Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:- Ein mit Ihrem HubSpot-Portal verbundenes Flowella-Konto
- Mindestens eine in der Flowella-App erstellte WhatsApp-Vorlage (zum Senden von Nachrichten erforderlich)
- Zugriff auf das Workflow-Tool von HubSpot. Kontaktbasierte Workflows erfordern einen Professional- oder Enterprise-Plan
Alle in Flowella-Workflow-Aktionen verwendeten Telefonnummern-Eigenschaften müssen im internationalen E.164-Format gespeichert werden, beginnend mit
+, gefolgt von der Landesvorwahl und der nationalen Nummer (zum Beispiel +447700900123). Weitere Informationen finden Sie unter Telefonnummernformat.Trigger
Wenn Sie in HubSpot einen neuen kontaktbasierten Workflow erstellen, suchen Sie im Auswahlbereich für Trigger nach Flowella, um alle verfügbaren Trigger zu sehen. Diese werden ausgelöst, sobald ein bestimmtes WhatsApp-Ereignis eintritt, und melden den zugehörigen Kontakt automatisch in den Workflow ein.Formular abgeschlossen (eingehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt ein über Flowella versendetes WhatsApp-Flow-Formular abschließt. Es ist der am häufigsten verwendete Trigger und bildet das Rückgrat der meisten Flowella-Automatisierungen. Sie können diesen Trigger mit den folgenden Ereigniseigenschaften verfeinern:- Formularname: nach einem bestimmten Formular filtern, sodass nur Abschlüsse dieses Formulars den Workflow auslösen
- hs_email: die E-Mail-Adresse des Kontakts zum Zeitpunkt des Ereignisses
- Aufgetreten am: das Datum und die Uhrzeit, zu der das Formular abgeschlossen wurde
- Quelle: die Quelle der Formulareinreichung
Textantwort (eingehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine Freitextantwort an eine von Flowella verwaltete WhatsApp-Konversation sendet. Was diesen Trigger besonders mächtig macht, ist die Möglichkeit, nach Nachrichteninhalt zu filtern. Wenn Sie die Trigger-Kriterien konfigurieren, fügen Sie eine Bedingung auf der Eigenschaft Nachricht mit Operatoren wie „enthält eines der” hinzu, um bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen abzugleichen. So können Sie Workflows bauen, die unterschiedlich reagieren, je nachdem, was ein Kontakt sagt. Typische Verwendung: Leiten Sie Kontakte basierend auf Schlüsselwort-Antworten weiter. Wenn ein Kontakt beispielsweise auf eine Bestätigungsnachricht mit „ja” antwortet, melden Sie ihn in einem Workflow an; wenn er mit „abbrechen” oder „hilfe” antwortet, in einem anderen. Sie können dies auch verwenden, um Opt-in-Zustimmung zu erfassen, Eskalationspfade auszulösen oder Absichten aus unstrukturierten Antworten zu erkennen.Nachricht gelesen (ausgehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn ein Kontakt eine über Flowella gesendete WhatsApp-Nachricht liest (öffnet). Er ist nützlich, um Engagement zu verfolgen und bedingte Logik rund um die Nachrichtenzustellung zu bauen. Typische Verwendung: Starten Sie eine Nachfass-Sequenz erst, nachdem bestätigt wurde, dass der Kontakt Ihre ursprüngliche Nachricht gesehen hat, oder markieren Sie Kontakte, die eine Nachricht innerhalb eines bestimmten Zeitraums nicht gelesen haben.Nachricht gesendet (ausgehend)
Dieser Trigger wird ausgelöst, wenn eine WhatsApp-Nachricht erfolgreich über Flowella an einen Kontakt gesendet wird. Er bestätigt den Versand von der Flowella-Plattform aus, nicht den Empfang durch den Kontakt. Er ist am nützlichsten als Trigger für Sendungen, die außerhalb eines HubSpot-Workflows entstehen, wie eine Antwort, die ein Agent aus dem Flowella-Posteingang sendet, oder eine automatisierte Flow-Antwort, da ein Workflow bereits über Nachrichten Bescheid weiß, die er selbst gesendet hat. Typische Verwendung: Ausgehende Nachrichtenaktivitäten protokollieren, CRM-Eigenschaften aktualisieren, um zu vermerken, dass eine Nachricht versendet wurde, oder einen Timer für Folgemaßnahmen starten.„Verzögern, bis das Ereignis eintritt” mit Flowella-Triggern verwenden
Eine der mächtigsten Funktionen der Kombination von Flowella mit HubSpot ist die Aktion Verzögern, bis das Ereignis eintritt. Damit kann ein Workflow auf jedes Flowella-Ereignis warten, bevor er fortgesetzt wird. Sie können beispielsweise einen Workflow erstellen, der:- Ein WhatsApp-Flow-Formular an einen Kontakt sendet
- Mit Verzögern, bis das Ereignis eintritt, eingestellt auf das Flowella-Ereignis, pausiert (diese erscheinen im Picker als Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed usw.)
