Antes de empezar
Asegúrese de que tiene:- Una cuenta de Flowella conectada a su portal de HubSpot
- Al menos una plantilla de WhatsApp creada en la aplicación de Flowella (necesaria para enviar mensajes)
- Acceso a la herramienta de flujos de trabajo de HubSpot. Los flujos de trabajo basados en contactos requieren un plan Professional o Enterprise
Todas las propiedades de número de teléfono utilizadas en las acciones de flujo de trabajo de Flowella deben almacenarse en formato internacional E.164, comenzando por
+ seguido del código de país y el número nacional (por ejemplo, +447700900123). Consulte Formato de número de teléfono para obtener más información.Disparadores
Cuando cree un nuevo flujo de trabajo basado en contactos en HubSpot, busque Flowella en el panel de selección de disparadores para ver todos los disponibles. Estos se activan cada vez que se produce un evento específico de WhatsApp e inscriben automáticamente al contacto asociado en el flujo de trabajo.| Disparador | Dirección | Se activa cuando | Uso típico | Propiedades filtrables clave |
|---|---|---|---|---|
| Form Completed | Entrante | Un contacto envía un formulario de WhatsApp Flow enviado a través de Flowella | Procesar respuestas estructuradas tras un flujo de feedback, reserva o KYC | Form Name, Source, hs_email, Occurred at |
| Text Reply | Entrante | Un contacto envía una respuesta de texto libre en una conversación gestionada por Flowella | Enrutar por palabras clave, capturar opt-in, detectar intención | Message |
| Message Read | Saliente | Un contacto abre un mensaje de WhatsApp que envió | Hacer seguimiento solo una vez que el mensaje ha sido visto | Phone |
| Message Sent | Saliente | Se envía un mensaje de WhatsApp a un contacto a través de Flowella | Registrar actividad saliente, iniciar un temporizador de seguimiento | Phone |
Form Completed (entrante)
Este disparador se activa cuando un contacto completa un formulario de WhatsApp Flow enviado a través de Flowella. Es el disparador más utilizado y forma la base de la mayoría de las automatizaciones de Flowella. Puede refinar este disparador con las siguientes propiedades de evento:- Form Name: filtre por un formulario específico para que solo las finalizaciones de ese formulario activen el flujo de trabajo
- hs_email: la dirección de correo electrónico del contacto en el momento del evento
- Occurred at: la fecha y hora en que se completó el formulario
- Source: el origen del envío del formulario
Text Reply (entrante)
Este disparador se activa cuando un contacto envía una respuesta de texto libre a una conversación de WhatsApp gestionada por Flowella. Lo que hace que este disparador sea particularmente potente es la capacidad de filtrar por el contenido del mensaje. Al configurar los criterios del disparador, añada una condición sobre la propiedad Message utilizando operadores como “contiene alguno de” para coincidir con palabras clave o frases específicas. Esto le permite construir flujos de trabajo que responden de forma diferente según lo que diga un contacto. Uso típico: enrutar contactos según las respuestas de palabras clave. Por ejemplo, si un contacto responde “sí” a un mensaje de confirmación, inscríbalo en un flujo de trabajo; si responde “cancelar” o “ayuda”, inscríbalo en otro. También puede usar esto para capturar el consentimiento opt-in, activar rutas de escalado o detectar la intención a partir de respuestas no estructuradas.Message Read (saliente)
Este disparador se activa cuando un contacto lee (abre) un mensaje de WhatsApp enviado a través de Flowella. Es útil para hacer seguimiento del compromiso y construir lógica condicional en torno a la entrega de mensajes. Uso típico: iniciar una secuencia de seguimiento solo después de confirmar que el contacto ha visto su mensaje inicial, o marcar contactos que no han leído un mensaje en un plazo determinado.Message Sent (saliente)
Este disparador se activa cuando un mensaje de WhatsApp se envía con éxito a un contacto a través de Flowella. Confirma el envío desde la plataforma Flowella en lugar de la recepción por parte del contacto. Es más útil como disparador para envíos que se originan fuera de un flujo de trabajo de HubSpot, como una respuesta enviada por un agente desde la bandeja de entrada de Flowella o una respuesta de Flow automatizada, ya que un flujo de trabajo ya conoce los mensajes que envió por sí mismo. Uso típico: registrar actividad de mensajería saliente, actualizar propiedades del CRM para registrar que se ha enviado un mensaje, o iniciar un temporizador para acciones de seguimiento.Usar “Retrasar hasta un evento” con los disparadores de Flowella
Una de las funciones más potentes de combinar Flowella con HubSpot es la acción Retrasar hasta que ocurra un evento. Esto permite que un flujo de trabajo pause y espere cualquier evento de Flowella antes de continuar. Por ejemplo, puede construir un flujo de trabajo que:- Envíe un formulario de WhatsApp Flow a un contacto
- Pause utilizando Retrasar hasta un evento configurado al evento de Flowella (estos aparecen en el selector como Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed y así sucesivamente)
