WhatsApp için HubSpot iş akışı tetikleyicileri ve eylemleri

Flowella, HubSpot iş akışlarına WhatsApp tetikleyicileri ve beş eylem ekler. Bunları şablon ve mesaj göndermek, bir kişinin yanıtını veya Flow gönderimini beklemek, belgeleri kişi özelliklerine okumak ve PDF oluşturmak için kullanın. Bu sayfa her tetikleyiciyi ve eylemi alanları, çıktıları ve hata kodlarıyla birlikte listeler. Birkaç eylem 24 saatlik pencereye bağlıdır: bir kişi WhatsApp numaranıza mesaj gönderdikten sonraki 24 saat boyunca ona herhangi bir mesaj gönderebilirsiniz. Pencere dışında WhatsApp yalnızca onaylı şablonları teslim eder.

Başlamadan önce

HubSpot’u Flowella’ya bağlayın ve Settings → HubSpot bölümündeki Capabilities kartında Custom workflow actions öğesinin Unlocked altında olduğunu kontrol edin. Yetenekler bölümüne bakın.
Tetikleyiciler için Contact activity events (message sent, read, replies, forms) kilidinin de açık olması gerekir. Kişi etkinliği olaylarının açık olduğunu kontrol edin bölümüne bakın.
Kişi tabanlı iş akışları kullanın. Flowella’nın eylemleri yalnızca kişiler üzerinde çalışır. HubSpot iş akışları Professional ve Enterprise planlarla gelir.
Şablon göndermek için en az bir onaylı şablonunuz olsun. Şablonlar sayfasına bakın.
WhatsApp numaralarını uluslararası biçimde saklayın, örneğin +447700900123. Telefon numarası biçimi sayfasına bakın.

Tam kontrol listesi için Başlamadan önce sayfasına bakın.

Gönderim eylemleri her zaman varsayılan WhatsApp numaranızı kullanır. Kontrol etmek veya değiştirmek için Bağlı numaralar tablosu bölümüne bakın.

İş akışı gönderimi nasıl çalışır

Bu diyagram, bir iş akışı şablon gönderdiğinde neler olduğunu ve kişinin yanıtının HubSpot’a nasıl geri geldiğini gösterir. HubSpot gelen kutusu adımları yalnızca Flowella özel kanalı bağlı olduğunda geçerlidir.

HubSpot, Flowella sonucu bildirene kadar kişiyi en fazla bir saat boyunca gönderim adımında tutar. Flowella, WhatsApp mesajı gönderildi olarak işaretlediğinde başarı bildirir.
Bir gönderim başarısız olursa adım bir neden ve hata koduyla başarısız olur ve iş akışı sonraki adımla devam eder. Hata kodları bölümüne bakın.
Her gönderim Flowella gelen kutusunda görünür. Bir iş akışı tarafından gönderilen şablonlar, HubSpot gelen kutusu yazışmasında da şablon adı ve dili olarak görünür. Send WhatsApp Message ve Send WhatsApp Reply mesajları HubSpot gelen kutusu yazışmasında görünmez.

Tetikleyiciler

Kişi tabanlı bir iş akışı için tetikleyici veya bir Delay until event adımı için olay seçerken Flowella araması yapın. HubSpot olayları Flowella: WhatsApp Forms Integration altında listeler, örneğin Flowella: WhatsApp Forms Integration: Form Completed.

Tetikleyici	Ne zaman tetiklenir	Olay özellikleri
Form Completed	Bir kişi bir WhatsApp Flow’u gönderdiğinde ve Flowella yanıtları HubSpot formuna gönderdiğinde	`formName`, `source` (her zaman `WhatsApp Flow`)
Text Reply	Bir kişi metin mesajı gönderdiğinde, hızlı yanıt düğmesine dokunduğunda, listeden seçim yaptığında veya bir Flow gönderdiğinde	`phone`, `message`, `responseTimeSeconds`
Message Sent	WhatsApp, Flowella’dan gelen bir mesajın kişiye gönderildiğini bildirdiğinde	`phone`, `deliveryStatus` (her zaman `sent`), `templateName` (yalnızca şablon gönderimleri)
Message Read	WhatsApp, kişinin Flowella’dan gelen bir mesajı okuduğunu bildirdiğinde	`phone`, `messageType`, `timeToReadSeconds`

Bu özelliklere tetikleyicide, Delay until event adımlarında ve aktif listelerde filtre uygulayabilirsiniz. Tam özellik referansı için Filtreleme için olay özellikleri bölümüne bakın.

Form Completed (gelen)

Bu tetikleyici, bir kişi bir WhatsApp Flow’u gönderdiğinde tetiklenir.

Yalnızca WhatsApp Flow gönderimleri için tetiklenir. Aynı HubSpot formunun web sitesi gönderimi bunu tetiklemez, bu nedenle bunlar için HubSpot’un kendi form gönderimi tetikleyicisini kullanın.
Olay, yanıtları değil form adını ve kaynağı kaydeder. Flowella yanıtları HubSpot’a, Flow’un oluşturulduğu formun bir gönderimi olarak gönderir. Formun yazdığı kişi özelliklerine göre dallandırın.
Yalnızca o formun gönderimlerinin kişiyi kaydetmesi veya beklemeyi sonlandırması için Form Name üzerinde filtreleyin.

Tipik kullanım: bir rezervasyon, geri bildirim veya katılım formunu kişi gönderir göndermez işleyin.

Text Reply (gelen)

Bu tetikleyici, bir kişi size metin mesajı gönderdiğinde tetiklenir. Ayrıca kişi şunları yaptığında da tetiklenir:

Bir hızlı yanıt düğmesine dokunduğunda. Yanıt, düğmenin etiketidir.
Bir listeden seçenek seçtiğinde. Yanıt, seçeneğin başlığıdır.
Bir WhatsApp Flow gönderdiğinde. Yanıt, Flow’un başlığıyla başlayan tek satırlık bir özettir.

