HubSpot-Workflow-Trigger und -Aktionen für WhatsApp

Flowella fügt HubSpot-Workflows WhatsApp-Trigger und fünf Aktionen hinzu. Verwenden Sie sie, um Vorlagen und Nachrichten zu senden, auf die Antwort oder Flow-Einsendung eines Kontakts zu warten, Dokumente in Kontakteigenschaften einzulesen und PDFs zu erstellen. Diese Seite listet jeden Trigger und jede Aktion mit Feldern, Ausgaben und Fehlercodes auf. Mehrere Aktionen hängen vom 24-Stunden-Fenster ab: 24 Stunden lang, nachdem ein Kontakt Ihrer WhatsApp-Nummer geschrieben hat, können Sie ihm jede beliebige Nachricht senden. Außerhalb des Fensters stellt WhatsApp nur genehmigte Vorlagen zu.

Bevor Sie beginnen

Verbinden Sie HubSpot mit Flowella und prüfen Sie, ob Custom workflow actions auf der Karte Capabilities in Settings → HubSpot unter Unlocked steht. Siehe Funktionen.
Für die Trigger muss außerdem Contact activity events (message sent, read, replies, forms) freigeschaltet sein. Siehe Prüfen, ob Ereignisse der Kontaktaktivität freigeschaltet sind.
Verwenden Sie kontaktbasierte Workflows. Die Aktionen von Flowella laufen nur für Kontakte. HubSpot-Workflows sind in den Plänen Professional und Enterprise enthalten.
Um Vorlagen zu senden, benötigen Sie mindestens eine genehmigte Vorlage. Siehe Vorlagen.
Speichern Sie WhatsApp-Nummern im internationalen Format, zum Beispiel +447700900123. Siehe Telefonnummernformat.

Die vollständige Checkliste finden Sie unter Bevor Sie beginnen.

Die Sendeaktionen verwenden immer Ihre Standard-WhatsApp-Nummer. Um sie zu prüfen oder zu ändern, siehe Tabelle der verbundenen Nummern.

So funktioniert ein Versand aus einem Workflow

Dieses Diagramm zeigt, was passiert, wenn ein Workflow eine Vorlage sendet, und wie die Antwort des Kontakts zurück zu HubSpot gelangt. Die Schritte im HubSpot-Posteingang gelten nur, wenn der Flowella-Custom-Channel verbunden ist.

HubSpot hält den Kontakt an einem Sendeschritt fest, bis Flowella das Ergebnis meldet, höchstens eine Stunde lang. Flowella meldet Erfolg, wenn WhatsApp die Nachricht als gesendet markiert.
Schlägt ein Versand fehl, schlägt der Schritt mit einem Grund und einem Fehlercode fehl, und der Workflow fährt mit dem nächsten Schritt fort. Siehe Fehlercodes.
Jeder Versand erscheint im Flowella-Posteingang. Von einem Workflow gesendete Vorlagen erscheinen außerdem im HubSpot-Posteingangs-Thread, als Vorlagenname und Sprache. Nachrichten von Send WhatsApp Message und Send WhatsApp Reply erscheinen nicht im HubSpot-Posteingangs-Thread.

Trigger

Wenn Sie einen Trigger für einen kontaktbasierten Workflow oder das Ereignis für einen Delay until event-Schritt auswählen, suchen Sie nach Flowella. HubSpot listet die Ereignisse unter Flowella: WhatsApp Forms Integration auf, zum Beispiel Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed.

Trigger	Wird ausgelöst, wenn	Ereigniseigenschaften
Form Completed	Ein Kontakt einen WhatsApp Flow einsendet und Flowella die Antworten an das HubSpot-Formular sendet	`formName`, `source` (immer `WhatsApp Flow`)
Text Reply	Ein Kontakt eine Textnachricht sendet, auf eine Schnellantwort-Schaltfläche tippt, aus einer Liste wählt oder einen Flow einsendet	`phone`, `message`, `responseTimeSeconds`
Message Sent	WhatsApp meldet, dass eine Nachricht von Flowella an den Kontakt gesendet wurde	`phone`, `deliveryStatus` (immer `sent`), `templateName` (nur bei Vorlagen)
Message Read	WhatsApp meldet, dass der Kontakt eine Nachricht von Flowella gelesen hat	`phone`, `messageType`, `timeToReadSeconds`

Sie können im Trigger, in Delay until event-Schritten und in aktiven Listen nach diesen Eigenschaften filtern. Die vollständige Referenz der Eigenschaften finden Sie unter Ereigniseigenschaften zum Filtern.

Form Completed (eingehend)

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt einen WhatsApp Flow einsendet.

Er wird nur bei Einsendungen von WhatsApp Flows ausgelöst. Eine Website-Einsendung desselben HubSpot-Formulars löst ihn nicht aus. Verwenden Sie dafür den eigenen Trigger für Formulareinsendungen von HubSpot.
Das Ereignis erfasst den Formularnamen und die Quelle, nicht die Antworten. Flowella sendet die Antworten als Einsendung des Formulars, aus dem der Flow erstellt wurde, an HubSpot. Verzweigen Sie nach den Kontakteigenschaften, die das Formular schreibt.
Filtern Sie nach Form Name, damit nur Einsendungen dieses Formulars den Kontakt aufnehmen oder das Warten beenden.

Typische Verwendung: ein Buchungs-, Feedback- oder Onboarding-Formular verarbeiten, sobald der Kontakt es einsendet.

Text Reply (eingehend)

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt Ihnen eine Textnachricht sendet. Er wird auch ausgelöst, wenn der Kontakt:

Auf eine Schnellantwort-Schaltfläche tippt. Die Antwort ist die Beschriftung der Schaltfläche.
Eine Option aus einer Liste wählt. Die Antwort ist der Titel der Option.
Einen WhatsApp Flow einsendet. Die Antwort ist eine einzeilige Zusammenfassung, die mit dem Titel des Flows beginnt.

