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Flowella include pattern di workflow pronti all’uso per i casi d’uso di comunicazione con i clienti più comuni. Ogni pattern utilizza i trigger e le azioni HubSpot di Flowella — moduli WhatsApp Flow, azioni di messaggio e handoff agli agenti AI — e può essere adattato ai vostri moduli HubSpot e alle vostre proprietà dei contatti. Le guide seguenti descrivono la logica del workflow, ciò che dovrete configurare e il comportamento delle ramificazioni per ciascun caso d’uso.

Conferma prenotazione e requisiti pre-visita

Inviate una conferma WhatsApp il giorno prima di una prenotazione e raccogliete requisiti speciali tramite un modulo strutturato, con promemoria automatici in caso di mancata risposta.

Onboarding cliente e KYC

Date il benvenuto ai nuovi clienti tramite WhatsApp e raccogliete dati di onboarding o KYC tramite uno o più moduli strutturati, con promemoria per gli invii incompleti e supporto tramite agente AI.

Registrazione a eventi e follow-up

Gestite l’intero ciclo di vita dell’evento in WhatsApp — registrazione, promemoria, messaggi il giorno stesso e un modulo di feedback post-evento con ramificazione basata sul punteggio.

Qualificazione e routing dei lead

Inviate un modulo di qualificazione ai nuovi lead e instradateli automaticamente — lead di alto valore a un rappresentante commerciale, di medio valore a nurture e in fase iniziale a un agente AI.

Outreach marketing e riattivazione

Riattivate i contatti dormienti con un messaggio WhatsApp personalizzato e un modulo di aggiornamento delle preferenze, quindi instradateli nel percorso di nurture appropriato in base alla loro risposta.

Promemoria per riunioni e appuntamenti

Inviate un promemoria 24 ore prima delle riunioni con un modulo di conferma/riprogrammazione/cancellazione con un tocco, e fate follow-up con un promemoria della mattina stessa in caso di mancata risposta.

Sondaggi NPS e di soddisfazione dei clienti

Inviate sondaggi NPS tramite WhatsApp, segmentate i contatti in Promotori, Passivi e Detrattori e intraprendete azioni automatiche — dalla richiesta di recensioni all’apertura di ticket di assistenza.

Feedback post-visita e generazione di recensioni

Raccogliete feedback qualche ora dopo una visita, invitate i promotori a lasciare una recensione pubblica e attivate il recupero del servizio per i detrattori — tutto all’interno della stessa conversazione WhatsApp.

Rinnovi di abbonamenti e iscrizioni

Inviate promemoria di rinnovo a 30 giorni, gestite automaticamente le risposte di conferma/aggiornamento/cancellazione e eseguite un flusso di retention per i clienti che stanno considerando la cancellazione.

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Dettagli delle guide ai workflow

Ovunque una guida si diramifichi in base a ciò che un contatto ha risposto (ad esempio “yes”, “cancel” o “stop”), diramate sulla proprietà del contatto Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message) invece che sul filtro Message dell’evento Text Reply. Flowella aggiorna la proprietà prima che si attivi l’evento Text Reply, quindi contiene sempre la risposta che ha attivato il workflow. I filtri Message a livello di evento corrispondono a tutta la cronologia delle risposte. Vedere Proprietà del contatto per l’ultima risposta WhatsApp.

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Cosa fa questo workflow

Il giorno prima di una prenotazione, il vostro cliente riceve un messaggio WhatsApp che conferma la sua prenotazione. Tocca per confermare e, se ha requisiti speciali (esigenze alimentari, accessibilità, celebrazioni), compila un breve modulo direttamente nella conversazione. Le sue risposte vengono riscritte in HubSpot come dati strutturati. Se il cliente non risponde, viene inviato un promemoria più breve qualche ora dopo. Se ancora non risponde, viene creato un task per un membro del team per fare follow-up telefonicamente.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow in Flowella per la conferma della prenotazione e i requisiti speciali (conferma sì/no, requisiti alimentari, occasione, note aggiuntive)
  • Una proprietà del contatto HubSpot che memorizza la data e l’ora della prenotazione (ad es. “Next Booking Date”)
  • Una proprietà del contatto HubSpot che memorizza il numero di telefono WhatsApp del contatto in formato internazionale

