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Dieser Workflow sendet jedem Mitglied 30 Tage vor seinem Verlängerungsdatum eine WhatsApp-Erinnerung mit einem kurzen Formular, um zu verlängern, die eigenen Daten zu aktualisieren oder mitzuteilen, dass es eine Kündigung erwägt. Die Antwort wird beim HubSpot-Kontakt gespeichert, Ihr Team erhält eine Aufgabe, wenn ein Mitglied Hilfe braucht oder zögert, und Mitglieder, die nicht antworten, erhalten zwei kürzere Erinnerungen.

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Auf einen Blick

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So funktioniert es

Dieses Diagramm zeigt die drei Erinnerungen und wie jede Antwort verarbeitet wird.

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Bevor Sie beginnen

  • Verbinden Sie Flowella mit HubSpot und speichern Sie WhatsApp-Nummern im internationalen Format, etwa +447700900123. Siehe Telefonnummernformat.
  • Verwenden Sie einen kontaktbasierten Workflow. Die Aktionen von Flowella laufen nur auf Kontakten. Kopieren Sie Verlängerungsdaten aus Deals oder anderen Objekten daher zuerst in Kontakteigenschaften.
  • Schreiben Sie nur Mitgliedern, die zugestimmt haben, WhatsApp-Nachrichten von Ihnen zu erhalten. Meta verlangt ein Opt-in, bevor Sie jemandem schreiben.
  • Synchronisieren Sie ein HubSpot-Verlängerungsformular mit einem WhatsApp Flow und erstellen Sie daraus eine Vorlage. Siehe Den Flow an Kunden senden.
  • Flowella wickelt keine Zahlungen ab und verbindet sich nicht mit Stripe. Ihr Abrechnungssystem muss den Verlängerungslink jedes Mitglieds erstellen und HubSpot aktualisieren, wenn eine Verlängerung bezahlt ist, etwa über seine eigene HubSpot-Integration.
Erstellen Sie diese Kontakteigenschaften: Ordnen Sie Subscription renewal date keiner Vorlage zu. Flowella sendet HubSpot-Daten als dd.MM.yyyy HH:mm in UTC. Schreiben Sie das lokale Datum daher stattdessen in Renewal summary.

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Die Vorlagen erstellen

Ein Mitglied um Verlängerung zu bitten gilt nach Metas Richtlinien zur Vorlagenkategorisierung als Marketing, auch wenn das Mitglied um Erinnerungen gebeten hat. Ein Hinweis, der nur mitteilt, wann eine automatische Verlängerung abgebucht wird, kann Utility sein. Meta trifft die endgültige Entscheidung. In jeder Vorlage ist {{1}} der Vorname und {{2}} ist Renewal summary.
Beschriften Sie keine Schaltfläche mit Cancel oder Stop und bitten Sie Mitglieder nicht, mit “cancel” zu antworten. Ein Tippen sendet die Schaltflächenbeschriftung als Nachricht, und CANCEL ist ein Opt-out-Schlüsselwort. Das Mitglied würde also von allen Nachrichten Ihrer Nummer abgemeldet. Siehe So funktionieren Opt-outs per Schlüsselwort.

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Den Workflow aufbauen

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Den Trigger festlegen

Nehmen Sie Kontakte auf, wenn Subscription renewal date bekannt ist, und aktivieren Sie die Wiederaufnahme für diese Eigenschaft, damit jedes neue Datum den nächsten Zyklus startet.
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Bis 30 Tage vorher warten

Fügen Sie Delay until a date hinzu: 30 Tage vor Subscription renewal date.
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Das Verlängerungsformular senden

Fügen Sie Send WhatsApp Template mit dem Verlängerungsformular hinzu. Ordnen Sie Template Variable 1 dem Vornamen und Template Variable 2 Renewal summary zu.
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Auf die Antwort warten

Fügen Sie Delay until event hinzu: Form Completed, gefiltert nach Form Name gleich Ihrem Verlängerungsformular, für bis zu 16 Tage. Form Completed wird nur für Übermittlungen von WhatsApp Flows ausgelöst und erfasst nur den Formularnamen. Der nächste Schritt verzweigt daher nach der Eigenschaft, die das Formular geschrieben hat.
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Nach der Verlängerungswahl verzweigen

Fügen Sie einen Branch auf Renewal choice hinzu. Die Formularübermittlung öffnet das 24-Stunden-Fenster, sodass hier reiner Text funktioniert.
  • Renew my membership: Edit record, um Subscription status auf Renewal requested zu setzen, dann Send WhatsApp Message mit einem Dankeschön und dem Token Renewal link.
  • Update my details: Create task für das Mitgliederteam, dann Send WhatsApp Message mit dem Hinweis, wer sich melden wird.
  • I’m thinking of cancelling: Edit record, um Subscription status auf At risk zu setzen, Create task, damit das Account-Team anruft, dann Send WhatsApp Message mit dem Hinweis, wann sich jemand meldet. Bieten Sie nur Optionen an, die Sie auch erfüllen können.
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Die 14-Tage-Erinnerung senden

Fügen Sie auf dem Pfad mit abgelaufener Zeit Send WhatsApp Template mit der 14-Tage-Erinnerung hinzu. Verwenden Sie eine Vorlage, weil das 24-Stunden-Fenster geschlossen sein kann. Fügen Sie dann Delay until event hinzu: Text Reply, für bis zu 7 Tage.
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Die Antwort weiterleiten

Fügen Sie einen Branch auf Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message) hinzu. Ein Tippen auf eine Schnellantwort zählt als Antwort, gleichen Sie also den Schaltflächentext ab. Renew now erhält Send WhatsApp Message mit dem Token Renewal link. Jede andere Antwort erhält Create task, damit das Team im Posteingang antwortet.
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Den 7-Tage-Hinweis senden

Fügen Sie auf dem Pfad ohne Antwort Send WhatsApp Template mit dem 7-Tage-Hinweis hinzu. Wenn Mitglieder zur Verlängerung handeln müssen, fügen Sie außerdem Create task für das Account-Team hinzu.
Wenn eine Verlängerung bezahlt ist, setzt Ihr Abrechnungssystem oder das Account-Team das nächste Subscription renewal date, und die Wiederaufnahme startet den nächsten Zyklus.

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Den Workflow testen

Nehmen Sie einen Testkontakt mit Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer und einem Verlängerungsdatum in 31 Tagen auf. Im Aufnahmeverlauf wird ein Sendeschritt beim ersten WhatsApp-Status abgeschlossen, meist “gesendet”, und ein fehlgeschlagener Schritt zeigt den Grund und den Fehlercode von Flowella. Übermitteln Sie das Formular mit separaten Testkontakten einmal pro Auswahl und lassen Sie einen Kontakt es ignorieren, um die Erinnerungen zu testen.

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Fehlerbehebung

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Verwandt

Zuletzt geändert am 24. Oktober 2026