Envía tu primer WhatsApp Flow a partir de un formulario de HubSpot

En este tutorial conviertes un formulario de marketing de HubSpot en un WhatsApp Flow, lo envías a tu propio teléfono y después lo envías desde un workflow de HubSpot. Al terminar, un Flow completado aparece en HubSpot como un envío del formulario original. Requiere unos 50 minutos de trabajo, según las estimaciones de la guía de configuración de Flowella, más hasta 24 horas mientras Meta revisa tu plantilla.

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Antes de comenzar

• Lee Antes de empezar y ten preparado tu acceso a Meta y a HubSpot.
• La verificación de la empresa en Meta debe estar completada antes de que puedas crear un Flow en el hito 3. Consulta Verificación de la empresa.
• Ten a mano tu propio teléfono con WhatsApp, con un número personal y no con el número de empresa que conectas.
• Elige o crea un formulario de marketing de HubSpot corto para hacer pruebas. Incluye un campo de correo electrónico: HubSpot usa la dirección de correo electrónico para asociar un envío de formulario a un contacto.
• El hito 6 necesita workflows de HubSpot, que se incluyen en los planes Professional y Enterprise de HubSpot. Sin ellos, terminas en el hito 5.

Si WhatsApp y HubSpot ya están conectados, pasa directamente al hito 3.

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Cómo encajan las piezas

El diagrama muestra el orden en que se crea, se aprueba, se envía y se devuelve a HubSpot un Flow.

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Hito 1: conecta WhatsApp y HubSpot

Unos 16 minutos. Comprueba que ha funcionado: en la parte superior de la aplicación, los indicadores de estado WhatsApp y HubSpot muestran Connected. En una pantalla pequeña, revisa Settings → WhatsApp (Meta), donde tu número aparece en Connected WhatsApp numbers, y Settings → HubSpot, que muestra Connected. Para más detalles sobre cada paso, consulta Configurar Flowella.

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Hito 2: envía tu primer mensaje

Unos 2 minutos.

1. Desde tu teléfono, envía cualquier mensaje de WhatsApp a tu número de empresa. Así se abre la ventana de 24 horas, la ventana de atención al cliente de Meta, durante la cual puedes responder sin plantilla.
2. En Flowella, abre Inbox y selecciona la nueva conversación.
3. Escribe una respuesta en Type a message… y pulsa Intro.

Comprueba que ha funcionado: la respuesta llega a tu teléfono. Consulta Inbox para saber más sobre las conversaciones.

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Hito 3: crea el Flow

Unos 15 minutos.

1. En HubSpot, crea o elige tu formulario de marketing de prueba. Flowella convierte los campos de texto de una línea, texto de varias líneas, correo electrónico, teléfono, número, desplegable, opción única, casilla de verificación y fecha, y convierte los campos de archivo en un selector de fotos. Omite los campos que no puede convertir, y un campo obligatorio que no puede convertir detiene la sincronización.
2. En Flowella, abre Flows. Flowella actualiza la lista de formularios de HubSpot cuando abres la página. Si tu formulario no aparece, selecciona el botón de actualizar de la parte superior de la página.
3. Busca tu formulario y selecciona Create WA Flow en la columna WhatsApp Flow. El botón muestra Syncing… mientras Flowella crea el Flow y lo publica en tu WABA.

Comprueba que ha funcionado: la fila muestra Created, o Updated si tu WABA ya tenía un Flow con el mismo nombre, y el botón cambia a Sync WA Flow. Selecciona Open in Meta para previsualizar el Flow. El Flow tiene una pantalla con las preguntas de tu formulario, titulada con el nombre del formulario, seguida de una pantalla de agradecimiento. Flowella no tiene un editor de Flows: para cambiar las preguntas más adelante, edita el formulario en HubSpot y después selecciona Sync WA Flow. Consulta Flows y Buenas prácticas de diseño de formularios.

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Hito 4: añade el Flow a una plantilla

Unos 5 minutos, más la revisión de Meta. Los contactos abren un Flow desde un botón Flow de un mensaje de plantilla, así que el Flow necesita una plantilla. Usa cualquiera de las dos opciones y después envía la plantilla.