Bei Bildern, Sprachnachrichten, Videos oder Dokumenten wird er nicht ausgelöst, auch wenn sie eine Bildunterschrift haben. Da eine Flow-Einsendung als Antwort zählt, endet ein Delay until event-Schritt, der auf Text Reply wartet, auch dann, wenn der Kontakt einen Flow einsendet. Um danach zu verzweigen, was der Kontakt geschrieben hat, nehmen Sie über Text Reply auf und verzweigen Sie nach der Kontakteigenschaft Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Flowella schreibt die Antwort in diese Eigenschaft und den Zeitpunkt in Last WhatsApp reply at (flowella_last_reply_at), bevor das Ereignis ausgelöst wird. Die Eigenschaft enthält immer die Antwort, die den Trigger ausgelöst hat. Verwenden Sie exakte Übereinstimmungen für feste Auswahlmöglichkeiten wie Yes und No. Siehe Kontakteigenschaften zur letzten WhatsApp-Antwort.

Filtern Sie den Trigger selbst nicht nach der Ereigniseigenschaft Message. HubSpot prüft Ereignisfilter gegen jedes Text-Reply-Ereignis, das der Kontakt jemals gesendet hat. Ein Schlüsselwortfilter passt daher auf alte Antworten ebenso wie auf die neue. Bauen Sie jeden Workflow, der nach Text Reply → Message filtert, so um, dass er stattdessen nach Last WhatsApp reply message verzweigt.

STOP, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END und QUIT sind Opt-out-Schlüsselwörter. Ist eines davon die vollständige Nachricht, meldet Flowella den Kontakt von Nachrichten dieser WhatsApp-Nummer ab. Die Nachricht löst trotzdem Text Reply aus. Erstellen Sie daher keine Pfade, die Kontakte auffordern, mit diesen Wörtern zu antworten, und beschriften Sie keine Schnellantwort-Schaltfläche mit Cancel oder Stop. Siehe So funktionieren Opt-outs per Schlüsselwort.

Typische Verwendung: Kontakte nach Antworten wie Yes, Book oder Help weiterleiten oder einen Flow senden, wenn ein Kontakt nach etwas fragt.

Message Read (ausgehend)

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn WhatsApp meldet, dass der Kontakt eine Nachricht gelesen hat, die Sie über Flowella gesendet haben. messageType ist der Typ der gelesenen Nachricht: TEXT, IMAGE, AUDIO, VIDEO, DOCUMENT, TEMPLATE, SYSTEM oder OTHER. Filtern Sie nach messageType gleich TEMPLATE, um nur gelesene Vorlagen zu betrachten. Typische Verwendung: erst nachfassen, nachdem der Kontakt Ihre erste Nachricht gesehen hat.

Message Sent (ausgehend)

Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn WhatsApp meldet, dass eine Nachricht von Flowella an den Kontakt gesendet wurde. Er umfasst Nachrichten aus Workflows, dem Flowella-Posteingang und Massenversänden. deliveryStatus ist immer sent, da Flowella Zustellungen nicht als Ereignisse protokolliert. templateName enthält bei Vorlagen den Vorlagennamen, zum Beispiel flowella_form_reminder. Typische Verwendung: Nachrichten verfolgen, die Ihr Team aus dem Flowella-Posteingang sendet, oder einen Timer für das Nachfassen starten. Für seine eigenen Sendungen benötigt ein Workflow diesen Trigger nicht, da die Ausgaben des Sendeschritts sie bereits erfassen.

„Delay until event” mit Flowella-Triggern verwenden

Der HubSpot-Schritt Delay until event pausiert einen Kontakt, bis ein Flowella-Ereignis eintritt oder ein Zeitlimit abläuft. Anschließend prüft ein Branch-Schritt, ob das Ereignis rechtzeitig eingetreten ist. Ein Workflow kann zum Beispiel:

Einen Flow mit Send WhatsApp Template senden.
Mit Delay until event warten, eingestellt auf das Flowella-Ereignis Form Completed und gefiltert nach Form Name.
Danach verzweigen, ob der Kontakt rechtzeitig eingesendet hat. Falls nicht, eine Erinnerung senden oder eine Aufgabe erstellen.

Sie können auf jedes Flowella-Ereignis warten:

Form Completed: auf die Antworten des Flows warten und dann nach den Eigenschaften verzweigen, die das Formular geschrieben hat.
Text Reply: auf eine beliebige Antwort warten und dann nach Last WhatsApp reply message verzweigen.
Message Read: warten, bis der Kontakt Ihre Nachricht öffnet, und dann entscheiden, ob Sie nachfassen.

Planen Sie das Zeitlimit rund um das 24-Stunden-Fenster. Ein einfaches Nachfassen per Text erreicht den Kontakt nur, wenn er Ihnen in den letzten 24 Stunden geschrieben hat. Fassen Sie nach einer längeren Wartezeit mit Send WhatsApp Template oder Send WhatsApp Reply nach.

Aktionen

Flowella fügt kontaktbasierten Workflows fünf Aktionen hinzu. Suchen Sie beim Hinzufügen eines Schritts nach dem Namen der Aktion.

Aktion	Was sie tut	Wenn das 24-Stunden-Fenster geschlossen ist
Send WhatsApp Template	Sendet eine genehmigte Vorlage, einschließlich Vorlagen mit einer Flow-Schaltfläche	Sendet wie gewohnt
Send WhatsApp Message	Sendet reinen Text	Schlägt fehl
Send WhatsApp Reply	Sendet Text oder verpackt ihn in die Smart-Reply-Vorlage Service	Sendet die Vorlage oder überspringt, wenn Sie das wählen
AI Document Reader	Liest ein PDF oder Bild und schreibt Werte in Kontakteigenschaften	Nicht betroffen
Generate Document	Erstellt aus einer Dokumentvorlage ein PDF und speichert es in den HubSpot-Dateien	Nicht betroffen

Assign to Customer Agent ist eine eigene Aktion von HubSpot, keine Flowella-Aktion. Siehe Konversationen an den HubSpot Customer Agent übergeben.

