Başlamadan önce
Şunlara sahip olduğunuzdan emin olun:- HubSpot portalınıza bağlı bir Flowella hesabı
- Flowella uygulamasında oluşturulmuş en az bir WhatsApp şablonu (mesaj göndermek için gereklidir)
- HubSpot’ın iş akışı aracına erişim. İletişim tabanlı iş akışları Professional veya Enterprise planı gerektirir
Flowella iş akışı eylemlerinde kullanılan tüm telefon numarası özellikleri uluslararası E.164 biçiminde saklanmalıdır;
+ ile başlayıp ardından ülke kodu ve ulusal numara gelir (örneğin, +447700900123). Ayrıntılar için bkz. Telefon Numarası Biçimi.Tetikleyiciler
HubSpot’ta yeni bir iletişim tabanlı iş akışı oluşturduğunuzda, mevcut tüm tetikleyicileri görmek için tetikleyici seçim panelinde Flowella araması yapın. Bunlar, belirli bir WhatsApp olayı gerçekleştiğinde tetiklenir ve ilgili iletişimi otomatik olarak iş akışına kaydeder.Form Completed (gelen)
Bu tetikleyici, bir iletişim Flowella aracılığıyla gönderilen bir WhatsApp Flow formunu tamamladığında tetiklenir. En sık kullanılan tetikleyicidir ve çoğu Flowella otomasyonunun bel kemiğini oluşturur. Bu tetikleyiciyi aşağıdaki olay özellikleriyle daraltabilirsiniz:- Form Name: yalnızca o formun tamamlanmasının iş akışını tetiklemesi için belirli bir forma göre filtreleyin
- hs_email: olay sırasındaki iletişimin e-posta adresi
- Occurred at: formun tamamlandığı tarih ve saat
- Source: form gönderiminin kaynağı
Text Reply (gelen)
Bu tetikleyici, bir iletişim Flowella tarafından yönetilen bir WhatsApp konuşmasına serbest metin yanıtı gönderdiğinde tetiklenir. Bu tetikleyiciyi özellikle güçlü kılan, mesaj içeriğine göre filtreleme yeteneğidir. Tetikleyici ölçütlerini yapılandırırken, belirli anahtar kelimeleri veya ifadeleri eşleştirmek için “şunlardan birini içerir” gibi operatörler kullanarak Message özelliğine bir koşul ekleyin. Bu, bir iletişimin söylediklerine bağlı olarak farklı yanıt veren iş akışları oluşturmanıza olanak tanır. Tipik kullanım: anahtar kelime yanıtlarına dayalı olarak iletişimleri yönlendirin. Örneğin, bir iletişim bir onay mesajına “evet” yanıtı verirse, onu bir iş akışına kaydedin; “iptal” veya “yardım” yanıtı verirse, başka bir iş akışına kaydedin. Bunu ayrıca opt-in onayı yakalamak, yükseltme yollarını tetiklemek veya yapılandırılmamış yanıtlardan niyet tespit etmek için de kullanabilirsiniz.Message Read (giden)
Bu tetikleyici, bir iletişim Flowella üzerinden gönderilen bir WhatsApp mesajını okuduğunda (açtığında) tetiklenir. Etkileşimi izlemek ve mesaj teslimi etrafında koşullu mantık oluşturmak için kullanışlıdır. Tipik kullanım: yalnızca iletişimin ilk mesajınızı gördüğünü onayladıktan sonra bir takip dizisi başlatın veya belirli bir süre içinde mesajı okumayan iletişimleri işaretleyin.Message Sent (giden)
Bu tetikleyici, Flowella aracılığıyla bir iletişime bir WhatsApp mesajı başarıyla gönderildiğinde tetiklenir. İletişim tarafından alınmasından ziyade Flowella platformundan gönderimi onaylar. Bir HubSpot iş akışı dışından kaynaklanan gönderimler için bir tetikleyici olarak en kullanışlıdır; örneğin, Flowella gelen kutusundan bir temsilcinin gönderdiği bir yanıt veya otomatik bir Flow yanıtı gibi, çünkü bir iş akışı zaten kendisi gönderdiği mesajları bilir. Tipik kullanım: giden mesajlaşma etkinliğini kaydedin, bir mesajın gönderildiğini kaydetmek için CRM özelliklerini güncelleyin veya takip eylemleri için bir zamanlayıcı başlatın.Flowella tetikleyicileriyle “Olay gerçekleşene kadar beklet” kullanımı
