In sintesi
Come funziona
Il diagramma mostra entrambi i workflow. Il primo invia il link e il sollecito. Il secondo parte quando viene prenotata una chiamata e invia i promemoria.Prima di iniziare
- Collegate Flowella a HubSpot. Vedere Configurazione di HubSpot.
- Usate workflow basati sui contatti. Le azioni di Flowella funzionano solo sui contatti.
- Nel vostro modulo, chiedete il numero WhatsApp del contatto e il permesso di scrivergli lì. Vedere le indicazioni di Meta sull’opt-in e Formato del numero di telefono.
- Assicuratevi che il vostro strumento di pianificazione registri le prenotazioni in HubSpot. Lo strumento riunioni di HubSpot lo fa, mentre gli altri strumenti necessitano di una propria integrazione con HubSpot. Flowella non ha un’integrazione di pianificazione e non può mostrare gli slot orari in tempo reale in WhatsApp.
Creare i template
In ogni template,{{1}} è il nome del contatto. Nei template di prenotazione, {{2}} è Booking link. Inserite il link di ciascun contatto in una variabile del corpo: un workflow HubSpot non può assegnare a un pulsante URL un valore diverso per ogni contatto.
La decisione finale sulle categorie spetta a Meta. Vedere le linee guida di Meta sulla categorizzazione dei template. I promemoria omettono l’orario perché Flowella mostra le date di HubSpot in UTC (
dd.MM.yyyy HH:mm). L’invito del calendario riporta l’ora locale.
Non serve un branch per le risposte STOP: Flowella blocca gli invii ai contatti che hanno revocato il consenso. Se aggiungete risposte rapide, non chiamatene una Cancel o Stop, perché un tocco invia l’etichetta come parola chiave di opt-out. Vedere Come funzionano gli opt-out tramite parola chiave.
Creare i workflow
Workflow di prenotazione
1
Impostate il trigger
Create un workflow basato sui contatti con il trigger di invio modulo di HubSpot per il vostro modulo web “Book a call”. Usate Form Completed, filtrato su Form Name, solo se il modulo è un WhatsApp Flow: si attiva per gli invii dei Flow e mai per i moduli del sito web.
2
Impostate i valori iniziali
Aggiungete Edit record per impostare Call status su Requested e Booking link sulla vostra pagina di prenotazione. Per avere un link per ogni commerciale, aggiungete un Branch sul proprietario del contatto con un passaggio Edit record per ciascun commerciale.
3
Inviate il link di prenotazione
Aggiungete Send WhatsApp Template con il template del link di prenotazione. Mappate la proprietà del numero WhatsApp del contatto, la Template Variable 1 sul nome e la Template Variable 2 su Booking link.
4
Attendete e verificate
Aggiungete Delay for a set amount of time, impostato a 2 giorni, poi un Branch su Call status. Terminate il workflow sul percorso Booked.
5
Inviate un solo sollecito
Sul percorso Requested, aggiungete Send WhatsApp Template con il sollecito alla prenotazione e le stesse variabili. Aggiungete un altro Delay for a set amount of time di 2 giorni e un Branch su Call status. Se è ancora Requested, aggiungete Create task affinché il proprietario del contatto chiami il lead.
Workflow dei promemoria
1
Impostate il trigger
Create un workflow basato sui contatti che iscriva i contatti quando Booked call time, o la proprietà dello strumento riunioni di HubSpot, è noto. Attivate la reiscrizione per quella proprietà, così una chiamata riprenotata avvia una nuova esecuzione.
2
Registrate la prenotazione
Aggiungete Edit record per impostare Call status su Booked. Questo interrompe anche i solleciti del workflow di prenotazione.
3
Inviate i promemoria
Aggiungete Delay until a date, impostato a un giorno prima di Booked call time, poi Send WhatsApp Template con il promemoria del giorno prima. Aggiungete un secondo Delay until a date per la mattina di Booked call time, poi Send WhatsApp Template con il promemoria finale. In entrambi, mappate la Template Variable 1 sul nome. Il testo resta adatto anche quando qualcuno prenota con meno di un giorno di anticipo.
Testare il workflow
- Inviate il modulo con il vostro numero WhatsApp, aprite il link di prenotazione e prenotate una chiamata. Verificate che Call status diventi Booked e che non arrivi alcun sollecito.
- Ripetete con un secondo contatto di prova che non prenota e controllate il sollecito e l’attività nella cronologia del workflow. Un invio non riuscito mostra il motivo e il codice di errore di Flowella.
Risoluzione dei problemi
Varianti
- Ripiego via email: create un branch in base alla presenza di un numero WhatsApp per il contatto e, in caso contrario, inviate il link via email.
Correlati
- Promemoria per gli appuntamenti: confermate, riprogrammate o annullate gli appuntamenti prenotati.
- Azioni dei workflow HubSpot: ogni trigger e azione di Flowella.
- Tracciamento UTM: analizzate da dove provengono le chiamate prenotate.