Déclencheurs et actions de workflow HubSpot pour WhatsApp

Flowella ajoute des déclencheurs WhatsApp et cinq actions aux workflows HubSpot. Utilisez-les pour envoyer des modèles et des messages, attendre la réponse d’un contact ou la soumission d’un Flow, lire des documents pour alimenter des propriétés de contact et créer des PDF. Cette page liste chaque déclencheur et chaque action avec ses champs, ses sorties et ses codes d’erreur. Plusieurs actions dépendent de la fenêtre de 24 heures : pendant les 24 heures qui suivent le message d’un contact à votre numéro WhatsApp, vous pouvez lui envoyer n’importe quel message. En dehors de la fenêtre, WhatsApp ne délivre que les modèles approuvés.

Avant de commencer

Connectez HubSpot à Flowella et vérifiez que Custom workflow actions figure sous Unlocked sur la carte Capabilities dans Settings → HubSpot. Consultez Fonctionnalités.
Pour les déclencheurs, Contact activity events (message sent, read, replies, forms) doit aussi être débloqué. Consultez Vérifier que les événements d’activité des contacts sont débloqués.
Utilisez des workflows basés sur les contacts. Les actions Flowella ne s’exécutent que sur les contacts. Les workflows HubSpot sont inclus dans les forfaits Professional et Enterprise.
Pour envoyer des modèles, disposez d’au moins un modèle approuvé. Consultez Modèles.
Stockez les numéros WhatsApp au format international, par exemple +447700900123. Consultez Format des numéros de téléphone.

Consultez Avant de commencer pour la liste de vérification complète.

Les actions d’envoi utilisent toujours votre numéro WhatsApp par défaut. Pour le vérifier ou le modifier, consultez Tableau des numéros connectés.

Fonctionnement d’un envoi depuis un workflow

Ce diagramme montre ce qui se passe lorsqu’un workflow envoie un modèle, et comment la réponse du contact revient dans HubSpot. Les étapes de la boîte de réception HubSpot ne s’appliquent que lorsque le canal personnalisé Flowella est connecté.

HubSpot maintient le contact à une étape d’envoi jusqu’à ce que Flowella transmette le résultat, pendant une heure au maximum. Flowella signale un succès lorsque WhatsApp marque le message comme envoyé.
Si un envoi échoue, l’étape échoue avec une raison et un code d’erreur, et le workflow passe à l’étape suivante. Consultez Codes d’erreur.
Chaque envoi apparaît dans la boîte de réception Flowella. Les modèles envoyés par un workflow apparaissent aussi dans le fil de la boîte de réception HubSpot, sous forme du nom et de la langue du modèle. Les messages de Send WhatsApp Message et Send WhatsApp Reply n’apparaissent pas dans le fil de la boîte de réception HubSpot.

Déclencheurs

Lorsque vous choisissez un déclencheur pour un workflow basé sur les contacts, ou l’événement d’une étape Delay until event, recherchez Flowella. HubSpot liste les événements sous Flowella: WhatsApp Forms Integration, par exemple Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed.

Déclencheur	Se déclenche lorsque	Propriétés de l’événement
Form Completed	Un contact soumet un WhatsApp Flow et Flowella envoie les réponses au formulaire HubSpot	`formName`, `source` (toujours `WhatsApp Flow`)
Text Reply	Un contact envoie un message texte, appuie sur un bouton de réponse rapide, choisit dans une liste ou soumet un Flow	`phone`, `message`, `responseTimeSeconds`
Message Sent	WhatsApp signale qu’un message de Flowella a été envoyé au contact	`phone`, `deliveryStatus` (toujours `sent`), `templateName` (envois de modèles uniquement)
Message Read	WhatsApp signale que le contact a lu un message de Flowella	`phone`, `messageType`, `timeToReadSeconds`

Vous pouvez filtrer sur ces propriétés dans le déclencheur, dans les étapes Delay until event et dans les listes actives. Pour la référence complète des propriétés, consultez Propriétés d’événement pour le filtrage.

Form Completed (entrant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact soumet un WhatsApp Flow.

Il ne se déclenche que pour les soumissions de WhatsApp Flows. Une soumission du même formulaire HubSpot sur le site web ne le déclenche pas : utilisez pour celles-ci le déclencheur de soumission de formulaire propre à HubSpot.
L’événement enregistre le nom du formulaire et la source, pas les réponses. Flowella envoie les réponses à HubSpot sous forme de soumission du formulaire à partir duquel le Flow a été créé. Créez vos branches sur les propriétés de contact écrites par le formulaire.
Filtrez sur Form Name pour que seules les soumissions de ce formulaire inscrivent le contact ou mettent fin à l’attente.

Usage type : traiter un formulaire de réservation, d’avis ou d’onboarding dès que le contact le soumet.

Text Reply (entrant)

Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact vous envoie un message texte. Il se déclenche aussi lorsque le contact :

Appuie sur un bouton de réponse rapide. La réponse est le libellé du bouton.
Choisit une option dans une liste. La réponse est le titre de l’option.
Soumet un WhatsApp Flow. La réponse est un résumé d’une ligne qui commence par le titre du Flow.