Ausgaben der Sendeaktionen

Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message und Send WhatsApp Reply geben diese Ausgaben zurück. Spätere Schritte im Workflow können sie als Daten-Token verwenden.

Ausgabe	Inhalt
Message ID	Die WhatsApp-ID der Nachricht.
Message status	`sent`, wenn der Schritt erfolgreich ist, oder `delivered` bzw. `read`, falls WhatsApp dies zuerst gemeldet hat. `failed`, wenn der Schritt fehlschlägt.
Recipient WhatsApp ID	Die Nummer des Kontakts im internationalen Format, ohne das `+`.
Message type	`template` oder `text`.
Sent at	Wann der Schritt abgeschlossen wurde, als UTC-Zeitstempel.
Error message	Warum der Schritt fehlgeschlagen ist. HubSpot zeigt diese Meldung auch im Workflow-Verlauf an.
Error code	Ein kurzer Code für den Fehler. Siehe Fehlercodes.

Send WhatsApp Template

Diese Aktion sendet eine genehmigte WhatsApp-Vorlage von Ihrer Standardnummer an den aufgenommenen Kontakt. Vorlagen mit einer Flow-Schaltfläche werden auf dieselbe Weise gesendet. So senden Sie also auch einen Flow aus einem Workflow.

Feld	Beschreibung
Contact Phone Number (erforderlich)	Die Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Nummer des Empfängers im internationalen Format enthält. Ist die Eigenschaft bei einem Kontakt leer, verwendet Flowella die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts (`hs_whatsapp_phone_number`), dann die Mobiltelefonnummer (`mobilephone`) und dann die Telefonnummer (`phone`).
Template Name (erforderlich)	Die zu sendende Vorlage. Die Liste zeigt die genehmigten Vorlagen des WhatsApp Business Account Ihrer Standardnummer. Jeder Name erscheint mit Leerzeichen und Großbuchstaben, sodass `booking_confirmation` als Booking Confirmation erscheint.
Contact Email	Optional. Flowella verwendet sie beim Senden nicht.
Template Variable 1 to 5	Die Werte für die Variablen der Vorlage. Ordnen Sie HubSpot-Eigenschaften oder andere Daten-Token zu. Eine Variable in einem Text-Header belegt Template Variable 1, und die Body-Variablen folgen der Reihe nach.

Variablen

Ordnen Sie die Variablen in der Reihenfolge zu, in der die Vorlage sie anzeigt. Bild-, Video- und Dokument-Header belegen keinen Platz. Ein Beispiel: Eine Vorlage hat {{1}} im Header sowie {{1}} und {{2}} im Body. Ordnen Sie Template Variable 1 dem Header-Wert zu und Template Variables 2 und 3 den Body-Werten.
Ist ein zugeordneter Wert leer oder ordnen Sie weniger Plätze zu, als die Vorlage Variablen hat, sendet Flowella den bestätigten Ersatzwert der Vorlage. Gibt es keinen bestätigten Ersatzwert, schlägt der Versand fehl. Siehe Ersatzwerte.
Die Aktion hat fünf Plätze. Für jede Variable nach der fünften sendet Flowella den bestätigten Ersatzwert, oder der Versand schlägt fehl.
Datumsangaben erscheinen in UTC. Siehe Variablen für Datum und Uhrzeit.
Für einen Standort-Header ordnen Sie Breiten- und Längengrad den Plätzen nach den Body-Variablen zu. Siehe Standort-Header.

Medien, Schaltflächen und Sprache

Bild-, Video- und Dokument-Header verwenden immer die mit der Vorlage gespeicherten Medien. Sie können die Medien nicht für jeden Kontakt aus HubSpot ändern.
Sie können keine Schaltflächenwerte pro Kontakt festlegen. Setzen Sie Links oder Codes pro Kontakt stattdessen in eine Body-Variable.
Hat die Vorlage eine Flow-Schaltfläche, übergibt Flowella die HubSpot-ID des aufgenommenen Kontakts an den Flow. Dadurch kann Flowella die Einsendung demselben Kontakt zuordnen.
Existiert die Vorlage in mehr als einer Sprache, sendet Flowella die Version en. Gibt es keine Version en, sendet es die zuletzt aktualisierte. Versionen in en_GB oder en_US zählen nicht als en. Siehe Sprache.

Doppelte Sendungen. Geht dieselbe Vorlage in derselben Sprache innerhalb von 15 Sekunden von derselben WhatsApp-Nummer an dieselbe Telefonnummer, sendet Flowella sie einmal. Der andere Schritt schlägt sofort mit DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED fehl, und der Workflow fährt fort. Das passiert meist, wenn sich zwei HubSpot-Kontakte eine Telefonnummer teilen und gleichzeitig aufgenommen werden. Die Vorlage hat diese Telefonnummer trotzdem erreicht. Siehe Template send suppressed as duplicate.

Send WhatsApp Message

Diese Aktion sendet eine reine Textnachricht von Ihrer Standardnummer an den aufgenommenen Kontakt. Sie kann keine Medien, Schaltflächen oder Vorlagen senden.

Feld	Beschreibung
Recipient Phone Number (erforderlich)	Die Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Nummer des Empfängers enthält. Ist sie bei einem Kontakt leer, verwendet Flowella die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts, dann die Mobiltelefonnummer und dann die Telefonnummer.
Message Text (erforderlich)	Die Nachricht. Personalisieren Sie sie mit HubSpot-Daten-Token, etwa dem Vornamen des Kontakts.

Wichtige Punkte:

Die Nachricht erreicht den Kontakt nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters. Flowella prüft das Fenster nicht vorher. Hat der Kontakt in den letzten 24 Stunden nicht an Ihre Standardnummer geschrieben, lehnt WhatsApp die Nachricht ab (Meta-Fehler 131047), und der Schritt schlägt fehl. Siehe Fehler 131047.
Wenn das Fenster geschlossen sein könnte, verwenden Sie stattdessen Send WhatsApp Reply oder Send WhatsApp Template.
Flowella sendet den Text genau so, wie HubSpot ihn ausfüllt. Datumsangaben werden nicht umformatiert.
Die Nachricht erscheint im Flowella-Posteingang, nicht im HubSpot-Posteingangs-Thread.

