Flowella s’intègre directement dans le moteur de workflow de HubSpot, vous offrant des déclencheurs personnalisés qui se déclenchent sur les événements de WhatsApp et des actions qui envoient des messages ou des conversations à un agent d’intelligence artificielle. Ce guide couvre chaque déclencheur, chaque action, et les modèles les plus efficaces pour les combiner.
Avant de commencer
Assurez-vous d’avoir :
- Un compte Flowella connecté à votre portail HubSpot
- Au moins un modèle WhatsApp créé dans l’application Flowella (nécessaire pour envoyer des messages)
- Un accès à l’outil de workflow de HubSpot - les workflows basés sur les contacts requièrent un plan Professionnel ou Entreprise.
Toutes les propriétés des numéros de téléphone utilisées dans les actions de workflow de Flowella doivent être stockées au format international E.164, commençant par + suivi du code du pays et du numéro national (par exemple, +447700900123). Consultez Phone Number Format pour plus d’informations.
Lorsque vous créez un nouveau flux de travail basé sur les contacts dans HubSpot, recherchez Flowella dans le panneau de sélection des déclencheurs pour voir tous les déclencheurs disponibles. Ceux-ci se déclenchent dès qu’un événement WhatsApp spécifique se produit et inscrivent automatiquement le contact associé dans le flux de travail.Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact remplit un formulaire WhatsApp Flow envoyé via Flowella. C’est le déclencheur le plus couramment utilisé et il constitue l’épine dorsale de la plupart des automatismes Flowella.Vous pouvez affiner ce déclencheur avec les propriétés d’événement suivantes :
- Form Name - filtre sur un formulaire spécifique afin que seules les réponses à ce formulaire déclenchent le workflow.
- hs_email - l’adresse email du contact au moment de l’événement
- Occurred at** - la date et l’heure à laquelle le formulaire a été complété
- Source** - la source de la soumission du formulaire
Utilisation typique: déclenche un flux de travail de suivi après qu’un client a rempli un formulaire de retour d’information, une confirmation de réservation, un questionnaire KYC ou tout autre flux de collecte de données structuré.
Message lu
Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact lit (ouvre) un message WhatsApp envoyé par Flowella. Il est utile pour suivre l’engagement et construire une logique conditionnelle autour de l’envoi du message.Utilisation typique: ne commencez une séquence de suivi qu’après avoir confirmé que le contact a vu votre message initial, ou marquez les contacts qui n’ont pas lu un message dans un certain délai.
Message envoyé
Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un message WhatsApp est envoyé avec succès à un contact via Flowella. Il confirme la livraison par la plateforme Flowella plutôt que la réception par le contact.Utilisation typique: enregistrer l’activité de messagerie sortante, mettre à jour les propriétés de CRM pour enregistrer qu’un message a été envoyé, ou démarrer un timer pour des actions de suivi.
Réponse textuelle
Ce déclencheur se déclenche lorsqu’un contact envoie une réponse en texte libre à une conversation WhatsApp gérée par Flowella.Ce qui rend ce déclencheur particulièrement puissant est la possibilité de filtrer sur le contenu du message. Lorsque vous configurez les critères du déclencheur, ajoutez une condition sur la propriété Message à l’aide d’opérateurs tels que “contient n’importe lequel de” pour correspondre à des mots-clés ou des phrases spécifiques. Cela vous permet de créer des flux de travail qui réagissent différemment en fonction de ce que dit un contact.Utilisation typique: acheminer les contacts en fonction des réponses par mot-clé. Par exemple, si un contact répond “oui” à un message de confirmation, inscrivez-le à un flux de travail ; s’il répond “annulation” ou “aide”, inscrivez-le à un autre flux de travail. Vous pouvez également l’utiliser pour obtenir le consentement de l’intéressé, déclencher des voies d’escalade ou détecter l’intention à partir de réponses non structurées.
Utilisation de “Delay Until Event” avec les déclencheurs Flowella
L’une des caractéristiques les plus puissantes de la combinaison de Flowella et de HubSpot est l’action Delay until event occurs (retarder jusqu’à ce que l’événement se produise). Cette action permet à un flux de travail de se mettre en pause et d’attendre un événement Flowella avant de continuer.Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui :
- Envoie un formulaire WhatsApp Flow à un contact.
- Fait une pause en utilisant Delay until event set to Flowella : WhatsApp Forms Integration : Formulaire complété
- Se ramifie selon que les critères de l’événement ont été remplis ou non dans la fenêtre de temps que vous avez choisie.
