 24 Stunden vor dem Meeting anzuhalten.
  3. WhatsApp-Vorlage senden — personalisiert mit Vorname, Meeting-Datum, Meeting-Uhrzeit und Meeting-Host-Name oder -Ort.
  4. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 20 Stunden (damit Zeit für eine morgendliche Erinnerung bleibt, falls nötig).
  5. Verzweigung — Formular ausgefüllt:
    • Bestätigt → „Meeting Confirmed” auf „Yes” setzen; Bestätigungsnachricht senden; optional eine Erinnerung am selben Tag 2 Stunden vorher hinzufügen
    • Verschieben → Bestätigung senden; Aufgabe für den Meeting-Host mit der bevorzugten alternativen Zeit erstellen; interne Benachrichtigung senden
    • Absagen → die Absage bestätigen; Aufgabe mit dem Absagegrund erstellen; optional in einen Reaktivierungs-Workflow einschreiben
  6. Verzweigung — keine Antwort:
    • Senden Sie eine kürzere Erinnerung am selben Morgen und bitten Sie den Kontakt, mit „yes” zu bestätigen, oder Sie zu benachrichtigen, wenn er etwas ändern muss
    • Warten Sie bis zu 2 Stunden auf eine Textantwort
    • Verzweigen Sie basierend auf dem Antwortinhalt: „yes” → bestätigen; „cancel”/„reschedule” → Aufgabe erstellen; keine Antwort → Aufgabe für den Host erstellen oder wie geplant fortfahren
Varianten: Für Meetings mit mehreren Personen schreiben Sie alle zugeordneten Kontakte ein, damit jeder seine eigene Bestätigung erhält. Für wiederkehrende Termine aktivieren Sie die Re-Einschreibung, damit der Workflow jedes Mal ausgeführt wird, wenn die Termindatumseigenschaft aktualisiert wird.

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Was dieser Workflow tut

An einem definierten Punkt der Customer Journey — nach der Lösung eines Support-Tickets, der Lieferung eines Projekts oder nach einem wiederkehrenden Zeitplan — erhält der Kunde eine einfache NPS-Frage in WhatsApp. Er wählt eine Bewertung von 0 bis 10 und hinterlässt optional einen Kommentar. Der Workflow segmentiert ihn in Promoters, Passives oder Detractors und führt für jede Gruppe eine andere automatisierte Aktion aus.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage für die NPS-Umfrage (Bewertung 0–10, optionaler Kommentar)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft zur Speicherung des NPS-Scores (z. B. „Latest NPS Score”, Typ: Zahl)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft zur Speicherung des NPS-Segments (z. B. „NPS Segment”: Promoter, Passive, Detractor)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft zur Speicherung des Umfragedatums (z. B. „Last NPS Survey Date”, Typ: Datum)

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Workflow-Schritte

  1. Trigger:
    • Ereignisbasiert: Ticket-Status wechselt zu „Closed”, Deal-Stage wechselt zu „Delivered” oder ein benutzerdefiniertes Ereignis wird ausgelöst
    • Zeitbasiert: „Last NPS Survey Date” liegt mehr als 90 Tage zurück, kombiniert mit Lifecycle-Stage „Customer” und einer bekannten WhatsApp-Nummer
    • Einschreibung aus einem Liefer- oder Support-Lösungs-Workflow
    Fügen Sie Unterdrückungsregeln hinzu, um Kontakte auszuschließen, die in den letzten 90 Tagen befragt wurden, Kontakte, die sich abgemeldet haben, und Kontakte in aktiven Support-Tickets.
  2. NPS-Umfrage senden — personalisiert mit Vorname und Ihrem Firmennamen.
  3. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 7 Tage.
  4. Umfragedatum setzen — unabhängig von der Fertigstellung „Last NPS Survey Date” auf heute aktualisieren, damit der Kontakt nicht zu bald erneut befragt wird.
  5. Verzweigung — Umfrage ausgefüllt:
    • Promoters (9–10): danken Sie dem Kunden; senden Sie nach einer 1-tägigen Verzögerung eine Follow-up-Nachricht mit Optionen zur Abgabe einer Bewertung, zur Bereitstellung eines Testimonials oder zur Empfehlung; setzen Sie eine Eigenschaft „Promoter Opportunity”
    • Passives (7–8): danken Sie dem Kunden und bestätigen Sie das Feedback; wenn ein Kommentar hinterlassen wurde, erstellen Sie eine interne Aufgabe für den Account-Manager; optional in eine Nurture-Sequenz einschreiben
    • Detractors (0–6): entschuldigen Sie sich; erstellen Sie ein Service-Ticket mit Score und Kommentar; senden Sie eine interne Benachrichtigung; falls kein Kommentar hinterlassen wurde, senden Sie ein Follow-up-Formular mit der Frage, was schiefgelaufen ist; optional einem Customer Agent für sofortige Unterstützung zuweisen
  6. Verzweigung — Umfrage nicht ausgefüllt:
    • Senden Sie nach 7 Tagen eine sanfte Erinnerung
    • Beenden Sie den Workflow — senden Sie keine weiteren Umfrageerinnerungen
Dashboard-Tipp: Mit NPS-Daten in HubSpot-Eigenschaften können Sie Berichte erstellen, die den gesamten NPS-Score, Score-Trends im Zeitverlauf, die Antwortrate, die Segmentverteilung und den Score nach Lifecycle-Stage oder Besitzer verfolgen.