- Basierend darauf verzweigt, ob die Ereigniskriterien innerhalb des gewählten Zeitfensters erfüllt wurden
- Warten auf Formular abgeschlossen: pausieren, bis der Kontakt einen WhatsApp-Flow beendet, dann seine Antworten verarbeiten
- Warten auf Textantwort: pausieren, bis der Kontakt antwortet, dann basierend auf dem Nachrichteninhalt verzweigen
- Warten auf Nachricht gelesen: pausieren, bis der Kontakt die Nachricht öffnet, dann entscheiden, ob nachgefasst oder länger gewartet werden soll
Aktionen
Zusätzlich zu Triggern bietet Flowella vier benutzerdefinierte Workflow-Aktionen. Diese erscheinen im Aktions-Panel, wenn Sie einen Schritt zu einem kontaktbasierten HubSpot-Workflow hinzufügen.WhatsApp-Vorlage senden
Diese Aktion sendet eine vorab genehmigte WhatsApp-Vorlagennachricht an einen Kontakt. Vorlagen werden in der Flowella-App erstellt und verwaltet und umfassen sowohl Standard-Nachrichtenvorlagen als auch interaktive WhatsApp-Flow-Vorlagen (Formulare).
Wichtige Punkte:
- Flow-Vorlagen (interaktive Formulare) werden genauso ausgewählt wie Standard-Nachrichtenvorlagen, und Flowella übernimmt die Konvertierung automatisch.
- Sie können bis zu fünf Vorlagenvariablen mit jedem HubSpot-Datentoken zuordnen, einschließlich der angemeldeten Kontakteigenschaften, Unternehmenseigenschaften und Daten aus vorherigen Workflow-Aktionen.
- Wenn eine erforderliche Vorlagenvariable nicht zugeordnet bleibt, kann der Versand für diesen Kontakt fehlschlagen.
- Diese Aktion ist ideal für Buchungsbestätigungen, Feedback-Anfragen, Verlängerungserinnerungen, Terminbenachrichtigungen und alle anderen strukturierten oder vorlagenbasierten Nachrichten.
WhatsApp-Nachricht senden
Diese Aktion sendet eine direkte WhatsApp-Nachricht an einen Kontakt. Anders als die Vorlagenaktion können Sie hiermit eine Nachricht innerhalb des Workflows spontan verfassen, und es werden mehrere Medientypen unterstützt.
Wichtige Punkte:
- Textnachrichten können mit dynamischem Inhalt wie dem Vornamen des Kontakts, einem Deal-Betrag oder einer Ticketnummer vollständig personalisiert werden.
- Mediennachrichten (Bild, Video, Audio, Dokument) lassen Sie reichhaltige Inhalte direkt über WhatsApp als Teil eines automatisierten Workflows senden.
- Diese Aktion ist besonders nützlich für Nachfassnachrichten, die keine vorab genehmigte Vorlage erfordern, wie personalisierte Dankesnachrichten oder kontextbezogene Antworten, die durch frühere Workflow-Logik ausgelöst werden.