Cela crée un véritable modèle de demande et de réponse à l’intérieur de votre automatisation. Si l’événement ne se produit pas dans le délai imparti, le flux de travail emprunte une autre voie, comme l’envoi d’un rappel ou la transmission à un membre de l’équipe.Vous pouvez utiliser ce modèle avec n’importe quel événement Flowella :
- Attente du formulaire complété - pause jusqu’à ce que le contact termine un WhatsApp Flow, puis traitement de ses réponses.
- Attente d’un message lu** - faites une pause jusqu’à ce que le contact ouvre le message, puis décidez d’y donner suite ou d’attendre plus longtemps.
- Attente d’une réponse textuelle** - faites une pause jusqu’à ce que le contact réponde, puis passez au contenu du message.
En plus des déclencheurs, Flowella fournit trois actions de workflow personnalisées. Celles-ci apparaissent dans le panneau d’action lorsque vous ajoutez une étape à un flux de travail basé sur les contacts de HubSpot.Envoyer le modèle WhatsApp
Cette action envoie un modèle de message WhatsApp pré-approuvé à un contact. Les modèles sont créés et gérés dans l’application Flowella et comprennent à la fois des modèles de messages standards et des modèles interactifs WhatsApp Flow (formulaires).| Champ | Description |
|---|
| Numéro de téléphone du contact** (obligatoire) | Sélectionnez la propriété du contact HubSpot qui contient le numéro de téléphone WhatsApp du destinataire. Il doit être au format international (par exemple +447700900000). |
| Choisissez dans une liste déroulante de modèles créés dans l’application Flowella. Cela inclut les modèles de messages standards et les modèles de flux (formulaires interactifs). | |
| Contact Email | Vous avez la possibilité d’indiquer l’adresse email du contact. Flowella peut l’utiliser pour le matching, l’enrichissement et l’analyse. |
| Template Variable 1-5 | Associez les propriétés du contact ou de l’entreprise de HubSpot aux variables de personnalisation définies dans votre modèle. Par exemple, si votre modèle inclut {{1}} pour le prénom, associez la variable de modèle 1 à la propriété Prénom. |
- Les modèles de flux (formulaires interactifs) sont sélectionnés exactement de la même manière que les modèles de message standard - Flowella gère la conversion automatiquement.
- Vous pouvez mapper jusqu’à cinq variables de modèle en utilisant n’importe quel jeton de données HubSpot, y compris les propriétés des contacts inscrits, les propriétés de l’entreprise et les données provenant d’actions de flux de travail antérieures.
- Si une variable de modèle requise n’est pas mappée, l’envoi peut échouer pour ce contact.
- Cette action est idéale pour les confirmations de réservation, les demandes de feedback, les rappels de renouvellement, les notifications de rendez-vous et tout autre message structuré ou modélisé.
Envoyer le message WhatsApp
Cette action envoie un message WhatsApp direct à un contact. Contrairement à l’action modèle, cette action vous permet de composer un message à la volée dans le flux de travail et prend en charge plusieurs types de médias.| Champ | Description |
|---|
| Type de message** (obligatoire) | Choisissez parmi : Message texte, Document, Image, Vidéo, ou Audio. |
| Numéro de téléphone du destinataire** (obligatoire) | Sélectionnez la propriété de contact HubSpot qui contient le numéro de téléphone WhatsApp du destinataire. |
| Pour les messages texte, entrez le contenu du message. Personnalisez-le en utilisant n’importe quel jeton de données HubSpot en cliquant sur le panneau des jetons de données - les jetons disponibles incluent les propriétés de contact enregistrées, les enregistrements associés, les données de déclenchement et d’événement, et les résultats des actions précédentes du flux de travail. | |
- Les messages textuels peuvent être entièrement personnalisés avec un contenu dynamique tel que le prénom du contact, le montant d’une transaction ou le numéro de référence d’un billet.
- Les messages média (image, vidéo, audio, document) vous permettent d’envoyer un contenu riche directement à travers WhatsApp dans le cadre d’un flux de travail automatisé.
- Cette action est particulièrement utile pour les messages de suivi qui ne nécessitent pas de modèle pré-approuvé, tels que les messages de remerciement personnalisés ou les réponses contextuelles déclenchées par une logique de flux de travail antérieure.
Assigner à l’agent client
Cette action assigne une conversation à un Agent Client HubSpot Breeze, initiant une conversation assistée par l’IA directement dans le canal Flowella WhatsApp.| Champ | Description |
|---|
| Sélectionnez l’agent client Breeze qui doit prendre en charge la conversation. | |
| Choisissez le type d’enregistrement à attribuer, tel que “Conversations : Tous associés”. | |
- Support post-formulaire - après qu’un client a soumis un formulaire de demande, l’agent IA peut répondre immédiatement aux questions de suivi.