Görseller, sesli notlar, videolar veya belgeler için, açıklama içerseler bile tetiklenmez. Bir Flow gönderimi yanıt sayıldığından, Text Reply bekleyen bir Delay until event adımı da kişi bir Flow gönderdiğinde sona erer. Kişinin söylediğine göre yönlendirmek için Text Reply ile kayıt yapın ve Last WhatsApp reply message kişi özelliğine (flowella_last_reply_message) göre dallandırın. Flowella, olay tetiklenmeden önce yanıtı bu özelliğe ve zamanı Last WhatsApp reply at (flowella_last_reply_at) özelliğine yazar. Özellik her zaman tetikleyiciyi başlatan yanıtı tutar. Yes ve No gibi sabit seçenekler için tam eşleşmeler kullanın. Son WhatsApp yanıtı kişi özellikleri bölümüne bakın.

Tetikleyicinin kendisini olayın Message özelliğine göre filtrelemeyin. HubSpot olay filtrelerini kişinin şimdiye kadar gönderdiği her Text Reply olayına karşı kontrol eder, bu nedenle bir anahtar kelime filtresi yeni yanıtın yanı sıra eski yanıtlarla da eşleşir. Text Reply → Message üzerinde filtreleyen tüm iş akışlarını bunun yerine Last WhatsApp reply message özelliğine göre dallandıracak şekilde yeniden oluşturun.

STOP, UNSUBSCRIBE, CANCEL, END ve QUIT abonelikten çıkma anahtar kelimeleridir. Bunlardan biri mesajın tamamı olduğunda Flowella, kişiyi o WhatsApp numarasından gelen mesajlardan çıkarır. Mesaj yine de Text Reply tetikler, bu nedenle kişilerden bu kelimelerle yanıt vermelerini isteyen yollar oluşturmayın ve bir hızlı yanıt düğmesini Cancel veya Stop olarak etiketlemeyin. Anahtar kelimeyle abonelikten çıkma nasıl çalışır bölümüne bakın.

Tipik kullanım: kişileri Yes, Book veya Help gibi yanıtlara göre yönlendirin ya da bir kişi bir şey istediğinde bir Flow gönderin.

Message Read (giden)

Bu tetikleyici, WhatsApp kişinin Flowella aracılığıyla gönderdiğiniz bir mesajı okuduğunu bildirdiğinde tetiklenir. messageType, okunan mesajın türüdür: TEXT, IMAGE, AUDIO, VIDEO, DOCUMENT, TEMPLATE, SYSTEM veya OTHER. Yalnızca şablon okunmalarına bakmak için messageType değerinin TEMPLATE olmasına göre filtreleyin. Tipik kullanım: yalnızca kişi ilk mesajınızı gördükten sonra takip yapın.

Message Sent (giden)

Bu tetikleyici, WhatsApp Flowella’dan gelen bir mesajın kişiye gönderildiğini bildirdiğinde tetiklenir. İş akışlarından, Flowella gelen kutusundan ve toplu gönderimlerden gelen mesajları kapsar. Flowella teslimatları olay olarak kaydetmediği için deliveryStatus her zaman sent olur. templateName, şablon gönderimleri için şablon adını tutar, örneğin flowella_form_reminder. Tipik kullanım: ekibinizin Flowella gelen kutusundan gönderdiği mesajları takip edin veya bir takip zamanlayıcısı başlatın. Bir iş akışının kendi gönderimleri için bu tetikleyiciye ihtiyacı yoktur, çünkü gönderim adımının çıktıları bunları zaten kaydeder.

Flowella tetikleyicileriyle “Delay until event” kullanma

HubSpot’un Delay until event adımı, bir kişiyi bir Flowella olayı gerçekleşene veya bir süre sınırı geçene kadar duraklatır. Ardından bir Branch adımı olayın zamanında gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol eder. Örneğin bir iş akışı şunları yapabilir:

Send WhatsApp Template ile bir Flow gönderir.
Flowella Form Completed olayına ayarlanmış ve Form Name üzerinde filtrelenmiş Delay until event ile bekler.
Kişinin zamanında gönderip göndermediğine göre dallanır. Göndermediyse bir hatırlatma gönderir veya bir görev oluşturur.

Herhangi bir Flowella olayını bekleyebilirsiniz:

Form Completed: Flow’un yanıtlarını bekleyin, ardından formun yazdığı özelliklere göre dallandırın.
Text Reply: herhangi bir yanıtı bekleyin, ardından Last WhatsApp reply message özelliğine göre dallandırın.
Message Read: kişi mesajınızı açana kadar bekleyin, ardından takip yapıp yapmayacağınıza karar verin.

Süre sınırını 24 saatlik pencereye göre planlayın. Düz metin bir takip mesajı yalnızca kişi son 24 saat içinde size mesaj gönderdiyse ona ulaşır. Daha uzun bir beklemeden sonra Send WhatsApp Template veya Send WhatsApp Reply ile takip yapın.

Eylemler

Flowella, kişi tabanlı iş akışlarına beş eylem ekler. Bir adım eklerken eylemin adını arayın.

Eylem	Ne yapar	24 saatlik pencere kapalıyken
Send WhatsApp Template	Flow düğmeli şablonlar dahil onaylı bir şablon gönderir	Normal şekilde gönderir
Send WhatsApp Message	Düz metin gönderir	Başarısız olur
Send WhatsApp Reply	Metin gönderir veya metni Service akıllı yanıt şablonuna yerleştirir	Şablonu gönderir veya siz seçerseniz atlar
AI Document Reader	Bir PDF veya görseli okur ve değerleri kişi özelliklerine yazar	Etkilenmez
Generate Document	Bir belge şablonundan PDF oluşturur ve HubSpot dosyalarına kaydeder	Etkilenmez

Assign to Customer Agent, Flowella eylemi değil, HubSpot’un kendi eylemidir. Konuşmaları HubSpot Customer Agent’a devredin bölümüne bakın.

