Flowella si integra direttamente nel motore del flusso di lavoro di HubSpot, offrendo trigger personalizzati che si attivano su eventi WhatsApp e azioni che inviano messaggi o conversazioni a un agente AI. Questa guida copre tutti i trigger, tutte le azioni e i modelli più efficaci per combinarli.
Prima di iniziare
Assicuratevi di avere:
- Un account Flowella collegato al vostro portale HubSpot
- Almeno un modello WhatsApp creato nell’app Flowella (necessario per l’invio di messaggi)
- Accesso allo strumento di flusso di lavoro di HubSpot - i flussi di lavoro basati sui contatti richiedono un piano Professional o Enterprise.
Tutte le proprietà dei numeri di telefono utilizzate nelle azioni del flusso di lavoro Flowella devono essere memorizzate nel formato internazionale E.164, iniziando con + seguito dal codice del Paese e dal numero nazionale (ad esempio, +447700900123). Per ulteriori informazioni, vedere Formato del numero di telefono.
Quando si crea un nuovo flusso di lavoro basato sui contatti in HubSpot, cercare Flowella nel pannello di selezione dei trigger per vedere tutti i trigger disponibili. Questi si attivano ogni volta che si verifica un evento WhatsApp specifico e iscrivono automaticamente il contatto associato al flusso di lavoro.Modulo completato
Questo trigger si attiva quando un contatto completa un modulo WhatsApp Flow inviato tramite Flowella. È il trigger più utilizzato e costituisce la spina dorsale della maggior parte delle automazioni Flowella.È possibile perfezionare questo trigger con le seguenti proprietà dell’evento:
- Nome modulo - filtrare in base a un modulo specifico in modo che solo le compilazioni di quel modulo attivino il flusso di lavoro.
- hs_email - l’indirizzo e-mail del contatto al momento dell’evento
- Occurred at - la data e l’ora in cui il modulo è stato completato
- Source - la fonte dell’invio del modulo
Uso tipico: attivare un flusso di lavoro di follow-up dopo che un cliente ha completato un modulo di feedback, una conferma di prenotazione, un questionario KYC o qualsiasi altro flusso di raccolta dati strutturato.
Messaggio letto
Questo trigger si attiva quando un contatto legge (apre) un messaggio WhatsApp inviato tramite Flowella. È utile per tracciare il coinvolgimento e costruire una logica condizionale intorno alla consegna dei messaggi.Uso tipico: avviare una sequenza di follow-up solo dopo aver confermato che il contatto ha visto il messaggio iniziale, oppure contrassegnare i contatti che non hanno letto un messaggio entro un certo periodo di tempo.
Messaggio inviato
Questo trigger si attiva quando un messaggio WhatsApp viene inviato con successo a un contatto tramite Flowella. Questo conferma la consegna da parte della piattaforma Flowella piuttosto che la ricezione da parte del contatto.Uso tipico: registrare l’attività di messaggistica in uscita, aggiornare le proprietà di CRM per registrare l’invio di un messaggio o avviare un timer per azioni di follow-up.
Risposta di testo
Questo trigger si attiva quando un contatto invia una risposta in testo libero a una conversazione WhatsApp gestita da Flowella.Ciò che rende questo trigger particolarmente potente è la possibilità di filtrare il contenuto del messaggio. Quando si configurano i criteri di attivazione, è possibile aggiungere una condizione sulla proprietà Message utilizzando operatori come “contains any of” (contiene una qualsiasi delle seguenti parole chiave o frasi). Ciò consente di creare flussi di lavoro che rispondono in modo diverso a seconda di ciò che un contatto dice.Uso tipico: instradamento dei contatti in base alle risposte alle parole chiave. Ad esempio, se un contatto risponde “sì” a un messaggio di conferma, lo si iscrive a un flusso di lavoro; se risponde “annulla” o “aiuto”, lo si iscrive a un altro. È possibile utilizzare questa funzione anche per acquisire il consenso opt-in, attivare percorsi di escalation o rilevare l’intento da risposte non strutturate.
Utilizzo di “Ritardo fino all’evento” con i trigger Flowella
Una delle caratteristiche più potenti della combinazione di Flowella e HubSpot è l’azione Delay until event occurs. Ciò consente a un flusso di lavoro di sospendere e attendere qualsiasi evento Flowella prima di continuare.Ad esempio, è possibile creare un flusso di lavoro che:
- invia un modulo WhatsApp Flow a un contatto
- Mette in pausa utilizzando Delay until event impostato su Flowella: WhatsApp Forms Integration: Modulo completato
- Si dirama in base al fatto che i criteri dell’evento siano stati soddisfatti entro la finestra temporale scelta.