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Opción A: empieza desde la página Flows

Después de la primera sincronización correcta de tu organización, Flowella muestra Your form is now a WhatsApp Flow. Selecciona Create template with this Flow. Si no ves el cuadro de diálogo, selecciona Create template en la fila del formulario. El editor de plantillas se abre con un botón Flow ya conectado a tu Flow. El texto del botón es Continue, que puedes cambiar. Escribe el mensaje, elige una Category e introduce un Template name con letras minúsculas, números y guiones bajos.

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Opción B: empieza desde la plantilla inicial de Flowella

1. En Templates, selecciona New template y después View starters en Flowella Templates.
2. Busca flowella_start_flow y selecciona Use this starter. Su mensaje dice Hi {{1}}, tap below to complete a short form and we will get back to you. y su botón de Flow dice Open form.
3. En el campo WhatsApp Flow del botón, elige tu Flow. Los Flows aparecen con el nombre del formulario de HubSpot del que proceden.
4. En Body variables, cambia el Fallback value de {{1}} de Alex a algo que funcione para cualquiera, como there. Flowella lo envía cuando un contacto no tiene nombre.

La plantilla inicial usa la categoría Marketing. Elige la categoría que se ajuste a tu mensaje antes de enviarla. Consulta Precios y categorías de mensajes de WhatsApp.

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Envía la plantilla a Meta

1. Selecciona Save draft.
2. Selecciona Publish Template, comprueba la categoría y vuelve a seleccionar Publish Template para enviarla a Meta. Si el mensaje tiene variables como {{1}}, asigna primero a cada una un Fallback value. Meta lo revisa como muestra de la variable. Consulta Variables de plantilla.
3. Espera a que el estado cambie de Pending a Approved. Meta indica que la decisión puede tardar hasta 24 horas.

Comprueba que ha funcionado: el estado de la plantilla es Approved. Si Meta la rechaza, consulta Plantilla rechazada.

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Hito 5: prueba el Flow en tu teléfono

Unos 3 minutos.

1. Abre tu plantilla aprobada y ve a la pestaña Send.
2. En Test Template, elige tu Country, introduce tu WhatsApp Number y rellena las variables de la plantilla.
3. Selecciona Send Test.
4. En tu teléfono, abre el mensaje y toca el botón de Flow. Rellena el formulario con tu propia dirección de correo electrónico y envíalo.

Comprueba que ha funcionado:

• WhatsApp muestra la pantalla de agradecimiento con el mensaje de agradecimiento de tu formulario de HubSpot.
• En el Inbox de Flowella, la conversación muestra una tarjeta con tus respuestas, marcada como Response sent. El título de la tarjeta es el texto del botón de Flow, o Flow response.
• En HubSpot, el formulario tiene un nuevo envío desde una página con el nombre del formulario, por ejemplo WhatsApp Flow · Contact us. HubSpot actualiza las propiedades de contacto asignadas en el formulario.
• La cronología del contacto muestra un evento Form Completed con un enlace View submission.

Flowella envía las respuestas al formulario original de HubSpot. El envío y las propiedades del contacto aparecen en HubSpot igual que si el formulario se hubiera rellenado en tu sitio web.

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Hito 6: envía el Flow desde un workflow de HubSpot

Unos 10 minutos. Comprueba que ha funcionado:

• La plantilla llega a tu teléfono y el historial de workflows del contacto muestra la acción Send WhatsApp Template como completada. Flowella completa la acción cuando WhatsApp informa del primer estado del mensaje, normalmente enviado.
• Después de completar el Flow, el contacto avanza desde el paso Delay until event y el envío aparece en el formulario de HubSpot como en el hito 5.
• En la guía de configuración, Send a template from HubSpot está marcado.

Form Completed solo se activa cuando alguien envía un WhatsApp Flow a través de Flowella, nunca con los envíos del mismo formulario desde el sitio web. Para ver workflows completos basados en este patrón, consulta las guías de workflows.

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Solución de problemas

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