Send WhatsApp Reply

Diese Aktion sendet Ihre Nachricht als normalen Text, wenn das 24-Stunden-Fenster offen ist. Ist das Fenster geschlossen, sendet sie die Nachricht innerhalb Ihrer Smart-Reply-Vorlage Service, damit sie den Kontakt trotzdem erreicht. Verwenden Sie sie, wenn ein Workflow Stunden oder Tage nach der letzten Nachricht des Kontakts laufen kann.

Feld	Beschreibung
Message body (erforderlich)	Ihre Nachricht. Personalisieren Sie sie mit HubSpot-Daten-Token.
Skip if window is closed	Wenn aktiviert, sendet die Aktion keine Vorlage. Ist das Fenster geschlossen, schlägt der Schritt mit `SESSION_CLOSED_SKIPPED` fehl, und der Workflow fährt fort.

Die Aktion hat kein Telefonfeld. Flowella verwendet die WhatsApp-Telefonnummer des Kontakts, dann die Mobiltelefonnummer und dann die Telefonnummer. Dieses Flussdiagramm zeigt, wie die Aktion entscheidet, was gesendet wird. Wenn das Fenster geschlossen ist:

Flowella verwendet immer die Smart-Reply-Vorlage Service. Es setzt in {{1}} den Vornamen des Kontakts, in {{2}} den Namen Ihrer Organisation und in {{3}} Ihre Nachricht ein.
Smart-Reply-Vorlagen gibt es nur auf Englisch.
Ist die Service-Vorlage deaktiviert, noch nicht genehmigt oder von Meta pausiert, schlägt der Schritt mit der Meldung „Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” fehl. Prüfen Sie die Vorlage unter Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies. Siehe Smart Replies.

Meta kann die Nachricht berechnen, egal ob das Fenster offen oder geschlossen ist. Siehe Preise und Nachrichtenkategorien. Wie Send WhatsApp Message sendet diese Aktion den Text so, wie HubSpot ihn ausfüllt, und ihre Nachrichten erscheinen nicht im HubSpot-Posteingangs-Thread. Wann Sie sie statt Send WhatsApp Message verwenden sollten:

Reaktivierungen und Nachfassaktionen im Customer Success, die nach 24 Stunden Funkstille laufen können.
Nachfassen nach einem Warten auf Form Completed mit langem Zeitlimit.
Jeder Versand, der den Kontakt unabhängig vom Zustand des Fensters erreichen soll.

Das Fenster in einer HubSpot-Eigenschaft verfolgen

Flowella kann eine Kontakteigenschaft mit dem Zeitpunkt aktuell halten, zu dem sich das 24-Stunden-Fenster des Kontakts schließt. Flowella schreibt in whatsapp_window_open_until, legt die Eigenschaft aber nicht an. Legen Sie sie daher zuerst in HubSpot an:

Legen Sie in HubSpot eine Kontakteigenschaft an. Siehe den HubSpot-Leitfaden zum Erstellen von Eigenschaften.
Wählen Sie den Feldtyp Date and time picker.
Prüfen Sie vor dem Speichern, ob der interne Name genau whatsapp_window_open_until lautet. HubSpot erlaubt es nicht, einen internen Namen später zu ändern.

Jedes Mal, wenn der Kontakt Ihnen eine Nachricht sendet, setzt Flowella die Eigenschaft auf 24 Stunden nach dieser Nachricht. Dafür muss CRM contacts (auto-create on new WhatsApp chat) in Settings → HubSpot unter Unlocked stehen. Verwenden Sie die Eigenschaft in Verzweigungen und Listen, zum Beispiel um Kontakte mit geschlossenem Fenster anders zu behandeln. Die Eigenschaft spiegelt die letzte Nachricht des Kontakts an eine beliebige Ihrer WhatsApp-Nummern wider. Send WhatsApp Reply prüft das Fenster nur für Ihre Standardnummer.

AI Document Reader

Diese Aktion liest ein PDF oder Bild, findet die angeforderten Werte und schreibt sie in die Eigenschaften des aufgenommenen Kontakts. Verwenden Sie sie für Dokumente, die Ihre Kontakte Ihnen senden, etwa eine Datei, die über ein HubSpot-Formular oder einen WhatsApp Flow hochgeladen wurde.

Feld	Beschreibung
Document source (erforderlich)	Wo sich das Dokument befindet. Geben Sie einen `https://`-Link, die numerische ID einer Datei in den HubSpot-Dateien oder den internen Namen einer Kontakteigenschaft ein, die einen Link oder eine Datei-ID enthält.
Field map JSON (erforderlich)	Ein JSON-Array mit bis zu 40 Einträgen. Jeder Eintrag ordnet einen zu findenden Wert (`extract`) dem internen Namen der Kontakteigenschaft zu, in die er geschrieben wird (`hubspot`).
Extraction instructions	Optionale Hinweise, etwa wo ein Wert auf dem Dokument steht. Flowella verwendet die ersten 2.000 Zeichen.
Clear HubSpot properties when empty	Wenn aktiviert, leert ein Wert, den Flowella nicht finden kann, die entsprechende Eigenschaft. Wenn nicht aktiviert, lässt Flowella diese Eigenschaft unverändert.

Eine Feldzuordnung sieht so aus:

[
  { "extract": "passport_number", "hubspot": "passport_number" },
  { "extract": "date_of_birth", "hubspot": "date_of_birth" },
  { "extract": "full_name", "hubspot": "firstname" }
]

Jeder extract-Name beginnt mit einem Buchstaben, enthält nur Buchstaben, Ziffern und Unterstriche und ist bis zu 64 Zeichen lang. Verwenden Sie jeden extract-Namen nur einmal. Dokumente, die Flowella lesen kann:

PDF-, JPEG-, PNG- und WebP-Dateien bis 15 MB. Flowella prüft den Inhalt der Datei, nicht ihren Namen. Andere Formate, einschließlich HEIC-Fotos von iPhones, schlagen mit DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE fehl.
PDFs mit bis zu 4 Seiten.
Links müssen mit https:// beginnen.