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — iscrivete i contatti quando la loro data di prenotazione si avvicina. Utilizzate un trigger basato su una proprietà data del contatto (ad es. “domani”), un trigger di fase deal quando una prenotazione è confermata o un’iscrizione basata su lista per le prenotazioni da sistemi esterni.
  2. Invia template WhatsApp — inviate il template Flow di conferma prenotazione, personalizzato con nome, data/ora della prenotazione e nome della sede.
  3. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 12 ore (o una finestra appropriata prima della prenotazione).
  4. Ramificazione — evento soddisfatto:
    • Aggiornate le proprietà del contatto rilevanti con i dati del modulo (requisiti alimentari, occasione)
    • Ramificate sulla risposta di conferma:
      • “Yes, I’ll be there” → inviate un breve messaggio di conferma
      • “Need to reschedule” o “Need to cancel” → create un task per il team
  5. Ramificazione — evento non soddisfatto (nessuna risposta):
    • Inviate un promemoria di testo più breve con un invito aperto a rispondere
    • Attendete 4 ore
    • Ramificate in base al fatto che sia ricevuta una Text Reply: se sì, assegnate a un Customer Agent; in caso contrario, create un task per un membro del team che chiami e confermi
Suggerimenti: per i ristoranti, funziona bene 24 ore prima della prenotazione. Mantenete il modulo tra i tre e i cinque campi. Assicuratevi che il vostro team possa vedere le proprietà raccolte prima della visita.

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Cosa fa questo workflow

Quando un nuovo cliente si registra o un deal si chiude, riceve un messaggio di benvenuto in WhatsApp seguito da un modulo di onboarding strutturato. Il workflow traccia il completamento, invia promemoria per gli invii incompleti e instrada i dati ai team appropriati. Per i clienti che hanno bisogno di aiuto, effettua l’handoff a un Breeze Customer Agent per assistenza in tempo reale in WhatsApp.

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Cosa vi servirà

  • Uno o più template WhatsApp Flow per la raccolta dei dati di onboarding (dati personali, identificazione, preferenze, domande di conformità)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per lo stato di onboarding (ad es. “Onboarding Status” con valori: Not Started, In Progress, Completed, Stalled)
  • Proprietà del contatto per memorizzare i dati raccolti
  • Il numero di telefono WhatsApp del contatto in formato internazionale

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — la fase del deal cambia in “Closed Won”, la fase del ciclo di vita cambia in “Customer”, iscrizione da un workflow di vendita o iscrizione manuale.
  2. Inviare un messaggio di benvenuto — un caloroso messaggio di testo WhatsApp che fa sapere al cliente che sta arrivando un modulo. Impostate “Onboarding Status” su “In Progress”. Aggiungete un ritardo di 2 minuti in modo che il benvenuto arrivi prima del modulo.
  3. Invia template WhatsApp — inviate il template Flow di onboarding. Per l’onboarding multi-fase, inviate qui il primo modulo; i moduli successivi vengono inviati dopo che ciascun modulo precedente è stato completato.
  4. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 48 ore.
  5. Ramificazione — modulo completato:
    • Aggiornate le proprietà del contatto con i dati del modulo
    • Impostate “Onboarding Status” su “Completed”
    • Inviate un messaggio di conferma
    • Notificate il team operations o account; create un task se sono necessari passaggi manuali
    • Facoltativamente assegnate a un Customer Agent per il supporto continuo
  6. Ramificazione — modulo non completato:
    • Inviate un promemoria e reinviate il modulo
    • Attendete altre 48 ore
    • Se ancora non completato: offrite l’aiuto dell’agente AI, impostate “Onboarding Status” su “Stalled” e create un task per l’account manager
Per l’onboarding multi-fase, ripetete il pattern invio → attesa → ramificazione per ogni modulo, tracciando i progressi con una proprietà come “Onboarding Step” (ad es. “1 of 3 Complete”).Nota sulla conformità: se state raccogliendo informazioni KYC o regolamentate, assicuratevi che i vostri accordi di trattamento dei dati coprano il flusso di dati da Flowella a HubSpot. Per dati altamente sensibili (numeri ID completi, caricamenti di documenti), considerate di indirizzare i clienti a un portale sicuro anziché a WhatsApp.

