Attribuer, étiqueter et annoter les conversations de la boîte de réception WhatsApp

Utilisez les attributions, les étiquettes et les notes internes pour répartir le travail dans la boîte de réception Flowella. Les clients n’en voient jamais aucune : elles restent dans Flowella. Tout membre de votre organisation peut attribuer des conversations, les étiqueter et ajouter des notes. Avant de commencer :

• Vos coéquipiers ont accepté leurs invitations. Voir Équipe.
• Vous avez des conversations dans la boîte de réception pour le numéro WhatsApp sur lequel vous travaillez.
• Pour les étiquettes et les actions en masse, utilisez une fenêtre de largeur ordinateur. Sur les écrans plus étroits, le menu des étiquettes et les cases de sélection sont masqués.

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Attribuer une conversation

Attribuez une conversation pour que votre équipe sache qui s’en occupe.

1. Ouvrez la conversation dans la boîte de réception.
2. Dans l’en-tête du fil, ouvrez le menu d’attribution. Il affiche Unassigned ou le nom de la personne actuellement attribuée.
3. Choisissez un coéquipier.

Sur un téléphone ou une tablette, sélectionnez le menu ⋮ dans l’en-tête du fil et choisissez un coéquipier sous Assigned to. Pour retirer l’attribution d’une conversation, choisissez Unassigned dans le même menu. Le coéquipier choisi reçoit une notification Conversation assigned to you avec le nom du contact, sauf s’il se l’est attribuée lui-même. Ses préférences de notification déterminent où il la reçoit en plus. Pour vérifier l’attribution, sélectionnez le nom du contact dans l’en-tête du fil. Le panneau du contact affiche le coéquipier sous Assignee.

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Créer et appliquer des étiquettes

Les étiquettes sont des libellés comme « Refund » ou « VIP » qui aident votre équipe à trier les conversations. Les étiquettes appartiennent à votre organisation : les mêmes étiquettes sont donc disponibles sur chaque numéro WhatsApp. Chaque nom d’étiquette doit être unique et peut compter jusqu’à 120 caractères.

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Créer une étiquette

1. Ouvrez une conversation et sélectionnez le nom du contact dans l’en-tête du fil pour ouvrir le panneau du contact.
2. Sous Tags, saisissez un nom dans New tag name.
3. Sélectionnez Create.

Si votre organisation n’a encore aucune étiquette, vous pouvez aussi ouvrir le menu des étiquettes dans l’en-tête du fil et sélectionner Create. Flowella ouvre le panneau du contact avec le champ New tag name prêt à être rempli. Créer une étiquette ne l’ajoute pas à la conversation. Appliquez-la à l’étape suivante.

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Appliquer une étiquette

1. Dans l’en-tête du fil, ouvrez Add tag.
2. Choisissez l’étiquette.

L’étiquette apparaît dans l’en-tête du fil et sur la ligne de la conversation dans la liste. Les lignes affichent jusqu’à trois étiquettes. Pour retirer une étiquette d’une conversation, sélectionnez-la dans l’en-tête du fil ou dans le panneau du contact. Pour étiqueter de nombreuses conversations à la fois, utilisez Bulk puis Tag… (voir Agir sur plusieurs conversations à la fois).

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Ajouter des notes internes

Les notes internes permettent à votre équipe de consigner du contexte, comme ce qui a été convenu lors d’un appel. Les notes ne sont visibles que par votre équipe. Flowella ne les envoie jamais au client.

1. Ouvrez la conversation et sélectionnez le nom du contact dans l’en-tête du fil.
2. Dans le panneau du contact, sous Notes, saisissez votre texte dans Add a note….
3. Sélectionnez Add note.

Les notes s’affichent de la plus récente à la plus ancienne, avec l’heure de leur ajout. Tous les membres de votre organisation qui ouvrent la conversation peuvent les lire. Vous ne pouvez supprimer que les notes que vous avez rédigées. Pour en supprimer une, sélectionnez Delete sous la note.

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Agir sur plusieurs conversations à la fois

Utilisez le menu Bulk pour fermer, attribuer ou étiqueter de nombreuses conversations en une seule fois. Vous pouvez agir sur 200 conversations au maximum à la fois.

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Parcourir les conversations au clavier

1. Sélectionnez une conversation dans la liste, ou appuyez sur Tab jusqu’à ce qu’une ligne de conversation ait le focus.
2. Appuyez sur la flèche vers le bas ou vers le haut pour ouvrir la conversation suivante ou précédente.
3. Appuyez sur Entrée ou Espace pour ouvrir la conversation qui a le focus.

Dans le champ de rédaction, Entrée envoie votre message et Maj+Entrée ajoute une nouvelle ligne.

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Partager un lien vers une conversation

Lorsqu’une conversation est ouverte, l’adresse dans votre navigateur pointe vers elle. Copiez l’adresse et envoyez-la à un coéquipier. Lorsqu’il ouvre le lien, Flowella ouvre la même conversation, dans Closed si elle a été fermée. Votre coéquipier doit être membre de votre organisation. Si la conversation ne se trouve pas sur ce numéro WhatsApp, il voit « Conversation not found on this WhatsApp channel. ».

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Dépannage

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