Flowella lässt sich direkt in die Workflow-Engine von HubSpot integrieren. So erhalten Sie benutzerdefinierte Auslöser, die bei WhatsApp-Ereignissen ausgelöst werden, und Aktionen, die Nachrichten oder Unterhaltungen an einen KI-Agenten senden. Dieser Leitfaden behandelt jeden Auslöser, jede Aktion und die effektivsten Muster, um sie zu kombinieren.
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:
- Ein Flowella-Konto, das mit Ihrem HubSpot-Portal verbunden ist
- Mindestens eine WhatsApp-Vorlage, die in der Flowella-App erstellt wurde (erforderlich für den Versand von Nachrichten)
- Zugriff auf das Workflow-Tool von HubSpot - kontaktbasierte Workflows erfordern einen Professional- oder Enterprise-Tarif
Alle Rufnummerneigenschaften, die in Flowella-Workflow-Aktionen verwendet werden, müssen im internationalen E.164-Format gespeichert sein, beginnend mit +, gefolgt von der Landesvorwahl und der nationalen Nummer (zum Beispiel +447700900123). Siehe Telefonnummernformat für weitere Einzelheiten.
Wenn Sie in HubSpot einen neuen kontaktbasierten Workflow erstellen, suchen Sie im Auslöserauswahlfeld nach Flowella, um alle verfügbaren Auslöser anzuzeigen. Diese werden immer dann ausgelöst, wenn ein bestimmtes WhatsApp-Ereignis eintritt, und nehmen den zugehörigen Kontakt automatisch in den Workflow auf.Dieser Auslöser wird ausgelöst, wenn ein Kontakt ein über Flowella gesendetes WhatsApp Flow-Formular ausfüllt. Er ist der am häufigsten verwendete Auslöser und bildet das Rückgrat der meisten Flowella-Automatisierungen.Sie können diesen Trigger mit den folgenden Ereigniseigenschaften verfeinern:
- Formularname - filtern Sie nach einem bestimmten Formular, damit nur Ausfüllungen dieses Formulars den Workflow auslösen
- hs_email - die E-Mail-Adresse des Kontakts zum Zeitpunkt des Ereignisses
- Aufgetreten am** - das Datum und die Uhrzeit, zu der das Formular ausgefüllt wurde
- Quelle - die Quelle der Formularübermittlung
Typische Verwendung: Auslösen eines Follow-up-Workflows, nachdem ein Kunde ein Feedback-Formular, eine Buchungsbestätigung, einen KYC-Fragebogen oder einen anderen strukturierten Datenerfassungsablauf ausgefüllt hat.
Nachricht gelesen
Dieser Auslöser wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine WhatsApp-Nachricht liest (öffnet), die über Flowella gesendet wurde. Er ist nützlich, um das Engagement zu verfolgen und eine bedingte Logik für die Zustellung von Nachrichten zu erstellen.Typische Verwendung: Starten Sie eine Follow-up-Sequenz erst dann, wenn Sie sich vergewissert haben, dass der Kontakt Ihre erste Nachricht gelesen hat, oder kennzeichnen Sie Kontakte, die eine Nachricht innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht gelesen haben.
Nachricht gesendet
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn eine WhatsApp-Nachricht erfolgreich über Flowella an einen Kontakt gesendet wurde. Dies bestätigt die Zustellung durch die Flowella-Plattform und nicht den Empfang durch den Kontakt.Typische Verwendung: Protokollieren Sie ausgehende Nachrichtenaktivitäten, aktualisieren Sie die CRM-Eigenschaften, um festzuhalten, dass eine Nachricht versendet wurde, oder starten Sie einen Timer für Folgeaktionen.
Text Antwort
Dieser Auslöser wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine Freitextantwort auf eine von Flowella verwaltete WhatsApp-Konversation sendet.Was diesen Auslöser besonders leistungsfähig macht, ist die Möglichkeit, nach dem Inhalt der Nachricht zu filtern. Fügen Sie bei der Konfiguration der Auslösekriterien eine Bedingung für die Eigenschaft Nachricht hinzu, indem Sie Operatoren wie “enthält eines von” verwenden, um bestimmte Schlüsselwörter oder Ausdrücke zu finden. So können Sie Arbeitsabläufe erstellen, die je nachdem, was ein Kontakt sagt, unterschiedlich reagieren.Typische Verwendung: Leiten Sie Kontakte auf der Grundlage von Schlüsselwortantworten weiter. Wenn ein Kontakt beispielsweise auf eine Bestätigungsnachricht mit “Ja” antwortet, nehmen Sie ihn in einen Workflow auf; antwortet er mit “Abbrechen” oder “Hilfe”, nehmen Sie ihn in einen anderen auf. Sie können dies auch verwenden, um die Zustimmung zu erfassen, Eskalationspfade auszulösen oder die Absicht aus unstrukturierten Antworten zu erkennen.