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Cosa fa questo workflow

Quando un contatto mostra interesse per un evento, riceve un modulo di registrazione in WhatsApp. Una volta registrato, riceve promemoria automatici in avvicinamento all’evento. Dopo l’evento, riceve un modulo di feedback con ramificazione basata sul punteggio. L’intero percorso avviene in WhatsApp.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per la registrazione (partecipazione, esigenze alimentari, scelte di sessione)
  • Un secondo template WhatsApp Flow per il feedback post-evento (valutazione, punti salienti, suggerimenti)
  • Proprietà del contatto HubSpot per lo stato di registrazione all’evento, il nome dell’evento e i dati specifici dell’evento
  • Una proprietà data personalizzata per la data dell’evento

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — invio di un modulo web, annuncio Click-to-WhatsApp o codice QR (trigger Text Reply), iscrizione basata su lista per i contatti invitati o iscrizione manuale per ospiti VIP.
  2. Inviare il modulo di registrazione — personalizzato con nome, nome dell’evento, data dell’evento e ubicazione o link dell’evento.
  3. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 7 giorni.
  4. Ramificazione sulla risposta di registrazione:
    • “Yes” (confermato) → impostate lo stato su “Registered”, inviate un messaggio di conferma, procedete con la sequenza di promemoria
    • “Maybe” (incerto) → impostate lo stato su “Tentative”, inviate un messaggio di attesa, procedete con una sequenza di promemoria modificata
    • “No” (declinato) → impostate lo stato su “Declined”, inviate un riconoscimento, terminate o iscrivete alla lista di eventi futuri
    • Nessuna risposta → inviate un sollecito, reinviate il modulo; se ancora nessuna risposta, impostate lo stato su “No Response” e terminate
  5. Promemoria pre-evento:
    • 1 settimana prima: dettagli chiave dell’evento
    • 1 giorno prima (confermati): promemoria diretto; (incerti): un breve Flow di riconferma
    • Mattina stessa: un messaggio finale dello stesso giorno
  6. Follow-up post-evento — inviate il Flow di feedback il giorno dopo l’evento. Attendete fino a 7 giorni per una risposta, quindi ramificate in base al punteggio:
    • Alto (8–10): inviate link per recensione/condivisione; facoltativamente aggiungete alla lista di accesso anticipato per eventi futuri
    • Medio (5–7): ringraziate e riconoscete; create un task se sono stati menzionati miglioramenti specifici
    • Basso (0–4): scusatevi; create un task per il team eventi; considerate un gesto di buona volontà

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Cosa fa questo workflow

Quando arriva un nuovo lead — da un annuncio Click-to-WhatsApp, codice QR, modulo del sito web o messaggio diretto — il workflow invia un breve modulo di qualificazione tramite WhatsApp. Le risposte del lead vengono scritte in HubSpot come proprietà del contatto strutturate. Il workflow assegna quindi un punteggio e instrada automaticamente il lead: i lead di alto valore vanno a un rappresentante commerciale, i lead di medio valore entrano in una sequenza di nurture e i lead in fase iniziale vengono consegnati a un Breeze Customer Agent.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per la qualificazione dei lead (budget, tempistica, dimensioni dell’azienda, esigenza principale)
  • Lead scoring in HubSpot (opzionale ma consigliato)
  • Membri del team di vendita configurati come utenti HubSpot con assegnazioni di proprietario
  • Un Breeze Customer Agent configurato in HubSpot (opzionale, per handoff AI)