Enthält ein PDF wenig oder keinen Text, etwa ein Scan, liest Flowella es visuell, genauso wie ein Foto. Wie Eigenschaften geschrieben werden:

Flowella schreibt alle Werte in einer einzigen Aktualisierung des Kontakts.
Existiert eine Eigenschaft aus der Feldzuordnung nicht in HubSpot oder lehnt HubSpot einen Wert ab, schlägt die gesamte Aktualisierung mit HUBSPOT_PATCH_FAILED fehl. Keine Eigenschaft wird geändert. Prüfen Sie jeden internen Namen, bevor Sie den Workflow aktivieren.
Clear HubSpot properties when empty bestimmt, was mit Eigenschaften für Werte passiert, die Flowella nicht finden kann. Gefundene Werte werden immer geschrieben.

Ist der Schritt erfolgreich, gibt er diese Ausgaben zurück:

Ausgabe	Inhalt
Properties written	Die internen Namen der Eigenschaften, die Flowella geschrieben hat, durch Kommas getrennt.
Page count	Die Anzahl der Seiten, die Flowella gelesen hat.
Extraction mode	`text` für PDFs mit lesbarem Text oder `vision` für Bilder und gescannte PDFs.

Fehlercodes:

Fehlercode	Bedeutung
`DOCUMENT_SOURCE_MISSING`	Document source ist leer, oder die darin genannte Kontakteigenschaft enthält keinen Link und keine Datei-ID.
`DOCUMENT_SOURCE_NOT_HTTPS`	Der Link beginnt nicht mit `https://`.
`DOCUMENT_DOWNLOAD_FAILED`	Flowella konnte die Datei nicht herunterladen.
`DOCUMENT_TOO_LARGE`	Die Datei ist größer als 15 MB.
`DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE`	Die Datei ist kein PDF, JPEG, PNG oder WebP.
`DOCUMENT_TOO_MANY_PAGES`	Das PDF hat mehr als 4 Seiten.
`DOCUMENT_EXTRACT_FAILED`	Flowella konnte das Dokument nicht lesen.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	HubSpot hat die Aktualisierung abgelehnt, zum Beispiel weil eine Eigenschaft aus der Feldzuordnung nicht existiert. Es wurde nichts geschrieben.
`FIELD_MAP_MISSING`, `FIELD_MAP_EMPTY`, `FIELD_MAP_INVALID_JSON`, `FIELD_MAP_INVALID`, `FIELD_MAP_DUPLICATE`, `FIELD_MAP_TOO_LARGE`	Field map JSON fehlt, ist leer oder kein gültiges JSON, enthält einen Eintrag, der gegen die obigen Regeln verstößt, wiederholt einen `extract`-Namen oder hat mehr als 40 Einträge.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella kann Ihr HubSpot-Konto nicht erreichen. Verbinden Sie HubSpot erneut.

Generate Document

Diese Aktion füllt eine Flowella-Dokumentvorlage mit den HubSpot-Eigenschaften des aufgenommenen Kontakts, erstellt ein PDF und speichert es in Ihren HubSpot-Dateien im Ordner flowella-documents. Erstellen Sie Vorlagen im Bildschirm Dokumentvorlagen in Flowella.

Feld	Beschreibung
Document template ID (erforderlich)	Die ID der Vorlage. Kopieren Sie sie mit Copy ID unter Settings → Document templates.
Output filename	Optional. Der Dateiname des PDFs. Lassen Sie das Feld leer, benennt Flowella die Datei nach der Vorlage. Andere Zeichen als Buchstaben, Ziffern, Punkte, Bindestriche und Unterstriche werden zu Unterstrichen, und Flowella hängt `.pdf` an.
HubSpot file property	Optional. Der interne Name einer Kontakteigenschaft, in der Flowella die HubSpot-Datei-ID der neuen Datei speichert. Die Eigenschaft muss bereits existieren.

Ist der Schritt erfolgreich, gibt er diese Ausgaben zurück:

Ausgabe	Inhalt
File URL	Ein temporärer Flowella-Link zum PDF. Er funktioniert eine Stunde nach Abschluss des Schritts nicht mehr. Speichern Sie ihn nicht in einer Eigenschaft und fügen Sie ihn nicht in eine E-Mail ein.
HubSpot file ID	Die ID des PDFs in den HubSpot-Dateien. Verwenden Sie sie, um die Datei später zu finden.

Flowella speichert erstellte PDFs als öffentliche Dateien in den HubSpot-Dateien. Jeder, der den Link einer Datei hat, kann sie öffnen, und Suchmaschinen können sie indexieren. Fügen Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten wie Ausweisnummern oder Gesundheits- oder Finanzdaten in Dokumentvorlagen ein. Dateien, die Kontakte in einem WhatsApp Flow hochladen, werden auf dieselbe Weise in den HubSpot-Dateien gespeichert.

Fehlercodes:

Fehlercode	Bedeutung
`DOCUMENT_TEMPLATE_ID_INVALID`	Document template ID ist keine gültige Vorlagen-ID.
`DOCUMENT_TEMPLATE_NOT_FOUND`	In Ihrer Organisation existiert keine Vorlage mit dieser ID. Sie wurde möglicherweise gelöscht.
`DOCUMENT_TOKEN_MISSING`	Eine in der Vorlage verwendete Eigenschaft ist bei diesem Kontakt leer.
`DOCUMENT_TEMPLATE_INVALID`, `DOCUMENT_TEMPLATE_TOO_LARGE`	Das JSON der Vorlage ist ungültig, oder sie ist zu groß.
`DOCUMENT_RENDER_FAILED`	Flowella konnte das PDF nicht erstellen.
`HUBSPOT_FILE_UPLOAD_FAILED`	HubSpot hat die Datei nicht angenommen.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	Flowella hat die Datei gespeichert, konnte ihre ID aber nicht in HubSpot file property schreiben, zum Beispiel weil die Eigenschaft nicht existiert.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella kann Ihr HubSpot-Konto nicht erreichen. Verbinden Sie HubSpot erneut.