Il ne se déclenche pas pour les images, les messages vocaux, les vidéos ou les documents, même lorsqu’ils ont une légende. Comme la soumission d’un Flow compte comme une réponse, une étape Delay until event qui attend Text Reply se termine aussi lorsque le contact soumet un Flow. Pour router selon ce que le contact a dit, inscrivez-le sur Text Reply et créez une branche sur la propriété de contact Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Flowella écrit la réponse dans cette propriété, et l’heure dans Last WhatsApp reply at (flowella_last_reply_at), avant que l’événement ne se déclenche. La propriété contient toujours la réponse qui a déclenché le workflow. Utilisez des correspondances exactes pour les choix fixes comme Yes et No. Consultez Propriétés de contact de la dernière réponse WhatsApp.

Ne filtrez pas le déclencheur lui-même sur la propriété Message de l’événement. HubSpot compare les filtres d’événement à tous les événements Text Reply que le contact a envoyés. Un filtre par mot-clé correspond donc aux anciennes réponses comme à la nouvelle. Reconstruisez tout workflow qui filtre sur Text Reply → Message pour qu’il crée plutôt une branche sur Last WhatsApp reply message.

STOP, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END et QUIT sont des mots-clés de désinscription. Lorsque l’un d’eux constitue le message complet, Flowella désinscrit le contact des messages de ce numéro WhatsApp. Le message déclenche quand même Text Reply. Ne créez donc pas de parcours qui demandent aux contacts de répondre avec ces mots, et n’utilisez pas Cancel ou Stop comme libellé de bouton de réponse rapide. Consultez Fonctionnement des désinscriptions par mot-clé.

Usage type : router les contacts selon des réponses comme Yes, Book ou Help, ou envoyer un Flow lorsqu’un contact demande quelque chose.

Message Read (sortant)

Ce déclencheur se déclenche lorsque WhatsApp signale que le contact a lu un message que vous avez envoyé via Flowella. messageType est le type du message lu : TEXT, IMAGE, AUDIO, VIDEO, DOCUMENT, TEMPLATE, SYSTEM ou OTHER. Filtrez sur messageType égal à TEMPLATE pour ne considérer que les lectures de modèles. Usage type : relancer uniquement après que le contact a vu votre premier message.

Message Sent (sortant)

Ce déclencheur se déclenche lorsque WhatsApp signale qu’un message de Flowella a été envoyé au contact. Il couvre les messages des workflows, de la boîte de réception Flowella et des envois en masse. deliveryStatus vaut toujours sent, car Flowella n’enregistre pas les distributions comme événements. templateName contient le nom du modèle pour les envois de modèles, par exemple flowella_form_reminder. Usage type : suivre les messages que votre équipe envoie depuis la boîte de réception Flowella, ou démarrer un minuteur de relance. Un workflow n’a pas besoin de ce déclencheur pour ses propres envois, car les sorties de l’étape d’envoi les enregistrent déjà.

Utiliser “Delay until event” avec les déclencheurs Flowella

L’étape Delay until event de HubSpot met un contact en pause jusqu’à ce qu’un événement Flowella se produise, ou jusqu’à l’expiration d’un délai. Une étape Branch vérifie ensuite si l’événement s’est produit à temps. Par exemple, un workflow peut :

Envoyer un Flow avec Send WhatsApp Template.
Attendre avec Delay until event, réglé sur l’événement Flowella Form Completed et filtré sur Form Name.
Créer une branche selon que le contact a soumis à temps ou non. Sinon, envoyer un rappel ou créer une tâche.

Vous pouvez attendre n’importe quel événement Flowella :

Form Completed : attendre les réponses du Flow, puis créer une branche sur les propriétés écrites par le formulaire.
Text Reply : attendre n’importe quelle réponse, puis créer une branche sur Last WhatsApp reply message.
Message Read : attendre que le contact ouvre votre message, puis décider s’il faut relancer.

Choisissez le délai en tenant compte de la fenêtre de 24 heures. Une relance en texte brut n’atteint le contact que s’il vous a écrit au cours des dernières 24 heures. Après une attente plus longue, relancez avec Send WhatsApp Template ou Send WhatsApp Reply.

Actions

Flowella ajoute cinq actions aux workflows basés sur les contacts. Recherchez le nom de l’action lorsque vous ajoutez une étape.

Action	Ce qu’elle fait	Lorsque la fenêtre de 24 heures est fermée
Send WhatsApp Template	Envoie un modèle approuvé, y compris les modèles avec un bouton Flow	Envoie normalement
Send WhatsApp Message	Envoie du texte brut	Échoue
Send WhatsApp Reply	Envoie du texte, ou l’intègre dans le modèle de réponse intelligente Service	Envoie le modèle, ou ignore l’envoi si vous le choisissez
AI Document Reader	Lit un PDF ou une image et écrit des valeurs dans des propriétés de contact	Non concernée
Generate Document	Crée un PDF à partir d’un modèle de document et l’enregistre dans les fichiers HubSpot	Non concernée

Assign to Customer Agent est une action propre à HubSpot, pas une action Flowella. Consultez Confier les conversations au Customer Agent HubSpot.

Sorties des actions d’envoi

Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message et Send WhatsApp Reply renvoient ces sorties. Les étapes suivantes du workflow peuvent les utiliser comme jetons de données.

