Documentation Index
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Flowella se integra directamente en el motor de workflows de HubSpot, ofreciéndote disparadores personalizados que se activan con eventos de WhatsApp y acciones que envían mensajes o ceden las conversaciones a un agente de IA. Esta guía cubre cada disparador, cada acción y los patrones más eficaces para combinarlos.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
- Una cuenta de Flowella conectada a tu portal de HubSpot
- Al menos una plantilla de WhatsApp creada en la aplicación Flowella (necesaria para enviar mensajes)
- Acceso a la herramienta de workflows de HubSpot: los workflows basados en contactos requieren un plan Professional o Enterprise
Todas las propiedades de número de teléfono que se usen en acciones de workflow de Flowella deben almacenarse en formato internacional E.164, empezando por + seguido del código de país y el número nacional (por ejemplo, +34612345678). Consulta Formato de números de teléfono para los detalles.
Cuando creas un nuevo workflow basado en contactos en HubSpot, busca Flowella en el panel de selección de disparadores para ver todos los disponibles. Estos se activan siempre que ocurre un evento específico de WhatsApp e inscriben automáticamente al contacto asociado en el workflow.Este disparador se activa cuando un contacto completa un formulario de Flujo de WhatsApp enviado mediante Flowella. Es el disparador más usado y forma la columna vertebral de la mayoría de las automatizaciones de Flowella.Puedes afinar este disparador con las siguientes propiedades del evento:
- Form Name: filtra por un formulario específico para que solo las completaciones de ese formulario disparen el workflow
- hs_email: la dirección de correo del contacto en el momento del evento
- Occurred at: la fecha y hora en que se completó el formulario
- Source: el origen del envío del formulario
Uso habitual: disparar un workflow de seguimiento después de que un cliente complete un formulario de feedback, una confirmación de reserva, un cuestionario KYC o cualquier otro flujo de recogida de datos estructurados.
Message Read
Este disparador se activa cuando un contacto lee (abre) un mensaje de WhatsApp enviado a través de Flowella. Es útil para rastrear la interacción y crear lógica condicional alrededor de la entrega de mensajes.Uso habitual: iniciar una secuencia de seguimiento solo después de confirmar que el contacto ha visto tu mensaje inicial, o marcar contactos que no han leído un mensaje en un plazo determinado.
Message Sent
Este disparador se activa cuando un mensaje de WhatsApp se envía con éxito a un contacto a través de Flowella. Esto confirma la entrega desde la plataforma Flowella, no la recepción por el contacto.Uso habitual: registrar la actividad de mensajería saliente, actualizar propiedades del CRM para anotar que se ha enviado un mensaje o iniciar un temporizador para acciones de seguimiento.
Text Reply
Este disparador se activa cuando un contacto envía una respuesta de texto libre a una conversación de WhatsApp gestionada por Flowella.Lo que hace este disparador especialmente potente es la capacidad de filtrar por el contenido del mensaje. Al configurar los criterios del disparador, añade una condición sobre la propiedad Message con operadores como «contains any of» para coincidir con palabras clave o frases concretas. Esto te permite construir workflows que respondan de forma distinta según lo que diga un contacto.Uso habitual: enrutar contactos según respuestas con palabras clave. Por ejemplo, si un contacto responde «sí» a un mensaje de confirmación, inscríbelo en un workflow; si responde «cancelar» o «ayuda», inscríbelo en otro. También puedes usar esto para captar consentimiento de opt-in, disparar rutas de escalado o detectar intención a partir de respuestas no estructuradas.