- Ramifique según si los criterios del evento se cumplieron dentro de la ventana de tiempo elegida
- Esperar Form Completed: pause hasta que el contacto termine un WhatsApp Flow y luego procese sus respuestas
- Esperar Text Reply: pause hasta que el contacto responda y luego ramifique según el contenido del mensaje
- Esperar Message Read: pause hasta que el contacto abra el mensaje y luego decida si hacer seguimiento o esperar más
Acciones
Además de los disparadores, Flowella proporciona cuatro acciones personalizadas de flujo de trabajo. Estas aparecen en el panel de acciones cuando añade un paso a cualquier flujo de trabajo basado en contactos de HubSpot.Enviar plantilla de WhatsApp
Esta acción envía un mensaje de plantilla de WhatsApp preaprobado a un contacto. Las plantillas se crean y gestionan en la aplicación Flowella e incluyen tanto plantillas de mensajes estándar como plantillas interactivas de WhatsApp Flow (formularios).| Campo | Descripción |
|---|---|
| Contact Phone Number*(obligatorio)* | Seleccione la propiedad de contacto de HubSpot que contiene el número de teléfono de WhatsApp del destinatario. Debe estar en formato internacional (por ejemplo, +447700900000). |
| Template Name*(obligatorio)* | Elija de un desplegable de plantillas creadas en la aplicación Flowella. Esto incluye tanto plantillas de mensajes estándar como plantillas de Flow (formularios interactivos). |
| Contact Email | Opcionalmente, asigne la dirección de correo electrónico del contacto. Flowella puede utilizarla para coincidencia, enriquecimiento y análisis. |
| Template Variable 1 a 5 | Asigne propiedades de contacto o empresa de HubSpot a las variables de personalización definidas en su plantilla. Por ejemplo, si su plantilla incluye {{1}} para el nombre, asigne Template Variable 1 a la propiedad Nombre. |
- Las plantillas de Flow (formularios interactivos) se seleccionan exactamente de la misma manera que las plantillas de mensaje estándar, y Flowella gestiona la conversión automáticamente.
- Puede asignar hasta cinco variables de plantilla utilizando cualquier token de datos de HubSpot, incluidas las propiedades del contacto inscrito, las propiedades de la empresa y los datos de acciones anteriores del flujo de trabajo.
- Si una variable de plantilla obligatoria se deja sin asignar, el envío puede fallar para ese contacto.
- Esta acción es ideal para confirmaciones de reservas, solicitudes de feedback, recordatorios de renovación, notificaciones de citas y cualquier otro mensaje estructurado o con plantilla.
Enviar mensaje de WhatsApp
Esta acción envía un mensaje de WhatsApp directo a un contacto. A diferencia de la acción de plantilla, esta le permite componer un mensaje sobre la marcha dentro del flujo de trabajo y admite varios tipos de medios.| Campo | Descripción |
|---|---|
| Message Type*(obligatorio)* | Elija entre: Mensaje de texto, Documento, Imagen, Vídeo o Audio. |
| Recipient Phone Number*(obligatorio)* | Seleccione la propiedad de contacto de HubSpot que contiene el número de teléfono de WhatsApp del destinatario. |
| Message Text | Para mensajes de texto, introduzca el contenido del mensaje. Personalícelo con cualquier token de datos de HubSpot haciendo clic en el panel de tokens de datos. Los tokens disponibles incluyen propiedades del contacto inscrito, registros asociados, datos del disparador y del evento, y salidas de acciones anteriores del flujo de trabajo. |
- Los mensajes de texto pueden personalizarse completamente con contenido dinámico como el nombre del contacto, el importe de un trato o un número de referencia de ticket.
- Los mensajes multimedia (imagen, vídeo, audio, documento) le permiten enviar contenido enriquecido directamente a través de WhatsApp como parte de un flujo de trabajo automatizado.
- Esta acción es particularmente útil para mensajes de seguimiento que no requieren una plantilla preaprobada, como mensajes personalizados de agradecimiento o respuestas contextuales activadas por la lógica anterior del flujo de trabajo.
Enviar respuesta de WhatsApp
Esta acción envía un mensaje de WhatsApp con sensación personal que funciona incluso cuando la ventana de atención al cliente de 24 horas se ha cerrado. Utilícela en lugar de Enviar mensaje de WhatsApp cuando el flujo de trabajo pueda ejecutarse horas o días después del último mensaje entrante del cliente.| Campo | Descripción |
|---|---|
| Recipient Phone Number*(obligatorio)* | Seleccione la propiedad de contacto de HubSpot que contiene el número de teléfono de WhatsApp del destinatario. Debe estar en formato internacional (por ejemplo, +447700900000). |
| Message*(obligatorio)* | El cuerpo del mensaje. Personalícelo con tokens de datos de HubSpot (contacto, empresa, trato, ticket o salidas de acciones anteriores). |
| Skip if window is closed | Cuando esté marcada, la acción no hace nada si la ventana de 24 horas se ha cerrado. Utilícela si solo quiere recordar a los contactos que aún están en una conversación activa. |
- Dentro de la ventana de 24 horas — su mensaje se envía como un texto de WhatsApp libre normal.
