Zum Hauptinhalt springen
Dieser Workflow sendet jedem Kontakt am Tag vor seinem Termin eine WhatsApp-Erinnerung mit einem kurzen Formular zum Bestätigen, Verschieben oder Absagen. Die Antwort wird im HubSpot-Kontakt gespeichert, und der Gastgeber erhält eine Aufgabe, wenn sich Pläne ändern. Kontakte, die nicht antworten, erhalten einige Stunden vorher eine zweite Erinnerung.

​
Auf einen Blick

​
So funktioniert es

Das Diagramm zeigt den Weg eines Kontakts von der ersten Erinnerung bis zu einer Bestätigung oder einer Aufgabe für Ihr Team.

​
Bevor Sie beginnen

  • Verbinden Sie Flowella mit HubSpot. Siehe HubSpot-Einrichtung.
  • Verwenden Sie einen kontaktbasierten Workflow. Die Aktionen von Flowella laufen nur für Kontakte. Wenn der Termin an einem Deal oder Meeting hinterlegt ist, kopieren Sie seine Startzeit daher zuerst in eine Kontakteigenschaft.
  • Speichern Sie WhatsApp-Nummern im internationalen Format, etwa +447700900123, und schreiben Sie nur Kontakten, die WhatsApp-Nachrichten zugestimmt haben. Siehe Telefonnummernformat und die Opt-in-Hinweise von Meta.
  • Erstellen Sie das Bestätigungsformular in HubSpot und synchronisieren Sie es mit einem WhatsApp Flow. Siehe Flows.
Legen Sie diese Kontakteigenschaften an. Das Bestätigungsformular fragt die letzten drei ab. Machen Sie Preferred new time und Cancellation reason optional. Der Flow zeigt alle Fragen auf einem Bildschirm, auch Fragen, die von einer anderen Antwort abhängen.
Ordnen Sie Next appointment keiner Vorlage zu. Flowella zeigt HubSpot-Datumswerte als dd.MM.yyyy HH:mm in UTC an, sodass ein Termin um 14:30 während der britischen Sommerzeit als 13:30 erscheint. Lassen Sie stattdessen Ihr Buchungstool oder Ihr Team Appointment summary in Ortszeit ausfüllen.

​
Die Vorlagen erstellen

Beide Vorlagen gehören zur Kategorie Utility: Sie betreffen eine Buchung, die der Kontakt vorgenommen hat, und enthalten keine Werbung. Meta trifft die endgültige Entscheidung und verschiebt werbliche Vorlagen in die Kategorie Marketing. Siehe die Richtlinien zur Vorlagenkategorisierung von Meta. In beiden ist {{1}} der Vorname und {{2}} Appointment summary. Um die Bestätigung zu beginnen, wählen Sie auf der Seite Flows in der Zeile des Formulars Create template. Dadurch wird die Flow-Schaltfläche für Sie verbunden.
Beschriften Sie keine Schaltfläche mit Cancel oder Stop, und bitten Sie Kontakte nicht, mit „cancel” zu antworten. Ein Tippen auf eine Schnellantwort sendet deren Beschriftung als Nachricht des Kontakts. CANCEL und STOP sind Opt-out-Schlüsselwörter, sodass der Kontakt von allen Nachrichten Ihrer Nummer abgemeldet würde. Siehe So funktionieren Opt-outs per Schlüsselwort.

​
Den Workflow erstellen

1

Den Trigger festlegen

Erstellen Sie einen kontaktbasierten Workflow, der Kontakte aufnimmt, wenn Next appointment bekannt ist. Aktivieren Sie die erneute Aufnahme für Next appointment, damit jede neue Buchung einen neuen Durchlauf startet.
2

Bis zum Vortag warten

Fügen Sie Delay until a date hinzu, eingestellt auf einen Tag vor Next appointment.
3

Die Bestätigung senden

Fügen Sie Send WhatsApp Template mit der Bestätigungsvorlage hinzu. Ordnen Sie die Eigenschaft mit der WhatsApp-Nummer des Kontakts zu, Template Variable 1 dem Vornamen und Template Variable 2 Appointment summary. Eine Variable in einem Text-Header belegt, falls Sie eine hinzufügen, Template Variable 1.
4

Auf das Formular warten

Fügen Sie Delay until event für Form Completed hinzu, gefiltert nach Form Name gleich dem Namen Ihres Bestätigungsformulars. Legen Sie die maximale Wartezeit auf 20 Stunden fest.
5

Nach der Antwort verzweigen

Fügen Sie im Pfad für abgeschlossene Formulare einen Branch nach Appointment response hinzu. Das Ereignis Form Completed erfasst nur den Formularnamen und die Quelle. Verzweigen Sie daher immer nach den Eigenschaften, die das Formular geschrieben hat.
  • I’ll be there: Fügen Sie Send WhatsApp Message mit einem kurzen Dankeschön hinzu. Reiner Text funktioniert hier, weil die Formulareinsendung das 24-Stunden-Fenster geöffnet hat, also die 24 Stunden nach der letzten Nachricht eines Kontakts, in denen Sie ohne Vorlage senden können.
  • I need to reschedule: Fügen Sie Create task für den Gastgeber hinzu, einschließlich Preferred new time.
  • I need to cancel: Fügen Sie Create task hinzu, einschließlich Cancellation reason.
6

Bei Kontakten nachfassen, die nicht geantwortet haben

Fügen Sie im Pfad mit abgelaufener Zeit Send WhatsApp Template mit der Erinnerung am selben Tag hinzu. Das Fenster könnte hier geschlossen sein, sodass reiner Text fehlschlagen könnte. Fügen Sie dann Delay until event für Text Reply hinzu, bis zu 2 Stunden, sowie einen Branch nach Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Ein Tippen auf eine Schnellantwort zählt als Antwort. Gleichen Sie den Schaltflächentext daher exakt ab. Verbinden Sie jede Antwort mit dem passenden Schritt oben und fügen Sie Create task hinzu, um Kontakte anzurufen, die nicht geantwortet haben.

​
Den Workflow testen

  1. Erstellen Sie einen Testkontakt mit Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer und einem Next appointment in etwa 25 Stunden.
  2. Prüfen Sie den Workflow-Verlauf des Kontakts in HubSpot. Ein Sendeschritt wird beim ersten WhatsApp-Status abgeschlossen, meist sent. Ein fehlgeschlagener Schritt zeigt den Grund und Fehlercode von Flowella, und der Kontakt geht zum nächsten Schritt über.
  3. Füllen Sie das Formular auf Ihrem Telefon aus und prüfen Sie die Verzweigung. Wiederholen Sie den Test mit einem zweiten Kontakt, der das Formular ignoriert.

​
Fehlerbehebung

​
Varianten

  • Anforderungen vor dem Besuch: Fügen Sie dem Formular Fragen zu Ernährung oder Barrierefreiheit hinzu, mit höchstens fünf Fragen insgesamt.

​
Verwandt

Zuletzt geändert am 24. Oktober 2026