Usar «Delay Until Event» con disparadores de Flowella
Una de las funciones más potentes de combinar Flowella con HubSpot es la acción Delay until event occurs. Permite pausar un workflow y esperar a que ocurra cualquier evento de Flowella antes de continuar.Por ejemplo, puedes construir un workflow que:
- Envíe un formulario de Flujo de WhatsApp a un contacto
- Se pause con Delay until event configurado a Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed
- Se ramifique según si los criterios del evento se cumplieron dentro de la ventana de tiempo elegida
Esto crea un patrón real de petición-respuesta dentro de tu automatización. Si el evento no ocurre dentro del periodo de retraso, el workflow se ramifica por una ruta alternativa, como enviar un recordatorio o escalar a un miembro del equipo.Puedes usar este patrón con cualquier evento de Flowella:
- Wait for Form Completed: pausa hasta que el contacto termine un Flujo de WhatsApp y luego procesa sus respuestas
- Wait for Message Read: pausa hasta que el contacto abra el mensaje y luego decide si haces seguimiento o esperas más
- Wait for Text Reply: pausa hasta que el contacto responda y luego ramifica según el contenido del mensaje
Además de los disparadores, Flowella ofrece tres acciones personalizadas de workflow. Aparecen en el panel de acciones cuando añades un paso a cualquier workflow basado en contactos de HubSpot.Send WhatsApp Template
Esta acción envía un mensaje con plantilla de WhatsApp preaprobada a un contacto. Las plantillas se crean y gestionan en la aplicación Flowella e incluyen tanto plantillas estándar de mensaje como plantillas interactivas de Flujo de WhatsApp (formularios).| Campo | Descripción |
|---|
| Contact Phone Number*(obligatorio)* | Selecciona la propiedad de contacto de HubSpot que contiene el número de WhatsApp del destinatario. Debe estar en formato internacional (p. ej. +34612345678). |
| Template Name*(obligatorio)* | Elige de un desplegable de plantillas creadas en la aplicación Flowella. Incluye plantillas estándar de mensaje y plantillas de Flujo (formularios interactivos). |
| Contact Email | Opcionalmente, asocia la dirección de correo del contacto. Flowella puede usarla para emparejamiento, enriquecimiento y analítica. |
| Template Variable 1–5 | Asocia propiedades de contacto o de empresa de HubSpot a las variables de personalización definidas en tu plantilla. Por ejemplo, si tu plantilla incluye {{1}} para el nombre, asocia Template Variable 1 a la propiedad First Name. |
- Las plantillas de Flujo (formularios interactivos) se seleccionan exactamente igual que las plantillas estándar de mensaje: Flowella se encarga de la conversión automáticamente.
- Puedes asociar hasta cinco variables de plantilla usando cualquier token de datos de HubSpot, incluidas las propiedades del contacto inscrito, las propiedades de empresa y los datos de acciones anteriores del workflow.
- Si una variable de plantilla obligatoria se queda sin asociar, el envío puede fallar para ese contacto.
- Esta acción es ideal para confirmaciones de reserva, peticiones de feedback, recordatorios de renovación, avisos de cita y cualquier otro mensaje estructurado o con plantilla.
Send WhatsApp Message
Esta acción envía un mensaje de WhatsApp directo a un contacto. A diferencia de la acción de plantilla, te permite componer un mensaje sobre la marcha dentro del workflow y admite varios tipos de medios.| Campo | Descripción |
|---|
| Message Type*(obligatorio)* | Elige entre: Text Message, Document, Image, Video o Audio. |
| Recipient Phone Number*(obligatorio)* | Selecciona la propiedad de contacto de HubSpot que contiene el número de WhatsApp del destinatario. |
| Message Text | Para mensajes de texto, introduce el contenido del mensaje. Personalízalo con cualquier token de datos de HubSpot haciendo clic en el panel de tokens de datos. Los tokens disponibles incluyen propiedades del contacto inscrito, registros asociados, datos del disparador y del evento, y salidas de acciones anteriores del workflow. |
- Los mensajes de texto se pueden personalizar por completo con contenido dinámico, como el nombre del contacto, el importe de un deal o un número de referencia de ticket.
- Los mensajes multimedia (imagen, vídeo, audio, documento) te permiten enviar contenido enriquecido directamente por WhatsApp como parte de un workflow automatizado.
- Esta acción es especialmente útil para mensajes de seguimiento que no requieren una plantilla preaprobada, como mensajes de agradecimiento personalizados o respuestas contextuales disparadas por lógica anterior del workflow.
