Créer et synchroniser des WhatsApp Flows à partir de vos formulaires HubSpot

Un WhatsApp Flow est un formulaire qui s’ouvre dans une conversation WhatsApp. Flowella construit chaque Flow à partir de l’un de vos formulaires marketing HubSpot, le publie sur Meta et renvoie chaque réponse à HubSpot sous forme de soumission de ce même formulaire. Ce diagramme montre le cycle de vie complet, de la création du formulaire dans HubSpot jusqu’au workflow de suivi qui s’exécute après la soumission d’un client.

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Avant de commencer

Il vous faut :

• HubSpot connecté à Flowella avec accès à vos formulaires. Voir Configuration HubSpot. Si la page Flows affiche Sample forms, sélectionnez Open HubSpot integration et reconnectez HubSpot.
• Un numéro WhatsApp connecté à Flowella et sélectionné dans l’application. Voir Avant de commencer.
• Votre entreprise vérifiée par Meta. Flowella ne publie pas de Flow tant que Meta n’affiche pas votre entreprise comme vérifiée. Voir Vérification de l’entreprise.
• Le numéro WhatsApp entièrement enregistré auprès de Meta.
• Un abonnement Flowella actif ou un essai gratuit.
• Un formulaire marketing HubSpot avec au moins un champ que WhatsApp peut afficher. Voir Comment les champs HubSpot sont convertis.

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Synchroniser un formulaire avec un WhatsApp Flow

Une fois qu’un formulaire a un Flow, son bouton indique Sync WA Flow. Après un échec de synchronisation, il indique Try again. Flowella n’envoie aucune notification à la fin d’une synchronisation : vérifiez donc le résultat sur la ligne. Lorsque vous modifiez un formulaire dans HubSpot après la construction de son Flow, la ligne affiche une note ambre indiquant que le formulaire a changé. Sélectionnez Sync WA Flow pour publier les modifications.

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Si le bouton est grisé

Survolez le bouton pour savoir pourquoi il ne peut pas s’exécuter.

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Les Flows appartiennent à un seul numéro WhatsApp

Flowella crée le Flow sur le numéro WhatsApp sélectionné. Si vous avez plusieurs numéros, sélectionnez l’autre numéro sous Meta channels dans le menu du compte (voir Changer de canal), puis synchronisez à nouveau le formulaire pour l’utiliser sur ce numéro.

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Créer un modèle après votre première synchronisation

Après la première synchronisation réussie de votre organisation, Flowella affiche Your form is now a WhatsApp Flow. Ce message n’apparaît pas lors des synchronisations suivantes. Sélectionnez Create template with this Flow pour ouvrir l’éditeur de modèles avec un bouton de Flow déjà connecté, ou Not now pour le fermer. Vous pouvez créer le même modèle plus tard avec Create template sur la ligne du formulaire. Voir Envoyer le Flow aux clients.

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La page de détail du Flow

Sélectionnez un formulaire pour ouvrir sa page de détail. La page comporte trois onglets. Flowella conserve uniquement le résultat de la dernière synchronisation pour chaque formulaire et chaque numéro WhatsApp. Il n’y a pas d’historique des synchronisations.

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Comment les champs HubSpot sont convertis

Chaque champ HubSpot devient un composant de WhatsApp Flow. Seuls le libellé du champ, ses options et son caractère obligatoire sont repris. Un texte enrichi constitué d’un seul titre de 80 caractères au maximum devient un titre (H1) ou un sous-titre (H2 ou H3). Tout le reste devient du texte de corps, qui conserve le gras, l’italique, les liens et les listes. Chaque composant a également une limite de longueur de libellé : les libellés longs peuvent donc être tronqués sur le téléphone du client. Voir les Bonnes pratiques de conception de formulaires.

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Champs qui ne sont pas convertis tels quels

• Les champs masqués n’apparaissent pas dans WhatsApp. Flowella soumet la valeur par défaut de chaque champ masqué avec les réponses.
• Les champs conditionnels (dépendants) s’affichent toujours, juste après leur champ parent. Si l’un d’eux est obligatoire dans HubSpot, le client doit y répondre.
• Le texte d’aide, le texte d’espace réservé et les descriptions d’options sont supprimés.
• Les téléversements de fichiers deviennent un sélecteur de photo, et le sélecteur de photo est toujours facultatif dans WhatsApp. Si le champ de fichier est obligatoire dans HubSpot et que le client l’ignore, la soumission échoue avec « Missing required field ». Rendez les champs de fichier facultatifs dans HubSpot.
• Les autres types de champs, comme le champ de téléphone mobile de HubSpot (type mobile_phone), sont ignorés. L’onglet Overview les signale. Si un champ ignoré est obligatoire dans HubSpot, la synchronisation échoue avec Not ready.