Flowella’yı HubSpot ile birleştirmenin en güçlü özelliklerinden biri Olay gerçekleşene kadar beklet eylemidir. Bu, bir iş akışının devam etmeden önce herhangi bir Flowella olayını duraklatıp beklemesine olanak tanır. Örneğin, şu işlemleri yapan bir iş akışı oluşturabilirsiniz:- Bir iletişime WhatsApp Flow formu gönderir
- Flowella olayına ayarlanmış Olay gerçekleşene kadar beklet kullanarak duraklar (bunlar seçicide Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed ve benzeri olarak görünür)
- Seçtiğiniz zaman penceresi içinde olay ölçütlerinin karşılanıp karşılanmadığına göre dallandırır
- Form Completed bekle: iletişim bir WhatsApp Flow’u tamamlayana kadar duraklatın, ardından yanıtlarını işleyin
- Text Reply bekle: iletişim yanıt verene kadar duraklatın, ardından mesaj içeriğine göre dallandırın
- Message Read bekle: iletişim mesajı açana kadar duraklatın, ardından takip etmeye mi karar verin yoksa daha mı beklemeye karar verin
Eylemler
Tetikleyicilere ek olarak, Flowella dört özel iş akışı eylemi sağlar. Bunlar, herhangi bir HubSpot iletişim tabanlı iş akışına bir adım eklediğinizde eylem panelinde görünür.Send WhatsApp Template
Bu eylem, bir iletişime önceden onaylanmış bir WhatsApp şablon mesajı gönderir. Şablonlar Flowella uygulamasında oluşturulup yönetilir ve hem standart mesaj şablonlarını hem de etkileşimli WhatsApp Flow şablonlarını (formlar) içerir.
Önemli noktalar:
- Flow şablonları (etkileşimli formlar) tam olarak standart mesaj şablonlarıyla aynı şekilde seçilir ve Flowella dönüşümü otomatik olarak halleder.
- Kayıtlı iletişim özellikleri, şirket özellikleri ve önceki iş akışı eylemlerinden gelen veriler dahil olmak üzere herhangi bir HubSpot veri belirteci kullanarak en fazla beş şablon değişkeni eşleyebilirsiniz.
- Gerekli bir şablon değişkeni eşlenmeden bırakılırsa, o iletişim için gönderim başarısız olabilir.
- Bu eylem rezervasyon onayları, geri bildirim istekleri, yenileme hatırlatmaları, randevu bildirimleri ve diğer yapılandırılmış veya şablonlu mesajlar için idealdir.
Send WhatsApp Message
Bu eylem, bir iletişime doğrudan bir WhatsApp mesajı gönderir. Şablon eyleminin aksine, bu eylem iş akışı içinde anlık olarak bir mesaj oluşturmanıza olanak tanır ve birden fazla medya türünü destekler.
Önemli noktalar:
- Metin mesajları, iletişimin adı, bir anlaşma tutarı veya bir bilet referans numarası gibi dinamik içerikle tamamen kişiselleştirilebilir.
- Medya mesajları (görüntü, video, ses, belge) otomatik bir iş akışının parçası olarak doğrudan WhatsApp üzerinden zengin içerik göndermenize olanak tanır.
- Bu eylem, kişiselleştirilmiş teşekkür mesajları veya önceki iş akışı mantığı tarafından tetiklenen bağlamsal yanıtlar gibi önceden onaylanmış bir şablon gerektirmeyen takip mesajları için özellikle kullanışlıdır.
