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Der Flowella-Custom-Channel bringt Ihre WhatsApp-Konversationen in den Conversations-Posteingang von HubSpot. Ihr Team liest und beantwortet WhatsApp-Threads am selben Ort wie E-Mails, Chats und Anrufe. Im HubSpot-Bildschirm Connect a channel erscheint Flowella als Flowella Channel, neben Team-E-Mail, Formularen, Facebook Messenger, WhatsApp und Anrufen.

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Was Ihnen der Flowella-Channel bietet

  • WhatsApp-Konversationen im HubSpot-Posteingang, neben Ihren anderen Kanälen.
  • HubSpot-Routing-Regeln, um neue Konversationen den richtigen Benutzern oder Teams zuzuweisen.
  • Antworten aus dem HubSpot-Posteingang, die von Ihrer Standard-WhatsApp-Nummer an WhatsApp gesendet werden.
  • Re-engage-Chips, die eine Smart-Reply-Vorlage senden, wenn das 24-Stunden-Fenster geschlossen ist.
Das 24-Stunden-Fenster ist das Kundenservicefenster von Meta: Sie können freien Text nur innerhalb von 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts senden. Siehe das Glossar.

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Anforderungen

Custom Channels werden von HubSpot freigeschaltet, nicht von Flowella. Ihr Portal benötigt eines der qualifizierenden Abonnements, bevor die Option Flowella Channel erscheint.
Verfügbar mit jedem der folgenden HubSpot-Abonnements:
  • Sales Hub Professional oder Enterprise
  • Service Hub Professional oder Enterprise
Möglicherweise sind auch HubSpot Credits erforderlich. Die aktuellen Bedingungen finden Sie im HubSpot-Leitfaden Connect custom channels to the conversations inbox.
Berechtigungen und Seats verteilen sich auf die einzelnen Schritte:

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Vor dem Verbinden

  • HubSpot ist mit Flowella verbunden, und Conversations custom channel steht unter Unlocked in Settings → HubSpot. Siehe HubSpot verbinden.
  • Mindestens eine WhatsApp-Nummer ist in Flowella verbunden.
Der Channel verwendet Ihre Standardnummer: die Nummer, die unter Connected WhatsApp numbers in Settings → WhatsApp (Meta) als Default markiert ist. Ist keine Nummer markiert, verwendet Flowella die erste Nummer, die Sie verbunden haben.

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Den Flowella-Channel verbinden

1

Inbox-Einstellungen öffnen

Klicken Sie in HubSpot in der oberen Navigationsleiste auf das settings-Symbol. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Inbox & Help Desk und klicken Sie dann auf Inbox.
2

Verbindung eines Channels starten

Klicken Sie oben rechts auf Connect a channel und wählen Sie dann Flowella Channel aus der Liste der Channel-Typen. Wird er nicht angezeigt, prüfen Sie, ob HubSpot mit Flowella verbunden ist und ob Ihr HubSpot-Abonnement Custom Channels umfasst.
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Channel autorisieren

Klicken Sie auf Continue with Flowella Channel. Ein Popup-Fenster öffnet sich. Sie müssen nichts eingeben: Flowella prüft Ihre Verbindung, fügt für Ihre Standardnummer ein Channel-Konto hinzu, das nach Ihrer Organisation benannt ist (zum Beispiel „Flowella - Acme Training”), und bringt Sie zurück zu HubSpot. Fehlt etwas, zeigt das Popup Unable to Connect Channel und den Grund an. Siehe Verbindungsfehler.
4

Routing-Regeln festlegen (optional)

Legen Sie fest, wie neue WhatsApp-Konversationen zugewiesen werden. Sie können an bestimmte Benutzer und Teams oder an den Kontaktinhaber weiterleiten. Zum Festlegen von Routing-Regeln ist ein Sales- oder Service-Seat erforderlich.
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Abschließen

Klicken Sie auf Next und dann auf Done. Der Flowella-Channel ist verbunden, und eingehende WhatsApp-Konversationen erscheinen jetzt in Ihrem Conversations-Posteingang.
Der Schritt Connect your Flowella HubSpot Inbox im Einrichtungsleitfaden hat eine Schaltfläche Connect in HubSpot. Sie öffnet die Inbox-Einstellungen von HubSpot in einem neuen Tab, bereit zum Verbinden eines Channels. Der Schritt erscheint, sobald Conversations custom channel freigeschaltet ist, und wird abgehakt, wenn der Channel verbunden ist.

