Trigger e azioni dei workflow HubSpot in Flowella

Flowella si integra direttamente nel motore dei workflow di HubSpot, offrendoLe trigger personalizzati che si attivano sugli eventi WhatsApp e azioni che inviano messaggi o trasferiscono le conversazioni a un agente IA. Questa guida copre ogni trigger, ogni azione e i modelli più efficaci per combinarli.

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Prima di iniziare

Si assicuri di avere:

• Un account Flowella collegato al Suo portale HubSpot
• Almeno un modello WhatsApp creato nell’app Flowella (necessario per inviare messaggi)
• L’accesso allo strumento workflow di HubSpot. I workflow basati sui contatti richiedono un piano Professional o Enterprise

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Trigger

Quando crea un nuovo workflow basato sui contatti in HubSpot, cerchi Flowella nel pannello di selezione dei trigger per vedere tutti i trigger disponibili. Si attivano ogni volta che si verifica un evento WhatsApp specifico e iscrivono automaticamente il contatto associato nel workflow.

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Modulo completato (in entrata)

Questo trigger si attiva quando un contatto completa un modulo WhatsApp Flow inviato tramite Flowella. È il trigger più utilizzato e costituisce la spina dorsale della maggior parte delle automazioni Flowella. Può affinare questo trigger con le seguenti proprietà dell’evento:

• Nome del modulo: filtrare per un modulo specifico in modo che solo i completamenti di quel modulo attivino il workflow
• hs_email: l’indirizzo e-mail del contatto al momento dell’evento
• Avvenuto il: la data e l’ora in cui il modulo è stato completato
• Origine: la fonte dell’invio del modulo

Uso tipico: attivare un workflow di follow-up dopo che un cliente completa un modulo di feedback, una conferma di prenotazione, un questionario KYC o qualsiasi altro flusso strutturato di raccolta dati.

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Risposta testuale (in entrata)

Questo trigger si attiva quando un contatto invia una risposta in testo libero a una conversazione WhatsApp gestita da Flowella. Ciò che rende questo trigger particolarmente potente è la possibilità di filtrare sul contenuto del messaggio. Quando configura i criteri del trigger, aggiunga una condizione sulla proprietà Messaggio utilizzando operatori come “contiene una di” per abbinare parole chiave o frasi specifiche. Questo Le permette di costruire workflow che rispondono in modo diverso a seconda di ciò che dice un contatto. Uso tipico: instradare i contatti in base a risposte con parole chiave. Ad esempio, se un contatto risponde “sì” a un messaggio di conferma, lo iscrive a un workflow; se risponde “annulla” o “aiuto”, lo iscrive a un altro. Può anche utilizzarlo per raccogliere il consenso di opt-in, attivare percorsi di escalation o rilevare intenzioni da risposte non strutturate.

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Messaggio letto (in uscita)

Questo trigger si attiva quando un contatto legge (apre) un messaggio WhatsApp inviato tramite Flowella. È utile per monitorare l’engagement e creare logica condizionale attorno alla consegna dei messaggi. Uso tipico: avviare una sequenza di follow-up solo dopo aver confermato che il contatto ha visto il Suo messaggio iniziale, o segnalare i contatti che non hanno letto un messaggio entro un determinato lasso di tempo.

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Messaggio inviato (in uscita)

Questo trigger si attiva quando un messaggio WhatsApp viene inviato con successo a un contatto tramite Flowella. Conferma l’invio dalla piattaforma Flowella piuttosto che la ricezione da parte del contatto. È più utile come trigger per gli invii che originano al di fuori di un workflow HubSpot, come una risposta inviata da un agente dalla posta in arrivo Flowella o una risposta Flow automatizzata, poiché un workflow è già a conoscenza dei messaggi che ha inviato lui stesso. Uso tipico: registrare l’attività di messaggistica in uscita, aggiornare le proprietà del CRM per registrare che un messaggio è stato inviato, o avviare un timer per le azioni di follow-up.

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Utilizzo di “Ritarda fino all’evento” con i trigger Flowella

Una delle funzionalità più potenti della combinazione di Flowella con HubSpot è l’azione Ritarda fino al verificarsi dell’evento. Questo permette a un workflow di mettersi in pausa e attendere qualsiasi evento Flowella prima di continuare. Ad esempio, può costruire un workflow che:

1. Invia un modulo WhatsApp Flow a un contatto
2. Si mette in pausa utilizzando Ritarda fino all’evento impostato sull’evento Flowella (questi appaiono nel selettore come Flowella: WhatsApp Forms Integration: Modulo completato e così via)
3. Si ramifica in base al fatto che i criteri dell’evento siano stati soddisfatti entro la finestra di tempo scelta

Questo crea un vero schema richiesta-risposta all’interno dell’automazione. Se l’evento non si verifica entro il periodo di ritardo, il workflow si dirama su un percorso alternativo, come l’invio di un promemoria o l’escalation a un membro del team. Può utilizzare questo schema con qualsiasi evento Flowella:

• Attesa Modulo completato: si metta in pausa finché il contatto non finisce un WhatsApp Flow, quindi elabori le sue risposte
• Attesa Risposta testuale: si metta in pausa finché il contatto non risponde, quindi si ramifichi sul contenuto del messaggio
• Attesa Messaggio letto: si metta in pausa finché il contatto non apre il messaggio, quindi decida se dare seguito o attendere ancora

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Azioni

Oltre ai trigger, Flowella fornisce quattro azioni di workflow personalizzate. Queste appaiono nel pannello delle azioni quando aggiunge un passaggio a qualsiasi workflow HubSpot basato sui contatti.

