WhatsApp-Konversationen im Posteingang zuweisen, taggen und mit Notizen versehen

Verwenden Sie Zuweisungen, Tags und interne Notizen, um die Arbeit im Flowella-Posteingang aufzuteilen. Kunden sehen nichts davon: Alles bleibt innerhalb von Flowella. Jede Person in Ihrer Organisation kann Konversationen zuweisen, taggen und Notizen hinzufügen. Bevor Sie beginnen:

• Ihre Teammitglieder haben ihre Einladungen angenommen. Siehe Team.
• Sie haben Konversationen im Posteingang für die WhatsApp-Nummer, mit der Sie arbeiten.
• Verwenden Sie für Tags und Sammelaktionen ein Fenster in Desktop-Breite. Auf schmaleren Bildschirmen sind das Tag-Menü und die Auswahl-Kontrollkästchen ausgeblendet.

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Eine Konversation zuweisen

Weisen Sie eine Konversation zu, damit Ihr Team weiß, wer sich darum kümmert.

1. Öffnen Sie die Konversation im Posteingang.
2. Öffnen Sie im Header der Konversation das Menü für die zuständige Person. Es zeigt Unassigned oder den Namen der aktuell zuständigen Person.
3. Wählen Sie ein Teammitglied.

Wählen Sie auf einem Smartphone oder Tablet das Menü ⋮ im Header der Konversation und wählen Sie unter Assigned to ein Teammitglied. Um eine Zuweisung aufzuheben, wählen Sie im selben Menü Unassigned. Das gewählte Teammitglied erhält eine Benachrichtigung Conversation assigned to you mit dem Namen des Kontakts, es sei denn, es hat sich die Konversation selbst zugewiesen. Seine Benachrichtigungseinstellungen bestimmen, wo es die Benachrichtigung außerdem erhält. Um die Zuweisung zu prüfen, wählen Sie den Namen des Kontakts im Header der Konversation. Das Kontaktpanel zeigt das Teammitglied unter Assignee.

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Tags erstellen und anwenden

Tags sind Labels wie „Erstattung” oder „VIP”, mit denen Ihr Team Konversationen sortieren kann. Tags gehören zu Ihrer Organisation, sodass dieselben Tags für jede WhatsApp-Nummer verfügbar sind. Jeder Tag-Name muss eindeutig sein und darf bis zu 120 Zeichen lang sein.

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Einen Tag erstellen

1. Öffnen Sie eine Konversation und wählen Sie den Namen des Kontakts im Header der Konversation, um das Kontaktpanel zu öffnen.
2. Geben Sie unter Tags einen Namen in New tag name ein.
3. Wählen Sie Create.

Wenn Ihre Organisation noch keine Tags hat, können Sie auch das Tag-Menü im Header der Konversation öffnen und Create wählen. Flowella öffnet das Kontaktpanel mit dem bereits vorbereiteten Feld New tag name. Das Erstellen eines Tags fügt ihn nicht zur Konversation hinzu. Wenden Sie ihn im nächsten Schritt an.

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Einen Tag anwenden

1. Öffnen Sie im Header der Konversation Add tag.
2. Wählen Sie den Tag.

Der Tag erscheint im Header der Konversation und in der Zeile der Konversation in der Liste. Zeilen zeigen bis zu drei Tags. Um einen Tag von einer Konversation zu entfernen, wählen Sie den Tag im Header der Konversation oder im Kontaktpanel. Um viele Konversationen auf einmal zu taggen, verwenden Sie Bulk und dann Tag… (siehe Mehrere Konversationen gleichzeitig bearbeiten).

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Interne Notizen hinzufügen

Mit internen Notizen kann Ihr Team Kontext festhalten, etwa was in einem Telefonat vereinbart wurde. Notizen sind nur für Ihr Team sichtbar. Flowella sendet sie nie an den Kunden.

1. Öffnen Sie die Konversation und wählen Sie den Namen des Kontakts im Header der Konversation.
2. Schreiben Sie im Kontaktpanel unter Notes in Add a note….
3. Wählen Sie Add note.

Notizen erscheinen mit der neuesten zuerst, zusammen mit dem Zeitpunkt, zu dem sie hinzugefügt wurden. Alle in Ihrer Organisation, die die Konversation öffnen, können sie lesen. Sie können nur Notizen löschen, die Sie selbst geschrieben haben. Um eine zu löschen, wählen Sie Delete unter der Notiz.

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Mehrere Konversationen gleichzeitig bearbeiten

Verwenden Sie das Menü Bulk, um viele Konversationen in einem Schritt zu schließen, zuzuweisen oder zu taggen. Sie können bis zu 200 Konversationen gleichzeitig bearbeiten.

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Mit der Tastatur durch Konversationen navigieren

1. Wählen Sie eine Konversation in der Liste oder drücken Sie die Tabulatortaste, bis eine Konversationszeile fokussiert ist.
2. Drücken Sie die Pfeiltaste nach unten oder nach oben, um die nächste oder vorherige Konversation zu öffnen.
3. Drücken Sie die Eingabetaste oder die Leertaste, um die fokussierte Konversation zu öffnen.

Im Eingabefeld sendet die Eingabetaste Ihre Nachricht, und Umschalt+Eingabetaste fügt eine neue Zeile hinzu.

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Einen Link zu einer Konversation teilen

Während eine Konversation geöffnet ist, verweist die Adresse in Ihrem Browser auf sie. Kopieren Sie die Adresse und senden Sie sie an ein Teammitglied. Wenn es den Link öffnet, öffnet Flowella dieselbe Konversation, unter Closed, falls sie geschlossen wurde. Ihr Teammitglied muss Mitglied Ihrer Organisation sein. Wenn die Konversation nicht zu dieser WhatsApp-Nummer gehört, sieht es „Conversation not found on this WhatsApp channel.”

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Fehlerbehebung

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