Gönderim eylemlerinin çıktıları

Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message ve Send WhatsApp Reply bu çıktıları döndürür. İş akışındaki sonraki adımlar bunları veri belirteçleri olarak kullanabilir.

Çıktı	Ne tutar
Message ID	WhatsApp’ın mesaj kimliği.
Message status	Adım başarılı olduğunda `sent`, WhatsApp önce bunları bildirdiyse `delivered` veya `read`. Adım başarısız olduğunda `failed`.
Recipient WhatsApp ID	Kişinin `+` olmadan uluslararası biçimdeki numarası.
Message type	`template` veya `text`.
Sent at	Adımın bittiği zaman, UTC zaman damgası olarak.
Error message	Adımın neden başarısız olduğu. HubSpot bu mesajı iş akışı geçmişinde de gösterir.
Error code	Hata için kısa bir kod. Hata kodları bölümüne bakın.

Send WhatsApp Template

Bu eylem, kayıtlı kişiye varsayılan numaranızdan onaylı bir WhatsApp şablonu gönderir. Flow düğmeli şablonlar da aynı şekilde gönderilir, bu nedenle bir iş akışından Flow göndermenin yolu da budur.

Alan	Açıklama
Contact Phone Number (zorunlu)	Alıcının WhatsApp numarasını uluslararası biçimde tutan kişi özelliği. Özellik bir kişi için boşsa Flowella sırasıyla kişinin WhatsApp telefon numarasını (`hs_whatsapp_phone_number`), cep telefonu numarasını (`mobilephone`) ve telefon numarasını (`phone`) kullanır.
Template Name (zorunlu)	Gönderilecek şablon. Liste, varsayılan numaranızın WhatsApp Business Account’una ait onaylı şablonları gösterir. Her ad boşluklarla ve büyük harflerle görünür, bu nedenle `booking_confirmation` Booking Confirmation olarak görünür.
Contact Email	İsteğe bağlı. Flowella gönderim sırasında bunu kullanmaz.
Template Variable 1 to 5	Şablon değişkenlerinin değerleri. HubSpot özelliklerini veya diğer veri belirteçlerini eşleyin. Metin başlık değişkeni Template Variable 1’i alır ve gövde değişkenleri sırayla gelir.

Değişkenler

Değişkenleri şablonun gösterdiği sırayla eşleyin. Görsel, video ve belge başlıkları bir yuva kullanmaz. Örneğin bir şablonun başlığında {{1}}, gövdesinde {{1}} ve {{2}} vardır. Template Variable 1’i başlık değerine, Template Variable 2 ve 3’ü gövde değerlerine eşleyin.
Eşlenen bir değer boşsa veya şablondaki değişken sayısından daha az yuva eşlerseniz Flowella şablonun onaylanmış yedek değerini gönderir. Onaylanmış yedek değer yoksa gönderim başarısız olur. Yedek değerler bölümüne bakın.
Eylemin beş yuvası vardır. Beşinciden sonraki herhangi bir değişken için Flowella onaylanmış yedek değeri gönderir, aksi takdirde gönderim başarısız olur.
Tarihler UTC olarak görünür. Tarih ve saat değişkenleri bölümüne bakın.
Konum başlığı için enlem ve boylamı gövde değişkenlerinden sonraki yuvalara eşleyin. Konum başlıkları bölümüne bakın.

Medya, düğmeler ve dil

Görsel, video ve belge başlıkları her zaman şablonla birlikte kaydedilen medyayı kullanır. HubSpot’tan her kişi için medyayı değiştiremezsiniz.
Her kişi için düğme değerleri ayarlayamazsınız. Kişiye özel bağlantıları veya kodları bunun yerine bir gövde değişkenine koyun.
Şablonda bir Flow düğmesi olduğunda Flowella, kayıtlı kişinin HubSpot kimliğini Flow’a iletir. Bu, Flowella’nın gönderimi aynı kişiyle eşleştirmesine yardımcı olur.
Şablon birden fazla dilde mevcutsa Flowella en sürümünü gönderir. en sürümü yoksa en son güncellenen sürümü gönderir. en_GB veya en_US sürümleri en sayılmaz. Dil bölümüne bakın.

Yinelenen gönderimler. Aynı şablon, aynı dilde, aynı WhatsApp numarasından aynı telefon numarasına 15 saniye içinde giderse Flowella onu bir kez gönderir. Diğer adım hemen DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED ile başarısız olur ve iş akışı devam eder. Bu genellikle iki HubSpot kişisi aynı telefon numarasını paylaştığında ve aynı anda kaydedildiğinde olur. Şablon yine de o telefon numarasına ulaşmıştır. Template send suppressed as duplicate bölümüne bakın.

Send WhatsApp Message

Bu eylem, kayıtlı kişiye varsayılan numaranızdan düz metin bir mesaj gönderir. Medya, düğme veya şablon gönderemez.

Alan	Açıklama
Recipient Phone Number (zorunlu)	Alıcının WhatsApp numarasını tutan kişi özelliği. Bir kişi için boşsa Flowella sırasıyla kişinin WhatsApp telefon numarasını, cep telefonu numarasını ve telefon numarasını kullanır.
Message Text (zorunlu)	Mesaj. Kişinin adı gibi HubSpot veri belirteçleriyle kişiselleştirin.