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Verbindungsfehler

Zeigt das Popup Unable to Connect Channel an, sagt Ihnen die Fehlermeldung, was zu beheben ist.

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Wie Nachrichten zwischen WhatsApp und dem HubSpot-Posteingang fließen

Der Channel funktioniert in beide Richtungen, mit Einschränkungen. Flowella veröffentlicht textbasierte Nachrichten im HubSpot-Thread und sendet Antworten aus dem HubSpot-Posteingang als reinen Text an WhatsApp. Wenn ein Kontakt Ihnen schreibt, sucht Flowella den passenden HubSpot-Kontakt oder legt einen an, falls CRM contacts (auto-create on new WhatsApp chat) freigeschaltet ist. Anschließend veröffentlicht Flowella die Nachricht im Flowella-Channel-Thread des Kontakts. Nachrichten an jede Ihrer WhatsApp-Nummern erscheinen im selben Thread. Die Nachricht bleibt außerdem im Flowella-Posteingang.

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Wie Flowella Antworten aus HubSpot sendet

  • Nur Text. Flowella sendet den Text Ihrer Antwort. Anhänge werden verworfen, und eine Antwort, die nur einen Anhang enthält, wird nicht zugestellt.
  • Standardnummer. Antworten werden immer von Ihrer Standardnummer gesendet, unabhängig davon, an welche Ihrer Nummern der Kontakt geschrieben hat.
  • 24-Stunden-Fenster. Flowella prüft das Fenster für Ihre Standardnummer. Hat der Kontakt nur an eine andere Ihrer Nummern geschrieben, gilt das Fenster als geschlossen.
  • Kein Tipp-Indikator. Der Kontakt sieht vor Antworten aus HubSpot keinen Tipp-Indikator.
  • Status. HubSpot markiert eine Antwort als gesendet, sobald Meta sie annimmt. Flowella sendet keine Aktualisierungen zu zugestellt, gelesen oder später fehlgeschlagen an HubSpot. Prüfen Sie die Zustellung daher im Flowella-Posteingang.
  • Flowella-Posteingang. Eine gesendete Antwort wird der Konversation im Flowella-Posteingang hinzugefügt. Eine nicht zugestellte Antwort erscheint nur in HubSpot, mit dem Grund.
Das Diagramm zeigt die Prüfungen, die Flowella bei jeder Antwort aus dem HubSpot-Posteingang vornimmt, und den Grund, den HubSpot anzeigt, wenn eine Antwort nicht zugestellt wird.

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Aus dem Posteingang antworten

Nach dem Verbinden verhalten sich WhatsApp-Konversationen wie jeder andere Kanal im Posteingang. Öffnen Sie den Posteingang, filtern Sie nach dem Flowella-Channel, wenn Sie sich auf WhatsApp konzentrieren möchten, und antworten Sie in Echtzeit.
Antworten mit freiem Text sind nur innerhalb des 24-Stunden-Kundenservicefensters von WhatsApp möglich. Nach 24 Stunden ab der letzten Nachricht des Kontakts können Sie nur noch eine genehmigte Vorlage senden. Dies ist eine Regel der WhatsApp Business Platform, keine Einschränkung von HubSpot oder Flowella. Siehe Den Posteingang nutzen und Vorlagen.

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Wenn das 24-Stunden-Fenster geschlossen ist

Wenn Sie eine Antwort mit freiem Text senden, nachdem das Fenster geschlossen ist, stellt Flowella sie nicht zu. Die Nachricht wird im HubSpot-Thread als nicht zugestellt markiert, mit dem Grund:
Flowella postet dann einen Hinweis in den Thread („The WhatsApp 24-hour window has closed. Use Re-engage to send an approved template.”) zusammen mit Re-engage-Schnellantwort-Chips.