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — Flowella: Form Completed (da un Flow di benvenuto su un annuncio Click-to-WhatsApp), modifica della proprietà del contatto (fase del ciclo di vita in “Lead”), Flowella: Text Reply (per richieste dirette via WhatsApp) o iscrizione da un altro workflow una volta noto un numero WhatsApp.
  2. Inviare il modulo di qualificazione — personalizzato con nome, includendo facoltativamente il prodotto o servizio su cui hanno fatto richiesta.
  3. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 24 ore.
  4. Ramificazione — modulo completato:
    • Tier 1 (alto valore): Budget superiore a £15k + tempistica “Immediately” o “Within 1 month” → impostate il ciclo di vita a SQL, create un deal, assegnate un proprietario del contatto, notificate il rappresentante commerciale, create un task per contattare entro 1 ora
    • Tier 2 (medio valore): Budget £5k–£15k o tempistica “Within 3 months” → impostate il ciclo di vita a MQL, iscrivete in un workflow di nurture
    • Tier 3 (fase iniziale): Budget inferiore a £5k o “Just exploring” → assegnate a un Breeze Customer Agent, impostate Lead Status su “AI Engaged”
  5. Ramificazione — modulo non completato:
    • Inviate un messaggio di follow-up offrendo di chattare
    • Attendete fino a 48 ore per una Text Reply
    • Se la risposta arriva: assegnate al Customer Agent; se nessuna risposta: impostate Lead Status su “Unresponsive” e terminate (facoltativamente iscrivete a nurture via e-mail)
Suggerimento: mantenete il modulo di qualificazione a quattro o cinque domande. Lasciate che il rappresentante commerciale o l’agente AI raccolgano ulteriori dettagli nella conversazione.

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Cosa fa questo workflow

I contatti che non si sono impegnati con la vostra azienda per un periodo definito ricevono un messaggio WhatsApp personalizzato che li invita a tornare. Il messaggio include un modulo di aggiornamento delle preferenze che permette loro di dirvi a cosa sono interessati. In base alla loro risposta, il workflow aggiorna la loro scheda contatto e li instrada nel percorso di nurture appropriato. I contatti che non rispondono vengono segnalati per la revisione o la soppressione.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per la raccolta delle preferenze (interessi, frequenza di contatto preferita, categorie di prodotto)
  • Una lista attiva HubSpot che identifica i contatti dormienti (ad es. “Last Activity Date is more than 90 days ago” e “WhatsApp Phone Number is known”)
  • Facoltativamente, un’offerta promozionale o un codice sconto per il messaggio di outreach

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — appartenenza a una lista (lista contatti dormienti) o un trigger basato su una proprietà data del contatto in base alla data dell’ultima attività.
  2. Facoltativo: sfalsare l’invio — aggiungete un ritardo casuale (ad es. da 0 a 72 ore) per evitare di inviare migliaia di messaggi contemporaneamente, il che può attivare limiti di velocità.
  3. Inviare un messaggio di riattivazione:
    • Approccio A (modulo preferenze): inviate direttamente il template Flow di raccolta preferenze
    • Approccio B (offerta prima): inviate un template di messaggio promozionale, poi fate seguire il modulo preferenze solo se il contatto interagisce
  4. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 7 giorni.
  5. Ramificazione — modulo completato (riattivato):
    • Aggiornate le preferenze (interessi, frequenza di contatto)
    • Impostate “Re-Engagement Status” su “Re-Engaged”
    • Inviate un messaggio di ringraziamento personalizzato
    • Ramificate sulla preferenza di frequenza di contatto e iscrivete al workflow di nurture corrispondente (settimanale, mensile, trimestrale o solo offerte)
  6. Ramificazione — modulo non completato:
    • Verificate se il messaggio è stato letto:
      • Letto ma non completato: inviate un follow-up; se ancora nessuna risposta dopo 7 giorni, impostate lo stato su “Unresponsive”
      • Non letto: impostate lo stato su “Unreachable”; facoltativamente provate un canale diverso
Importante: create un workflow di opt-out separato attivato da Flowella: Text Reply, che ramifica sulla proprietà del contatto Last WhatsApp reply message che contiene parole chiave come “stop”, “unsubscribe” o “opt out”. Aggiornate lo stato marketing del contatto e inviate un messaggio di conferma.

