Déclencheurs et actions de workflow HubSpot dans Flowella

Flowella s’intègre directement au moteur de workflow de HubSpot, vous offrant des déclencheurs personnalisés qui se déclenchent sur des événements WhatsApp et des actions qui envoient des messages ou confient les conversations à un agent IA. Ce guide couvre chaque déclencheur, chaque action, et les patterns les plus efficaces pour les combiner.

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Avant de commencer

Assurez-vous d’avoir :

• Un compte Flowella connecté à votre portail HubSpot
• Au moins un modèle WhatsApp créé dans l’application Flowella (requis pour l’envoi de messages)
• Accès à l’outil de workflow de HubSpot. Les workflows basés sur les contacts nécessitent un plan Professional ou Enterprise

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Déclencheurs

Lorsque vous créez un nouveau workflow basé sur un contact dans HubSpot, recherchez Flowella dans le panneau de sélection des déclencheurs pour voir tous les déclencheurs disponibles. Ceux-ci se déclenchent chaque fois qu’un événement WhatsApp spécifique se produit et inscrivent automatiquement le contact associé dans le workflow.

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Form Completed (entrant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact complète un formulaire WhatsApp Flow envoyé via Flowella. C’est le déclencheur le plus couramment utilisé et il constitue l’épine dorsale de la plupart des automatisations Flowella. Vous pouvez affiner ce déclencheur avec les propriétés d’événement suivantes :

• Form Name : filtrez par un formulaire spécifique afin que seules les complétions de ce formulaire déclenchent le workflow
• hs_email : l’adresse email du contact au moment de l’événement
• Occurred at : la date et l’heure auxquelles le formulaire a été complété
• Source : la source de la soumission du formulaire

Utilisation typique : déclencher un workflow de suivi après qu’un client a complété un formulaire de feedback, une confirmation de réservation, un questionnaire KYC ou tout autre flux structuré de collecte de données.

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Text Reply (entrant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact envoie une réponse en texte libre à une conversation WhatsApp gérée par Flowella. Ce qui rend ce déclencheur particulièrement puissant, c’est la capacité à filtrer sur le contenu du message. Lors de la configuration des critères du déclencheur, ajoutez une condition sur la propriété Message en utilisant des opérateurs tels que « contient l’un des » pour faire correspondre des mots-clés ou phrases spécifiques. Cela vous permet de créer des workflows qui répondent différemment selon ce que dit un contact. Utilisation typique : router les contacts en fonction des réponses par mots-clés. Par exemple, si un contact répond « oui » à un message de confirmation, inscrivez-le dans un workflow ; s’il répond « annuler » ou « aide », inscrivez-le dans un autre. Vous pouvez aussi utiliser cela pour capturer un consentement d’opt-in, déclencher des parcours d’escalade ou détecter l’intention à partir de réponses non structurées.

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Message Read (sortant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact lit (ouvre) un message WhatsApp envoyé via Flowella. C’est utile pour suivre l’engagement et construire une logique conditionnelle autour de la livraison des messages. Utilisation typique : démarrer une séquence de suivi uniquement après avoir confirmé que le contact a vu votre message initial, ou signaler les contacts qui n’ont pas lu un message dans un certain délai.

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Message Sent (sortant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un message WhatsApp est envoyé avec succès à un contact via Flowella. Il confirme l’expédition depuis la plateforme Flowella plutôt que la réception par le contact. Il est surtout utile comme déclencheur pour des envois qui proviennent hors d’un workflow HubSpot, comme une réponse envoyée par un agent depuis la boîte de réception Flowella ou une réponse Flow automatisée, puisqu’un workflow connaît déjà les messages qu’il a lui-même envoyés. Utilisation typique : journaliser l’activité de messagerie sortante, mettre à jour des propriétés CRM pour enregistrer qu’un message a été expédié, ou démarrer un minuteur pour des actions de suivi.

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Utiliser « Delay until event » avec les déclencheurs Flowella

L’une des fonctionnalités les plus puissantes de la combinaison de Flowella avec HubSpot est l’action Delay until event occurs. Elle permet à un workflow de mettre en pause et d’attendre un événement Flowella avant de continuer. Par exemple, vous pouvez construire un workflow qui :

1. Envoie un formulaire WhatsApp Flow à un contact
2. Met en pause en utilisant Delay until event réglé sur l’événement Flowella (ceux-ci apparaissent dans le sélecteur sous Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed, etc.)
3. Crée un embranchement selon que les critères de l’événement ont été remplis dans la fenêtre de temps choisie

Cela crée un véritable pattern requête-et-réponse dans votre automatisation. Si l’événement ne se produit pas pendant la période de délai, le workflow emprunte un chemin alternatif, comme l’envoi d’un rappel ou l’escalade vers un membre de l’équipe. Vous pouvez utiliser ce pattern avec n’importe quel événement Flowella :

• Wait for Form Completed : mettre en pause jusqu’à ce que le contact termine un WhatsApp Flow, puis traiter ses réponses
• Wait for Text Reply : mettre en pause jusqu’à ce que le contact réponde, puis créer un embranchement selon le contenu du message
• Wait for Message Read : mettre en pause jusqu’à ce que le contact ouvre le message, puis décider s’il faut faire un suivi ou attendre plus longtemps

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Actions

En plus des déclencheurs, Flowella fournit quatre actions de workflow personnalisées. Celles-ci apparaissent dans le panneau d’actions lorsque vous ajoutez une étape à n’importe quel workflow HubSpot basé sur un contact.