Questo crea un vero modello di richiesta e risposta all’interno dell’automazione. Se l’evento non si verifica entro il periodo di ritardo, il flusso di lavoro si dirama su un percorso alternativo, come l’invio di un promemoria o l’escalation a un membro del team.È possibile utilizzare questo schema con qualsiasi evento Flowella:
- Attesa del modulo completato - pausa finché il contatto non termina uno WhatsApp Flow, quindi elabora le sue risposte.
- Attesa di lettura del messaggio - pausa finché il contatto non apre il messaggio, quindi decidere se dare un seguito o attendere più a lungo
- Attesa di risposta al testo - pausa fino a quando il contatto risponde, poi diramazione sul contenuto del messaggio
Oltre ai trigger, Flowella offre tre azioni personalizzate per il flusso di lavoro. Queste appaiono nel pannello delle azioni quando si aggiunge una fase a qualsiasi flusso di lavoro basato sui contatti di HubSpot.Invia modello WhatsApp
Questa azione invia un messaggio modello WhatsApp pre-approvato a un contatto. I modelli vengono creati e gestiti nell’applicazione Flowella e comprendono sia modelli di messaggi standard che modelli interattivi WhatsApp Flow (moduli).| Campo | Descrizione |
|---|
| Numero di telefono del contatto (obbligatorio) | Selezionare la proprietà del contatto HubSpot che contiene il numero di telefono WhatsApp del destinatario. Deve essere in formato internazionale (ad esempio, +447700900000). |
| Scegliere da un elenco a discesa di modelli creati nell’applicazione Flowella. Sono inclusi sia i modelli di messaggio standard sia i modelli di flusso (moduli interattivi). | |
| Email del contatto | Mappare facoltativamente l’indirizzo e-mail del contatto. Flowella può utilizzarlo per l’abbinamento, l’arricchimento e l’analisi. |
| Variabile template 1-5 | Mappare le proprietà del contatto o dell’azienda HubSpot alle variabili di personalizzazione definite nel template. Ad esempio, se il modello include {{1}} per il nome, mappare la variabile modello 1 sulla proprietà Nome. |
- I modelli di flusso (moduli interattivi) vengono selezionati esattamente come i modelli di messaggio standard: Flowella gestisce automaticamente la conversione.
- È possibile mappare fino a cinque variabili del modello utilizzando qualsiasi token di dati HubSpot, comprese le proprietà dei contatti iscritti, le proprietà dell’azienda e i dati delle azioni del flusso di lavoro precedenti.
- Se una variabile modello richiesta non viene mappata, l’invio può fallire per quel contatto.
- Questa azione è ideale per le conferme di prenotazione, le richieste di feedback, i promemoria di rinnovo, le notifiche di appuntamenti e qualsiasi altro messaggio strutturato o modellato.
Invia il messaggio WhatsApp
Questa azione invia un messaggio WhatsApp diretto a un contatto. A differenza dell’azione modello, questa azione consente di comporre un messaggio al volo all’interno del flusso di lavoro e supporta diversi tipi di media.| Campo | Descrizione |
|---|
| Scegliere tra: messaggio di testo, documento, immagine, video o audio. | |
| Numero di telefono del destinatario (obbligatorio) | Selezionare la proprietà del contatto HubSpot che contiene il numero di telefono WhatsApp del destinatario. |
| Testo del messaggio | Per i messaggi di testo, inserire il contenuto del messaggio. Personalizzatelo utilizzando qualsiasi token di dati HubSpot facendo clic sul pannello dei token di dati; i token disponibili includono le proprietà dei contatti registrati, i record associati, i dati di trigger ed eventi e i risultati di azioni precedenti del flusso di lavoro. |
- I messaggi di testo possono essere completamente personalizzati con contenuti dinamici come il nome del contatto, l’importo dell’affare o il numero di riferimento del biglietto.
- I messaggi multimediali (immagini, video, audio, documenti) consentono di inviare contenuti ricchi direttamente tramite WhatsApp come parte di un flusso di lavoro automatizzato.
- Questa azione è particolarmente utile per i messaggi di follow-up che non richiedono un modello pre-approvato, come i messaggi di ringraziamento personalizzati o le risposte contestuali attivate da una logica di workflow precedente.
Assegna all’agente cliente
Questa azione assegna una conversazione a un agente clienti di Breeze HubSpot, avviando una conversazione basata sull’intelligenza artificiale direttamente nel canale Flowella WhatsApp.| Campo | Descrizione |
|---|
| Agente da assegnare (obbligatorio) | Selezionare quale agente clienti Breeze deve gestire la conversazione. |
| Registrazione da assegnare | Scegliere il tipo di registrazione da assegnare, ad esempio “Conversazioni: Tutti associati”. |
- Supporto post-form - dopo che un cliente ha inviato un modulo di richiesta, l’agente AI può rispondere immediatamente alle domande di follow-up.