Sortie	Contenu
Message ID	L’ID WhatsApp du message.
Message status	`sent` lorsque l’étape réussit, ou `delivered` ou `read` si WhatsApp l’a signalé en premier. `failed` lorsque l’étape échoue.
Recipient WhatsApp ID	Le numéro du contact au format international, sans le `+`.
Message type	`template` ou `text`.
Sent at	Le moment où l’étape s’est terminée, sous forme d’horodatage UTC.
Error message	La raison de l’échec de l’étape. HubSpot affiche aussi ce message dans l’historique du workflow.
Error code	Un code court pour l’échec. Consultez Codes d’erreur.

Send WhatsApp Template

Cette action envoie un modèle WhatsApp approuvé au contact inscrit depuis votre numéro par défaut. Les modèles avec un bouton Flow sont envoyés de la même façon : c’est donc aussi ainsi que vous envoyez un Flow depuis un workflow.

Champ	Description
Contact Phone Number (obligatoire)	La propriété de contact qui contient le numéro WhatsApp du destinataire, au format international. Si la propriété est vide pour un contact, Flowella utilise le numéro de téléphone WhatsApp du contact (`hs_whatsapp_phone_number`), puis le numéro de mobile (`mobilephone`), puis le numéro de téléphone (`phone`).
Template Name (obligatoire)	Le modèle à envoyer. La liste affiche les modèles approuvés du WhatsApp Business Account de votre numéro par défaut. Chaque nom apparaît avec des espaces et des majuscules : `booking_confirmation` apparaît donc comme Booking Confirmation.
Contact Email	Facultatif. Flowella ne l’utilise pas lors de l’envoi.
Template Variable 1 to 5	Les valeurs des variables du modèle. Mappez des propriétés HubSpot ou d’autres jetons de données. Une variable d’en-tête texte prend Template Variable 1, et les variables du corps suivent dans l’ordre.

Variables

Mappez les variables dans l’ordre où le modèle les affiche. Les en-têtes image, vidéo et document n’utilisent pas d’emplacement. Par exemple, un modèle contient {{1}} dans l’en-tête et {{1}} et {{2}} dans le corps. Mappez Template Variable 1 à la valeur de l’en-tête, et Template Variables 2 et 3 aux valeurs du corps.
Si une valeur mappée est vide, ou si vous mappez moins d’emplacements que le modèle n’a de variables, Flowella envoie la valeur de repli confirmée du modèle. S’il n’y a pas de valeur de repli confirmée, l’envoi échoue. Consultez Valeurs de repli.
L’action dispose de cinq emplacements. Pour toute variable au-delà de la cinquième, Flowella envoie la valeur de repli confirmée, sinon l’envoi échoue.
Les dates apparaissent en UTC. Consultez Variables de date et d’heure.
Pour un en-tête de localisation, mappez la latitude et la longitude aux emplacements situés après les variables du corps. Consultez En-têtes de localisation.

Médias, boutons et langue

Les en-têtes image, vidéo et document utilisent toujours le média enregistré avec le modèle. Vous ne pouvez pas changer le média pour chaque contact depuis HubSpot.
Vous ne pouvez pas définir de valeurs de bouton pour chaque contact. Placez plutôt les liens ou codes propres à chaque contact dans une variable du corps.
Lorsque le modèle comporte un bouton Flow, Flowella transmet l’ID HubSpot du contact inscrit au Flow. Cela aide Flowella à associer la soumission au même contact.
Si le modèle existe en plusieurs langues, Flowella envoie la version en. S’il n’y a pas de version en, il envoie la plus récemment mise à jour. Les versions en_GB ou en_US ne comptent pas comme en. Consultez Langue.

Envois en double. Si le même modèle, dans la même langue, est envoyé au même numéro de téléphone depuis le même numéro WhatsApp en moins de 15 secondes, Flowella ne l’envoie qu’une fois. L’autre étape échoue immédiatement avec DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED, et le workflow continue. Cela se produit généralement lorsque deux contacts HubSpot partagent un numéro de téléphone et sont inscrits en même temps. Le modèle a bien atteint ce numéro de téléphone. Consultez Envoi de modèle supprimé comme doublon.

Send WhatsApp Message

Cette action envoie un message en texte brut au contact inscrit depuis votre numéro par défaut. Elle ne peut pas envoyer de médias, de boutons ni de modèles.

Champ	Description
Recipient Phone Number (obligatoire)	La propriété de contact qui contient le numéro WhatsApp du destinataire. Si elle est vide pour un contact, Flowella utilise le numéro de téléphone WhatsApp du contact, puis le numéro de mobile, puis le numéro de téléphone.
Message Text (obligatoire)	Le message. Personnalisez-le avec des jetons de données HubSpot, comme le prénom du contact.

Points clés :

Le message n’atteint le contact que dans la fenêtre de 24 heures. Flowella ne vérifie pas la fenêtre au préalable. Si le contact n’a pas écrit à votre numéro par défaut au cours des dernières 24 heures, WhatsApp rejette le message (erreur Meta 131047) et l’étape échoue. Consultez Erreur 131047.
Lorsque la fenêtre peut être fermée, utilisez plutôt Send WhatsApp Reply ou Send WhatsApp Template.
Flowella envoie le texte exactement tel que HubSpot le remplit. Il ne reformate pas les dates.
Le message apparaît dans la boîte de réception Flowella, pas dans le fil de la boîte de réception HubSpot.