Send WhatsApp Reply
Bu eylem, 24 saatlik müşteri hizmetleri penceresi kapalı olsa bile çalışan kişisel hissettiren bir WhatsApp mesajı gönderir. İş akışı, müşterinin son gelen mesajından saatler veya günler sonra çalışabileceğinde Send WhatsApp Message yerine bunu kullanın.
Nasıl çalışır:
- 24 saatlik pencere içinde — mesajınız normal bir serbest biçim WhatsApp metni olarak gönderilir.
- Pencere dışında — Flowella mesajınızı aktif yeniden açma şablonu içine sarar (değişken
{{3}}). İletişimin adı ({{1}}) ve işletme adınız ({{2}}) otomatik olarak doldurulur. Bir Utility şablon konuşması açılır (genellikle ülkeye bağlı olarak gönderim başına ~0,045 $ — bkz. Fiyatlandırma ve konuşma kategorileri).
- 24 saatlik sessizlikten sonra çalışabilen yeniden etkileşim, elde tutma ve müşteri başarısı kadansları.
- Uzun gecikmeler içeren iş akışlarında Form Completed tetikleyicilerine takip mesajları.
- Tek bir HubSpot eyleminin pencere durumundan bağımsız olarak “sadece çalışmasını” istediğiniz herhangi bir gönderim.
whatsapp_window_open_until iletişim özelliğine göre dallandırın.
Assign to Customer Agent
Bu eylem, bir konuşmayı bir HubSpot Breeze Customer Agent’a atar ve doğrudan Flowella WhatsApp kanalı içinde yapay zeka destekli bir konuşma başlatır.
Bu eylem aracılığıyla bir konuşmayı bir Breeze Customer Agent’a atadığınızda, AI agent Flowella kanalı aracılığıyla iletişime doğrudan WhatsApp’ta yanıt vermeye başlar. Bu, müşterilerinizin zaten içinde oldukları WhatsApp konuşmasından ayrılmadan akıllı, bağlamsal yanıtlar aldığı anlamına gelir.
Bu eylem özellikle şunlar için değerlidir:
- Form sonrası destek: bir müşteri bir sorgu formu gönderdikten sonra, AI agent takip sorularını hemen yanıtlayabilir
- Çalışma saatleri dışı işleme: ekibiniz uygun olmadığında WhatsApp konuşmalarını bir AI agent’a yönlendirin
- Triyaj ve yükseltme: AI agent’ın ilk soruları işlemesine izin verin ve yalnızca gerektiğinde bir insana yükseltin
- Ürün ve hizmet sorguları: canlı bir temsilci gerektirmeden bilgi tabanınızdan anlık yanıtlar sağlayın
İş akışı kalıpları
İşte Flowella tetikleyicilerini, gecikmeleri ve eylemleri etkili bir şekilde birleştiren dört yaygın kalıp.Kalıp 1: Gönder ve bekle
Form tabanlı herhangi bir etkileşim için temel kalıp.1
Formu gönder
Bir Flow form şablonuyla bir Send WhatsApp Template eylemi ekleyin.
2
Tamamlanmayı bekle
Bir Olay gerçekleşene kadar beklet eylemi ekleyin: Flowella: Form Completed.
3
Sonuca göre dallandır
Bir Dal eylemi ekleyin: olay ölçütlerinin karşılanıp karşılanmadığı.
4
Sonuca göre dallandır
Bir Dal eylemi ekleyin: olay ölçütlerinin karşılanıp karşılanmadığı.
5
Mutlu yol
Ölçütler karşılanırsa: form verilerini işleyin, CRM özelliklerini güncelleyin ve sonraki adımları tetikleyin.
6
Yedek yol
Ölçütler karşılanmazsa: bir hatırlatma gönderin veya bir ekip üyesine yükseltin.