- Gestione fuori orario - inoltrare le conversazioni WhatsApp a un agente AI quando il team non è disponibile.
- Triage e escalation - lasciate che l’agente AI gestisca le domande iniziali e passate a un umano solo quando necessario
- Richieste di prodotti e servizi - fornire risposte istantanee dalla vostra base di conoscenze senza richiedere un agente in carne e ossa
Modelli di flusso di lavoro
Ecco quattro modelli comuni che combinano efficacemente trigger, ritardi e azioni di Flowella.
Schema 1: Invia e aspetta
Lo schema principale per qualsiasi interazione basata su un modulo.
Inviare il modulo
Aggiungere un’azione Invia modello WhatsApp con un modello di modulo Flow.
Attendere il completamento
Aggiungere un’azione Ritarda fino all’evento: Flowella: Modulo completato.
Ramo sul risultato
Aggiungere un’azione Ramo: Se i criteri dell’evento sono stati soddisfatti o meno.
Un percorso felice
Se i criteri sono soddisfatti: elaborare i dati del modulo, aggiornare le proprietà CRM e attivare le fasi successive.
Percorso di ripiego
Se i criteri non sono soddisfatti: invio di un promemoria o assegnazione di un incarico a un membro del team.
Schema 2: instradamento basato su parole chiave
Indirizzate i contatti verso il flusso di lavoro giusto in base alle loro risposte.
Impostare l'attivazione
Utilizzare Flowella: Risposta di testo quando la proprietà Messaggio contiene parole chiave come “prenota” o “riserva”.
Inviare il modulo pertinente
Aggiungere un’azione Invia modello WhatsApp al modello del flusso di prenotazione.
Aspettare e ramificare
Aggiungere un Ritardo fino all’evento - Flowella: Modulo completato - quindi diramare ed elaborare le risposte.
Schema 3: Feedback con follow-up intelligente
Raccogliere i feedback e intraprendere azioni diverse a seconda del punteggio.
Inviare il modulo di feedback
Aggiungete un’azione Invia modello WhatsApp al vostro modello di flusso di feedback.
Attendere la risposta
Aggiungere un Ritardo fino all’evento - Flowella: Modulo completato.
Ramo su punteggio
Utilizzare un ramo Se/allora basato sulla proprietà del punteggio:
- Punteggio alto → inviare un messaggio di ringraziamento con un link per la recensione.
- Punteggio basso → creare un ticket e assegnarlo a un agente clienti per il recupero assistito dall’intelligenza artificiale.
Pattern 4: handoff di intelligenza artificiale conversazionale
Passare le risposte in entrata direttamente a un agente di intelligenza artificiale.
Impostare l'attivazione
Usare Flowella: Text Reply per catturare qualsiasi messaggio in entrata.
Conferma di ricezione
Aggiungere un’azione Invia messaggio WhatsApp per confermare la ricezione del messaggio.
Assegnare all'agente AI
Aggiungere un’azione Assegna all’agente clienti. L’agente clienti Breeze gestisce quindi la conversazione in modo nativo in WhatsApp.
Suggerimenti e buone pratiche
**Utilizzare il formato internazionale dei numeri di telefono ** Memorizzare sempre i numeri di telefono WhatsApp nel formato E.164 (ad es. +44 per il Regno Unito, +1 per gli Stati Uniti). Flowella lo richiede per consegnare correttamente i messaggi.
**Quando si creano modelli nell’applicazione Flowella, utilizzare nomi descrittivi che siano facilmente identificabili nel menu a tendina di HubSpot. “Conferma di prenotazione - Ristorante” è più chiaro di “Modello 1”.
**Il modello “invia e poi aspetta” assicura che il flusso di lavoro gestisca con grazia sia i contatti reattivi che quelli non reattivi, anziché affidarsi esclusivamente ai trigger.
**Utilizzando il trigger Text Reply per l’instradamento conversazionale ** Filtrando il contenuto del messaggio, è possibile creare interfacce conversazionali leggere senza un chatbot completo. Una semplice corrispondenza di parole chiave può indirizzare i contatti al giusto flusso di lavoro con un attrito minimo.
**Quando costruite nuovi flussi di lavoro, iniziate a iscrivere un piccolo gruppo di prova prima di distribuirlo all’intera lista di contatti. In questo modo è possibile individuare tempestivamente eventuali problemi con le variabili dei modelli, la formattazione dei numeri di telefono o la logica di ramificazione.