Send WhatsApp Reply

Cette action envoie votre message en texte normal lorsque la fenêtre de 24 heures est ouverte. Lorsque la fenêtre est fermée, elle envoie le message dans votre modèle de réponse intelligente Service, pour qu’il puisse quand même atteindre le contact. Utilisez-la lorsqu’un workflow peut s’exécuter des heures ou des jours après le dernier message du contact.

Champ	Description
Message body (obligatoire)	Votre message. Personnalisez-le avec des jetons de données HubSpot.
Skip if window is closed	Lorsque cette case est cochée, l’action n’envoie pas de modèle. Si la fenêtre est fermée, l’étape échoue avec `SESSION_CLOSED_SKIPPED` et le workflow continue.

L’action n’a pas de champ de téléphone. Flowella utilise le numéro de téléphone WhatsApp du contact, puis le numéro de mobile, puis le numéro de téléphone. Ce diagramme montre comment l’action décide de ce qu’elle envoie. Lorsque la fenêtre est fermée :

Flowella utilise toujours le modèle de réponse intelligente Service. Il remplit {{1}} avec le prénom du contact, {{2}} avec le nom de votre organisation et {{3}} avec votre message.
Les modèles de réponse intelligente sont uniquement en anglais.
Si le modèle Service est désactivé, pas encore approuvé ou mis en pause par Meta, l’étape échoue avec le message “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” Vérifiez le modèle dans Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies. Consultez Réponses intelligentes.

Meta peut facturer le message que la fenêtre soit ouverte ou fermée. Consultez Tarifs et catégories de messages. Comme Send WhatsApp Message, cette action envoie le texte tel que HubSpot le remplit, et ses messages n’apparaissent pas dans le fil de la boîte de réception HubSpot. Quand l’utiliser plutôt que Send WhatsApp Message :

Relances de réengagement et de customer success susceptibles de s’exécuter après 24 heures de silence.
Relances après une attente Form Completed avec un délai long.
Tout envoi qui doit atteindre le contact quel que soit l’état de la fenêtre.

Suivre la fenêtre dans une propriété HubSpot

Flowella peut tenir à jour une propriété de contact avec l’heure à laquelle la fenêtre de 24 heures du contact se ferme. Flowella écrit dans whatsapp_window_open_until mais ne la crée pas. Créez-la donc d’abord dans HubSpot :

Dans HubSpot, créez une propriété de contact. Consultez le guide HubSpot sur la création de propriétés.
Choisissez le type de champ Date and time picker.
Vérifiez que le nom interne est exactement whatsapp_window_open_until avant d’enregistrer. HubSpot ne permet pas de modifier un nom interne par la suite.

Chaque fois que le contact vous envoie un message, Flowella règle la propriété sur 24 heures après ce message. Cela nécessite que CRM contacts (auto-create on new WhatsApp chat) figure sous Unlocked dans Settings → HubSpot. Utilisez la propriété dans les branches et les listes, par exemple pour traiter différemment les contacts dont la fenêtre est fermée. La propriété reflète le dernier message du contact à n’importe lequel de vos numéros WhatsApp. Send WhatsApp Reply vérifie la fenêtre uniquement sur votre numéro par défaut.

AI Document Reader

Cette action lit un PDF ou une image, trouve les valeurs que vous demandez et les écrit dans les propriétés du contact inscrit. Utilisez-la pour les documents que vos contacts vous envoient, comme un fichier téléversé via un formulaire HubSpot ou un WhatsApp Flow.

Champ	Description
Document source (obligatoire)	L’emplacement du document. Saisissez un lien `https://`, l’ID numérique d’un fichier dans les fichiers HubSpot, ou le nom interne d’une propriété de contact qui contient un lien ou un ID de fichier.
Field map JSON (obligatoire)	Un tableau JSON de 40 entrées au maximum. Chaque entrée associe une valeur à trouver (`extract`) au nom interne de la propriété de contact dans laquelle l’écrire (`hubspot`).
Extraction instructions	Indications facultatives, par exemple l’endroit où une valeur apparaît sur le document. Flowella utilise les 2 000 premiers caractères.
Clear HubSpot properties when empty	Lorsque cette case est cochée, une valeur que Flowella ne trouve pas efface la propriété correspondante. Lorsqu’elle n’est pas cochée, Flowella laisse cette propriété telle quelle.

Un mappage de champs ressemble à ceci :

[
  { "extract": "passport_number", "hubspot": "passport_number" },
  { "extract": "date_of_birth", "hubspot": "date_of_birth" },
  { "extract": "full_name", "hubspot": "firstname" }
]

Chaque nom extract commence par une lettre, n’utilise que des lettres, des chiffres et des traits de soulignement, et comporte 64 caractères au maximum. Utilisez chaque nom extract une seule fois. Documents que Flowella peut lire :

Fichiers PDF, JPEG, PNG et WebP, jusqu’à 15 Mo. Flowella vérifie le contenu du fichier, pas son nom. Les autres formats, y compris les photos HEIC des iPhone, échouent avec DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE.
PDF de 4 pages au maximum.
Les liens doivent commencer par https://.