Önemli noktalar:

Mesaj kişiye yalnızca 24 saatlik pencere içinde ulaşır. Flowella önce pencereyi kontrol etmez. Kişi son 24 saat içinde varsayılan numaranıza mesaj göndermediyse WhatsApp mesajı reddeder (Meta hatası 131047) ve adım başarısız olur. 131047 hatası sayfasına bakın.
Pencere kapalı olabilecekse bunun yerine Send WhatsApp Reply veya Send WhatsApp Template kullanın.
Flowella metni HubSpot’un doldurduğu şekilde gönderir. Tarihleri yeniden biçimlendirmez.
Mesaj HubSpot gelen kutusu yazışmasında değil, Flowella gelen kutusunda görünür.

Send WhatsApp Reply

Bu eylem, 24 saatlik pencere açıkken mesajınızı normal metin olarak gönderir. Pencere kapalıyken mesajı Service akıllı yanıt şablonunuzun içinde gönderir, böylece mesaj yine de kişiye ulaşabilir. Bir iş akışı kişinin son mesajından saatler veya günler sonra çalışabilecekse bunu kullanın.

Alan	Açıklama
Message body (zorunlu)	Mesajınız. HubSpot veri belirteçleriyle kişiselleştirin.
Skip if window is closed	İşaretlendiğinde eylem şablon göndermez. Pencere kapalıysa adım `SESSION_CLOSED_SKIPPED` ile başarısız olur ve iş akışı devam eder.

Eylemin telefon alanı yoktur. Flowella sırasıyla kişinin WhatsApp telefon numarasını, cep telefonu numarasını ve telefon numarasını kullanır. Bu akış şeması, eylemin ne göndereceğine nasıl karar verdiğini gösterir. Pencere kapalıyken:

Flowella her zaman Service akıllı yanıt şablonunu kullanır. {{1}} alanını kişinin adıyla, {{2}} alanını kuruluşunuzun adıyla ve {{3}} alanını mesajınızla doldurur.
Akıllı yanıt şablonları yalnızca İngilizcedir.
Service şablonu kapalıysa, henüz onaylanmamışsa veya Meta tarafından duraklatılmışsa adım “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” mesajıyla başarısız olur. Şablonu Settings → WhatsApp (Meta) → Smart replies bölümünde kontrol edin. Akıllı yanıtlar sayfasına bakın.

Meta, pencere açık da olsa kapalı da olsa mesaj için ücret alabilir. Fiyatlandırma ve mesaj kategorileri sayfasına bakın. Send WhatsApp Message gibi bu eylem de metni HubSpot’un doldurduğu şekilde gönderir ve mesajları HubSpot gelen kutusu yazışmasında görünmez. Send WhatsApp Message yerine ne zaman kullanılır:

24 saatlik sessizlikten sonra çalışabilecek yeniden etkileşim ve müşteri başarısı takipleri.
Uzun süre sınırlı bir Form Completed beklemesinden sonraki takipler.
Pencerenin durumu ne olursa olsun kişiye ulaşması gereken her gönderim.

Pencereyi bir HubSpot özelliğinde takip edin

Flowella, bir kişi özelliğini kişinin 24 saatlik penceresinin kapandığı zamanla güncel tutabilir. Flowella whatsapp_window_open_until özelliğine yazar ancak onu oluşturmaz, bu nedenle önce HubSpot’ta oluşturun:

HubSpot’ta bir kişi özelliği oluşturun. HubSpot’un özellik oluşturma kılavuzuna bakın.
Alan türü olarak Date and time picker seçin.
Kaydetmeden önce dahili adın tam olarak whatsapp_window_open_until olduğunu kontrol edin. HubSpot dahili adı daha sonra değiştirmenize izin vermez.

Kişi size her mesaj gönderdiğinde Flowella özelliği o mesajdan 24 saat sonrasına ayarlar. Bunun için Settings → HubSpot bölümünde CRM contacts (auto-create on new WhatsApp chat) öğesinin Unlocked altında olması gerekir. Özelliği dallarda ve listelerde kullanın, örneğin penceresi kapanmış kişileri farklı şekilde ele almak için. Özellik, kişinin WhatsApp numaralarınızdan herhangi birine gönderdiği en son mesajı yansıtır. Send WhatsApp Reply pencereyi yalnızca varsayılan numaranızda kontrol eder.

AI Document Reader

Bu eylem bir PDF veya görseli okur, istediğiniz değerleri bulur ve bunları kayıtlı kişinin özelliklerine yazar. Bir HubSpot formu veya WhatsApp Flow aracılığıyla yüklenen bir dosya gibi kişilerinizin size gönderdiği belgeler için kullanın.

Alan	Açıklama
Document source (zorunlu)	Belgenin bulunduğu yer. Bir `https://` bağlantısı, HubSpot dosyalarındaki bir dosyanın sayısal kimliği veya bağlantı ya da dosya kimliği tutan bir kişi özelliğinin dahili adını girin.
Field map JSON (zorunlu)	En fazla 40 girişlik bir JSON dizisi. Her giriş, bulunacak bir değeri (`extract`) değerin yazılacağı kişi özelliğinin dahili adıyla (`hubspot`) eşleştirir.
Extraction instructions	Bir değerin belgede nerede göründüğü gibi isteğe bağlı ipuçları. Flowella ilk 2.000 karakteri kullanır.
Clear HubSpot properties when empty	İşaretlendiğinde Flowella’nın bulamadığı bir değer, eşleşen özelliği temizler. İşaretlenmediğinde Flowella o özelliği olduğu gibi bırakır.

Bir alan eşlemesi şöyle görünür:

[
  { "extract": "passport_number", "hubspot": "passport_number" },
  { "extract": "date_of_birth", "hubspot": "date_of_birth" },
  { "extract": "full_name", "hubspot": "firstname" }
]

Her extract adı bir harfle başlar, yalnızca harf, rakam ve alt çizgi kullanır ve en fazla 64 karakter uzunluğundadır. Her extract adını bir kez kullanın. Flowella’nın okuyabildiği belgeler:

En fazla 15 MB boyutunda PDF, JPEG, PNG ve WebP dosyaları. Flowella dosyanın adını değil içeriğini kontrol eder. iPhone’lardan gelen HEIC fotoğraflar dahil diğer biçimler DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE ile başarısız olur.
En fazla 4 sayfalık PDF’ler.
Bağlantılar https:// ile başlamalıdır.

