Acionadores e ações de workflow do HubSpot para o WhatsApp

​

Antes de começar

• Ligue o HubSpot ao Flowella e confirme que Custom workflow actions está em Unlocked no cartão Capabilities em Settings → HubSpot. Consulte Capacidades.
• Para os acionadores, Contact activity events (message sent, read, replies, forms) também tem de estar desbloqueado. Consulte Confirmar que os eventos de atividade do contacto estão desbloqueados.
• Use workflows baseados em contactos. As ações do Flowella só são executadas em contactos. Os workflows do HubSpot estão incluídos nos planos Professional e Enterprise.
• Para enviar modelos, tenha pelo menos um modelo aprovado. Consulte Modelos.
• Guarde os números WhatsApp em formato internacional, por exemplo +447700900123. Consulte Formato do número de telefone.

​

Como funciona um envio a partir de um workflow

• O HubSpot mantém o contacto num passo de envio até o Flowella comunicar o resultado, durante no máximo uma hora. O Flowella comunica sucesso quando o WhatsApp marca a mensagem como enviada.
• Se um envio falhar, o passo falha com um motivo e um código de erro, e o workflow continua com o passo seguinte. Consulte Códigos de erro.
• Todos os envios aparecem na caixa de entrada do Flowella. Os modelos enviados por um workflow também aparecem no tópico da caixa de entrada do HubSpot, como o nome e o idioma do modelo. As mensagens de Send WhatsApp Message e Send WhatsApp Reply não aparecem no tópico da caixa de entrada do HubSpot.

​

Acionadores

​

Form Completed (entrada)

• Só é disparado para submissões de WhatsApp Flows. Uma submissão do mesmo formulário HubSpot no website não o dispara, por isso use o acionador de submissão de formulário do próprio HubSpot para essas.
• O evento regista o nome do formulário e a origem, não as respostas. O Flowella envia as respostas para o HubSpot como uma submissão do formulário a partir do qual o Flow foi criado. Crie ramos com base nas propriedades de contacto que o formulário escreve.
• Filtre por Form Name para que só as submissões desse formulário inscrevam o contacto ou terminem a espera.

​

Text Reply (entrada)

• Toca num botão de resposta rápida. A resposta é a etiqueta do botão.
• Escolhe uma opção numa lista. A resposta é o título da opção.
• Submete um WhatsApp Flow. A resposta é um resumo de uma linha que começa pelo título do Flow.

​

Message Read (saída)

​

Message Sent (saída)

​

Utilizar “Delay until event” com acionadores do Flowella

1. Enviar um Flow com Send WhatsApp Template.
2. Esperar com Delay until event, definido para o evento Form Completed do Flowella e filtrado por Form Name.
3. Criar um ramo consoante o contacto tenha submetido a tempo ou não. Caso contrário, enviar um lembrete ou criar uma tarefa.

• Form Completed: esperar pelas respostas do Flow e depois criar ramos com base nas propriedades que o formulário escreveu.
• Text Reply: esperar por qualquer resposta e depois criar ramos com base em Last WhatsApp reply message.
• Message Read: esperar até o contacto abrir a sua mensagem e depois decidir se faz seguimento.

​

Ações

​

Resultados das ações de envio

​

Send WhatsApp Template

• Mapeie as variáveis pela ordem em que o modelo as mostra. Os cabeçalhos de imagem, vídeo e documento não ocupam uma posição. Por exemplo, um modelo tem {{1}} no cabeçalho e {{1}} e {{2}} no corpo. Mapeie a Template Variable 1 para o valor do cabeçalho e as Template Variables 2 e 3 para os valores do corpo.
• Se um valor mapeado estiver vazio, ou se mapear menos posições do que as variáveis do modelo, o Flowella envia o valor alternativo confirmado do modelo. Se não houver valor alternativo confirmado, o envio falha. Consulte Valores alternativos.
• A ação tem cinco posições. Para qualquer variável depois da quinta, o Flowella envia o valor alternativo confirmado, ou o envio falha.
• As datas aparecem em UTC. Consulte Variáveis de data e hora.
• Para um cabeçalho de localização, mapeie a latitude e a longitude para as posições a seguir às variáveis do corpo. Consulte Cabeçalhos de localização.

• Os cabeçalhos de imagem, vídeo e documento usam sempre o conteúdo multimédia guardado com o modelo. Não pode alterar o conteúdo multimédia para cada contacto a partir do HubSpot.
• Não pode definir valores de botões para cada contacto. Coloque ligações ou códigos por contacto numa variável do corpo.
• Quando o modelo tem um botão de Flow, o Flowella passa ao Flow o ID HubSpot do contacto inscrito. Isto ajuda o Flowella a associar a submissão ao mesmo contacto.
• Se o modelo existir em mais do que um idioma, o Flowella envia a versão en. Se não houver versão en, envia a atualizada mais recentemente. As versões em en_GB ou en_US não contam como en. Consulte Idioma.