WhatsApp-Antwort senden
Diese Aktion sendet eine persönlich wirkende WhatsApp-Nachricht, die auch dann funktioniert, wenn das 24-Stunden-Kundenservice-Fenster geschlossen ist. Verwenden Sie sie anstelle von WhatsApp-Nachricht senden, wenn der Workflow möglicherweise Stunden oder Tage nach der letzten eingehenden Nachricht des Kunden läuft.
So funktioniert es:
- Innerhalb des 24-Stunden-Fensters — Ihre Nachricht wird als normaler freier WhatsApp-Text gesendet.
- Außerhalb des Fensters — Flowella verpackt Ihre Nachricht in die aktive Wiedereröffnungsvorlage (Variable
{{3}}). Der Vorname des Kontakts ({{1}}) und Ihr Geschäftsname ({{2}}) werden automatisch eingefügt. Eine Konversation der Kategorie Utility wird eröffnet (typischerweise ~$0.045 pro Versand, je nach Land — siehe Preise und Konversationskategorien).
- Re-Engagement-, Bindungs- und Customer-Success-Kadenzen, die nach 24 Stunden Stille laufen können.
- Nachfassungen für Form Completed-Trigger, wenn der Workflow lange Verzögerungen enthält.
- Jeder Versand, bei dem Sie wollen, dass eine HubSpot-Aktion „einfach funktioniert”, unabhängig vom Fensterstatus.
whatsapp_window_open_until (die Flowella bei eingehenden Nachrichten synchronisiert), wenn Sie vor dem Ausführen dieser Aktion eine unterschiedliche Logik für geöffnete vs. geschlossene Fenster benötigen.
Einem Customer Agent zuweisen
Diese Aktion weist eine Konversation einem HubSpot Breeze Customer Agent zu und startet damit eine KI-gestützte Konversation direkt im Flowella-WhatsApp-Kanal.
Wenn Sie über diese Aktion eine Konversation einem Breeze Customer Agent zuweisen, beginnt der KI-Agent, dem Kontakt direkt in WhatsApp über den Flowella-Kanal zu antworten. Das bedeutet, Ihre Kunden erhalten intelligente, kontextuelle Antworten, ohne die WhatsApp-Konversation zu verlassen, in der sie sich bereits befinden.
Diese Aktion ist besonders wertvoll für:
- Support nach Formularen: Nachdem ein Kunde ein Anfrageformular ausgefüllt hat, kann der KI-Agent Folgefragen sofort beantworten
- Bearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten: WhatsApp-Konversationen an einen KI-Agenten weiterleiten, wenn Ihr Team nicht verfügbar ist
- Triage und Eskalation: Den KI-Agenten erste Fragen bearbeiten lassen und nur bei Bedarf an einen Menschen eskalieren
- Produkt- und Service-Anfragen: Sofortige Antworten aus Ihrer Wissensdatenbank bereitstellen, ohne einen Live-Agenten zu benötigen
Workflow-Muster
Hier sind vier gängige Muster, die Flowella-Trigger, Verzögerungen und Aktionen wirksam kombinieren.Muster 1: Senden und warten
Das Kernmuster für jede formularbasierte Interaktion.1
Formular senden
Fügen Sie eine Aktion WhatsApp-Vorlage senden mit einer Flow-Formularvorlage hinzu.
2
Auf Abschluss warten
Fügen Sie eine Aktion Verzögern bis Ereignis hinzu: Flowella: Form Completed.
3
Auf Ergebnis verzweigen
Fügen Sie eine Aktion Verzweigen hinzu: ob die Ereigniskriterien erfüllt wurden oder nicht.
4
Auf Ergebnis verzweigen
Fügen Sie eine Aktion Verzweigen hinzu: ob die Ereigniskriterien erfüllt wurden oder nicht.
5
Erfolgspfad
Wenn die Kriterien erfüllt sind: Formulardaten verarbeiten, CRM-Eigenschaften aktualisieren und nächste Schritte auslösen.
6
Fallback-Pfad
Wenn die Kriterien nicht erfüllt sind: eine Erinnerung senden oder an ein Teammitglied eskalieren.