Bir PDF’te tarama gibi çok az metin varsa veya hiç metin yoksa Flowella onu bir fotoğraf gibi görsel olarak okur. Özellikler nasıl yazılır:

Flowella tüm değerleri kişiye tek bir güncellemeyle yazar.
Alan eşlemesindeki herhangi bir özellik HubSpot’ta yoksa veya HubSpot bir değeri reddederse güncellemenin tamamı HUBSPOT_PATCH_FAILED ile başarısız olur. Hiçbir özellik değişmez. İş akışını açmadan önce her dahili adı kontrol edin.
Clear HubSpot properties when empty, Flowella’nın bulamadığı değerlere ait özelliklere ne olacağına karar verir. Bulduğu değerler her zaman yazılır.

Adım başarılı olduğunda şu çıktıları döndürür:

Çıktı	Ne tutar
Properties written	Flowella’nın yazdığı özelliklerin virgülle ayrılmış dahili adları.
Page count	Flowella’nın okuduğu sayfa sayısı.
Extraction mode	Okunabilir metin içeren PDF’ler için `text`, görseller ve taranmış PDF’ler için `vision`.

Hata kodları:

Hata kodu	Anlamı
`DOCUMENT_SOURCE_MISSING`	Document source boş veya adını verdiği kişi özelliği bağlantı ya da dosya kimliği içermiyor.
`DOCUMENT_SOURCE_NOT_HTTPS`	Bağlantı `https://` ile başlamıyor.
`DOCUMENT_DOWNLOAD_FAILED`	Flowella dosyayı indiremedi.
`DOCUMENT_TOO_LARGE`	Dosya 15 MB’tan büyük.
`DOCUMENT_UNSUPPORTED_TYPE`	Dosya PDF, JPEG, PNG veya WebP değil.
`DOCUMENT_TOO_MANY_PAGES`	PDF’te 4’ten fazla sayfa var.
`DOCUMENT_EXTRACT_FAILED`	Flowella belgeyi okuyamadı.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	HubSpot güncellemeyi reddetti, örneğin alan eşlemesindeki bir özellik mevcut olmadığı için. Hiçbir şey yazılmadı.
`FIELD_MAP_MISSING`, `FIELD_MAP_EMPTY`, `FIELD_MAP_INVALID_JSON`, `FIELD_MAP_INVALID`, `FIELD_MAP_DUPLICATE`, `FIELD_MAP_TOO_LARGE`	Field map JSON eksik, boş veya geçerli JSON değil, yukarıdaki kuralları ihlal eden bir giriş içeriyor, bir `extract` adını tekrarlıyor ya da 40’tan fazla giriş içeriyor.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella HubSpot hesabınıza ulaşamıyor. HubSpot’u yeniden bağlayın.

Generate Document

Bu eylem bir Flowella belge şablonunu kayıtlı kişinin HubSpot özellikleriyle doldurur, bir PDF oluşturur ve bunu HubSpot dosyalarınızda flowella-documents klasörüne kaydeder. Şablonları Flowella’daki Belge şablonları ekranında oluşturun.

Alan	Açıklama
Document template ID (zorunlu)	Şablonun kimliği. Settings → Document templates bölümünde Copy ID ile kopyalayın.
Output filename	İsteğe bağlı. PDF’in dosya adı. Boş bırakırsanız Flowella dosyayı şablonun adıyla adlandırır. Harf, rakam, nokta, kısa çizgi ve alt çizgi dışındaki karakterler alt çizgiye dönüşür ve Flowella `.pdf` ekler.
HubSpot file property	İsteğe bağlı. Flowella’nın yeni dosyanın HubSpot dosya kimliğini kaydettiği kişi özelliğinin dahili adı. Özellik önceden mevcut olmalıdır.

Adım başarılı olduğunda şu çıktıları döndürür:

Çıktı	Ne tutar
File URL	PDF’e giden geçici bir Flowella bağlantısı. Adım bittikten bir saat sonra çalışmayı durdurur. Bunu bir özelliğe kaydetmeyin veya bir e-postaya koymayın.
HubSpot file ID	PDF’in HubSpot dosyalarındaki kimliği. Dosyayı daha sonra bulmak için kullanın.

Flowella oluşturulan PDF’leri HubSpot dosyalarına herkese açık dosyalar olarak kaydeder. Bir dosyanın bağlantısına sahip olan herkes onu açabilir ve arama motorları onu dizine ekleyebilir. Belge şablonlarına kimlik numaraları veya sağlık ya da finansal bilgiler gibi hassas kişisel veriler koymayın. Kişilerin bir WhatsApp Flow’da yüklediği dosyalar da HubSpot dosyalarına aynı şekilde kaydedilir.

Hata kodları:

Hata kodu	Anlamı
`DOCUMENT_TEMPLATE_ID_INVALID`	Document template ID geçerli bir şablon kimliği değil.
`DOCUMENT_TEMPLATE_NOT_FOUND`	Kuruluşunuzda bu kimliğe sahip bir şablon yok. Silinmiş olabilir.
`DOCUMENT_TOKEN_MISSING`	Şablonda kullanılan bir özellik bu kişi için boş.
`DOCUMENT_TEMPLATE_INVALID`, `DOCUMENT_TEMPLATE_TOO_LARGE`	Şablonun JSON’u geçerli değil veya çok büyük.
`DOCUMENT_RENDER_FAILED`	Flowella PDF’i oluşturamadı.
`HUBSPOT_FILE_UPLOAD_FAILED`	HubSpot dosyayı kabul etmedi.
`HUBSPOT_PATCH_FAILED`	Flowella dosyayı kaydetti ancak kimliğini HubSpot file property özelliğine yazamadı, örneğin özellik mevcut olmadığı için.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`	Flowella HubSpot hesabınıza ulaşamıyor. HubSpot’u yeniden bağlayın.