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Was dieser Workflow tut

Ein paar Stunden nach dem Besuch eines Kunden erhält er ein kurzes Feedbackformular in WhatsApp, in dem er gebeten wird, sein Erlebnis von 0 bis 10 zu bewerten und einen optionalen Kommentar zu hinterlassen. Basierend auf dem Score verfolgt der Workflow einen von drei Pfaden: Promoters (9–10) wird gedankt und sie werden eingeladen, eine öffentliche Bewertung abzugeben; Passives (6–8) wird gedankt, und ihr Feedback wird intern vermerkt; Detractors (0–5) erhalten eine Entschuldigung, ein Follow-up-Formular, um zu erfassen, was schiefgelaufen ist, und eine Service-Recovery-Aktion. Die gesamte Journey findet im selben WhatsApp-Gespräch statt.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage für das erste Feedbackformular (Bewertung 0–10, optionaler Kommentar)
  • Eine zweite WhatsApp-Flow-Vorlage für das Detractor-Follow-up-Formular (was schiefgelaufen ist, wie es wieder gutgemacht werden kann)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft für das Besuchsdatum/-uhrzeit (oder eine Deal-Stage, die den Besuch anzeigt)
  • Ihre öffentliche Bewertungsseiten-URL (Google Business, TripAdvisor, Trustpilot usw.)

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Deal-Stage wechselt zu „Completed” oder „Visited”, Trigger auf einer Datumseigenschaft, nachdem das Besuchsdatum verstrichen ist, oder Einschreibung aus einem Buchungsbestätigungs-Workflow.
  2. Zeit-Verzögerung — fügen Sie am Anfang eine Verzögerung hinzu. Für Restaurants funktionieren 2 Stunden nach dem Ende der Buchung gut. Für Hotels ist der Morgen nach dem Check-out passender.
  3. Feedbackformular senden — personalisiert mit Vorname und Besuchsdatum oder Veranstaltungsname.
  4. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 48 Stunden.
  5. Verzweigung — Formular ausgefüllt:
    • Promoters (9–10): senden Sie eine Dankesnachricht mit dem Bewertungslink; setzen Sie „Feedback Segment” auf „Promoter”; optional in einen Loyalty- oder Empfehlungs-Workflow einschreiben
    • Passives (6–8): senden Sie einen Dank; setzen Sie „Feedback Segment” auf „Passive”; wenn konkretes Feedback hinterlassen wurde, erstellen Sie eine interne Aufgabe zur Überprüfung
    • Detractors (0–5): senden Sie eine Entschuldigung; senden Sie das Detractor-Follow-up-Formular; warten Sie bis zu 24 Stunden auf eine Antwort; verzweigen Sie nach der Recovery-Präferenz:
      • „Discount on next visit” → senden Sie eine Nachricht mit dem Rabattcode
      • „Manager callback” → erstellen Sie eine Aufgabe für den Venue-Manager
      • „Nothing needed” → senden Sie eine Abschlussnachricht
      • Keine Antwort → erstellen Sie eine Aufgabe für das Team
    • Setzen Sie „Feedback Segment” auf „Detractor” und erstellen Sie ein Service-Ticket
  6. Verzweigung — Formular nicht ausgefüllt:
    • Senden Sie nach 48 Stunden einen sanften Anstoß
    • Ende — zwei Versuche sind für die Feedback-Erhebung ausreichend
Tipp: Halten Sie das erste Formular auf ein oder zwei Felder begrenzt. Senden Sie den Bewertungslink unmittelbar nach einer hohen Bewertung, solange das positive Erlebnis frisch ist.

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Was dieser Workflow tut

Dreißig Tage bevor das Abonnement oder die Mitgliedschaft eines Kunden zur Verlängerung ansteht, erhält er eine WhatsApp-Nachricht mit seinen Verlängerungsdetails und einem einfachen Formular: verlängern, Details aktualisieren oder angeben, dass er kündigen möchte. Kunden, die bestätigen, werden sofort bearbeitet. Diejenigen, die Kündigung signalisieren, erhalten ein Retention-Angebot. Diejenigen, die nicht antworten, erhalten zwei weitere Erinnerungen 14 Tage und 7 Tage vor Ablauf.