Verwendung von “Bis zum Ereignis verzögern” mit Flowella-Auslösern
Eine der leistungsstärksten Funktionen bei der Kombination von Flowella mit HubSpot ist die Aktion Verzögern, bis ein Ereignis eintritt. Damit kann ein Arbeitsablauf angehalten und auf ein beliebiges Flowella-Ereignis gewartet werden, bevor er fortgesetzt wird.Sie können zum Beispiel einen Workflow erstellen, der:
- Ein WhatsApp Flow-Formular an einen Kontakt sendet
- Pausiert mit Verzögern bis Ereignis, das auf Flowella: WhatsApp Formulare Integration: Formular ausgefüllt
- Verzweigt basierend darauf, ob die Ereigniskriterien innerhalb des von Ihnen gewählten Zeitfensters erfüllt wurden
So entsteht ein echtes Anfrage- und Antwortmuster innerhalb Ihrer Automatisierung. Tritt das Ereignis nicht innerhalb der Verzögerungszeit ein, verzweigt der Workflow auf einen alternativen Weg - z.B. das Senden einer Erinnerung oder die Eskalation an ein Teammitglied.Sie können dieses Muster mit jedem Flowella-Ereignis verwenden:
- Warten auf ausgefülltes Formular - warten Sie, bis der Kontakt ein WhatsApp Flow abschließt, und verarbeiten Sie dann seine Antworten
- Warten auf gelesene Nachricht - warten Sie, bis der Kontakt die Nachricht öffnet, und entscheiden Sie dann, ob Sie nachfassen oder länger warten möchten
- Warten auf Textantwort - warten Sie, bis der Kontakt antwortet, und verzweigen Sie dann in den Inhalt der Nachricht.
Zusätzlich zu den Auslösern bietet Flowella drei benutzerdefinierte Workflow-Aktionen. Diese erscheinen im Aktionsfenster, wenn Sie einen Schritt zu einem beliebigen HubSpot kontaktbasierten Workflow hinzufügen.WhatsApp Vorlage senden
Diese Aktion sendet eine vorab genehmigte WhatsApp-Vorlage an einen Kontakt. Vorlagen werden in der Flowella-App erstellt und verwaltet und umfassen sowohl Standardnachrichtenvorlagen als auch interaktive WhatsApp Flow-Vorlagen (Formulare).| Feld | Beschreibung |
|---|
| Kontakttelefonnummer (erforderlich) | Wählen Sie die HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Telefonnummer des Empfängers enthält. Sie muss im internationalen Format vorliegen (z.B. +447700900000). |
| Vorlagenname (erforderlich) | Wählen Sie aus einer Dropdown-Liste von Vorlagen, die in der Flowella-App erstellt wurden. Dazu gehören sowohl Standard-Nachrichtenvorlagen als auch Flow-Vorlagen (interaktive Formulare). |
| Kontakt-E-Mail | Ordnen Sie optional die E-Mail-Adresse des Kontakts zu. Flowella kann diese für den Abgleich, die Anreicherung und die Analyse verwenden. |
| Vorlagenvariable 1-5 | Ordnen Sie die Kontakt- oder Unternehmenseigenschaften von HubSpot den Personalisierungsvariablen zu, die in Ihrer Vorlage definiert sind. Wenn Ihre Vorlage zum Beispiel {{1}} für den Vornamen enthält, ordnen Sie die Vorlagenvariable 1 der Eigenschaft Vorname zu. |
- Ablaufvorlagen (interaktive Formulare) werden genauso ausgewählt wie Standardnachrichtenvorlagen - Flowella übernimmt die Konvertierung automatisch.