Hata kodları

Send WhatsApp Template, Send WhatsApp Message veya Send WhatsApp Reply başarısız olduğunda kişinin iş akışı geçmişi nedeni gösterir ve Error code çıktısı kısa bir kod tutar. İş akışı ardından sonraki adımla devam eder.

Hata kodu	Eylemler	Anlamı	Ne yapmalı
`CONTACT_PHONE_MISSING`	Üçü de	Kişinin eşlenen özellikte veya Flowella’nın geri döndüğü telefon özelliklerinde numarası yok.	Kişinin WhatsApp numarasını uluslararası biçimde ekleyin.
`CONTACT_PHONE_INVALID`	Üçü de	Numara geçerli bir uluslararası numara değil, örneğin `07700 900123` gibi yerel bir numara.	`+447700900123` olarak saklayın. Telefon numarası biçimi sayfasına bakın.
`CONTACT_OPTED_OUT`	Üçü de	Kişi varsayılan numaranızdan gelen mesajlardan çıkmış.	Kişiye mesaj göndermeyin. Abonelikten çıkmalar sayfasına bakın.
`TEMPLATE_NOT_FOUND`	Template	Flowella varsayılan numaranız için bu ada sahip onaylı bir şablon bulamıyor. Silinmiş, yeniden adlandırılmış veya henüz onaylanmamış olabilir.	Template Name alanında şablonu yeniden seçin.
`TEMPLATE_WABA_MISMATCH`	Template	Şablon, varsayılan numaranızdan farklı bir WhatsApp Business Account’a ait.	Varsayılan numaranın hesabından bir şablon seçin.
`VARIABLE_EMPTY_NO_FALLBACK`	Template	Bir değişken boş ve şablonda onun için yedek değer yok. Hata mesajı değişkeni belirtir.	Değeri olan bir özelliği eşleyin veya bir yedek değer ekleyip onaylayın. Yedek değerler bölümüne bakın.
`DUPLICATE_TEMPLATE_SEND_SUPPRESSED`	Template	Aynı şablon son 15 saniye içinde aynı telefon numarasına gitti.	Hiçbir şey. Telefon numarası şablonu bir kez aldı.
`MESSAGE_TEXT_MISSING`	Message	HubSpot veri belirteçlerini doldurduktan sonra Message Text boş.	Metni ve belirteçlerinin kullandığı özellikleri kontrol edin.
`MESSAGE_BODY_MISSING`	Reply	HubSpot veri belirteçlerini doldurduktan sonra Message body boş.	Metni ve belirteçlerinin kullandığı özellikleri kontrol edin.
`SESSION_CLOSED_SKIPPED`	Reply	Pencere kapalı ve Skip if window is closed işaretli.	Atlamayı amaçladıysanız hiçbir şey. Aksi takdirde kutunun işaretini kaldırın.
`CHANNEL_NOT_FOUND`	Message, Reply	Kuruluşunuzun bağlı bir WhatsApp numarası yok.	Settings → WhatsApp (Meta) bölümünde bir numara bağlayın.
`HUBSPOT_CONTACT_NOT_FOUND`	Message, Reply	HubSpot kişiyi bulamadı, örneğin kişi silindiği için.	Kişiyi HubSpot’ta kontrol edin.
`HUBSPOT_NOT_CONNECTED`, `META_NOT_ENABLED`, `META_NOT_CONNECTED`	Message, Reply	Flowella HubSpot hesabınıza ulaşamıyor veya WhatsApp bağlı değil.	HubSpot’u Settings → HubSpot bölümünde veya WhatsApp’ı Settings → WhatsApp (Meta) bölümünde yeniden bağlayın.
`FLOWELLA_META:` ile başlar	Üçü de	WhatsApp mesajı reddetti veya daha sonra başarısız olduğunu bildirdi. İki noktadan sonraki kısım nedeni belirtir.	Sonraki tabloya bakın.
`FAILED`	Üçü de	Diğer tüm hatalar. Hata mesajı nedeni belirtir.	Hata mesajını okuyun.

Kod FAILED olduğunda hata mesajı size daha fazla bilgi verir. Örneğin:

Send WhatsApp Template için kurulum sorunları temel kodu parantez içinde gösterir: “Flowella could not send this WhatsApp template (CHANNEL_NOT_FOUND). Check the workflow action inputs, then try again.”
Send WhatsApp Reply için kullanılamayan bir Service şablonu “Smart Reply template is not approved yet. Check Settings → Reply Templates.” mesajını gösterir.
Bir değişken boş olduğunda ve yedek değeri henüz onaylanmadığında mesaj, yedek değerin incelenmediğini belirtir. Şablondaki yedek değerleri onaylayın. Templates with fallbacks not reviewed bölümüne bakın.
Send WhatsApp Message ve Send WhatsApp Reply için WhatsApp mesajı hemen reddettiğinde mesaj, WhatsApp’ın nedenini verir.