Fehlercodes

Wenn Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message oder Send WhatsApp Reply fehlschlägt, zeigt der Workflow-Verlauf des Kontakts den Grund an, und die Ausgabe Error code enthält einen kurzen Code. Der Workflow fährt dann mit dem nächsten Schritt fort.

Fehlercode	Aktionen	Bedeutung	Was zu tun ist
`CONTACT_PHONE_MISSING`	Alle drei	Der Kontakt hat weder in der zugeordneten Eigenschaft noch in den Telefoneigenschaften, auf die Flowella zurückgreift, eine Nummer.	Fügen Sie die WhatsApp-Nummer des Kontakts im internationalen Format hinzu.
`CONTACT_PHONE_INVALID`	Alle drei	Die Nummer ist keine gültige internationale Nummer, zum Beispiel eine lokale Nummer wie `07700 900123`.	Speichern Sie sie als `+447700900123`. Siehe Telefonnummernformat.
`CONTACT_OPTED_OUT`	Alle drei	Der Kontakt hat sich von Nachrichten Ihrer Standardnummer abgemeldet.	Schreiben Sie dem Kontakt nicht. Siehe Opt-outs.
`TEMPLATE_NOT_FOUND`	Template	Flowella findet für Ihre Standardnummer keine genehmigte Vorlage mit diesem Namen. Sie wurde möglicherweise gelöscht, umbenannt oder noch nicht genehmigt.	Wählen Sie die Vorlage in Template Name erneut aus.
`TEMPLATE_WABA_MISMATCH`	Template	Die Vorlage gehört zu einem anderen WhatsApp Business Account als Ihre Standardnummer.	Wählen Sie eine Vorlage aus dem Konto der Standardnummer.
`VARIABLE_EMPTY_NO_FALLBACK`	Template	Eine Variable ist leer, und die Vorlage hat keinen Ersatzwert dafür. Die Fehlermeldung nennt die Variable.	Ordnen Sie eine Eigenschaft zu, die einen Wert hat, oder fügen Sie einen Ersatzwert hinzu und bestätigen Sie ihn. Siehe Ersatzwerte.
`DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED`	Template	Dieselbe Vorlage ging in den letzten 15 Sekunden an dieselbe Telefonnummer.	Nichts. Die Telefonnummer hat die Vorlage einmal erhalten.
`MESSAGE_TEXT_MISSING`	Message	Message Text ist leer, nachdem HubSpot die Daten-Token ausgefüllt hat.	Prüfen Sie den Text und die Eigenschaften, die seine Token verwenden.
`MESSAGE_BODY_MISSING`	Reply	Message body ist leer, nachdem HubSpot die Daten-Token ausgefüllt hat.	Prüfen Sie den Text und die Eigenschaften, die seine Token verwenden.
`SESSION_CLOSED_SKIPPED`	Reply	Das Fenster ist geschlossen, und Skip if window is closed ist aktiviert.	Nichts, wenn Sie überspringen wollten. Andernfalls deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
`CHANNEL_NOT_FOUND`	Message, Reply	Ihre Organisation hat keine verbundene WhatsApp-Nummer.	Verbinden Sie eine Nummer in Settings → WhatsApp (Meta).
`HUBSPOT_CONTACT_NOT_FOUND`	Message, Reply	HubSpot konnte den Kontakt nicht finden, zum Beispiel weil er gelöscht wurde.	Prüfen Sie den Kontakt in HubSpot.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`, `META_NOT_ENABLED`, `META_NOT_CONNECTED`	Message, Reply	Flowella kann Ihr HubSpot-Konto nicht erreichen, oder WhatsApp ist nicht verbunden.	Verbinden Sie HubSpot in Settings → HubSpot oder WhatsApp in Settings → WhatsApp (Meta) erneut.
Beginnt mit `FLOWELLA_META:`	Alle drei	WhatsApp hat die Nachricht abgelehnt oder später gemeldet, dass sie fehlgeschlagen ist. Der Teil nach dem Doppelpunkt nennt den Grund.	Siehe die nächste Tabelle.
`FAILED`	Alle drei	Jeder andere Fehler. Die Fehlermeldung nennt die Ursache.	Lesen Sie die Fehlermeldung.

Wenn der Code FAILED lautet, liefert die Fehlermeldung weitere Details. Zum Beispiel:

Bei Send WhatsApp Template zeigen Einrichtungsprobleme den zugrunde liegenden Code in Klammern an: „Flowella could not send this WhatsApp template (CHANNEL_NOT_FOUND). Check the workflow action inputs, then try again.”
Bei Send WhatsApp Reply zeigt eine nicht verfügbare Service-Vorlage „Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” an.
Ist eine Variable leer und ihr Ersatzwert noch nicht bestätigt, besagt die Meldung, dass der Ersatzwert nicht überprüft wurde. Bestätigen Sie die Ersatzwerte in der Vorlage. Siehe Vorlagen mit nicht überprüften Ersatzwerten.
Bei Send WhatsApp Message und Send WhatsApp Reply nennt die Meldung den Grund von WhatsApp, wenn WhatsApp die Nachricht sofort ablehnt.