Kalıp 2: Anahtar kelime tabanlı yönlendirme
İletişimleri yanıtladıklarına göre doğru iş akışına yönlendirin.1
Tetikleyiciyi ayarla
Message özelliğinin “book” veya “reserve” gibi anahtar kelimeler içerdiği yerde Flowella: Text Reply kullanın.
2
İlgili formu gönder
Rezervasyon Flow şablonunuzla bir Send WhatsApp Template eylemi ekleyin.
3
Bekle ve dallandır
Flowella: Form Completed’a ayarlanmış bir Olay gerçekleşene kadar beklet ekleyin, ardından yanıtları dallandırıp işleyin.
4
Bekle ve dallandır
Flowella: Form Completed’a ayarlanmış bir Olay gerçekleşene kadar beklet ekleyin, ardından yanıtları dallandırıp işleyin.
Kalıp 3: Akıllı takiple geri bildirim
Geri bildirim toplayın ve puana bağlı olarak farklı eylemlerde bulunun.1
Geri bildirim formunu gönder
Geri bildirim Flow şablonunuzla bir Send WhatsApp Template eylemi ekleyin.
2
Yanıtı bekle
Flowella: Form Completed’a ayarlanmış bir Olay gerçekleşene kadar beklet ekleyin.
3
Yanıtı bekle
Flowella: Form Completed’a ayarlanmış bir Olay gerçekleşene kadar beklet ekleyin.
4
Puana göre dallandır
Puan özelliğine dayalı bir Eğer/o zaman dalı kullanın:
- Yüksek puan → bir inceleme bağlantısı ile bir teşekkür mesajı gönderin
- Düşük puan → bir bilet oluşturun ve AI destekli kurtarma için bir Customer Agent’a atayın
5
Puana göre dallandır
Puan özelliğine dayalı bir Eğer/o zaman dalı kullanın:
- Yüksek puan: bir inceleme bağlantısı ile bir teşekkür mesajı gönderin
- Düşük puan: bir bilet oluşturun ve AI destekli kurtarma için bir Customer Agent’a atayın
Kalıp 4: Konuşmaya dayalı AI devri
Gelen yanıtları doğrudan bir AI agent’a devredin.1
Tetikleyiciyi ayarla
Herhangi bir gelen mesajı yakalamak için Flowella: Text Reply kullanın.
2
Alındığını onayla
Mesajlarını aldığınızı onaylamak için bir Send WhatsApp Message eylemi ekleyin.
3
AI agent'a ata
Bir Assign to Customer Agent eylemi ekleyin. Ardından Breeze Customer Agent, konuşmayı WhatsApp’ta yerel olarak işler.
Tarih ve saat değişkenleri
HubSpot, tarih ve tarih-saat özelliklerini epoch milisaniye olarak saklar. Bu özelliklerden birini bir Flowella şablon değişkenine eşlediğinizde, Flowella değeri alıcının saat dilimindedd.MM.yyyy HH:mm olarak görüntüler — örneğin, 27.06.2026 14:30.
Bu üç yerde geçerlidir:
- Send WhatsApp Template — bir HubSpot tarih veya tarih-saat özelliğine eşlenen herhangi bir
Template Variable n. - Send WhatsApp Message — mesaj gövdesinde kullanılan satır içi tarih belirteçlerine aynı biçimlendirme uygulanır.
- Eski
variable_*belirteç yükleri — açık tür meta verisi olmadan epoch değerleri gönderen eski API entegrasyonları algılanır ve aynı şekilde görüntülenir.
Harici HubSpot uygulamalarından (örneğin, “sonraki randevu” özelliği yazan zamanlama araçları) enjekte edilen randevu tarihi belirteçleri artık aynı
dd.MM.yyyy HH:mm deseniyle görüntülenir. Daha önce teslim edilen mesajda ham epoch sayıları gördüyseniz, hiçbir şey yapmanız gerekmez — platform düzeyinde düzeltildi.