​

Send WhatsApp Message

• A mensagem só chega ao contacto dentro da janela de 24 horas. O Flowella não verifica a janela antes. Se o contacto não escreveu para o seu número predefinido nas últimas 24 horas, o WhatsApp rejeita a mensagem (erro 131047 da Meta) e o passo falha. Consulte Erro 131047.
• Quando a janela possa estar fechada, use antes Send WhatsApp Reply ou Send WhatsApp Template.
• O Flowella envia o texto exatamente como o HubSpot o preenche. Não reformata datas.
• A mensagem aparece na caixa de entrada do Flowella, não no tópico da caixa de entrada do HubSpot.

​

Send WhatsApp Reply

• O Flowella usa sempre o modelo de resposta inteligente Service. Preenche {{1}} com o primeiro nome do contacto, {{2}} com o nome da sua organização e {{3}} com a sua mensagem.
• Os modelos de resposta inteligente existem apenas em inglês.
• Se o modelo Service estiver desativado, ainda não estiver aprovado ou tiver sido pausado pela Meta, o passo falha com a mensagem “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” Verifique o modelo em Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies. Consulte Respostas inteligentes.

• Seguimentos de reativação e de sucesso do cliente que possam ser executados após 24 horas de silêncio.
• Seguimentos depois de uma espera por Form Completed com um limite de tempo longo.
• Qualquer envio que deva chegar ao contacto seja qual for o estado da janela.

​

Acompanhar a janela numa propriedade do HubSpot

1. No HubSpot, crie uma propriedade de contacto. Consulte o guia do HubSpot para criar propriedades.
2. Escolha o tipo de campo Date and time picker.
3. Confirme que o nome interno é exatamente whatsapp_window_open_until antes de guardar. O HubSpot não permite alterar um nome interno mais tarde.

​

AI Document Reader

[
  { "extract": "passport_number", "hubspot": "passport_number" },
  { "extract": "date_of_birth", "hubspot": "date_of_birth" },
  { "extract": "full_name", "hubspot": "firstname" }
]

• Ficheiros PDF, JPEG, PNG e WebP, até 15 MB. O Flowella verifica o conteúdo do ficheiro, não o nome. Outros formatos, incluindo fotografias HEIC de iPhones, falham com DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE.
• PDFs com até 4 páginas.
• As ligações têm de começar por https://.

• O Flowella escreve todos os valores numa única atualização do contacto.
• Se alguma propriedade do mapa de campos não existir no HubSpot, ou se o HubSpot rejeitar um valor, toda a atualização falha com HUBSPOT_PATCH_FAILED. Nenhuma propriedade é alterada. Verifique todos os nomes internos antes de ativar o workflow.
• Clear HubSpot properties when empty decide o que acontece às propriedades dos valores que o Flowella não encontra. Os valores encontrados são sempre escritos.

​

Generate Document

​

Códigos de erro

• Em Send WhatsApp Template, os problemas de configuração mostram o código subjacente entre parênteses: “Flowella could not send this WhatsApp template (CHANNEL_NOT_FOUND). Check the workflow action inputs, then try again.”
• Em Send WhatsApp Reply, um modelo Service indisponível mostra “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.”
• Quando uma variável está vazia e o seu valor alternativo ainda não foi confirmado, a mensagem indica que o valor alternativo não foi revisto. Confirme os valores alternativos no modelo. Consulte Modelos com valores alternativos não revistos.
• Em Send WhatsApp Message e Send WhatsApp Reply, quando o WhatsApp recusa a mensagem de imediato, a mensagem indica o motivo do WhatsApp.

​

Passar conversas ao HubSpot Customer Agent

• Texto simples a partir do seu número predefinido. Os anexos são descartados.
• Apenas dentro da janela de 24 horas. Se o contacto não escreveu para o seu número predefinido nas últimas 24 horas, a resposta não é entregue. O Flowella publica chips Re-engage no tópico e uma pessoa tem de clicar num deles para enviar um modelo.
• Apenas mensagens baseadas em texto. O agente vê mensagens de texto, toques em botões, escolhas em listas e resumos de Flows. Não vê imagens, notas de voz, vídeos ou documentos.
• Sem indicador de escrita. De momento, o Flowella não mostra ao contacto um indicador de escrita antes das respostas do agente.
• Os cancelamentos de subscrição aplicam-se. Os contactos que cancelaram a subscrição não recebem as respostas do agente.

​

Padrões de workflow

​

Padrão 1: Enviar um Flow e esperar pelas respostas

​

Padrão 2: Encaminhar com base na resposta do contacto

​

Padrão 3: Feedback com seguimento

​

Padrão 4: Passar respostas ao Customer Agent

​

Variáveis de data e hora

• O Flowella usa sempre UTC, não o fuso horário do contacto. Durante a hora de verão britânica, uma marcação às 14:30 aparece como 13:30.
• Uma propriedade só de data mostra 00:00 como hora.
• O Flowella trata qualquer número isolado de 13 dígitos numa variável de modelo como um carimbo temporal. Um número de encomenda ou de referência com 13 dígitos pode aparecer como uma data.
• Send WhatsApp Message e Send WhatsApp Reply não reformatam datas. Enviam o texto como o HubSpot o preenche.

​

Dicas e boas práticas

​

Relacionado