Criar e sincronizar WhatsApp Flows a partir dos seus formulários HubSpot

Um WhatsApp Flow é um formulário que abre dentro de uma conversa WhatsApp. O Flowella constrói cada Flow a partir de um dos seus formulários de marketing HubSpot, publica-o na Meta e envia todas as respostas de volta para o HubSpot como uma submissão desse mesmo formulário. Este diagrama mostra todo o ciclo de vida, desde a criação do formulário no HubSpot até ao fluxo de trabalho de acompanhamento que é executado depois de um cliente submeter.

​

Antes de começar

Precisa de:

• O HubSpot ligado ao Flowella com acesso aos seus formulários. Consulte Configuração HubSpot. Se a página Flows mostrar Sample forms, selecione Open HubSpot integration e volte a ligar o HubSpot.
• Um número WhatsApp ligado ao Flowella e selecionado na aplicação. Consulte Antes de começar.
• A sua empresa verificada pela Meta. O Flowella não publica um Flow enquanto a Meta não mostrar a sua empresa como verificada. Consulte Verificação da empresa.
• O número WhatsApp totalmente registado na Meta.
• Uma subscrição Flowella ativa ou um período de avaliação gratuito.
• Um formulário de marketing HubSpot com pelo menos um campo que o WhatsApp consiga mostrar. Consulte Como os campos HubSpot são convertidos.

​

Sincronizar um formulário com um WhatsApp Flow

Depois de um formulário ter um Flow, o botão passa a mostrar Sync WA Flow. Após uma sincronização falhada, mostra Try again. O Flowella não envia qualquer notificação quando uma sincronização termina, por isso verifique o resultado na linha. Quando edita um formulário no HubSpot depois de o respetivo Flow ter sido construído, a linha mostra uma nota âmbar a indicar que o formulário foi alterado. Selecione Sync WA Flow para publicar as alterações.

​

Se o botão estiver desativado

Passe o cursor sobre o botão para ver porque não pode ser executado.

​

Os Flows pertencem a um único número WhatsApp

O Flowella cria o Flow no número WhatsApp que tem selecionado. Se tiver mais do que um número, selecione o outro número em Meta channels no menu da conta (consulte Mudar de canal) e sincronize o formulário novamente para o usar nesse número.

​

Criar um modelo após a primeira sincronização

Após a primeira sincronização bem-sucedida da sua organização, o Flowella mostra Your form is now a WhatsApp Flow. Esta mensagem não aparece em sincronizações posteriores. Selecione Create template with this Flow para abrir o editor de modelos com um botão de Flow já ligado, ou Not now para a fechar. Pode iniciar o mesmo modelo mais tarde com Create template na linha do formulário. Consulte Enviar o Flow aos clientes.

​

A página de detalhe do Flow

Selecione um formulário para abrir a respetiva página de detalhe. A página tem três separadores. O Flowella guarda apenas o resultado da sincronização mais recente para cada formulário e número WhatsApp. Não existe histórico de sincronizações.

​

Como os campos HubSpot são convertidos

Cada campo HubSpot torna-se um componente de WhatsApp Flow. Apenas a etiqueta do campo, as suas opções e a definição de obrigatoriedade são transferidas. O texto formatado que seja um único título com até 80 caracteres torna-se um título (H1) ou subtítulo (H2 ou H3). Tudo o resto torna-se texto do corpo, que mantém negrito, itálico, ligações e listas. Cada componente tem também um limite de comprimento da etiqueta, pelo que etiquetas longas podem ficar cortadas no telemóvel do cliente. Consulte Boas práticas de design de formulários.

​

Campos que não são convertidos tal como estão

• Os campos ocultos não aparecem no WhatsApp. O Flowella submete o valor predefinido de cada campo oculto juntamente com as respostas.
• Os campos condicionais (dependentes) aparecem sempre, logo a seguir ao campo principal. Se um deles for obrigatório no HubSpot, o cliente tem de lhe responder.
• O texto de ajuda, o texto de marcador de posição e as descrições de opções são descartados.
• Os carregamentos de ficheiros tornam-se um seletor de fotografias, e o seletor de fotografias é sempre opcional no WhatsApp. Se o campo de ficheiro for obrigatório no HubSpot e o cliente o ignorar, a submissão falha com “Missing required field”. Torne os campos de ficheiro opcionais no HubSpot.
• Outros tipos de campo, como o campo de telemóvel do HubSpot (tipo mobile_phone), são ignorados. O separador Overview assinala-os. Se um campo ignorado for obrigatório no HubSpot, a sincronização falha com Not ready.