Si un PDF contient peu ou pas de texte, comme un document numérisé, Flowella le lit visuellement, de la même façon qu’une photo. Comment les propriétés sont écrites :

Flowella écrit toutes les valeurs en une seule mise à jour du contact.
Si une propriété du mappage n’existe pas dans HubSpot, ou si HubSpot rejette une valeur, toute la mise à jour échoue avec HUBSPOT_PATCH_FAILED. Aucune propriété ne change. Vérifiez chaque nom interne avant d’activer le workflow.
Clear HubSpot properties when empty détermine ce qui arrive aux propriétés des valeurs que Flowella ne trouve pas. Les valeurs trouvées sont toujours écrites.

Lorsque l’étape réussit, elle renvoie ces sorties :

Sortie	Contenu
Properties written	Les noms internes des propriétés écrites par Flowella, séparés par des virgules.
Page count	Le nombre de pages lues par Flowella.
Extraction mode	`text` pour les PDF dont le texte est lisible, ou `vision` pour les images et les PDF numérisés.

Codes d’erreur :

Code d’erreur	Signification
`DOCUMENT_SOURCE_MISSING`	Document source est vide, ou la propriété de contact qu’il désigne ne contient ni lien ni ID de fichier.
`DOCUMENT_SOURCE_NOT_HTTPS`	Le lien ne commence pas par `https://`.
`DOCUMENT_DOWNLOAD_FAILED`	Flowella n’a pas pu télécharger le fichier.
`DOCUMENT_TOO_LARGE`	Le fichier dépasse 15 Mo.
`DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE`	Le fichier n’est pas un PDF, un JPEG, un PNG ou un WebP.
`DOCUMENT_TOO_MANY_PAGES`	Le PDF compte plus de 4 pages.
`DOCUMENT_EXTRACT_FAILED`	Flowella n’a pas pu lire le document.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	HubSpot a rejeté la mise à jour, par exemple parce qu’une propriété du mappage n’existe pas. Rien n’a été écrit.
`FIELD_MAP_MISSING`, `FIELD_MAP_EMPTY`, `FIELD_MAP_INVALID_JSON`, `FIELD_MAP_INVALID`, `FIELD_MAP_DUPLICATE`, `FIELD_MAP_TOO_LARGE`	Field map JSON est absent, vide ou n’est pas un JSON valide, contient une entrée qui enfreint les règles ci-dessus, répète un nom `extract`, ou comporte plus de 40 entrées.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella ne peut pas accéder à votre compte HubSpot. Reconnectez HubSpot.

Generate Document

Cette action remplit un modèle de document Flowella avec les propriétés HubSpot du contact inscrit, crée un PDF et l’enregistre dans vos fichiers HubSpot, dans le dossier flowella-documents. Créez les modèles sur l’écran Modèles de documents de Flowella.

Champ	Description
Document template ID (obligatoire)	L’ID du modèle. Copiez-le avec Copy ID dans Settings → Document templates.
Output filename	Facultatif. Le nom du fichier PDF. Si vous le laissez vide, Flowella nomme le fichier d’après le modèle. Les caractères autres que les lettres, les chiffres, les points, les tirets et les traits de soulignement deviennent des traits de soulignement, et Flowella ajoute `.pdf`.
HubSpot file property	Facultatif. Le nom interne d’une propriété de contact dans laquelle Flowella enregistre l’ID de fichier HubSpot du nouveau fichier. La propriété doit déjà exister.

Lorsque l’étape réussit, elle renvoie ces sorties :

Sortie	Contenu
File URL	Un lien Flowella temporaire vers le PDF. Il cesse de fonctionner une heure après la fin de l’étape. Ne l’enregistrez pas dans une propriété et ne l’insérez pas dans un e-mail.
HubSpot file ID	L’ID du PDF dans les fichiers HubSpot. Utilisez-le pour retrouver le fichier plus tard.

Flowella enregistre les PDF générés dans les fichiers HubSpot en tant que fichiers publics. Toute personne qui possède le lien d’un fichier peut l’ouvrir, et les moteurs de recherche peuvent l’indexer. N’insérez pas de données personnelles sensibles, comme des numéros d’identité ou des informations de santé ou financières, dans les modèles de documents. Les fichiers que les contacts téléversent dans un WhatsApp Flow sont enregistrés dans les fichiers HubSpot de la même façon.

Codes d’erreur :

Code d’erreur	Signification
`DOCUMENT_TEMPLATE_ID_INVALID`	Document template ID n’est pas un ID de modèle valide.
`DOCUMENT_TEMPLATE_NOT_FOUND`	Aucun modèle avec cet ID n’existe dans votre organisation. Il a peut-être été supprimé.
`DOCUMENT_TOKEN_MISSING`	Une propriété utilisée dans le modèle est vide pour ce contact.
`DOCUMENT_TEMPLATE_INVALID`, `DOCUMENT_TEMPLATE_TOO_LARGE`	Le JSON du modèle n’est pas valide, ou il est trop volumineux.
`DOCUMENT_RENDER_FAILED`	Flowella n’a pas pu créer le PDF.
`HUBSPOT_FILE_UPLOAD_FAILED`	HubSpot n’a pas accepté le fichier.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	Flowella a enregistré le fichier mais n’a pas pu écrire son ID dans HubSpot file property, par exemple parce que la propriété n’existe pas.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella ne peut pas accéder à votre compte HubSpot. Reconnectez HubSpot.