FLOWELLA_META: ile başlayan kodlar:

Hata kodu	Meta hatası	Anlamı
`FLOWELLA_META:re_engagement_required`	131047	24 saatlik pencere kapandı. 131047 hatası sayfasına bakın.
`FLOWELLA_META:message_undeliverable`	131026	WhatsApp mesajı teslim edemedi. Numara WhatsApp kullanmıyor olabilir.
`FLOWELLA_META:sender_quality_block`	131048	WhatsApp, numaranızdaki kalite veya spam sinyalleri nedeniyle gönderimi engelledi. 131048 hatası sayfasına bakın.
`FLOWELLA_META:marketing_limit`	131049	WhatsApp bu kişiye gönderilen pazarlama mesajlarını sınırladı. Sağlıklı ekosistem etkileşimi sayfasına bakın.
`FLOWELLA_META:marketing_opt_out`	131050	Kişi, işletmenizden gelen pazarlama mesajlarını WhatsApp’ta durdurdu. 131050 hatası sayfasına bakın.
`FLOWELLA_META:marketing_disabled`	131063	Meta’daki WhatsApp kurulumunuz için pazarlama şablonu gönderimleri kapalı.
`FLOWELLA_META:template_classification_limit`	131064	WhatsApp, şablonun kategorisiyle ilgili sorunlar nedeniyle gönderimi sınırladı.
`FLOWELLA_META:pacing_held_dropped`	132015	WhatsApp, şablonla ilgili erken geri bildirimi kontrol ederken mesajı bekletti, ardından geri bildirim olumsuz olduğu için mesajı düşürdü.
`FLOWELLA_META:template_parameters`	132000, 132012	Gönderilen değerler şablonun değişkenleri, başlığı veya düğmeleriyle eşleşmiyor.
`FLOWELLA_META:phone_not_registered`	133010	WhatsApp numaranız Meta’ya tam olarak kayıtlı değil.
`FLOWELLA_META:rate_limited`	Hız sınırı	Meta gönderim hızınızı sınırladı. Daha sonra tekrar deneyin.
`FLOWELLA_META:service_unavailable`	Geçici hata	WhatsApp’ta geçici bir sorun oluştu. Daha sonra yeniden gönderin.
`FLOWELLA_META:generic`	Diğer	WhatsApp mesajı reddetti. Hata mesajı WhatsApp’ın nedenini içerir.

Her kodun ve diğer WhatsApp hatalarının çözümleri için Flowella’da WhatsApp hata kodları sayfasına bakın. Bağlantı ve senkronizasyon sorunları için HubSpot senkronizasyon hataları sayfasına bakın.

Konuşmaları HubSpot Customer Agent’a devredin

Assign to Customer Agent, Flowella’nın bir parçası değil, HubSpot’un kendi iş akışı eylemidir. Bir konuşmayı, HubSpot’un konuşmalar gelen kutusu için yapay zeka ajanı olan Customer Agent’a devreder. Ajan WhatsApp’ta yalnızca Flowella özel kanalı bağlı olduğunda yanıt verebilir. Ajanın yanıtları, HubSpot gelen kutusundan verilen her yanıtla aynı kurallara uyar:

Varsayılan numaranızdan düz metin. Ekler atılır.
Yalnızca 24 saatlik pencere içinde. Kişi son 24 saat içinde varsayılan numaranıza mesaj göndermediyse yanıt teslim edilmez. Flowella yazışmaya Re-engage çipleri yayınlar ve şablon göndermek için bir kişinin bunlardan birine tıklaması gerekir.
Yalnızca metin tabanlı mesajlar. Ajan metin mesajlarını, düğme dokunuşlarını, liste seçimlerini ve Flow özetlerini görür. Görselleri, sesli notları, videoları veya belgeleri görmez.
Yazıyor göstergesi yok. Flowella şu anda ajanın yanıtlarından önce kişiye yazıyor göstergesi göstermez.
Abonelikten çıkmalar geçerlidir. Abonelikten çıkan kişiler ajanın yanıtlarını almaz.

Ajanı pencere açıkken atayın, örneğin bir Text Reply tetikleyicisinden hemen sonra. Ajanı atamadan önce 48 saat bekleyen bir iş akışı çoğu zaman ajanı yanıt veremez durumda bırakır. HubSpot Customer Agent’ı Flowella ile kullanın bölümüne bakın.

İş akışı kalıpları

Bu kalıplar Flowella’nın tetikleyicilerini ve eylemlerini HubSpot’un kendi adımlarıyla birleştirir. Adım adım eksiksiz tarifler için HubSpot iş akışı tarifleri sayfasına bakın.

Kalıp 1: Bir Flow gönderin ve yanıtları bekleyin

Flow'u gönderin

Send WhatsApp Template ekleyin ve Flow düğmeli bir şablon seçin.

Gönderimi bekleyin

Form Completed olayına ayarlanmış ve Form Name üzerinde filtrelenmiş bir Delay until event ekleyin. Bir süre sınırı belirleyin.

Sonuca göre dallandırın

Olayın zamanında gerçekleşip gerçekleşmediğine göre bir Branch ekleyin.

Yanıtları işleyin

Kişi gönderdiyse formun yazdığı kişi özelliklerine göre dallandırın, ardından kayıtları güncelleyin veya görevler oluşturun.

Takip yapın

Kişi göndermediyse Send WhatsApp Template veya Send WhatsApp Reply ile bir hatırlatma gönderin ya da ekibiniz için bir görev oluşturun.

Kalıp 2: Kişinin yanıtına göre yönlendirin

Tetikleyiciyi ayarlayın

Kişileri Text Reply ile kaydedin.

Yanıta göre dallandırın

Last WhatsApp reply message özelliğine göre dallandırın, örneğin Book veya Change booking değerine eşit.

Doğru Flow'u gönderin

Book için rezervasyon Flow şablonunuzla Send WhatsApp Template ekleyin.

Yanıtları bekleyin

Form Completed olayına ayarlanmış ve Form Name üzerinde filtrelenmiş bir Delay until event ekleyin, ardından sonuca göre dallandırın.

Kalıp 3: Takipli geri bildirim

Geri bildirim formunu gönderin

Geri bildirim Flow şablonunuzla Send WhatsApp Template ekleyin.

Yanıtı bekleyin

Form Completed olayına ayarlanmış ve Form Name üzerinde filtrelenmiş bir Delay until event ekleyin.