​

Limites e armadilhas

• Um ecrã mais um ecrã de agradecimento. Todo o formulário torna-se um único ecrã. Depois de o cliente submeter, um ecrã de agradecimento mostra a mensagem de agradecimento do formulário no HubSpot, com um botão Done. Para fazer perguntas por etapas, use dois formulários e dois Flows.
• O nome do formulário é o título do ecrã e identifica o Flow. Os clientes veem o nome do formulário HubSpot no topo do ecrã. O Flowella também usa o nome para encontrar o Flow na Meta. Se mudar o nome do formulário, a sincronização seguinte cria um Flow novo, e os modelos que já criou continuam a abrir o antigo. Se a sua conta WhatsApp já tiver um Flow com o mesmo nome, o Flowella substitui-o.
• Cada sincronização publica de imediato. Não existe uma etapa de rascunho, por isso o Flow ativo muda assim que uma sincronização é bem-sucedida. As edições ao formulário HubSpot também alteram o formulário do seu website. Para alterações apenas no Flow, considere uma cópia do formulário exclusiva para WhatsApp.
• Limites da Meta por ecrã. Um ecrã pode conter um seletor de fotografias, cinco opt-ins (as caixas de verificação de consentimento contam) e 50 componentes no total. O texto do botão de submissão do HubSpot pode ter até 35 caracteres. Uma resposta de linha única pode ter até 80 caracteres e uma resposta de várias linhas até 600. Consulte a referência de componentes de Flow e os componentes de carregamento de multimédia da Meta.
• Os formulários grandes perdem o texto formatado. Se o formulário precisar de mais de 50 componentes, o Flowella descarta todos os blocos de texto formatado e mantém todas as perguntas.
• Os formulários com redirecionamento mostram a ligação como texto. Se o formulário HubSpot redirecionar para uma página após a submissão, o ecrã de agradecimento mostra o endereço de redirecionamento como texto simples. Configure o formulário para mostrar uma mensagem de agradecimento.
• As fotografias carregadas são ficheiros públicos. O Flowella guarda cada fotografia que um cliente carrega nos ficheiros do HubSpot como ficheiro público, pelo que qualquer pessoa com a ligação a pode abrir e os motores de pesquisa podem indexá-la. Não peça fotografias de documentos de identificação nem outras informações sensíveis.
• Sincronize novamente depois de adicionar um campo obrigatório. O Flowella verifica cada submissão em relação ao formulário HubSpot ativo. Se adicionar um campo obrigatório no HubSpot e não sincronizar, todas as submissões falham com “Missing required field”.

​

Erros de sincronização

Quando uma sincronização falha, a linha mostra um distintivo vermelho. Passe o cursor sobre o ícone de informação ao lado para ver mais detalhes. Depois de corrigir a causa, selecione Try again. Uma sincronização falhada mantém o formulário associado ao Flow existente, pelo que as submissões desse Flow continuam a chegar ao HubSpot.

​

Enviar o Flow aos clientes

Os clientes abrem um Flow a partir de um botão numa mensagem de modelo WhatsApp. Para um guia completo desde o formulário até ao primeiro envio, consulte Enviar o seu primeiro Flow.

​

O que acontece quando um cliente submete

Quando o cliente toca no botão de submissão, o Flowella verifica as respostas obrigatórias em relação ao formulário HubSpot ativo e depois submete as respostas ao HubSpot como uma submissão desse formulário. O Flowella associa a submissão a um contacto HubSpot, por esta ordem:

1. O contacto inscrito pelo fluxo de trabalho HubSpot, quando um fluxo de trabalho enviou o Flow com Send WhatsApp Template.
2. O contacto HubSpot já associado ao número WhatsApp do cliente no Flowella.
3. Um contacto HubSpot com o mesmo número de telefone. O Flowella usa o número de telefone indicado no formulário ou, caso não exista, o número WhatsApp do cliente.
4. Um contacto HubSpot com o endereço de email indicado no formulário.
5. Se nenhum destes corresponder, o Flowella cria um contacto HubSpot para o número de telefone.

O cliente vê então o ecrã de agradecimento. O Flowella regista um evento Form Completed no contacto, com o nome do formulário, para que os fluxos de trabalho que aguardam o Flow possam continuar. Consulte Form Completed.

​

Verificar se uma submissão chegou

• No HubSpot: a lista de submissões do formulário mostra as submissões WhatsApp com o nome de página WhatsApp Flow · <form name>.
• Na cronologia do contacto: o evento Form Completed tem uma ligação View submission para as respostas.
• No Flowella: o separador Statistics do formulário lista as submissões recentes.
• Na Caixa de entrada: a conversa mostra um cartão marcado Response sent, com o texto do botão de Flow ou Flow response como título. Selecione View response para ver as respostas.

​

Erros que o cliente vê

Se uma submissão falhar, o Flow permanece aberto e mostra um erro, para que o cliente possa tentar novamente.

​

Relacionado