- Sie können bis zu fünf Vorlagenvariablen mit einem beliebigen HubSpot-Datentoken zuordnen, einschließlich registrierter Kontakteigenschaften, Unternehmenseigenschaften und Daten aus früheren Workflow-Aktionen.
- Wenn eine erforderliche Vorlagenvariable nicht zugewiesen wird, kann der Versand für diesen Kontakt fehlschlagen.
- Diese Aktion ist ideal für Buchungsbestätigungen, Feedback-Anfragen, Verlängerungserinnerungen, Terminbenachrichtigungen und jede andere strukturierte oder mit Vorlagen versehene Nachricht.
WhatsApp Nachricht senden
Diese Aktion sendet eine direkte WhatsApp-Nachricht an einen Kontakt. Anders als bei der Vorlagenaktion können Sie hier eine Nachricht direkt im Workflow verfassen und mehrere Medientypen unterstützen.| Feld | Beschreibung |
|---|
| Nachrichtentyp (erforderlich) | Wählen Sie aus: Textnachricht, Dokument, Bild, Video oder Audio. |
| Telefonnummer des Empfängers (erforderlich) | Wählen Sie die Kontakteigenschaft HubSpot aus, die die Telefonnummer des Empfängers WhatsApp enthält. |
| Nachrichtentext | Für Textnachrichten geben Sie den Inhalt der Nachricht ein. Personalisieren Sie sie mit einem beliebigen HubSpot-Daten-Token, indem Sie auf das Daten-Token-Panel klicken. Zu den verfügbaren Token gehören registrierte Kontakteigenschaften, verknüpfte Datensätze, Auslöser- und Ereignisdaten sowie Ausgaben aus früheren Workflow-Aktionen. |
- Textnachrichten können mit dynamischen Inhalten wie dem Vornamen des Kontakts, einem Betrag oder einer Ticketreferenznummer vollständig personalisiert werden.
- Mit Mediennachrichten (Bild, Video, Audio, Dokument) können Sie Rich Content direkt über WhatsApp als Teil eines automatisierten Workflows versenden.
- Diese Aktion ist besonders nützlich für Follow-up-Nachrichten, die keine vorab genehmigte Vorlage benötigen, wie z.B. personalisierte Dankesnachrichten oder kontextbezogene Antworten, die durch eine frühere Workflow-Logik ausgelöst wurden.
Dem Kundenagenten zuweisen
Diese Aktion weist eine Konversation einem HubSpot Breeze-Kundenagenten zu und initiiert so eine KI-gesteuerte Konversation direkt im Flowella WhatsApp-Kanal.| Feld | Beschreibung |
|---|
| Zuzuweisender Agent (erforderlich) | Wählen Sie aus, welcher Breeze-Kundenagent das Gespräch führen soll. |
| Zuzuweisender Datensatz | Wählen Sie die Art des zuzuweisenden Datensatzes, z.B. “Konversationen: Alle zugeordnet”. |
- Post-Formular-Support - nachdem ein Kunde ein Anfrageformular abgeschickt hat, kann der KI-Agent sofort Folgefragen beantworten
- Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten - leiten Sie WhatsApp-Gespräche an einen KI-Agenten weiter, wenn Ihr Team nicht verfügbar ist
- Triage und Eskalation - lassen Sie den KI-Agenten die ersten Fragen bearbeiten und eskalieren Sie nur bei Bedarf an einen Menschen.
- Produkt- und Serviceanfragen - bieten Sie sofortige Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank, ohne einen Live-Agenten zu benötigen
Workflow-Muster
Hier sind vier gängige Muster, die Flowella-Auslöser, Verzögerungen und Aktionen effektiv kombinieren.
Muster 1: Senden und warten
Das zentrale Muster für jede formularbasierte Interaktion.
Senden Sie das Formular
Fügen Sie eine Sende WhatsApp Vorlage Aktion mit einer Flow-Formularvorlage hinzu.
Warten auf Fertigstellung
Fügen Sie eine Verzögern bis Ereignis Aktion hinzu: Flowella: Formular ausgefüllt.
Zweig auf Ergebnis
Fügen Sie eine Branchen-Aktion hinzu: Ob die Ereigniskriterien erfüllt wurden oder nicht.
Glücklicher Weg
Wenn die Kriterien erfüllt sind: Verarbeiten Sie die Formulardaten, aktualisieren Sie die CRM-Eigenschaften und lösen Sie die nächsten Schritte aus.