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Send WhatsApp Template

Cette action envoie un message modèle WhatsApp préapprouvé à un contact. Les modèles sont créés et gérés dans l’application Flowella et incluent à la fois des modèles de messages standard et des modèles WhatsApp Flow interactifs (formulaires). Points clés :

• Les modèles Flow (formulaires interactifs) sont sélectionnés exactement de la même manière que les modèles de messages standard, et Flowella gère la conversion automatiquement.
• Vous pouvez mapper jusqu’à cinq variables de modèle en utilisant n’importe quel jeton de données HubSpot, y compris les propriétés du contact inscrit, les propriétés de l’entreprise et les données issues d’actions précédentes du workflow.
• Si une variable de modèle requise n’est pas mappée, l’envoi peut échouer pour ce contact.
• Cette action est idéale pour les confirmations de réservation, les demandes de feedback, les rappels de renouvellement, les notifications de rendez-vous, et tout autre message structuré ou avec modèle.

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Send WhatsApp Message

Cette action envoie un message WhatsApp direct à un contact. Contrairement à l’action modèle, celle-ci vous permet de composer un message à la volée dans le workflow et prend en charge plusieurs types de média. Points clés :

• Les messages texte peuvent être entièrement personnalisés avec du contenu dynamique tel que le prénom du contact, un montant de transaction ou un numéro de référence de ticket.
• Les messages multimédias (image, vidéo, audio, document) vous permettent d’envoyer du contenu riche directement via WhatsApp dans le cadre d’un workflow automatisé.
• Cette action est particulièrement utile pour les messages de suivi qui ne nécessitent pas de modèle préapprouvé, comme des messages de remerciement personnalisés ou des réponses contextuelles déclenchées par une logique de workflow antérieure.

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Send WhatsApp Reply

Cette action envoie un message WhatsApp à l’allure personnelle qui fonctionne même lorsque la fenêtre de service client de 24 heures est fermée. Utilisez-la à la place de Send WhatsApp Message lorsque le workflow peut s’exécuter des heures ou des jours après le dernier message entrant du client. Comment ça marche :

• À l’intérieur de la fenêtre de 24 heures — votre message est envoyé comme un texte WhatsApp libre normal.
• Hors de la fenêtre — Flowella enveloppe votre message dans le modèle de réouverture actif (variable {{3}}). Le prénom du contact ({{1}}) et le nom de votre entreprise ({{2}}) sont remplis automatiquement. Une conversation de modèle Utility est ouverte (généralement ~$0,045 par envoi, selon le pays — voir Tarification et catégories de conversation).

Quand l’utiliser à la place de Send WhatsApp Message :

• Cadences de réengagement, de fidélisation et de customer success qui peuvent s’exécuter après 24 h de silence.
• Suivis des déclencheurs Form Completed lorsque le workflow comporte de longs délais.
• Tout envoi pour lequel vous voulez qu’une seule action HubSpot « fonctionne tout simplement » quel que soit l’état de la fenêtre.

Astuce : créez un embranchement sur la propriété de contact whatsapp_window_open_until (synchronisée par Flowella sur entrée) si vous avez besoin d’une logique différente pour les fenêtres ouvertes vs fermées avant l’exécution de cette action.

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Assign to Customer Agent

Cette action attribue une conversation à un Breeze Customer Agent de HubSpot, initiant une conversation propulsée par l’IA directement dans le canal WhatsApp Flowella. Lorsque vous attribuez une conversation à un Breeze Customer Agent via cette action, l’agent IA commence à répondre au contact directement dans WhatsApp via le canal Flowella. Cela signifie que vos clients reçoivent des réponses intelligentes et contextuelles sans quitter la conversation WhatsApp dans laquelle ils se trouvent déjà. Cette action est particulièrement précieuse pour :

• Support après formulaire : après qu’un client a soumis un formulaire de demande, l’agent IA peut répondre immédiatement aux questions de suivi
• Gestion hors heures : router les conversations WhatsApp vers un agent IA lorsque votre équipe n’est pas disponible
• Triage et escalade : laisser l’agent IA gérer les questions initiales et n’escalader vers un humain qu’en cas de besoin
• Demandes sur les produits et services : fournir des réponses instantanées depuis votre base de connaissances sans nécessiter un agent en direct

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Patterns de workflow

Voici quatre patterns courants qui combinent efficacement les déclencheurs, délais et actions Flowella.

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Pattern 1 : Envoyer et attendre

Le pattern de base pour toute interaction basée sur un formulaire.

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Pattern 2 : Routage par mots-clés

Routez les contacts vers le bon workflow selon ce qu’ils répondent.

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Pattern 3 : Feedback avec suivi intelligent

Recueillez du feedback et entreprenez différentes actions selon le score.

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Pattern 4 : Transfert vers l’IA conversationnelle

Transférez les réponses entrantes directement à un agent IA.

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Variables de date et d’heure

HubSpot stocke les propriétés de date et de date-heure en millisecondes epoch. Lorsque vous mappez l’une de ces propriétés vers une variable de modèle Flowella, Flowella rend la valeur au format dd.MM.yyyy HH:mm dans le fuseau horaire du destinataire — par exemple, 27.06.2026 14:30. Ceci s’applique à trois endroits :

• Send WhatsApp Template — toute Template Variable n mappée à une propriété de date ou de date-heure HubSpot.
• Send WhatsApp Message — le même formatage est appliqué aux jetons de date en ligne utilisés dans le corps du message.
• Charges utiles à jetons variable_* héritées — les anciennes intégrations API qui envoient des valeurs epoch sans métadonnée de type explicite sont détectées et rendues de manière identique.

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Conseils et bonnes pratiques