Muster 2: Schlüsselwortbasiertes Routing
Leiten Sie Kontakte basierend auf ihrer Antwort in den richtigen Workflow.1
Trigger festlegen
Verwenden Sie Flowella: Text Reply, wobei die Eigenschaft Nachricht Schlüsselwörter wie „buchen” oder „reservieren” enthält.
2
Relevantes Formular senden
Fügen Sie eine Aktion WhatsApp-Vorlage senden mit Ihrer Buchungs-Flow-Vorlage hinzu.
3
Warten und verzweigen
Fügen Sie eine Aktion Verzögern bis Ereignis hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed, und verzweigen Sie dann und verarbeiten Sie die Antworten.
4
Warten und verzweigen
Fügen Sie eine Aktion Verzögern bis Ereignis hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed, und verzweigen Sie dann und verarbeiten Sie die Antworten.
Muster 3: Feedback mit intelligentem Follow-up
Sammeln Sie Feedback und ergreifen Sie je nach Bewertung unterschiedliche Maßnahmen.1
Feedback-Formular senden
Fügen Sie eine Aktion WhatsApp-Vorlage senden mit Ihrer Feedback-Flow-Vorlage hinzu.
2
Auf die Antwort warten
Fügen Sie eine Aktion Verzögern bis Ereignis hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed.
3
Auf die Antwort warten
Fügen Sie eine Aktion Verzögern bis Ereignis hinzu, eingestellt auf Flowella: Form Completed.
4
Nach Bewertung verzweigen
Verwenden Sie eine Wenn/dann-Verzweigung basierend auf der Bewertungseigenschaft:
- Hohe Bewertung → eine Dankesnachricht mit einem Bewertungslink senden
- Niedrige Bewertung → ein Ticket erstellen und einem Customer Agent für KI-gestützte Wiederherstellung zuweisen
5
Nach Bewertung verzweigen
Verwenden Sie eine Wenn/dann-Verzweigung basierend auf der Bewertungseigenschaft:
- Hohe Bewertung: eine Dankesnachricht mit einem Bewertungslink senden
- Niedrige Bewertung: ein Ticket erstellen und einem Customer Agent für KI-gestützte Wiederherstellung zuweisen
Muster 4: Konversationelle KI-Übergabe
Übergeben Sie eingehende Antworten direkt an einen KI-Agenten.1
Trigger festlegen
Verwenden Sie Flowella: Text Reply, um jede eingehende Nachricht abzufangen.
2
Empfang bestätigen
Fügen Sie eine Aktion WhatsApp-Nachricht senden hinzu, um zu bestätigen, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben.
3
Dem KI-Agenten zuweisen
Fügen Sie eine Aktion Einem Customer Agent zuweisen hinzu. Der Breeze Customer Agent übernimmt dann die Konversation nativ in WhatsApp.
Datums- und Uhrzeitvariablen
HubSpot speichert Datums- und Datums-/Uhrzeit-Eigenschaften als Epoch-Millisekunden. Wenn Sie eine dieser Eigenschaften einer Flowella-Vorlagenvariablen zuordnen, rendert Flowella den Wert alsdd.MM.yyyy HH:mm in der Zeitzone des Empfängers — zum Beispiel 27.06.2026 14:30.
Dies gilt an drei Stellen:
- WhatsApp-Vorlage senden — jede
Template Variable n, die einer HubSpot-Datums- oder Datums-/Uhrzeit-Eigenschaft zugeordnet ist. - WhatsApp-Nachricht senden — dieselbe Formatierung wird auf Inline-Datums-Token im Nachrichtentext angewendet.
- Legacy-
variable_*-Token-Payloads — ältere API-Integrationen, die Epoch-Werte ohne explizite Typ-Metadaten senden, werden erkannt und identisch gerendert.
Termindatums-Token, die aus externen HubSpot-Apps eingefügt werden (zum Beispiel Terminplanungs-Tools, die eine „nächster Termin”-Eigenschaft schreiben), werden jetzt mit demselben Muster
dd.MM.yyyy HH:mm gerendert. Wenn Sie zuvor rohe Epoch-Zahlen in der zugestellten Nachricht gesehen haben, müssen Sie nichts tun — es ist auf Plattformebene behoben.