Auf einen Blick
So funktioniert es
Das Diagramm zeigt beide Workflows. Der erste sendet den Link und die Erinnerung. Der zweite startet, wenn ein Gespräch gebucht wird, und sendet die Gesprächserinnerungen.Bevor Sie beginnen
- Verbinden Sie Flowella mit HubSpot. Siehe HubSpot-Einrichtung.
- Verwenden Sie kontaktbasierte Workflows. Die Aktionen von Flowella laufen nur auf Kontakten.
- Fragen Sie in Ihrem Formular nach der WhatsApp-Nummer des Kontakts und nach der Erlaubnis, ihm dort zu schreiben. Siehe Metas Hinweise zum Opt-in und Telefonnummernformat.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Terminplanungstool Buchungen in HubSpot erfasst. Das Meetings-Tool von HubSpot tut das, andere Tools benötigen ihre eigene HubSpot-Integration. Flowella hat keine Integration für Terminplanung und kann in WhatsApp keine freien Zeitfenster live anzeigen.
Die Vorlagen erstellen
In jeder Vorlage ist{{1}} der Vorname des Kontakts. In den Buchungsvorlagen ist {{2}} Booking link. Platzieren Sie den Link jedes Kontakts in einer Variablen im Text: Ein HubSpot-Workflow kann einer URL-Schaltfläche nicht für jeden Kontakt einen anderen Wert geben.
Meta trifft die endgültige Entscheidung über die Kategorien. Siehe Metas Richtlinien zur Vorlagenkategorisierung. Die Gesprächserinnerungen nennen keine Uhrzeit, weil Flowella HubSpot-Daten in UTC anzeigt (
dd.MM.yyyy HH:mm). Die Kalendereinladung enthält die Ortszeit.
Sie benötigen keine Verzweigung für STOP-Antworten: Flowella blockiert Sendungen an Kontakte, die sich abgemeldet haben. Wenn Sie Schnellantworten hinzufügen, beschriften Sie keine mit Cancel oder Stop, denn ein Tippen sendet die Beschriftung als Opt-out-Schlüsselwort. Siehe So funktionieren Opt-outs per Schlüsselwort.
Die Workflows aufbauen
Buchungs-Workflow
1
Den Trigger festlegen
Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow mit dem Formularübermittlungs-Trigger von HubSpot für Ihr Website-Formular “Book a call”. Verwenden Sie Form Completed, gefiltert auf Form Name, nur wenn das Formular ein WhatsApp Flow ist: Es wird für Flow-Übermittlungen ausgelöst und nie für Website-Formulare.
2
Die Startwerte festlegen
Fügen Sie Edit record hinzu, um Call status auf Requested und Booking link auf Ihre Buchungsseite zu setzen. Für einen Link pro Vertriebsmitarbeiter fügen Sie einen Branch auf den Contact Owner hinzu, mit einem Edit record-Schritt pro Mitarbeiter.
3
Den Buchungslink senden
Fügen Sie Send WhatsApp Template mit der Vorlage für den Buchungslink hinzu. Ordnen Sie die WhatsApp-Nummern-Eigenschaft des Kontakts zu, Template Variable 1 dem Vornamen und Template Variable 2 Booking link.
4
Warten und prüfen
Fügen Sie Delay for a set amount of time mit 2 Tagen hinzu, dann einen Branch auf Call status. Beenden Sie den Workflow auf dem Pfad Booked.
5
Eine Erinnerung senden
Fügen Sie auf dem Pfad Requested Send WhatsApp Template mit der Buchungserinnerung und denselben Variablen hinzu. Fügen Sie ein weiteres Delay for a set amount of time von 2 Tagen und einen Branch auf Call status hinzu. Wenn der Status weiterhin Requested ist, fügen Sie Create task hinzu, damit der Contact Owner den Lead anruft.
Erinnerungs-Workflow
1
Den Trigger festlegen
Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow, der Kontakte aufnimmt, wenn Booked call time oder die Eigenschaft des Meetings-Tools von HubSpot bekannt ist. Aktivieren Sie die Wiederaufnahme für diese Eigenschaft, damit ein neu gebuchtes Gespräch einen neuen Durchlauf startet.
2
Die Buchung erfassen
Fügen Sie Edit record hinzu, um Call status auf Booked zu setzen. Dadurch enden auch die Erinnerungen des Buchungs-Workflows.
3
Die Gesprächserinnerungen senden
Fügen Sie Delay until a date mit einem Tag vor Booked call time hinzu, dann Send WhatsApp Template mit der Erinnerung am Vortag. Fügen Sie ein zweites Delay until a date für den Morgen von Booked call time hinzu, dann Send WhatsApp Template mit der letzten Erinnerung. Ordnen Sie in beiden Template Variable 1 dem Vornamen zu. Die Formulierung passt auch, wenn jemand weniger als einen Tag im Voraus bucht.
Den Workflow testen
- Übermitteln Sie das Formular mit Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer, öffnen Sie den Buchungslink und buchen Sie ein Gespräch. Prüfen Sie, dass Call status auf Booked wechselt und keine Erinnerung ankommt.
- Wiederholen Sie das mit einem zweiten Testkontakt, der nicht bucht, und prüfen Sie die Erinnerung und die Aufgabe im Workflow-Verlauf. Ein fehlgeschlagener Versand zeigt den Grund und den Fehlercode von Flowella.
Fehlerbehebung
Varianten
- E-Mail als Alternative: Verzweigen Sie danach, ob der Kontakt eine WhatsApp-Nummer hat, und senden Sie den Link andernfalls per E-Mail.
Verwandt
- Terminerinnerungen: gebuchte Termine bestätigen, verschieben oder absagen.
- HubSpot-Workflow-Aktionen: alle Flowella-Trigger und -Aktionen.
- UTM-Tracking: auswerten, woher gebuchte Gespräche kamen.