- Traitement en dehors des heures de bureau** - acheminez les conversations WhatsApp vers un agent AI lorsque votre équipe n’est pas disponible.
- Triage et escalade** - laissez l’agent d’intelligence artificielle traiter les questions initiales et ne faites appel à un agent humain qu’en cas de besoin.
- Demandes de renseignements sur les produits et les services** - fournissez des réponses instantanées à partir de votre base de connaissances sans avoir besoin d’un agent en chair et en os.
Modèles de flux de travail
Voici quatre modèles courants qui combinent efficacement les déclencheurs, les délais et les actions Flowella.
Modèle 1 : Envoyer et attendre
Il s’agit du schéma de base de toute interaction basée sur un formulaire.
Envoyer le formulaire
Ajoutez une action Envoyer le modèle WhatsApp avec un modèle de formulaire Flow.
Attendre l'achèvement
Ajout d’une action Delay until event : Flowella : Formulaire complété.
Branche sur le résultat
Ajouter une action Branche : Si les critères de l’événement ont été remplis ou non.
Le chemin du bonheur
Si les critères sont remplis : traiter les données du formulaire, mettre à jour les propriétés CRM et déclencher les étapes suivantes.
Chemin de repli
Si les critères ne sont pas remplis : envoi d’un rappel ou transmission à un membre de l’équipe.
Modèle 2 : Routage basé sur des mots-clés
Acheminez les contacts vers le bon flux de travail en fonction de ce qu’ils répondent.
Régler le déclencheur
Utilisez Flowella : Text Reply lorsque la propriété Message contient des mots-clés tels que “book” ou “reserve”.
Envoyez le formulaire correspondant
Ajoutez une action Envoyer le modèle WhatsApp avec votre modèle de flux de réservation.
Attendre et brancher
Ajoutez une action Delay until event - Flowella : Form Completed - puis branchez et traitez les réponses.
Recueillez des informations en retour et prenez différentes mesures en fonction du score obtenu.
Envoyez le formulaire de retour d'information
Ajoutez une action Envoyer le modèle WhatsApp avec votre modèle de flux de feedback.
Attendez la réponse
Ajoutez une action Delay until event - Flowella : Form Completed.
Branche sur le score
Utilisez une branche If/then basée sur la propriété score :
- Score élevé → envoyer un message de remerciement avec un lien d’évaluation.
- Score faible → créer un ticket et l’assigner à un agent clientèle pour une récupération assistée par l’IA.
Modèle 4 : transfert de l’IA conversationnelle
Transmettez les réponses entrantes directement à un agent d’intelligence artificielle.
Régler le déclencheur
Utilisez Flowella : Text Reply pour attraper n’importe quel message entrant.
Accusé de réception
Ajoutez une action Envoyer un message WhatsApp pour confirmer que vous avez reçu leur message.
Assigner à l'agent AI
Ajoutez une action Assign to Customer Agent. L’agent clientèle de Breeze gère alors la conversation de manière native dans WhatsApp.
Conseils et bonnes pratiques
Utilisez le format des numéros de téléphone internationaux. Enregistrez toujours les numéros de téléphone WhatsApp au format E.164 (par exemple +44 pour le Royaume-Uni, +1 pour les Etats-Unis). Flowella en a besoin pour délivrer les messages avec succès.
**Lorsque vous créez des modèles dans l’application Flowella, utilisez des noms descriptifs faciles à identifier dans la liste déroulante de HubSpot. “Confirmation de réservation - Restaurant” est plus clair que “Modèle 1”.
**Le modèle ” envoyer puis attendre ” permet à votre flux de travail de gérer les contacts réactifs et non réactifs de manière gracieuse, plutôt que de s’appuyer uniquement sur les déclencheurs.
**En filtrant le contenu des messages, vous pouvez créer des interfaces conversationnelles légères sans avoir recours à un chatbot complet. En filtrant sur le contenu des messages, vous pouvez construire des interfaces conversationnelles légères sans avoir recours à un chatbot complet.
**Lorsque vous créez de nouveaux flux de travail, commencez par inscrire un petit groupe de test avant de les déployer sur l’ensemble de votre liste de contacts. Cela vous permet de détecter rapidement les problèmes liés aux variables des modèles, au formatage des numéros de téléphone ou à la logique de branchement.