Codes d’erreur

Lorsque Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message ou Send WhatsApp Reply échoue, l’historique du workflow du contact affiche la raison, et la sortie Error code contient un code court. Le workflow passe ensuite à l’étape suivante.

Code d’erreur	Actions	Signification	Que faire
`CONTACT_PHONE_MISSING`	Les trois	Le contact n’a pas de numéro dans la propriété mappée ni dans les propriétés de téléphone de repli utilisées par Flowella.	Ajoutez le numéro WhatsApp du contact au format international.
`CONTACT_PHONE_INVALID`	Les trois	Le numéro n’est pas un numéro international valide, par exemple un numéro local comme `07700 900123`.	Stockez-le sous la forme `+447700900123`. Consultez Format des numéros de téléphone.
`CONTACT_OPTED_OUT`	Les trois	Le contact s’est désinscrit des messages de votre numéro par défaut.	N’écrivez pas au contact. Consultez Désinscriptions.
`TEMPLATE_NOT_FOUND`	Template	Flowella ne trouve pas de modèle approuvé portant ce nom pour votre numéro par défaut. Il a peut-être été supprimé, renommé ou pas encore approuvé.	Choisissez de nouveau le modèle dans Template Name.
`TEMPLATE_WABA_MISMATCH`	Template	Le modèle appartient à un autre WhatsApp Business Account que celui de votre numéro par défaut.	Choisissez un modèle du compte du numéro par défaut.
`VARIABLE_EMPTY_NO_FALLBACK`	Template	Une variable est vide et le modèle n’a pas de valeur de repli pour elle. Le message d’erreur nomme la variable.	Mappez une propriété qui a une valeur, ou ajoutez et confirmez une valeur de repli. Consultez Valeurs de repli.
`DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED`	Template	Le même modèle a été envoyé au même numéro de téléphone au cours des 15 dernières secondes.	Rien. Le numéro de téléphone a reçu le modèle une fois.
`MESSAGE_TEXT_MISSING`	Message	Message Text est vide une fois que HubSpot a rempli les jetons de données.	Vérifiez le texte et les propriétés utilisées par ses jetons.
`MESSAGE_BODY_MISSING`	Reply	Message body est vide une fois que HubSpot a rempli les jetons de données.	Vérifiez le texte et les propriétés utilisées par ses jetons.
`SESSION_CLOSED_SKIPPED`	Reply	La fenêtre est fermée et Skip if window is closed est coché.	Rien, si vous vouliez ignorer l’envoi. Sinon, décochez la case.
`CHANNEL_NOT_FOUND`	Message, Reply	Votre organisation n’a pas de numéro WhatsApp connecté.	Connectez un numéro dans Settings → WhatsApp (Meta).
`HUBSPOT_CONTACT_NOT_FOUND`	Message, Reply	HubSpot n’a pas trouvé le contact, par exemple parce qu’il a été supprimé.	Vérifiez le contact dans HubSpot.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`, `META_NOT_ENABLED`, `META_NOT_CONNECTED`	Message, Reply	Flowella ne peut pas accéder à votre compte HubSpot, ou WhatsApp n’est pas connecté.	Reconnectez HubSpot dans Settings → HubSpot, ou WhatsApp dans Settings → WhatsApp (Meta).
Commence par `FLOWELLA_META:`	Les trois	WhatsApp a refusé le message, ou a signalé plus tard son échec. La partie après les deux-points indique la raison.	Consultez le tableau suivant.
`FAILED`	Les trois	Tout autre échec. Le message d’erreur indique la cause.	Lisez le message d’erreur.

Lorsque le code est FAILED, le message d’erreur vous en dit plus. Par exemple :

Pour Send WhatsApp Template, les problèmes de configuration affichent le code sous-jacent entre parenthèses : “Flowella could not send this WhatsApp template (CHANNEL_NOT_FOUND). Check the workflow action inputs, then try again.”
Pour Send WhatsApp Reply, un modèle Service indisponible affiche “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.”
Lorsqu’une variable est vide et que sa valeur de repli n’a pas encore été confirmée, le message indique que la valeur de repli n’a pas été vérifiée. Confirmez les valeurs de repli dans le modèle. Consultez Modèles avec des valeurs de repli non vérifiées.
Pour Send WhatsApp Message et Send WhatsApp Reply, lorsque WhatsApp refuse immédiatement le message, le message indique la raison donnée par WhatsApp.

