Desencadenantes y acciones de HubSpot para WhatsApp

Antes de empezar

• Conecta HubSpot a Flowella y comprueba que Custom workflow actions aparece en Unlocked en la tarjeta Capabilities de Settings → HubSpot. Consulta Capacidades.
• Para los desencadenantes, Contact activity events (message sent, read, replies, forms) también debe estar desbloqueado. Consulta Comprobar que los eventos de actividad del contacto están desbloqueados.
• Usa flujos de trabajo basados en contactos. Las acciones de Flowella solo se ejecutan sobre contactos. Los flujos de trabajo de HubSpot se incluyen en los planes Professional y Enterprise.
• Para enviar plantillas, necesitas al menos una plantilla aprobada. Consulta Plantillas.
• Guarda los números de WhatsApp en formato internacional, por ejemplo +447700900123. Consulta Formato del número de teléfono.

Cómo funciona un envío desde un flujo de trabajo

• HubSpot retiene al contacto en un paso de envío hasta que Flowella informa del resultado, durante un máximo de una hora. Flowella informa de que se ha completado correctamente cuando WhatsApp marca el mensaje como enviado.
• Si un envío falla, el paso falla con un motivo y un código de error, y el flujo de trabajo continúa con el siguiente paso. Consulta Códigos de error.
• Todos los envíos aparecen en la bandeja de entrada de Flowella. Las plantillas enviadas por un flujo de trabajo también aparecen en el hilo de la bandeja de entrada de HubSpot, como el nombre y el idioma de la plantilla. Los mensajes de Send WhatsApp Message y Send WhatsApp Reply no aparecen en el hilo de la bandeja de entrada de HubSpot.

Desencadenantes

Form Completed (entrante)

• Solo se activa con envíos de WhatsApp Flows. Un envío del mismo formulario de HubSpot desde el sitio web no lo activa, así que para esos casos usa el desencadenante de envío de formulario propio de HubSpot.
• El evento registra el nombre del formulario y la fuente, no las respuestas. Flowella envía las respuestas a HubSpot como un envío del formulario a partir del cual se creó el Flow. Crea ramas según las propiedades de contacto que escribe el formulario.
• Filtra por Form Name para que solo los envíos de ese formulario inscriban al contacto o terminen la espera.

Text Reply (entrante)

• Pulsa un botón de respuesta rápida. La respuesta es la etiqueta del botón.
• Elige una opción de una lista. La respuesta es el título de la opción.
• Envía un WhatsApp Flow. La respuesta es un resumen de una línea que empieza por el título del Flow.

Message Read (saliente)

Message Sent (saliente)

Usar “Delay until event” con los desencadenantes de Flowella

1. Enviar un Flow con Send WhatsApp Template.
2. Esperar con Delay until event, configurado con el evento Form Completed de Flowella y filtrado por Form Name.
3. Crear ramas según si el contacto envió el formulario a tiempo. Si no lo hizo, enviar un recordatorio o crear una tarea.

• Form Completed: espera las respuestas del Flow y después crea ramas según las propiedades que escribió el formulario.
• Text Reply: espera cualquier respuesta y después crea ramas según Last WhatsApp reply message.
• Message Read: espera hasta que el contacto abra tu mensaje y después decide si haces un seguimiento.

Acciones

Resultados de las acciones de envío

Send WhatsApp Template

• Asigna las variables en el orden en que las muestra la plantilla. Los encabezados de imagen, vídeo y documento no ocupan ninguna posición. Por ejemplo, una plantilla tiene {{1}} en el encabezado y {{1}} y {{2}} en el cuerpo. Asigna Template Variable 1 al valor del encabezado, y Template Variables 2 y 3 a los valores del cuerpo.
• Si un valor asignado está vacío, o asignas menos posiciones de las variables que tiene la plantilla, Flowella envía el valor alternativo confirmado de la plantilla. Si no hay un valor alternativo confirmado, el envío falla. Consulta Valores alternativos.
• La acción tiene cinco posiciones. Para cualquier variable a partir de la sexta, Flowella envía el valor alternativo confirmado, o el envío falla.
• Las fechas aparecen en UTC. Consulta Variables de fecha y hora.
• Para un encabezado de ubicación, asigna la latitud y la longitud a las posiciones que siguen a las variables del cuerpo. Consulta Encabezados de ubicación.

• Los encabezados de imagen, vídeo y documento siempre usan el contenido multimedia guardado con la plantilla. No puedes cambiar el contenido multimedia para cada contacto desde HubSpot.
• No puedes definir valores de botones para cada contacto. En su lugar, pon los enlaces o códigos de cada contacto en una variable del cuerpo.
• Cuando la plantilla tiene un botón de Flow, Flowella pasa al Flow el ID de HubSpot del contacto inscrito. Esto ayuda a Flowella a asociar el envío con el mismo contacto.
• Si la plantilla existe en más de un idioma, Flowella envía la versión en. Si no hay versión en, envía la actualizada más recientemente. Las versiones en en_GB o en_US no cuentan como en. Consulta Idioma.