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Cosa fa questo workflow

Ventiquattro ore prima di una riunione programmata, il contatto riceve un messaggio WhatsApp con i dettagli dell’appuntamento e un breve modulo per confermare, riprogrammare o cancellare. Il workflow aggiorna il record della riunione, notifica il membro del team pertinente e intraprende l’azione di follow-up appropriata. In caso di mancata risposta, viene inviato un secondo promemoria la mattina della riunione.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per la conferma della riunione (conferma / riprogramma / cancella)
  • Una proprietà del contatto HubSpot o una proprietà dell’attività riunione che memorizza la data e l’ora della riunione
  • Il numero di telefono WhatsApp del contatto in formato internazionale

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — riunione creata nello strumento riunioni di HubSpot, trigger su proprietà data personalizzata (ad es. “Next Appointment Date”) o iscrizione da un workflow di prenotazione.
  2. Ritardo di temporizzazione — aggiungete un’azione “Ritardo fino a una data” per mettere in pausa il workflow fino a 24 ore prima della riunione.
  3. Invia template WhatsApp — personalizzato con nome, data della riunione, ora della riunione e nome o ubicazione dell’organizzatore.
  4. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 20 ore (lasciando tempo per un promemoria della mattina stessa se necessario).
  5. Ramificazione — modulo completato:
    • Confermato → impostate “Meeting Confirmed” su “Yes”; inviate un messaggio di conferma; facoltativamente aggiungete un promemoria dello stesso giorno 2 ore prima
    • Necessita riprogrammazione → inviate riconoscimento; create un task per l’organizzatore della riunione con l’orario alternativo preferito; inviate una notifica interna
    • Necessita cancellazione → riconoscete la cancellazione; create un task con il motivo della cancellazione; facoltativamente iscrivete in un workflow di riattivazione
  6. Ramificazione — nessuna risposta:
    • Inviate un promemoria più breve la mattina stessa chiedendo al contatto di rispondere “yes” per confermare o farvi sapere se ha bisogno di cambiare
    • Attendete fino a 2 ore per una Text Reply
    • Ramificate sul contenuto della risposta: “yes” → confermate; “cancel”/“reschedule” → create un task; nessuna risposta → create un task per l’organizzatore o procedete come programmato
Varianti: per riunioni con più persone, iscrivete tutti i contatti associati in modo che ciascuno riceva la propria conferma. Per appuntamenti ricorrenti, abilitate la re-iscrizione in modo che il workflow venga eseguito ogni volta che la proprietà data dell’appuntamento viene aggiornata.

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Cosa fa questo workflow

In un punto definito del percorso del cliente — dopo la risoluzione di un ticket di assistenza, la consegna di un progetto o su base periodica — il cliente riceve una semplice domanda NPS in WhatsApp. Seleziona un punteggio da 0 a 10 e lascia facoltativamente un commento. Il workflow li segmenta in Promotori, Passivi o Detrattori e intraprende un’azione automatica diversa per ciascun gruppo.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per il sondaggio NPS (punteggio 0–10, commento opzionale)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per memorizzare il punteggio NPS (ad es. “Latest NPS Score”, tipo: numero)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per memorizzare il segmento NPS (ad es. “NPS Segment”: Promoter, Passive, Detractor)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per memorizzare la data del sondaggio (ad es. “Last NPS Survey Date”, tipo: data)

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Passaggi del workflow

  1. Trigger:
    • Basato su evento: lo stato del ticket cambia in “Closed”, la fase del deal passa a “Delivered” o si attiva un evento personalizzato
    • Basato sul tempo: “Last NPS Survey Date” è più di 90 giorni fa, combinato con la fase del ciclo di vita “Customer” e un numero WhatsApp noto
    • Iscrizione da un workflow di consegna o risoluzione del supporto
    Aggiungete regole di soppressione per escludere i contatti sondati negli ultimi 90 giorni, i contatti che hanno effettuato l’opt-out e i contatti in ticket di supporto attivi.
  2. Inviare il sondaggio NPS — personalizzato con nome e nome della vostra azienda.
  3. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 7 giorni.
  4. Impostare la data del sondaggio — indipendentemente dal completamento, aggiornate “Last NPS Survey Date” a oggi in modo che il contatto non venga risondato troppo presto.
  5. Ramificazione — sondaggio completato:
    • Promotori (9–10): ringraziate il cliente; dopo un ritardo di 1 giorno, inviate un messaggio di follow-up con opzioni per lasciare una recensione, fornire una testimonianza o fare un referral; impostate una proprietà “Promoter Opportunity”
    • Passivi (7–8): ringraziate il cliente e riconoscete il feedback; se è stato lasciato un commento, create un task interno per l’account manager; facoltativamente iscrivete in una sequenza di nurture
    • Detrattori (0–6): scusatevi; create un ticket di assistenza con il punteggio e il commento; inviate una notifica interna; se non è stato lasciato alcun commento, inviate un modulo di follow-up chiedendo cosa è andato storto; facoltativamente assegnate a un Customer Agent per supporto immediato
  6. Ramificazione — sondaggio non completato:
    • Inviate un promemoria delicato dopo 7 giorni
    • Terminate il workflow — non inviate ulteriori promemoria del sondaggio
Suggerimento per la dashboard: con i dati NPS nelle proprietà HubSpot, potete creare report che tracciano il punteggio NPS complessivo, le tendenze del punteggio nel tempo, il tasso di risposta, la distribuzione dei segmenti e il punteggio per fase del ciclo di vita o proprietario.