Assign to Customer Agent
Esta acción asigna una conversación a un Breeze Customer Agent de HubSpot, iniciando una conversación impulsada por IA directamente dentro del canal de WhatsApp de Flowella.| Campo | Descripción |
|---|
| Agent to assign*(obligatorio)* | Selecciona qué Breeze Customer Agent debe gestionar la conversación. |
| Record to assign | Elige el tipo de registro a asignar, como «Conversations: All associated». |
- Soporte tras formulario: tras enviar un cliente un formulario de consulta, el agente de IA puede responder preguntas de seguimiento al instante
- Atención fuera de horario: enruta conversaciones de WhatsApp a un agente de IA cuando tu equipo no está disponible
- Triaje y escalado: deja que el agente de IA gestione las preguntas iniciales y solo escala a un humano cuando sea necesario
- Consultas de producto y servicio: ofrece respuestas instantáneas desde tu base de conocimiento sin necesitar un agente en directo
Patrones de workflow
Aquí tienes cuatro patrones habituales que combinan disparadores, retrasos y acciones de Flowella de manera eficaz.
Patrón 1: enviar y esperar
El patrón central de cualquier interacción basada en formulario.
Envía el formulario
Añade una acción Send WhatsApp Template con una plantilla de formulario de Flujo.
Espera la completación
Añade una acción Delay until event: Flowella: Form Completed.
Ramifica según el resultado
Añade una acción Branch: si se cumplieron o no los criterios del evento.
Camino feliz
Si se cumplen los criterios: procesa los datos del formulario, actualiza propiedades del CRM y dispara los siguientes pasos.
Camino alternativo
Si no se cumplen los criterios: envía un recordatorio o escala a un miembro del equipo.
Patrón 2: enrutamiento por palabra clave
Enruta a los contactos al workflow adecuado según lo que respondan.
Configura el disparador
Usa Flowella: Text Reply donde la propiedad Message contiene palabras clave como «reservar» o «reserva».
Envía el formulario relevante
Añade una acción Send WhatsApp Template con tu plantilla de Flujo de reservas.
Espera y ramifica
Añade un Delay until event — Flowella: Form Completed — y luego ramifica y procesa las respuestas.
Patrón 3: feedback con seguimiento inteligente
Recoge feedback y toma acciones distintas según la puntuación.
Envía el formulario de feedback
Añade una acción Send WhatsApp Template con tu plantilla de Flujo de feedback.
Espera la respuesta
Añade un Delay until event — Flowella: Form Completed.
Ramifica según la puntuación
Usa una If/then branch basada en la propiedad de puntuación:
- Puntuación alta → envía un mensaje de agradecimiento con un enlace para dejar reseña
- Puntuación baja → crea un ticket y asígnalo a un Customer Agent para una recuperación asistida por IA
Patrón 4: traspaso a IA conversacional
Traspasa las respuestas entrantes directamente a un agente de IA.
Configura el disparador
Usa Flowella: Text Reply para captar cualquier mensaje entrante.
Acusa recibo
Añade una acción Send WhatsApp Message para confirmar que has recibido su mensaje.
Asigna al agente de IA
Añade una acción Assign to Customer Agent. El Breeze Customer Agent gestiona después la conversación de forma nativa en WhatsApp.
Consejos y buenas prácticas
Usa formato internacional de número de teléfono. Almacena siempre los números de WhatsApp en formato E.164 (p. ej. +34 para España, +1 para EE. UU.). Flowella lo necesita para entregar mensajes correctamente.
Pon nombres claros a tus plantillas. Al crear plantillas en la aplicación Flowella, usa nombres descriptivos fáciles de identificar en el desplegable de HubSpot. «Booking Confirmation - Restaurant» es más claro que «Template 1».
Combina disparadores con retrasos para mayor fiabilidad. El patrón «enviar y esperar» asegura que tu workflow gestione con elegancia a los contactos que responden y a los que no, en lugar de depender solo de los disparadores.
Usa el disparador Text Reply para enrutamiento conversacional. Al filtrar por contenido de mensaje, puedes construir interfaces conversacionales ligeras sin un chatbot completo. Un emparejamiento sencillo por palabras clave puede enrutar contactos al workflow correcto con mínima fricción.
Prueba con audiencias pequeñas primero. Cuando construyas nuevos workflows, empieza inscribiendo un grupo de prueba pequeño antes de lanzarlo a tu lista completa. Esto te ayuda a detectar pronto problemas con variables de plantilla, formato de números de teléfono o lógica de ramificación.