Send WhatsApp Message

• El mensaje solo llega al contacto dentro de la ventana de 24 horas. Flowella no comprueba antes la ventana. Si el contacto no ha escrito a tu número predeterminado en las últimas 24 horas, WhatsApp rechaza el mensaje (error 131047 de Meta) y el paso falla. Consulta Error 131047.
• Cuando la ventana pueda estar cerrada, usa Send WhatsApp Reply o Send WhatsApp Template.
• Flowella envía el texto exactamente como lo rellena HubSpot. No cambia el formato de las fechas.
• El mensaje aparece en la bandeja de entrada de Flowella, no en el hilo de la bandeja de entrada de HubSpot.

Send WhatsApp Reply

• Flowella siempre usa la plantilla de respuesta inteligente Service. Rellena {{1}} con el nombre del contacto, {{2}} con el nombre de tu organización y {{3}} con tu mensaje.
• Las plantillas de respuesta inteligente solo están en inglés.
• Si la plantilla Service está desactivada, aún no está aprobada o Meta la ha pausado, el paso falla con el mensaje “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” Revisa la plantilla en Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies. Consulta Respuestas inteligentes.

• Seguimientos de reactivación y de éxito del cliente que pueden ejecutarse tras más de 24 horas sin actividad.
• Seguimientos después de una espera de Form Completed con un tiempo límite largo.
• Cualquier envío que deba llegar al contacto sea cual sea el estado de la ventana.

Seguir la ventana en una propiedad de HubSpot

1. En HubSpot, crea una propiedad de contacto. Consulta la guía de HubSpot para crear propiedades.
2. Elige el tipo de campo Date and time picker.
3. Comprueba que el nombre interno es exactamente whatsapp_window_open_until antes de guardar. HubSpot no permite cambiar un nombre interno más adelante.

AI Document Reader

[
  { "extract": "passport_number", "hubspot": "passport_number" },
  { "extract": "date_of_birth", "hubspot": "date_of_birth" },
  { "extract": "full_name", "hubspot": "firstname" }
]

• Archivos PDF, JPEG, PNG y WebP de hasta 15 MB. Flowella comprueba el contenido del archivo, no su nombre. Otros formatos, incluidas las fotos HEIC de iPhone, fallan con DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE.
• PDF de hasta 4 páginas.
• Los enlaces deben empezar por https://.

• Flowella escribe todos los valores en una sola actualización del contacto.
• Si alguna propiedad del mapa de campos no existe en HubSpot, o HubSpot rechaza un valor, toda la actualización falla con HUBSPOT_PATCH_FAILED. No cambia ninguna propiedad. Comprueba todos los nombres internos antes de activar el flujo de trabajo.
• Clear HubSpot properties when empty decide qué ocurre con las propiedades de los valores que Flowella no encuentra. Los valores que encuentra siempre se escriben.

Generate Document

Códigos de error

• En Send WhatsApp Template, los problemas de configuración muestran el código subyacente entre paréntesis: “Flowella could not send this WhatsApp template (CHANNEL_NOT_FOUND). Check the workflow action inputs, then try again.”
• En Send WhatsApp Reply, una plantilla Service que no está disponible muestra “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.”
• Cuando una variable está vacía y su valor alternativo todavía no se ha confirmado, el mensaje indica que el valor alternativo no se ha revisado. Confirma los valores alternativos en la plantilla. Consulta Plantillas con valores alternativos sin revisar.
• En Send WhatsApp Message y Send WhatsApp Reply, cuando WhatsApp rechaza el mensaje de inmediato, el mensaje indica el motivo de WhatsApp.

Pasar conversaciones al Customer Agent de HubSpot

• Texto sin formato desde tu número predeterminado. Los adjuntos se descartan.
• Solo dentro de la ventana de 24 horas. Si el contacto no ha escrito a tu número predeterminado en las últimas 24 horas, la respuesta no se entrega. Flowella publica chips Re-engage en el hilo, y una persona tiene que hacer clic en uno para enviar una plantilla.
• Solo mensajes de texto. El agente ve mensajes de texto, pulsaciones de botones, opciones de listas y resúmenes de Flows. No ve imágenes, notas de voz, vídeos ni documentos.
• Sin indicador de escritura. Por ahora, Flowella no muestra al contacto un indicador de escritura antes de las respuestas del agente.
• Se aplican las exclusiones. Los contactos que se han excluido no reciben las respuestas del agente.

Patrones de flujos de trabajo

Patrón 1: Enviar un Flow y esperar las respuestas

Patrón 2: Enrutar según lo que responde el contacto

Patrón 3: Opinión con seguimiento

Patrón 4: Pasar las respuestas al Customer Agent

Variables de fecha y hora

• Flowella siempre usa UTC, no la zona horaria del contacto. Durante el horario de verano británico, una cita a las 14:30 se muestra como 13:30.
• Una propiedad que solo contiene fecha muestra 00:00 como hora.
• Flowella trata como marca de tiempo cualquier número independiente de 13 dígitos en una variable de plantilla. Un número de pedido o de referencia de 13 dígitos puede aparecer como una fecha.
• Send WhatsApp Message y Send WhatsApp Reply no cambian el formato de las fechas. Envían el texto tal como lo rellena HubSpot.

Consejos y buenas prácticas

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