E-Mail ist der Ort, an dem Kalenderlinks sterben. Dieser Workflow sendet einen Calendly-Link über WhatsApp, sobald ein Lead ein Formular “Einen Anruf buchen” abschickt, stupst dann weiter an, bis das Meeting gebucht ist, und beendet sich automatisch, sobald Calendly eine Buchung bestätigt.
Auf einen Blick
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| Auslöser | Formular “Einen Anruf buchen” ausgefüllt |
| Kanäle | WhatsApp, mit E-Mail-Fallback |
| Vorlagen | 3 (Kalendereinladung, Slotpicker Flow, Erinnerungen) |
| Typischer Zyklus | 3 bis 5 Tage |
| Plattformen | HubSpot, Calendly |
Was dieser Workflow macht
Wenn ein Lead darum bittet, einen Anruf zu buchen, erhält er eine WhatsApp-Nachricht mit einer Kalendereinladung. Wenn er nicht bucht, wird alle 48 Stunden (bis zu dreimal) ein neuer Anstoß gesendet, der jeweils einen anderen Blickwinkel hat und nicht die gleiche Nachricht wiederholt. In dem Moment, in dem Calendly einen Buchungs-Webhook auslöst, verlässt der Workflow die Nudge-Schleife. Bestätigungen werden 24 Stunden und 1 Stunde vor dem Termin verschickt, um die Zahl der Nichtteilnehmer zu verringern. Kurz nach dem Ende des Gesprächs wird eine Nachbereitung des Termins mit Notizen und dem nächsten Schritt gesendet.
Was Sie benötigen
- Ein WhatsApp Flow- oder Vorlagenset für die Kalendereinladung, einen In-Chat-Slotpicker und Erinnerungen
- Ein Calendly-Konto, das mit HubSpot verbunden ist, mit einem Webhook für die Buchung von Veranstaltungen
- Eine HubSpot-Kontakteigenschaft, die die WhatsApp-Nummer des Kontakts im internationalen Format enthält
- Optional eine Lead-Score-Eigenschaft, wenn Sie Nudges nach Absicht einordnen möchten
Workflow-Schritte
- Trigger melden Sie sich bei Flowella: Formular abgeschlossen an, wenn das Formular “Einen Anruf buchen” übermittelt wird.
- Kalendereinladung senden Senden Sie die WhatsApp-Vorlage mit dem Calendly-Link, personalisiert mit dem Vornamen, dem Unternehmen und dem zugewiesenen Vertreter.
- Warten Sie auf die Buchung warten Sie, bis die Calendly Buchungseigenschaft festgelegt ist, bis zu 48 Stunden.
- Filiale, keine Buchung Senden Sie Stupser 1, warten Sie 48 Stunden, senden Sie Stupser 2, warten Sie 48 Stunden, senden Sie Stupser 3. Jeder Nudge bietet eine neue Reihe von Slots. Beenden Sie die Schleife, sobald der Buchungs-Webhook ausgelöst wird.
- Erinnerungen vor dem Treffen Sobald Sie gebucht haben, senden Sie 24 Stunden vorher eine Bestätigung und 1 Stunde vorher eine kurze Erinnerung mit dem Link zur Teilnahme.
- Nachbereitung des Meetings Senden Sie innerhalb von 30 Minuten nach Beendigung des Meetings eine Aufzeichnung, Notizen und eine Handlungsaufforderung für den nächsten Schritt.
- Fallback Wenn der Kontakt kein WhatsApp-Opt-in hat, verzweigen Sie in die E-Mail mit dem Kalenderlink.
WhatsApp-Vorlagen
tmpl_book_call_v3 Kalendereinladung mit Bildkopfzeile (Kategorie Marketing)tmpl_meeting_remind In-Chat-Slotpicker Flow (Kategorie Utility)tmpl_book_followup Erinnerungen und 48-Stunden-Nudges (Kategorie Marketing)
Tipps und Tricks
Senden Sie Vorlagen mindestens 48 Stunden im Voraus an Meta. Halten Sie die Abstände zwischen den Nudges größer als 48 Stunden, um Ihre Qualitätsbewertung zu schützen, und beschränken Sie die Sendezeiten auf die Arbeitszeiten in der Zeitzone des Kontakts.
- Legen Sie den Exit-Zweig auf die Ereignis-ID Calendly fest, da Calendly Webhooks bei einem Fehlschlag wiederholt.
- Übergeben Sie die Eigenschaft UTM
source an die Vorlage, damit bezahlte und eingehende Leads getrennt gemeldet werden können.
- Fügen Sie immer einen globalen Unterdrückungszweig für STOP- und UNSUBSCRIBE-Antworten ein.
