Termin- und Besprechungserinnerungen

Vierundzwanzig Stunden vor einem geplanten Termin oder einer Besprechung erhält der Kontakt eine WhatsApp-Nachricht mit den Details und einem kurzen Formular zur Bestätigung, Verschiebung oder Absage. Der Workflow aktualisiert den Datensatz, benachrichtigt die richtige Person und sendet eine zweite Erinnerung am Morgen des Termins, wenn keine Reaktion erfolgt. Er berücksichtigt auch Anforderungen vor dem Besuch, wie z. B. Diätvorschriften oder Barrierefreiheit.

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Auf einen Blick

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Was dieser Workflow macht

Der Kontakt erhält am Vortag eine Bestätigungsanfrage. Wenn er bestätigt, folgt eine optionale Erinnerung am selben Tag. Wenn der Termin verschoben oder abgesagt werden muss, wird eine Aufgabe für den Gastgeber mit dem Grund oder der bevorzugten Zeit erstellt. Wenn der Termin mit einem Besuch verbunden ist, können mit demselben Formular spezielle Anforderungen erfasst werden, die als strukturierte Daten an HubSpot zurückgeschrieben werden, so dass sich das Team im Voraus vorbereiten kann. Keine Antwort löst eine leichtere Erinnerung am Morgen aus.

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Was Sie brauchen werden

• Eine WhatsApp Flow-Vorlage für Bestätigung, Verschiebung oder Stornierung (mit optionalen Anforderungsfeldern)
• Einen HubSpot-Kontakt oder eine Besprechungseigenschaft mit dem Datum und der Uhrzeit des Termins
• Die WhatsApp-Nummer des Kontakts im internationalen Format

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Workflow-Schritte

1. Auslöser Besprechung, die im Besprechungstool von HubSpot erstellt wurde, eine benutzerdefinierte Datumseigenschaft oder eine Eintragung aus einem Buchungsworkflow.
2. Verzögern Sie bis 24 Stunden vorher Halten Sie den Workflow bis einen Tag vor dem Termin an.
3. Bestätigung senden personalisiert mit Vorname, Datum, Uhrzeit und Gastgeber oder Ort.
4. Warten Sie auf die Fertigstellung verzögern Sie, bis das Formular ausgefüllt ist, bis zu 20 Stunden.
5. Branche, abgeschlossen:
   • Bestätigt Setzen Sie Besprechung bestätigt auf Ja, senden Sie eine Bestätigung, fügen Sie optional 2 Stunden vorher eine Erinnerung hinzu.
   • Verschieben Bestätigen Sie, erstellen Sie eine Aufgabe für den Gastgeber mit der gewünschten Zeit, benachrichtigen Sie ihn intern.
   • Absagen Bestätigen Sie, erstellen Sie eine Aufgabe mit dem Grund, melden Sie sich optional für eine erneute Teilnahme an.
6. Abbrechen, keine Antwort Senden Sie eine kurze Erinnerung am Morgen, warten Sie bis zu 2 Stunden auf eine Antwort, bestätigen Sie dann, erstellen Sie eine Aufgabe oder fahren Sie wie geplant fort.

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Tipps und Tricks

• Für Restaurants und Kliniken beschränken Sie das Anforderungsformular auf drei bis fünf Felder und stellen Sie sicher, dass das Team die erfassten Eigenschaften vor dem Besuch sehen kann.