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Cosa fa questo workflow

Un paio d’ore dopo la visita di un cliente, riceve un breve modulo di feedback in WhatsApp che gli chiede di valutare la sua esperienza da 0 a 10 e lasciare un commento opzionale. In base al punteggio, il workflow segue uno dei tre percorsi: i Promotori (9–10) vengono ringraziati e invitati a lasciare una recensione pubblica; i Passivi (6–8) vengono ringraziati e il loro feedback viene annotato internamente; i Detrattori (0–5) ricevono scuse, un modulo di follow-up per catturare cosa è andato storto e un’azione di recupero del servizio. L’intero percorso avviene nella stessa conversazione WhatsApp.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per il modulo di feedback iniziale (valutazione 0–10, commento opzionale)
  • Un secondo template WhatsApp Flow per il modulo di follow-up ai detrattori (cosa è andato storto, come rimediare)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per la data/ora della visita (o una fase del deal che indica che la visita è avvenuta)
  • L’URL della vostra pagina di recensioni pubbliche (Google Business, TripAdvisor, Trustpilot, ecc.)

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — la fase del deal passa a “Completed” o “Visited”, trigger su proprietà data dopo che la data della visita è trascorsa o iscrizione da un workflow di conferma prenotazione.
  2. Ritardo di temporizzazione — aggiungete un ritardo all’inizio. Per i ristoranti, 2 ore dopo l’orario di fine prenotazione funziona bene. Per gli hotel, la mattina dopo il check-out è più appropriata.
  3. Inviare il modulo di feedback — personalizzato con nome e data della visita o nome della sede.
  4. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 48 ore.
  5. Ramificazione — modulo completato:
    • Promotori (9–10): inviate un messaggio di ringraziamento con il link per la recensione; impostate “Feedback Segment” su “Promoter”; facoltativamente iscrivete in un workflow di loyalty o referral
    • Passivi (6–8): inviate un ringraziamento; impostate “Feedback Segment” su “Passive”; se è stato lasciato un feedback specifico, create un task interno per la revisione
    • Detrattori (0–5): inviate scuse; inviate il modulo di follow-up per detrattori; attendete fino a 24 ore per una risposta; ramificate sulla preferenza di recupero:
      • “Discount on next visit” → inviate un messaggio con il codice sconto
      • “Manager callback” → create un task per il manager della sede
      • “Nothing needed” → inviate un messaggio di chiusura
      • Nessuna risposta → create un task per il team
    • Impostate “Feedback Segment” su “Detractor” e create un ticket di assistenza
  6. Ramificazione — modulo non completato:
    • Inviate un sollecito delicato dopo 48 ore
    • Terminate — due tentativi sono sufficienti per la raccolta di feedback
Suggerimento: mantenete il modulo iniziale a uno o due campi. Inviate il link della recensione immediatamente dopo un punteggio alto, mentre l’esperienza positiva è fresca.

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Cosa fa questo workflow

Trenta giorni prima che l’abbonamento o l’iscrizione di un cliente sia in scadenza per il rinnovo, riceve un messaggio WhatsApp con i dettagli del rinnovo e un modulo semplice: rinnova, aggiorna i dettagli o indica di voler cancellare. I clienti che confermano vengono elaborati immediatamente. Quelli che segnalano la cancellazione ricevono un’offerta di retention. Quelli che non rispondono ricevono altri due promemoria a 14 giorni e 7 giorni prima della scadenza.