- Fuera de la ventana — Flowella envuelve su mensaje en la plantilla de reapertura activa (variable
{{3}}). El nombre del contacto ({{1}}) y el nombre de su empresa ({{2}}) se rellenan automáticamente. Se abre una conversación de plantilla Utility (típicamente ~0,045 USD por envío, dependiendo del país; consulte Precios y categorías de conversación).
- Cadencias de reenganche, retención y customer-success que pueden ejecutarse después de 24 h de silencio.
- Seguimientos a disparadores Form Completed cuando el flujo de trabajo incluye retrasos largos.
- Cualquier envío en el que quiera que una acción de HubSpot “simplemente funcione” independientemente del estado de la ventana.
whatsapp_window_open_until (sincronizada por Flowella al entrar) si necesita lógica diferente para ventanas abiertas vs cerradas antes de que se ejecute esta acción.
Asignar a Customer Agent
Esta acción asigna una conversación a un Customer Agent Breeze de HubSpot, iniciando una conversación impulsada por IA directamente dentro del canal de WhatsApp de Flowella.| Campo | Descripción |
|---|---|
| Agent to assign*(obligatorio)* | Seleccione qué Customer Agent Breeze debe gestionar la conversación. |
| Record to assign | Elija el tipo de registro que asignar, como “Conversations: All associated”. |
- Soporte post-formulario: tras enviar un formulario de consulta, el agente de IA puede responder preguntas de seguimiento de inmediato
- Atención fuera de horario: enrute las conversaciones de WhatsApp a un agente de IA cuando su equipo no esté disponible
- Triage y escalado: deje que el agente de IA gestione las preguntas iniciales y solo escale a un humano cuando sea necesario
- Consultas de productos y servicios: ofrezca respuestas instantáneas desde su base de conocimientos sin necesidad de un agente en vivo
Patrones de flujo de trabajo
Aquí hay cuatro patrones comunes que combinan los disparadores, retrasos y acciones de Flowella de forma eficaz.Patrón 1: Enviar y esperar
El patrón principal para cualquier interacción basada en formularios.Enviar el formulario
Añada una acción Enviar plantilla de WhatsApp con una plantilla de formulario Flow.
Ramificar según el resultado
Añada una acción Branch: si se cumplieron o no los criterios del evento.
Camino feliz
Si se cumplen los criterios: procese los datos del formulario, actualice las propiedades del CRM y active los pasos siguientes.
Patrón 2: Enrutamiento basado en palabras clave
Enrute a los contactos al flujo de trabajo correcto según lo que respondan.Establecer el disparador
Use Flowella: Text Reply donde la propiedad Message contenga palabras clave como “reservar” o “agendar”.
Enviar el formulario relevante
Añada una acción Enviar plantilla de WhatsApp con su plantilla Flow de reserva.
Patrón 3: Feedback con seguimiento inteligente
Recopile feedback y tome acciones diferentes según la puntuación.Enviar el formulario de feedback
Añada una acción Enviar plantilla de WhatsApp con su plantilla Flow de feedback.
Patrón 4: Traspaso conversacional a IA
Traspase las respuestas entrantes directamente a un agente de IA.Confirmar recepción
Añada una acción Enviar mensaje de WhatsApp para confirmar que ha recibido su mensaje.
Variables de fecha y hora
HubSpot almacena las propiedades de fecha y fecha-hora como milisegundos de época. Cuando asigna una de esas propiedades a una variable de plantilla de Flowella, Flowella muestra el valor comodd.MM.yyyy HH:mm en la zona horaria del destinatario, por ejemplo, 27.06.2026 14:30.
Esto se aplica en tres lugares:
- Enviar plantilla de WhatsApp — cualquier
Template Variable nasignada a una propiedad de fecha o fecha-hora de HubSpot. - Enviar mensaje de WhatsApp — el mismo formato se aplica a los tokens de fecha en línea utilizados en el cuerpo del mensaje.
- Payloads de tokens
variable_*heredados — las integraciones de API más antiguas que envían valores de época sin metadatos de tipo explícitos se detectan y se muestran de forma idéntica.
Los tokens de fecha de cita inyectados desde aplicaciones externas de HubSpot (por ejemplo, herramientas de programación que escriben una propiedad “próxima cita”) ahora se muestran con el mismo patrón
dd.MM.yyyy HH:mm. Si anteriormente veía números de época en bruto en el mensaje entregado, no tiene que hacer nada: está corregido a nivel de plataforma.