Codes commençant par FLOWELLA_META:

Code d’erreur	Erreur Meta	Signification
`FLOWELLA_META:re_engagement_required`	131047	La fenêtre de 24 heures est fermée. Consultez Erreur 131047.
`FLOWELLA_META:message_undeliverable`	131026	WhatsApp n’a pas pu délivrer le message. Le numéro n’utilise peut-être pas WhatsApp.
`FLOWELLA_META:sender_quality_block`	131048	WhatsApp a bloqué l’envoi en raison de signaux de qualité ou de spam sur votre numéro. Consultez Erreur 131048.
`FLOWELLA_META:marketing_limit`	131049	WhatsApp a limité les messages marketing vers ce contact. Consultez Engagement sain de l’écosystème.
`FLOWELLA_META:marketing_opt_out`	131050	Le contact a bloqué les messages marketing de votre entreprise dans WhatsApp. Consultez Erreur 131050.
`FLOWELLA_META:marketing_disabled`	131063	Les envois de modèles marketing sont désactivés pour votre configuration WhatsApp dans Meta.
`FLOWELLA_META:template_classification_limit`	131064	WhatsApp a limité l’envoi en raison de problèmes liés à la catégorie du modèle.
`FLOWELLA_META:pacing_held_dropped`	132015	WhatsApp a retenu le message pendant qu’il vérifiait les premiers retours sur le modèle, puis l’a abandonné car ces retours étaient négatifs.
`FLOWELLA_META:template_parameters`	132000, 132012	Les valeurs envoyées ne correspondent pas aux variables, à l’en-tête ou aux boutons du modèle.
`FLOWELLA_META:phone_not_registered`	133010	Votre numéro WhatsApp n’est pas entièrement enregistré auprès de Meta.
`FLOWELLA_META:rate_limited`	Limite de débit	Meta a limité votre vitesse d’envoi. Réessayez plus tard.
`FLOWELLA_META:service_unavailable`	Erreur temporaire	WhatsApp a rencontré un problème temporaire. Renvoyez plus tard.
`FLOWELLA_META:generic`	Autre	WhatsApp a refusé le message. Le message d’erreur inclut la raison donnée par WhatsApp.

Pour les corrections de chaque code et des autres erreurs WhatsApp, consultez Codes d’erreur WhatsApp dans Flowella. Pour les problèmes de connexion et de synchronisation, consultez Échecs de synchronisation HubSpot.

Confier les conversations au Customer Agent HubSpot

Assign to Customer Agent est une action de workflow propre à HubSpot, qui ne fait pas partie de Flowella. Elle confie une conversation au Customer Agent, l’agent IA de HubSpot pour la boîte de réception des conversations. L’agent ne peut répondre sur WhatsApp que lorsque le canal personnalisé Flowella est connecté. Les réponses de l’agent suivent les mêmes règles que toute réponse depuis la boîte de réception HubSpot :

Texte brut depuis votre numéro par défaut. Les pièces jointes sont supprimées.
Uniquement dans la fenêtre de 24 heures. Si le contact n’a pas écrit à votre numéro par défaut au cours des dernières 24 heures, la réponse n’est pas délivrée. Flowella publie des puces Re-engage dans le fil, et une personne doit cliquer sur l’une d’elles pour envoyer un modèle.
Messages textuels uniquement. L’agent voit les messages texte, les appuis sur des boutons, les choix dans des listes et les résumés de Flows. Il ne voit pas les images, les messages vocaux, les vidéos ni les documents.
Pas d’indicateur de saisie. Pour l’instant, Flowella n’affiche pas d’indicateur de saisie au contact avant les réponses de l’agent.
Les désinscriptions s’appliquent. Les contacts qui se sont désinscrits ne reçoivent pas les réponses de l’agent.

Attribuez l’agent pendant que la fenêtre est ouverte, par exemple juste après un déclencheur Text Reply. Un workflow qui attend 48 heures avant d’attribuer l’agent le laisse souvent dans l’impossibilité de répondre. Consultez Utiliser le Customer Agent HubSpot avec Flowella.

Modèles de workflow

Ces modèles combinent les déclencheurs et actions de Flowella avec les étapes propres à HubSpot. Pour des recettes complètes étape par étape, consultez Recettes de workflow HubSpot.

Modèle 1 : envoyer un Flow et attendre les réponses

Envoyer le Flow

Ajoutez Send WhatsApp Template et choisissez un modèle avec un bouton Flow.

Attendre la soumission

Ajoutez Delay until event, réglé sur Form Completed et filtré sur Form Name. Définissez un délai.

Créer une branche selon le résultat

Ajoutez une Branch selon que l’événement s’est produit à temps ou non.

Traiter les réponses

Si le contact a soumis le Flow, créez une branche sur les propriétés de contact écrites par le formulaire, puis mettez à jour les fiches ou créez des tâches.

Relancer

Si le contact n’a pas soumis le Flow, envoyez un rappel avec Send WhatsApp Template ou Send WhatsApp Reply, ou créez une tâche pour votre équipe.

Modèle 2 : router selon la réponse du contact

Définir le déclencheur

Inscrivez les contacts sur Text Reply.

Créer une branche selon la réponse

Créez une branche sur Last WhatsApp reply message, par exemple égal à Book ou Change booking.

Envoyer le bon Flow

Pour Book, ajoutez Send WhatsApp Template avec votre modèle de Flow de réservation.

Attendre les réponses

Ajoutez Delay until event, réglé sur Form Completed et filtré sur Form Name, puis créez une branche selon le résultat.

Modèle 3 : recueil d’avis avec relance

Envoyer le formulaire d'avis

Ajoutez Send WhatsApp Template avec votre modèle de Flow d’avis.

Attendre la réponse

Ajoutez Delay until event, réglé sur Form Completed et filtré sur Form Name.