Puana göre dallandırın

Formun yazdığı puan özelliğine göre dallandırın:

Yüksek puan: kişiye Send WhatsApp Message ile teşekkür edin. Flow’u göndermek yeni bir 24 saatlik pencere açtı.
Düşük puan: ekibiniz için bir görev oluşturun veya pencere açıkken Assign to Customer Agent kullanın.

Kalıp 4: Yanıtları Customer Agent’a devredin

Tetikleyiciyi ayarlayın

Kişileri Text Reply ile kaydedin.

Mesajı onaylayın

İsteğe bağlı olarak, kişinin mesajını aldığınızı onaylamak için Send WhatsApp Message ekleyin.

Ajanı atayın

HubSpot’un Assign to Customer Agent eylemini ekleyin. Kişi size az önce mesaj gönderdi, bu nedenle ajan 24 saatlik pencere içinde yanıt verebilir.

Tarih ve saat değişkenleri

Send WhatsApp Template içinde bir HubSpot tarih veya tarih-saat özelliğini bir Template Variable alanına eşlediğinizde Flowella bunu UTC olarak dd.MM.yyyy HH:mm biçiminde gösterir. Örneğin 27.06.2026 14:30.

Flowella her zaman kişinin saat dilimini değil UTC’yi kullanır. İngiliz Yaz Saati sırasında 14:30’daki bir randevu 13:30 olarak görünür.
Yalnızca tarih içeren bir özellik saat olarak 00:00 gösterir.
Flowella, bir şablon değişkenindeki ayrı her 13 haneli sayıyı zaman damgası olarak ele alır. 13 haneli bir sipariş veya referans numarası tarih olarak görünebilir.
Send WhatsApp Message ve Send WhatsApp Reply tarihleri yeniden biçimlendirmez. Metni HubSpot’un doldurduğu şekilde gönderirler.

Yerel saati veya başka bir biçimi göstermek için tarihi bir HubSpot özelliğinde metin olarak saklayın, örneğin Tuesday 4 November, 14:30, ve bunun yerine o özelliği eşleyin. HubSpot’tan gelen tarihler bölümüne bakın.

İpuçları ve en iyi uygulamalar

Uluslararası telefon numaraları kullanın. WhatsApp numaralarını + ve ülke koduyla saklayın, örneğin +447700900123. 07700 900123 gibi yerel bir numara CONTACT_PHONE_INVALID ile başarısız olur.

Şablonları açıkça adlandırın. Template Name listesi adları boşluklarla ve büyük harflerle gösterir. booking_confirmation_restaurant, Booking Confirmation Restaurant olarak okunur ve template_1 ifadesinden daha kolay bulunur.

Gönderin, sonra bekleyin. Her gönderimi bir Delay until event adımıyla eşleştirin, böylece iş akışı yanıt veren ve vermeyen kişileri ele alır.

Önce küçük bir grupla test edin. Bir iş akışını herkes için açmadan önce kendi numaranızla bir test kişisi kaydedin. Değişkenleri, telefon numarası biçimini ve her dalı kontrol edin.

İlgili

Kişi etkinliği

Her kişideki Flowella olayları ve filtreleyebileceğiniz özellikler.

Özel kanal

WhatsApp konuşmalarını HubSpot gelen kutusuna getirin.

Şablon değişkenleri

Örnekler, yedek değerler ve HubSpot değerlerinin bir şablonu nasıl doldurduğu.

Akıllı yanıtlar

24 saatlik pencere dışında kullanılan Service, Update ve Offer şablonları.

İş akışı tarifleri

Bu eylemlerle oluşturulmuş adım adım HubSpot iş akışları.

UTM ve reklam takibi

Her konuşmayı hangi reklamın, bağlantının veya QR kodunun başlattığını görün.

​Başlamadan önce

​İş akışı gönderimi nasıl çalışır

​Tetikleyiciler

​Form Completed (gelen)

​Text Reply (gelen)

​Message Read (giden)

​Message Sent (giden)

​Flowella tetikleyicileriyle “Delay until event” kullanma

​Eylemler

​Gönderim eylemlerinin çıktıları

​Send WhatsApp Template

​Send WhatsApp Message

​Send WhatsApp Reply

​Pencereyi bir HubSpot özelliğinde takip edin

​AI Document Reader

​Generate Document

​Hata kodları

​Konuşmaları HubSpot Customer Agent’a devredin

​İş akışı kalıpları

​Kalıp 1: Bir Flow gönderin ve yanıtları bekleyin

​Kalıp 2: Kişinin yanıtına göre yönlendirin

​Kalıp 3: Takipli geri bildirim

​Kalıp 4: Yanıtları Customer Agent’a devredin

​Tarih ve saat değişkenleri

​İpuçları ve en iyi uygulamalar

​İlgili

Kişi etkinliği

Özel kanal

Şablon değişkenleri

Akıllı yanıtlar

İş akışı tarifleri

UTM ve reklam takibi

Başlamadan önce

İş akışı gönderimi nasıl çalışır

Tetikleyiciler

Form Completed (gelen)

Text Reply (gelen)

Message Read (giden)

Message Sent (giden)

Flowella tetikleyicileriyle “Delay until event” kullanma

Eylemler

Gönderim eylemlerinin çıktıları

Send WhatsApp Template

Send WhatsApp Message

Send WhatsApp Reply

Pencereyi bir HubSpot özelliğinde takip edin

AI Document Reader

Generate Document

Hata kodları

Konuşmaları HubSpot Customer Agent’a devredin

İş akışı kalıpları

Kalıp 1: Bir Flow gönderin ve yanıtları bekleyin

Kalıp 2: Kişinin yanıtına göre yönlendirin

Kalıp 3: Takipli geri bildirim

Kalıp 4: Yanıtları Customer Agent’a devredin

Tarih ve saat değişkenleri

İpuçları ve en iyi uygulamalar

İlgili