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Re-engage-Chips

Mit den Chips können Sie die Konversation wieder eröffnen, ohne den HubSpot-Posteingang zu verlassen. Andere Vorlagen können Sie im HubSpot-Posteingang nicht auswählen. Um eine andere Vorlage zu senden, verwenden Sie den Flowella-Posteingang oder einen HubSpot-Workflow. Jeder Chip sendet eine Ihrer Smart-Reply-Vorlagen, die Sie unter Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies verwalten: Klicken Sie auf einen Chip, und Flowella sendet die Vorlage von Ihrer Standardnummer. Dabei werden der Vorname des Kontakts, der Name Ihrer Organisation und eine kurze Standard-Folgenachricht eingesetzt. Der Versand wird der Konversation im Flowella-Posteingang als Vorlagennachricht hinzugefügt. Meta berechnet jeden Versand zum Tarif der jeweiligen Vorlagenkategorie. Siehe Preise und Konversationskategorien. Der Re-engage-Chip erscheint auch dann, wenn Ihre Service-Vorlage noch nicht genehmigt ist. Ist die Vorlage nicht genehmigt, deaktiviert oder von Meta pausiert, wird der Versand nicht zugestellt, und der Grund lautet Re-engagement template is not available.

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Gründe für fehlgeschlagene Zustellung

Wenn eine Antwort aus HubSpot nicht zugestellt wird, klicken Sie auf den Status Not delivered an der Nachricht, um den Grund zu sehen. Meta-Fehler haben dieses Format:
Der Grund enthält den Meta-Fehlercode, damit Sie ihn in der Fehlercode-Referenz von Meta nachschlagen können.

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Den HubSpot Customer Agent mit Flowella nutzen

Der Customer Agent ist der KI-Agent von HubSpot, der Konversationen im HubSpot-Posteingang beantwortet. Sie richten ihn in HubSpot ein. Wenn er in einem Flowella-Channel-Thread antwortet, behandelt Flowella die Antwort genau wie die Antwort einer Person, daher gelten dieselben Regeln und Einschränkungen:
  • Reiner Text von Ihrer Standardnummer. Die Antworten des Agents gehen als Text von Ihrer Standardnummer an WhatsApp. Anhänge werden verworfen.
  • Nur textbasierte Nachrichten. Der Agent sieht nur, was im HubSpot-Thread ankommt: Text, Schaltflächen-Tipps, Listenauswahlen und Flow-Zusammenfassungen. Bilder, Sprachnachrichten, Videos oder Dokumente sieht er nicht.
  • 24-Stunden-Fenster. Hat der Kontakt in den letzten 24 Stunden nicht an Ihre Standardnummer geschrieben, wird die Antwort des Agents nicht zugestellt, und Flowella postet die Re-engage-Chips. Eine Person muss auf einen Chip klicken, um die Vorlage zu senden.
  • Kein Tipp-Indikator. Flowella zeigt dem Kontakt vor diesen Antworten keinen Tipp-Indikator an.
  • Opt-outs. Kontakte, die sich abgemeldet haben, erhalten die Antworten des Agents nicht.
Übergeben Sie eine Konversation an den Customer Agent, solange das Fenster des Kontakts noch offen ist. Das Fenster schließt sich 24 Stunden nach der letzten Nachricht des Kontakts. Ein HubSpot-Workflow, der vor der Übergabe 48 Stunden wartet, lässt den Agent daher oft nicht mehr antworten. Siehe Konversationen an den HubSpot Customer Agent übergeben.

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Den Channel verwalten oder entfernen

Gehen Sie in HubSpot zu Settings → Inbox & Help Desk → Inbox und bewegen Sie dann den Mauszeiger über den Flowella-Channel:
  • Edit, um Routing und Zuweisung zu ändern.
  • Options → Move to help desk, um den Channel und seine Konversationen in den Help Desk zu verschieben.
  • Options → Delete, um den Channel zu entfernen.
  • Schalten Sie den Status-Schalter um, um den Channel zu deaktivieren, ohne ihn zu löschen.
Wenn Sie HubSpot in Flowella trennen, funktioniert der Channel nicht mehr. Nachdem Sie HubSpot erneut verbunden haben, verbinden Sie den Channel erneut. Meldet das Popup, dass die Telefonnummer bereits verbunden ist, löschen Sie zuerst den alten Flowella-Channel.

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Verwandt

HubSpot verbinden

Verbinden Sie Ihr HubSpot-Konto und prüfen Sie Ihre Funktionen.

Den Posteingang nutzen

WhatsApp-Konversationen in Flowella lesen, beantworten und verwalten.

Kontaktaktivität

Jede WhatsApp-Aktivität sehen, die an einem Kontakt protokolliert ist.

Workflow-Aktionen

WhatsApp-Sendungen aus HubSpot-Workflows auslösen.
Zuletzt geändert am 24. Oktober 2026