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Was Sie benötigen

  • Eine WhatsApp-Flow-Vorlage zur Verlängerungsbestätigung (verlängern / Details aktualisieren / Kündigung erwägen)
  • Eine zweite WhatsApp-Flow-Vorlage für die Retention (Grund für Kündigung, Annahme des Retention-Angebots)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft, die das Verlängerungsdatum speichert (z. B. „Subscription Renewal Date”, Typ: Datum)
  • Eine HubSpot-Kontakteigenschaft für den Abonnementstatus (z. B. „Subscription Status”, Typ: Dropdown)
  • Die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts im internationalen Format

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Workflow-Schritte

  1. Trigger — Trigger auf einer Kontakt-Datumseigenschaft, wenn „Subscription Renewal Date” 30 Tage in der Zukunft liegt. Aktivieren Sie Re-Einschreibung, damit der Workflow bei jedem Verlängerungszyklus läuft.
  2. Erste Verlängerungserinnerung senden (30 Tage vorher) — personalisiert mit Vorname, Abonnementtyp, Verlängerungsdatum und Preis- oder Plan-Details.
  3. Verzögerung bis Formular ausgefüllt — warten Sie bis zu 14 Tage.
  4. Verzweigung — Formular ausgefüllt:
    • „Renew my subscription” → „Subscription Status” auf „Renewal Confirmed” setzen; Bestätigungsnachricht senden; Verlängerungsdatum auf den nächsten Zyklus aktualisieren; beenden
    • „I need to update my details” → Bestätigung senden; einem Customer Agent zur Bearbeitung der Aktualisierung im Gespräch zuweisen; eine Aufgabe zur Verifizierung erstellen; in einen kurzen Follow-up-Workflow re-einschreiben, um das Verlängerungsformular erneut zu senden
    • „I’m thinking about cancelling” → eine einfühlsame Nachricht senden; das Retention-Formular senden; bis zu 7 Tage warten:
      • „Discounted rate” → das Angebot und einen Bestätigungslink senden
      • „Pause instead of cancellation” → die Pausenoption bestätigen; eine Aufgabe für das Account-Team erstellen
      • „Different plan” → alternative Optionen senden; einem Customer Agent zur Diskussion zuweisen
      • „Nothing” oder „Speak to someone” → eine Aufgabe für ein Teammitglied zum Anruf erstellen; eine WhatsApp-Nachricht senden, die bestätigt, dass sich jemand melden wird
      • Keine Antwort auf das Retention-Formular → eine Aufgabe für persönliches Follow-up erstellen
  5. Keine Antwort auf die erste Nachricht (14 Tage):
    • Senden Sie eine zweite, leichtere Erinnerung mit dem Hinweis, dass zum Fortführen keine Aktion erforderlich ist
    • Warten Sie bis zu 7 Tage auf eine Textantwort
    • Wenn Antwort eintrifft: einem Customer Agent zuweisen; wenn keine Antwort: mit der letzten Erinnerung fortfahren
  6. Letzte Erinnerung (7 Tage vor Verlängerung):
    • Senden Sie eine kurze Hinweisnachricht
    • Warten Sie 7 Tage
    • Wenn Auto-Verlängerung aktiviert ist: das Abonnement verlängert sich automatisch; senden Sie eine WhatsApp-Bestätigung
    • Wenn manuelle Verlängerung erforderlich ist: erstellen Sie eine Aufgabe für das Account-Team
Tipps: Beginnen Sie die Kommunikation 30 Tage vorher, damit die Kunden Zeit haben, ihre Optionen zu überdenken. Präsentieren Sie die Verlängerung als Standard, wenn Ihre Bedingungen die automatische Verlängerung erlauben („no action needed to continue”). Bieten Sie nur Retention-Optionen an, die Sie tatsächlich erfüllen können — ein unehrlicher Retention-Versuch schadet dem Vertrauen mehr als eine saubere Kündigung.

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Verwandt

Workflow-Aktionen

Die Flowella-Trigger und -Aktionen, auf denen jeder Workflow-Leitfaden aufbaut.

Vorlagen

Erstellen und reichen Sie die Vorlagen ein, auf die jeder Leitfaden verweist.

Flows

Synchronisieren Sie die HubSpot-Formulare, die in Anmeldungs-, KYC- und Feedback-Flows verwendet werden.

UTM-Tracking

Ordnen Sie workflow-getriebene Gespräche der Quellkampagne zu.

Marketing-Kontakte

Wie das Marketing-Contacts-Modell von HubSpot mit WhatsApp-Sendungen interagiert.

Reporting und Dashboards

Machen Sie die Workflow-Leistung in HubSpot-Dashboards sichtbar.
Last modified on September 19, 2026