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Cosa vi servirà

  • Un template WhatsApp Flow per la conferma del rinnovo (rinnova / aggiorna dettagli / sto valutando la cancellazione)
  • Un secondo template WhatsApp Flow per la retention (motivo della cancellazione, accettazione dell’offerta di retention)
  • Una proprietà del contatto HubSpot che memorizza la data di rinnovo (ad es. “Subscription Renewal Date”, tipo: data)
  • Una proprietà del contatto HubSpot per lo stato dell’abbonamento (ad es. “Subscription Status”, tipo: dropdown)
  • Il numero di telefono WhatsApp del contatto in formato internazionale

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Passaggi del workflow

  1. Trigger — trigger su proprietà data del contatto quando “Subscription Renewal Date” è tra 30 giorni. Abilitate la re-iscrizione in modo che il workflow venga eseguito a ogni ciclo di rinnovo.
  2. Inviare il primo promemoria di rinnovo (30 giorni prima) — personalizzato con nome, tipo di abbonamento, data di rinnovo e prezzo o dettagli del piano.
  3. Ritardo fino a completamento del modulo — attendete fino a 14 giorni.
  4. Ramificazione — modulo completato:
    • “Renew my subscription” → impostate “Subscription Status” su “Renewal Confirmed”; inviate un messaggio di conferma; aggiornate la data di rinnovo al prossimo ciclo; terminate
    • “I need to update my details” → inviate un riconoscimento; assegnate a un Customer Agent per gestire l’aggiornamento conversazionalmente; create un task per verificare; re-iscrivete in un breve workflow di follow-up per reinviare il modulo di rinnovo
    • “I’m thinking about cancelling” → inviate un messaggio empatico; inviate il modulo di retention; attendete fino a 7 giorni:
      • “Discounted rate” → inviate l’offerta e un link di conferma
      • “Pause instead of cancellation” → confermate l’opzione di pausa; create un task per il team account
      • “Different plan” → inviate opzioni alternative; assegnate al Customer Agent per discutere
      • “Nothing” o “Speak to someone” → create un task per un membro del team che chiami; inviate un messaggio WhatsApp confermando che qualcuno si metterà in contatto
      • Nessuna risposta al modulo di retention → create un task per il follow-up personale
  5. Nessuna risposta al primo messaggio (14 giorni):
    • Inviate un secondo promemoria più leggero notando che non è necessaria alcuna azione per continuare
    • Attendete fino a 7 giorni per una Text Reply
    • Se la risposta arriva: assegnate al Customer Agent; se nessuna risposta: procedete al promemoria finale
  6. Promemoria finale (7 giorni prima del rinnovo):
    • Inviate un breve messaggio di preavviso
    • Attendete 7 giorni
    • Se il rinnovo automatico è abilitato: l’abbonamento si rinnova automaticamente; inviate una conferma WhatsApp
    • Se è richiesto il rinnovo manuale: create un task per il team account
Suggerimenti: iniziate le comunicazioni a 30 giorni in modo che i clienti abbiano tempo di considerare le loro opzioni. Inquadrate il rinnovo come predefinito se i vostri termini consentono il rinnovo automatico (“non è necessaria alcuna azione per continuare”). Offrite solo opzioni di retention che potete effettivamente soddisfare — un tentativo di retention disonesto danneggia la fiducia più di una cancellazione pulita.

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Correlati

Azioni dei workflow

I trigger e le azioni Flowella su cui si basa ogni guida ai workflow.

Template

Costruite e inviate i template a cui fa riferimento ciascuna guida.

Flow

Sincronizzate i moduli HubSpot utilizzati nei flussi di registrazione, KYC e feedback.

Tracciamento UTM

Attribuite le conversazioni guidate dal workflow alla campagna sorgente.

Contatti marketing

Come il modello Marketing Contacts di HubSpot interagisce con gli invii WhatsApp.

Reporting e dashboard

Fate emergere le performance dei workflow nelle dashboard HubSpot.
Last modified on September 19, 2026