Codes, die mit FLOWELLA_META: beginnen:

Fehlercode	Meta-Fehler	Bedeutung
`FLOWELLA_META:re_engagement_required`	131047	Das 24-Stunden-Fenster hat sich geschlossen. Siehe Fehler 131047.
`FLOWELLA_META:message_undeliverable`	131026	WhatsApp konnte die Nachricht nicht zustellen. Die Nummer nutzt möglicherweise kein WhatsApp.
`FLOWELLA_META:sender_quality_block`	131048	WhatsApp hat den Versand wegen Qualitäts- oder Spam-Signalen bei Ihrer Nummer blockiert. Siehe Fehler 131048.
`FLOWELLA_META:marketing_limit`	131049	WhatsApp hat Marketingnachrichten an diesen Kontakt begrenzt. Siehe Healthy Ecosystem Engagement.
`FLOWELLA_META:marketing_opt_out`	131050	Der Kontakt hat Marketingnachrichten Ihres Unternehmens in WhatsApp abbestellt. Siehe Fehler 131050.
`FLOWELLA_META:marketing_disabled`	131063	Der Versand von Marketing-Vorlagen ist für Ihre WhatsApp-Einrichtung bei Meta deaktiviert.
`FLOWELLA_META:template_classification_limit`	131064	WhatsApp hat den Versand wegen Problemen mit der Kategorie der Vorlage begrenzt.
`FLOWELLA_META:pacing_held_dropped`	132015	WhatsApp hat die Nachricht zurückgehalten, während es frühes Feedback zur Vorlage prüfte, und sie dann verworfen, weil das Feedback negativ war.
`FLOWELLA_META:template_parameters`	132000, 132012	Die gesendeten Werte passen nicht zu den Variablen, dem Header oder den Schaltflächen der Vorlage.
`FLOWELLA_META:phone_not_registered`	133010	Ihre WhatsApp-Nummer ist bei Meta nicht vollständig registriert.
`FLOWELLA_META:rate_limited`	Ratenlimit	Meta hat begrenzt, wie schnell Sie senden können. Versuchen Sie es später erneut.
`FLOWELLA_META:service_unavailable`	Vorübergehender Fehler	WhatsApp hatte ein vorübergehendes Problem. Senden Sie später erneut.
`FLOWELLA_META:generic`	Sonstiges	WhatsApp hat die Nachricht abgelehnt. Die Fehlermeldung enthält den Grund von WhatsApp.

Lösungen für jeden Code und für andere WhatsApp-Fehler finden Sie unter WhatsApp-Fehlercodes in Flowella. Bei Verbindungs- und Synchronisierungsproblemen siehe HubSpot-Synchronisierungsfehler.

Konversationen an den HubSpot Customer Agent übergeben

Assign to Customer Agent ist eine eigene Workflow-Aktion von HubSpot, nicht Teil von Flowella. Sie übergibt eine Konversation an den Customer Agent, den KI-Agent von HubSpot für den Conversations-Posteingang. Der Agent kann nur auf WhatsApp antworten, wenn der Flowella-Custom-Channel verbunden ist. Die Antworten des Agents folgen denselben Regeln wie jede Antwort aus dem HubSpot-Posteingang:

Reiner Text von Ihrer Standardnummer. Anhänge werden verworfen.
Nur innerhalb des 24-Stunden-Fensters. Hat der Kontakt in den letzten 24 Stunden nicht an Ihre Standardnummer geschrieben, wird die Antwort nicht zugestellt. Flowella postet Re-engage-Chips in den Thread, und eine Person muss auf einen klicken, um eine Vorlage zu senden.
Nur textbasierte Nachrichten. Der Agent sieht Textnachrichten, Schaltflächen-Tipps, Listenauswahlen und Flow-Zusammenfassungen. Bilder, Sprachnachrichten, Videos oder Dokumente sieht er nicht.
Kein Tipp-Indikator. Flowella zeigt dem Kontakt derzeit vor den Antworten des Agents keinen Tipp-Indikator an.
Opt-outs gelten. Kontakte, die sich abgemeldet haben, erhalten die Antworten des Agents nicht.

Weisen Sie den Agent zu, solange das Fenster offen ist, zum Beispiel direkt nach einem Text Reply-Trigger. Ein Workflow, der vor der Zuweisung des Agents 48 Stunden wartet, lässt ihn oft nicht mehr antworten. Siehe Den HubSpot Customer Agent mit Flowella nutzen.

Workflow-Muster

Diese Muster kombinieren die Trigger und Aktionen von Flowella mit den eigenen Schritten von HubSpot. Vollständige Schritt-für-Schritt-Rezepte finden Sie unter HubSpot-Workflow-Rezepte.

Muster 1: Einen Flow senden und auf die Antworten warten

Den Flow senden

Fügen Sie Send WhatsApp Template hinzu und wählen Sie eine Vorlage mit einer Flow-Schaltfläche.

Auf die Einsendung warten

Fügen Sie Delay until event hinzu, eingestellt auf Form Completed und gefiltert nach Form Name. Legen Sie ein Zeitlimit fest.

Nach dem Ergebnis verzweigen

Fügen Sie einen Branch hinzu, der prüft, ob das Ereignis rechtzeitig eingetreten ist.

Die Antworten verarbeiten

Hat der Kontakt eingesendet, verzweigen Sie nach den Kontakteigenschaften, die das Formular geschrieben hat, und aktualisieren Sie dann Datensätze oder erstellen Sie Aufgaben.

Nachfassen

Hat der Kontakt nicht eingesendet, senden Sie mit Send WhatsApp Template oder Send WhatsApp Reply eine Erinnerung oder erstellen Sie eine Aufgabe für Ihr Team.

Muster 2: Nach der Antwort des Kontakts weiterleiten

Den Trigger festlegen

Nehmen Sie Kontakte über Text Reply auf.

Nach der Antwort verzweigen

Verzweigen Sie nach Last WhatsApp reply message, zum Beispiel gleich Book oder Change booking.

Den richtigen Flow senden

Fügen Sie für Book Send WhatsApp Template mit Ihrer Buchungs-Flow-Vorlage hinzu.

Auf die Antworten warten

Fügen Sie Delay until event hinzu, eingestellt auf Form Completed und gefiltert nach Form Name, und verzweigen Sie dann nach dem Ergebnis.

Muster 3: Feedback mit Nachfassen

Das Feedback-Formular senden

Fügen Sie Send WhatsApp Template mit Ihrer Feedback-Flow-Vorlage hinzu.

Auf die Rückmeldung warten

Fügen Sie Delay until event hinzu, eingestellt auf Form Completed und gefiltert nach Form Name.

