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Questo workflow invita i contatti a un evento o webinar su WhatsApp e salva la loro risposta in HubSpot. I contatti iscritti ricevono promemoria una settimana prima, il giorno prima e la mattina dell’evento. Dopo l’evento, i partecipanti ricevono un modulo di feedback e gli assenti ricevono la registrazione.

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In sintesi

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Come funziona

Il diagramma mostra il percorso principale dall’invito al feedback.

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Prima di iniziare

  • Collegate Flowella a HubSpot. Vedere Configurazione di HubSpot.
  • Usate un workflow basato sui contatti. Le azioni di Flowella funzionano solo sui contatti.
  • Invitate solo i contatti che hanno accettato di ricevere messaggi WhatsApp, con numeri in formato internazionale. Vedere le indicazioni di Meta sull’opt-in e Formato del numero di telefono.
  • Create due moduli HubSpot, “Event registration” e “Event feedback”, e sincronizzate ciascuno con un WhatsApp Flow. Vedere Flows.
  • Assicuratevi che la vostra piattaforma di webinar o eventi scriva la partecipazione in HubSpot tramite la propria integrazione. Flowella non si collega a strumenti di webinar o di pianificazione.
Create queste proprietà di contatto. Descrivono un evento alla volta.

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Creare i template

In ogni template, {{1}} è il nome del contatto. {{2}} è Event summary, tranne nei dettagli di accesso (Event join link) e nella registrazione (Recording link). L’invito è Marketing, perché promuove l’evento. Gli altri sono Utility: riguardano un evento a cui il contatto si è iscritto o ha partecipato, senza alcuna promozione. Se aggiungete un invito a un altro evento, Meta sposta il template in Marketing. Vedere le linee guida di Meta sulla categorizzazione dei template.
Non mappate Event start in un template: Flowella mostra le date di HubSpot come dd.MM.yyyy HH:mm in UTC. Non chiamate una risposta rapida Cancel o Stop, perché un tocco invia l’etichetta come parola chiave di opt-out. Vedere Come funzionano gli opt-out tramite parola chiave.

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Creare il workflow

1

Impostate il trigger e i dettagli dell'evento

Create un workflow basato sui contatti che iscriva i contatti quando entrano nel vostro elenco di invitati. Per le iscrizioni dal sito web, usate il trigger di invio modulo di HubSpot, non Form Completed, che si attiva solo per i Flow. Aggiungete Edit record per impostare Event start, Event summary, Event join link e Recording link per questo evento, e Event status su No response. Usate un indirizzo della pagina di registrazione che potete pubblicare dopo l’evento.
2

Inviate l'invito

Aggiungete Send WhatsApp Template con l’invito. Mappate la proprietà del numero WhatsApp del contatto, la Template Variable 1 sul nome e la Template Variable 2 su Event summary.
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Attendete l'iscrizione

Aggiungete Delay until event per Form Completed, filtrato su Form Name uguale a “Event registration”, fino a 3 giorni.
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Create un branch in base alla risposta

Aggiungete un Branch su Event response, la proprietà scritta dal modulo. Su ogni percorso, aggiungete Edit record per impostare Event status, poi Send WhatsApp Message con una breve risposta. Il testo semplice funziona perché l’invio del Flow ha aperto la finestra di 24 ore, ossia le 24 ore successive all’ultimo messaggio del contatto in cui potete scrivere senza template.
  • Yes, I’ll be there: Registered, e una conferma.
  • Maybe: Tentative. Aggiungete Delay until a date 7 giorni prima di Event start, poi di nuovo Send WhatsApp Template con l’invito, e attendete il modulo come nel passaggio precedente.
  • No, I can’t make it: Declined, e un ringraziamento.
5

Inviate i promemoria

Sul percorso Registered, aggiungete Delay until a date 7 giorni prima di Event start e Send WhatsApp Template con il promemoria. Ripetete 1 giorno prima. Poi aggiungete Delay until a date per la mattina di Event start e Send WhatsApp Template con i dettagli di accesso, mappando la Template Variable 2 su Event join link.
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Ricontattate dopo l'evento

Aggiungete Delay until a date 1 giorno dopo Event start, poi un Branch su Event attendance. Sul percorso Attended, aggiungete Send WhatsApp Template con la richiesta di feedback. Sul percorso No-show, aggiungete Send WhatsApp Template con la registrazione, mappando la Template Variable 2 su Recording link.
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Agite in base al feedback

Aggiungete Delay until event per Form Completed, filtrato su Form Name uguale a “Event feedback”, fino a 7 giorni. Poi aggiungete un Branch su Event rating. Per i punteggi da 8 a 10 e da 5 a 7, inviate un ringraziamento con Send WhatsApp Message. Per i punteggi da 0 a 4, inviate delle scuse e aggiungete Create task per l’organizzatore.

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Testare il workflow

  1. Aggiungete all’elenco di invitati un contatto di prova con il vostro numero WhatsApp, iscrivetevi nel Flow e controllate Event status e la conferma.
  2. Impostate Event attendance a mano per provare entrambi i percorsi di follow-up. Un invio non riuscito mostra il motivo e il codice di errore di Flowella nella cronologia del workflow.

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Risoluzione dei problemi

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Varianti

  • Scelta delle sessioni ed esigenze alimentari: aggiungetele al modulo di iscrizione.

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Ultima modifica il 24 ottobre 2026