Créer une branche selon la note

Créez une branche sur la propriété de note écrite par le formulaire :

Note élevée : remerciez le contact avec Send WhatsApp Message. La soumission du Flow a ouvert une nouvelle fenêtre de 24 heures.
Note faible : créez une tâche pour votre équipe, ou utilisez Assign to Customer Agent pendant que la fenêtre est ouverte.

Modèle 4 : confier les réponses au Customer Agent

Définir le déclencheur

Inscrivez les contacts sur Text Reply.

Accuser réception du message

Facultativement, ajoutez Send WhatsApp Message pour confirmer que vous avez reçu le message du contact.

Attribuer l'agent

Ajoutez l’action HubSpot Assign to Customer Agent. Le contact vous a écrit il y a un instant : l’agent peut donc répondre dans la fenêtre de 24 heures.

Variables de date et d’heure

Lorsque vous mappez une propriété HubSpot de date ou de date et heure à une Template Variable dans Send WhatsApp Template, Flowella l’affiche au format dd.MM.yyyy HH:mm en UTC. Par exemple, 27.06.2026 14:30.

Flowella utilise toujours l’UTC, pas le fuseau horaire du contact. Pendant l’heure d’été britannique, un rendez-vous à 14:30 s’affiche 13:30.
Une propriété de date seule affiche 00:00 comme heure.
Flowella traite tout nombre isolé de 13 chiffres dans une variable de modèle comme un horodatage. Un numéro de commande ou de référence à 13 chiffres peut donc apparaître comme une date.
Send WhatsApp Message et Send WhatsApp Reply ne reformatent pas les dates. Ils envoient le texte tel que HubSpot le remplit.

Pour afficher l’heure locale ou un autre format, stockez la date sous forme de texte dans une propriété HubSpot, par exemple Tuesday 4 November, 14:30, et mappez plutôt cette propriété. Consultez Dates issues de HubSpot.

Conseils et bonnes pratiques

Utilisez des numéros de téléphone internationaux. Stockez les numéros WhatsApp avec + et l’indicatif pays, par exemple +447700900123. Un numéro local comme 07700 900123 échoue avec CONTACT_PHONE_INVALID.

Nommez clairement vos modèles. La liste Template Name affiche les noms avec des espaces et des majuscules. booking_confirmation_restaurant se lit Booking Confirmation Restaurant, plus facile à trouver que template_1.

Envoyez, puis attendez. Associez chaque envoi à une étape Delay until event, pour que le workflow gère les contacts qui répondent comme ceux qui ne répondent pas.

Testez d’abord avec un petit groupe. Inscrivez un contact de test avec votre propre numéro avant d’activer un workflow pour tout le monde. Vérifiez les variables, le format du numéro de téléphone et chaque branche.

Pages associées

Activité du contact

Les événements Flowella sur chaque contact et les propriétés sur lesquelles vous pouvez filtrer.

Canal personnalisé

Intégrez les conversations WhatsApp dans la boîte de réception HubSpot.

Variables de modèle

Exemples, valeurs de repli et façon dont les valeurs HubSpot remplissent un modèle.

Réponses intelligentes

Les modèles Service, Update et Offer utilisés en dehors de la fenêtre de 24 heures.

Recettes de workflow

Des workflows HubSpot pas à pas créés avec ces actions.

Suivi UTM et publicitaire

Découvrez quelle publicité, quel lien ou quel QR code a démarré chaque conversation.

​Avant de commencer

​Fonctionnement d’un envoi depuis un workflow

​Déclencheurs

​Form Completed (entrant)

​Text Reply (entrant)

​Message Read (sortant)

​Message Sent (sortant)

​Utiliser “Delay until event” avec les déclencheurs Flowella

​Actions

​Sorties des actions d’envoi

​Send WhatsApp Template

​Send WhatsApp Message

​Send WhatsApp Reply

​Suivre la fenêtre dans une propriété HubSpot

​AI Document Reader

​Generate Document

​Codes d’erreur

​Confier les conversations au Customer Agent HubSpot

​Modèles de workflow

​Modèle 1 : envoyer un Flow et attendre les réponses

​Modèle 2 : router selon la réponse du contact

​Modèle 3 : recueil d’avis avec relance

​Modèle 4 : confier les réponses au Customer Agent

​Variables de date et d’heure

​Conseils et bonnes pratiques

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Variables de modèle

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Suivi UTM et publicitaire

Avant de commencer

Fonctionnement d’un envoi depuis un workflow

Déclencheurs

Form Completed (entrant)

Text Reply (entrant)

Message Read (sortant)

Message Sent (sortant)

Utiliser “Delay until event” avec les déclencheurs Flowella

Actions

Sorties des actions d’envoi

Send WhatsApp Template

Send WhatsApp Message

Send WhatsApp Reply

Suivre la fenêtre dans une propriété HubSpot

AI Document Reader

Generate Document

Codes d’erreur

Confier les conversations au Customer Agent HubSpot

Modèles de workflow

Modèle 1 : envoyer un Flow et attendre les réponses

Modèle 2 : router selon la réponse du contact

Modèle 3 : recueil d’avis avec relance

Modèle 4 : confier les réponses au Customer Agent

Variables de date et d’heure

Conseils et bonnes pratiques

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