Nach der Bewertung verzweigen

Verzweigen Sie nach der Bewertungseigenschaft, die das Formular geschrieben hat:

Hohe Bewertung: Bedanken Sie sich beim Kontakt mit Send WhatsApp Message. Die Einsendung des Flows hat ein neues 24-Stunden-Fenster geöffnet.
Niedrige Bewertung: Erstellen Sie eine Aufgabe für Ihr Team oder verwenden Sie Assign to Customer Agent, solange das Fenster offen ist.

Muster 4: Antworten an den Customer Agent übergeben

Den Trigger festlegen

Nehmen Sie Kontakte über Text Reply auf.

Den Eingang der Nachricht bestätigen

Fügen Sie optional Send WhatsApp Message hinzu, um zu bestätigen, dass Sie die Nachricht des Kontakts erhalten haben.

Den Agent zuweisen

Fügen Sie die HubSpot-Aktion Assign to Customer Agent hinzu. Der Kontakt hat Ihnen gerade erst geschrieben, daher kann der Agent innerhalb des 24-Stunden-Fensters antworten.

Variablen für Datum und Uhrzeit

Wenn Sie in Send WhatsApp Template eine HubSpot-Datums- oder Datum-Uhrzeit-Eigenschaft einer Template Variable zuordnen, zeigt Flowella sie als dd.MM.yyyy HH:mm in UTC an. Zum Beispiel 27.06.2026 14:30.

Flowella verwendet immer UTC, nicht die Zeitzone des Kontakts. Während der britischen Sommerzeit erscheint ein Termin um 14:30 als 13:30.
Eine reine Datumseigenschaft zeigt 00:00 als Uhrzeit.
Flowella behandelt jede separate 13-stellige Zahl in einer Vorlagenvariable als Zeitstempel. Eine 13-stellige Bestell- oder Referenznummer kann daher als Datum erscheinen.
Send WhatsApp Message und Send WhatsApp Reply formatieren Datumsangaben nicht um. Sie senden den Text so, wie HubSpot ihn ausfüllt.

Um die Ortszeit oder ein anderes Format anzuzeigen, speichern Sie das Datum als Text in einer HubSpot-Eigenschaft, zum Beispiel Tuesday 4 November, 14:30, und ordnen Sie stattdessen diese Eigenschaft zu. Siehe Datumsangaben aus HubSpot.

Tipps und Best Practices

Verwenden Sie internationale Telefonnummern. Speichern Sie WhatsApp-Nummern mit + und Ländervorwahl, zum Beispiel +447700900123. Eine lokale Nummer wie 07700 900123 schlägt mit CONTACT_PHONE_INVALID fehl.

Benennen Sie Vorlagen eindeutig. Die Liste Template Name zeigt Namen mit Leerzeichen und Großbuchstaben. booking_confirmation_restaurant erscheint als Booking Confirmation Restaurant und ist leichter zu finden als template_1.

Senden, dann warten. Kombinieren Sie jeden Versand mit einem Delay until event-Schritt, damit der Workflow sowohl Kontakte behandelt, die antworten, als auch solche, die es nicht tun.

Testen Sie zuerst mit einer kleinen Gruppe. Nehmen Sie einen Testkontakt mit Ihrer eigenen Nummer auf, bevor Sie einen Workflow für alle aktivieren. Prüfen Sie die Variablen, das Telefonnummernformat und jede Verzweigung.

Verwandt

Kontaktaktivität

Die Flowella-Ereignisse an jedem Kontakt und die Eigenschaften, nach denen Sie filtern können.

Custom Channel

WhatsApp-Konversationen in den HubSpot-Posteingang bringen.

Vorlagenvariablen

Beispiele, Ersatzwerte und wie HubSpot-Werte eine Vorlage füllen.

Smart Replies

Die Vorlagen Service, Update und Offer, die außerhalb des 24-Stunden-Fensters verwendet werden.

Workflow-Rezepte

Schritt-für-Schritt-HubSpot-Workflows, die mit diesen Aktionen erstellt wurden.

UTM- und Anzeigen-Tracking

Sehen, welche Anzeige, welcher Link oder QR-Code jede Konversation gestartet hat.

​Bevor Sie beginnen

​So funktioniert ein Versand aus einem Workflow

​Trigger

​Form Completed (eingehend)

​Text Reply (eingehend)

​Message Read (ausgehend)

​Message Sent (ausgehend)

​„Delay until event” mit Flowella-Triggern verwenden

​Aktionen

​Ausgaben der Sendeaktionen

​Send WhatsApp Template

​Send WhatsApp Message

​Send WhatsApp Reply

​Das Fenster in einer HubSpot-Eigenschaft verfolgen

​AI Document Reader

​Generate Document

​Fehlercodes

​Konversationen an den HubSpot Customer Agent übergeben

​Workflow-Muster

​Muster 1: Einen Flow senden und auf die Antworten warten

​Muster 2: Nach der Antwort des Kontakts weiterleiten

​Muster 3: Feedback mit Nachfassen

​Muster 4: Antworten an den Customer Agent übergeben

​Variablen für Datum und Uhrzeit

​Tipps und Best Practices

​Verwandt

Kontaktaktivität

Custom Channel

Vorlagenvariablen

Smart Replies

Workflow-Rezepte

UTM- und Anzeigen-Tracking

Bevor Sie beginnen

So funktioniert ein Versand aus einem Workflow

Trigger

Form Completed (eingehend)

Text Reply (eingehend)

Message Read (ausgehend)

Message Sent (ausgehend)

„Delay until event” mit Flowella-Triggern verwenden

Aktionen

Ausgaben der Sendeaktionen

Send WhatsApp Template

Send WhatsApp Message

Send WhatsApp Reply

Das Fenster in einer HubSpot-Eigenschaft verfolgen

AI Document Reader

Generate Document

Fehlercodes

Konversationen an den HubSpot Customer Agent übergeben

Workflow-Muster

Muster 1: Einen Flow senden und auf die Antworten warten

Muster 2: Nach der Antwort des Kontakts weiterleiten

Muster 3: Feedback mit Nachfassen

Muster 4: Antworten an den Customer Agent übergeben

Variablen für Datum und Uhrzeit

Tipps und Best Practices

Verwandt