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Limites et pièges

• Un écran plus un écran de remerciement. Le formulaire entier devient un seul écran. Après la soumission, un écran de remerciement affiche le message de remerciement du formulaire défini dans HubSpot, avec un bouton Done. Pour poser les questions en plusieurs étapes, utilisez deux formulaires et deux Flows.
• Le nom du formulaire est le titre de l’écran et il identifie le Flow. Les clients voient le nom du formulaire HubSpot en haut de l’écran. Flowella utilise aussi ce nom pour retrouver le Flow dans Meta. Si vous renommez le formulaire, la synchronisation suivante crée un nouveau Flow, et les modèles déjà créés continuent d’ouvrir l’ancien. Si votre compte WhatsApp possède déjà un Flow portant le même nom, Flowella l’écrase.
• Chaque synchronisation publie immédiatement. Il n’y a pas d’étape de brouillon : le Flow en ligne change dès qu’une synchronisation réussit. Les modifications du formulaire HubSpot changent aussi le formulaire de votre site web. Pour des modifications propres au Flow, envisagez une copie du formulaire réservée à WhatsApp.
• Limites de Meta par écran. Un écran peut contenir un sélecteur de photo, cinq opt-ins (les cases de consentement comptent) et 50 composants au total. Le texte du bouton de soumission défini dans HubSpot peut compter jusqu’à 35 caractères. Une réponse sur une ligne peut compter jusqu’à 80 caractères et une réponse sur plusieurs lignes jusqu’à 600. Voir la référence des composants de Flow et les composants de téléversement de médias de Meta.
• Les grands formulaires perdent leur texte enrichi. Si le formulaire nécessite plus de 50 composants, Flowella supprime tous les blocs de texte enrichi et conserve toutes les questions.
• Les formulaires avec redirection affichent le lien sous forme de texte. Si le formulaire HubSpot redirige vers une page après la soumission, l’écran de remerciement affiche l’adresse de redirection en texte brut. Configurez plutôt le formulaire pour afficher un message de remerciement.
• Les photos téléversées sont des fichiers publics. Flowella enregistre chaque photo téléversée par un client dans les fichiers HubSpot en tant que fichier public : toute personne disposant du lien peut l’ouvrir et les moteurs de recherche peuvent l’indexer. Ne demandez pas de photos de pièces d’identité ni d’autres informations sensibles.
• Synchronisez à nouveau après avoir ajouté un champ obligatoire. Flowella vérifie chaque soumission par rapport au formulaire HubSpot en ligne. Si vous ajoutez un champ obligatoire dans HubSpot sans synchroniser, chaque soumission échoue avec « Missing required field ».

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Erreurs de synchronisation

Lorsqu’une synchronisation échoue, la ligne affiche un badge rouge. Survolez l’icône d’information à côté pour plus de détails. Une fois la cause corrigée, sélectionnez Try again. Une synchronisation échouée laisse le formulaire lié à son Flow existant : les soumissions de ce Flow continuent donc d’arriver dans HubSpot.

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Envoyer le Flow aux clients

Les clients ouvrent un Flow à partir d’un bouton dans un message de modèle WhatsApp. Pour un guide complet du formulaire au premier envoi, voir Envoyer votre premier Flow.

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Ce qui se passe quand un client soumet

Lorsque le client appuie sur le bouton de soumission, Flowella vérifie les réponses obligatoires par rapport au formulaire HubSpot en ligne, puis soumet les réponses à HubSpot comme soumission de ce formulaire. Flowella rattache la soumission à un contact HubSpot, dans cet ordre :

1. Le contact inscrit par le workflow HubSpot, lorsqu’un workflow a envoyé le Flow avec Send WhatsApp Template.
2. Le contact HubSpot déjà lié au numéro WhatsApp du client dans Flowella.
3. Un contact HubSpot avec le même numéro de téléphone. Flowella utilise le numéro de téléphone saisi dans le formulaire, ou à défaut le numéro WhatsApp du client.
4. Un contact HubSpot avec l’adresse e-mail saisie dans le formulaire.
5. Si aucune correspondance n’est trouvée, Flowella crée un contact HubSpot pour le numéro de téléphone.

Le client voit ensuite l’écran de remerciement. Flowella enregistre un événement Form Completed sur le contact, avec le nom du formulaire, afin que les workflows qui attendent le Flow puissent continuer. Voir Form Completed.

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Vérifier qu’une soumission est arrivée

• Dans HubSpot : la liste des soumissions du formulaire affiche les soumissions WhatsApp avec le nom de page WhatsApp Flow · <form name>.
• Sur la chronologie du contact : l’événement Form Completed comporte un lien View submission vers les réponses.
• Dans Flowella : l’onglet Statistics du formulaire liste les soumissions récentes.
• Dans l’Inbox : la conversation affiche une carte marquée Response sent, intitulée avec le texte du bouton de Flow ou Flow response. Sélectionnez View response pour voir les réponses.

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Erreurs vues par le client

Si une soumission échoue, le Flow reste ouvert et affiche une erreur, afin que le client puisse réessayer.

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