Fallback-Pfad
Wenn die Kriterien nicht erfüllt sind: Senden Sie eine Erinnerung oder eskalieren Sie an ein Teammitglied.
Muster 2: Schlüsselwortbasiertes Routing
Leiten Sie Kontakte in den richtigen Workflow weiter, je nachdem, was sie antworten.
Legen Sie den Auslöser fest
Verwenden Sie Flowella: Textantwort, wenn die Eigenschaft Nachricht Schlüsselwörter wie “buchen” oder “reservieren” enthält.
Senden Sie das entsprechende Formular
Fügen Sie eine Aktion WhatsApp-Vorlage senden mit Ihrer Buchungsfluss-Vorlage hinzu.
Warten und verzweigen
Fügen Sie ein Verzögern bis Ereignis - Flowella: Formular abgeschlossen - hinzu und verzweigen Sie dann und verarbeiten Sie Antworten.
Muster 3: Rückmeldung mit intelligenter Nachbereitung
Sammeln Sie Feedback und ergreifen Sie je nach Ergebnis unterschiedliche Maßnahmen.
Senden Sie das Feedback-Formular
Fügen Sie eine Sende WhatsApp Vorlage Aktion mit Ihrer Feedback Flow Vorlage hinzu.
Warten Sie auf die Antwort
Fügen Sie ein Verzögern bis Ereignis hinzu - Flowella: Formular ausgefüllt.
Zweig auf Partitur
Verwenden Sie eine Wenn/dann-Verzweigung auf der Grundlage der Score-Eigenschaft:
- Hohe Punktzahl → senden Sie eine Dankesnachricht mit einem Bewertungslink
- Niedrige Punktzahl → erstellen Sie ein Ticket und weisen Sie es einem Kundenagenten zur KI-gestützten Wiederherstellung zu
Muster 4: KI-Übergabe im Gespräch
Geben Sie eingehende Antworten direkt an einen KI-Agenten weiter.
Legen Sie den Auslöser fest
Verwenden Sie Flowella: Textantwort, um jede eingehende Nachricht abzufangen.
Empfangsbestätigung
Fügen Sie die Aktion WhatsApp Nachricht senden hinzu, um zu bestätigen, dass Sie die Nachricht erhalten haben.
Dem KI-Agenten zuweisen
Fügen Sie eine Aktion Zuweisung an Kundenagenten hinzu. Der Breeze Customer Agent bearbeitet die Konversation dann nativ in WhatsApp.
Tipps und bewährte Verfahren
Verwenden Sie das internationale Telefonnummernformat. Speichern Sie WhatsApp Telefonnummern immer im E.164-Format (z.B. +44 für UK, +1 für US). Flowella benötigt dies, um Nachrichten erfolgreich zuzustellen.
Benennen Sie Ihre Vorlagen eindeutig. Wenn Sie Vorlagen in der Flowella-App erstellen, verwenden Sie beschreibende Namen, die in der Dropdown-Liste von HubSpot leicht zu identifizieren sind. “Buchungsbestätigung - Restaurant” ist eindeutiger als “Vorlage 1”.
Kombinieren Sie Auslöser mit Verzögerungen für mehr Zuverlässigkeit Das Muster “Senden und dann warten” stellt sicher, dass Ihr Workflow sowohl mit reagierenden als auch mit nicht reagierenden Kontakten vernünftig umgeht, anstatt sich nur auf Auslöser zu verlassen.
Verwenden Sie den Text-Antwort-Trigger für die Weiterleitung von Konversationen. Durch die Filterung des Nachrichteninhalts können Sie leichtgewichtige Konversationsschnittstellen ohne einen vollständigen Chatbot erstellen. Durch den einfachen Abgleich von Schlüsselwörtern können Sie Kontakte mit minimaler Reibung an den richtigen Workflow weiterleiten.
Testen Sie zunächst mit kleinen Zielgruppen Wenn Sie neue Workflows erstellen, sollten Sie zunächst eine kleine Testgruppe einbeziehen, bevor Sie sie auf Ihre gesamte Kontaktliste ausweiten. So können Sie Probleme mit Vorlagenvariablen, der Formatierung von Telefonnummern oder der Verzweigungslogik frühzeitig erkennen.