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Invia modello WhatsApp

Questa azione invia un messaggio modello WhatsApp pre-approvato a un contatto. I modelli vengono creati e gestiti nell’app Flowella e includono sia modelli di messaggi standard sia modelli interattivi WhatsApp Flow (moduli). Punti chiave:

• I modelli Flow (moduli interattivi) vengono selezionati esattamente nello stesso modo dei modelli di messaggi standard e Flowella gestisce automaticamente la conversione.
• Può mappare fino a cinque variabili del modello utilizzando qualsiasi token di dati HubSpot, incluse le proprietà del contatto iscritto, le proprietà dell’azienda e i dati delle azioni del workflow precedenti.
• Se una variabile di modello obbligatoria viene lasciata non mappata, l’invio potrebbe fallire per quel contatto.
• Questa azione è ideale per conferme di prenotazione, richieste di feedback, promemoria di rinnovo, notifiche di appuntamento e qualsiasi altro messaggio strutturato o basato su modello.

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Invia messaggio WhatsApp

Questa azione invia un messaggio WhatsApp diretto a un contatto. A differenza dell’azione modello, questa permette di comporre un messaggio al momento all’interno del workflow e supporta più tipi di media. Punti chiave:

• I messaggi di testo possono essere completamente personalizzati con contenuti dinamici come il nome del contatto, l’importo di un’offerta o un numero di riferimento del ticket.
• I messaggi multimediali (immagine, video, audio, documento) Le permettono di inviare contenuti ricchi direttamente tramite WhatsApp come parte di un workflow automatizzato.
• Questa azione è particolarmente utile per i messaggi di follow-up che non richiedono un modello pre-approvato, come messaggi di ringraziamento personalizzati o risposte contestuali attivate dalla logica precedente del workflow.

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Invia risposta WhatsApp

Questa azione invia un messaggio WhatsApp dal tono personale che funziona anche quando la finestra di assistenza clienti di 24 ore si è chiusa. La utilizzi al posto di Invia messaggio WhatsApp quando il workflow potrebbe essere eseguito ore o giorni dopo l’ultimo messaggio in entrata del cliente. Come funziona:

• All’interno della finestra di 24 ore — il Suo messaggio viene inviato come un normale testo WhatsApp in formato libero.
• Fuori dalla finestra — Flowella avvolge il Suo messaggio nel modello di riapertura attivo (variabile {{3}}). Il nome del contatto ({{1}}) e il nome della Sua azienda ({{2}}) vengono compilati automaticamente. Si apre una conversazione modello Utility (tipicamente ~$0.045 per invio, a seconda del paese — vedere Prezzi e categorie di conversazione).

Quando utilizzarla invece di Invia messaggio WhatsApp:

• Cadenze di re-engagement, fidelizzazione e customer success che possono essere eseguite dopo 24 ore di silenzio.
• Follow-up ai trigger Modulo completato quando il workflow include lunghi ritardi.
• Qualsiasi invio in cui vuole che un’azione HubSpot “funzioni e basta” indipendentemente dallo stato della finestra.

Suggerimento: si ramifichi sulla proprietà del contatto whatsapp_window_open_until (sincronizzata da Flowella all’entrata) se ha bisogno di una logica diversa per finestre aperte vs chiuse prima dell’esecuzione di questa azione.

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Assegna a Customer Agent

Questa azione assegna una conversazione a un HubSpot Breeze Customer Agent, avviando una conversazione con IA direttamente all’interno del canale WhatsApp Flowella. Quando assegna una conversazione a un Breeze Customer Agent tramite questa azione, l’agente IA inizia a rispondere al contatto direttamente in WhatsApp attraverso il canale Flowella. Questo significa che i Suoi clienti ricevono risposte intelligenti e contestuali senza lasciare la conversazione WhatsApp in cui si trovano già. Questa azione è particolarmente preziosa per:

• Supporto post-modulo: dopo che un cliente invia un modulo di richiesta, l’agente IA può rispondere immediatamente alle domande di follow-up
• Gestione fuori orario: instradare le conversazioni WhatsApp a un agente IA quando il Suo team non è disponibile
• Triage ed escalation: lasciare che l’agente IA gestisca le domande iniziali ed escali a un umano solo quando necessario
• Richieste su prodotti e servizi: fornire risposte immediate dalla Sua knowledge base senza richiedere un agente in carne e ossa

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Schemi di workflow

Ecco quattro schemi comuni che combinano efficacemente trigger, ritardi e azioni Flowella.

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Schema 1: Invia e attendi

Lo schema fondamentale per qualsiasi interazione basata su modulo.

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Schema 2: Instradamento basato su parole chiave

Instrada i contatti nel workflow giusto in base a ciò che rispondono.

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Schema 3: Feedback con follow-up intelligente

Raccoglie feedback e intraprende azioni diverse a seconda del punteggio.

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Schema 4: Trasferimento conversazionale all’IA

Trasferisca le risposte in entrata direttamente a un agente IA.

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Variabili di data e ora

HubSpot memorizza le proprietà di data e data-ora come millisecondi epoch. Quando mappa una di queste proprietà a una variabile del modello Flowella, Flowella riproduce il valore come dd.MM.yyyy HH:mm nel fuso orario del destinatario — ad esempio, 27.06.2026 14:30. Questo si applica in tre posti:

• Invia modello WhatsApp — qualsiasi Template Variable n mappata a una proprietà di data o data-ora di HubSpot.
• Invia messaggio WhatsApp — la stessa formattazione viene applicata ai token di data inline utilizzati nel corpo del messaggio.
• Payload di token legacy variable_* — le integrazioni API più vecchie che inviano valori epoch senza metadati di tipo espliciti vengono rilevate e riprodotte allo stesso modo.

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Suggerimenti e best practice