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Dieser Workflow lädt Kontakte auf WhatsApp zu einem Event oder Webinar ein und speichert ihre Antwort in HubSpot. Angemeldete Kontakte erhalten Erinnerungen eine Woche vorher, einen Tag vorher und am Morgen des Events. Danach erhalten Teilnehmende ein Feedback-Formular und Nichterschienene die Aufzeichnung.

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Auf einen Blick

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So funktioniert es

Das Diagramm zeigt den Hauptpfad von der Einladung bis zum Feedback.

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Bevor Sie beginnen

  • Verbinden Sie Flowella mit HubSpot. Siehe HubSpot-Einrichtung.
  • Verwenden Sie einen kontaktbasierten Workflow. Die Aktionen von Flowella laufen nur auf Kontakten.
  • Laden Sie nur Kontakte ein, die WhatsApp-Nachrichten zugestimmt haben und deren Nummern im internationalen Format vorliegen. Siehe Metas Hinweise zum Opt-in und Telefonnummernformat.
  • Erstellen Sie zwei HubSpot-Formulare, “Event registration” und “Event feedback”, und synchronisieren Sie jedes mit einem WhatsApp Flow. Siehe Flows.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Webinar- oder Eventplattform die Teilnahme über ihre eigene Integration in HubSpot schreibt. Flowella verbindet sich nicht mit Webinar- oder Terminplanungstools.
Erstellen Sie diese Kontakteigenschaften. Sie beschreiben jeweils ein Event.

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Die Vorlagen erstellen

In jeder Vorlage ist {{1}} der Vorname des Kontakts. {{2}} ist Event summary, außer bei den Zugangsdaten (Event join link) und der Aufzeichnung (Recording link). Die Einladung ist Marketing, weil sie für das Event wirbt. Die anderen sind Utility: Sie betreffen ein Event, für das sich der Kontakt angemeldet oder an dem er teilgenommen hat, und enthalten keine Werbung. Wenn Sie eine Einladung zu einem anderen Event hinzufügen, stuft Meta die Vorlage als Marketing ein. Siehe Metas Richtlinien zur Vorlagenkategorisierung.
Ordnen Sie Event start keiner Vorlage zu: Flowella zeigt HubSpot-Daten als dd.MM.yyyy HH:mm in UTC an. Beschriften Sie eine Schnellantwort nicht mit Cancel oder Stop, denn ein Tippen sendet die Beschriftung als Opt-out-Schlüsselwort. Siehe So funktionieren Opt-outs per Schlüsselwort.

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Den Workflow aufbauen

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Trigger und Eventdetails festlegen

Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow, der Kontakte aufnimmt, wenn sie in Ihre Einladungsliste kommen. Verwenden Sie für Anmeldungen über die Website den Formularübermittlungs-Trigger von HubSpot, nicht Form Completed, das nur für Flows ausgelöst wird. Fügen Sie Edit record hinzu, um Event start, Event summary, Event join link und Recording link für dieses Event zu setzen und Event status auf No response. Verwenden Sie eine Adresse für die Aufzeichnungsseite, die Sie nach dem Event veröffentlichen können.
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Die Einladung senden

Fügen Sie Send WhatsApp Template mit der Einladung hinzu. Ordnen Sie die WhatsApp-Nummern-Eigenschaft des Kontakts zu, Template Variable 1 dem Vornamen und Template Variable 2 Event summary.
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Auf die Anmeldung warten

Fügen Sie Delay until event für Form Completed hinzu, gefiltert auf Form Name gleich “Event registration”, bis zu 3 Tage.
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Nach der Antwort verzweigen

Fügen Sie einen Branch auf Event response hinzu, die Eigenschaft, die das Formular geschrieben hat. Fügen Sie auf jedem Pfad Edit record hinzu, um Event status zu setzen, und dann Send WhatsApp Message mit einer kurzen Antwort. Reiner Text funktioniert, weil die Flow-Übermittlung das 24-Stunden-Fenster geöffnet hat, also die 24 Stunden nach der letzten Nachricht eines Kontakts, in denen Sie ohne Vorlage senden können.
  • Yes, I’ll be there: Registered und eine Bestätigung.
  • Maybe: Tentative. Fügen Sie Delay until a date 7 Tage vor Event start hinzu, dann erneut Send WhatsApp Template mit der Einladung, und warten Sie wie im vorherigen Schritt auf das Formular.
  • No, I can’t make it: Declined und ein Dankeschön.
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Die Erinnerungen senden

Fügen Sie auf dem Pfad Registered Delay until a date 7 Tage vor Event start und Send WhatsApp Template mit der Erinnerung hinzu. Wiederholen Sie das 1 Tag vorher. Fügen Sie dann Delay until a date für den Morgen von Event start hinzu sowie Send WhatsApp Template mit den Zugangsdaten und ordnen Sie Template Variable 2 Event join link zu.
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Nach dem Event nachfassen

Fügen Sie Delay until a date 1 Tag nach Event start hinzu, dann einen Branch auf Event attendance. Fügen Sie auf dem Pfad Attended Send WhatsApp Template mit der Feedback-Anfrage hinzu. Fügen Sie auf dem Pfad No-show Send WhatsApp Template mit der Aufzeichnung hinzu und ordnen Sie Template Variable 2 Recording link zu.
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Auf das Feedback reagieren

Fügen Sie Delay until event für Form Completed hinzu, gefiltert auf Form Name gleich “Event feedback”, bis zu 7 Tage. Fügen Sie dann einen Branch auf Event rating hinzu. Senden Sie bei 8 bis 10 und 5 bis 7 ein Dankeschön mit Send WhatsApp Message. Senden Sie bei 0 bis 4 eine Entschuldigung und fügen Sie Create task für den Veranstalter hinzu.

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Den Workflow testen

  1. Nehmen Sie einen Testkontakt mit Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer in die Einladungsliste auf, melden Sie sich im Flow an und prüfen Sie Event status und die Bestätigung.
  2. Setzen Sie Event attendance manuell, um beide Nachfass-Pfade auszuprobieren. Ein fehlgeschlagener Versand zeigt im Workflow-Verlauf den Grund und den Fehlercode von Flowella.

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Fehlerbehebung

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Varianten

  • Sessionauswahl und Ernährungswünsche: Fügen Sie diese dem Anmeldeformular hinzu.

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Verwandt

Zuletzt geändert am 24. Oktober 2026