In sintesi
| Trigger | Si avvicina la data di una riunione o di un appuntamento |
| Canali | |
| Template | Flusso di conferma più promemoria |
| Piattaforme | HubSpot |
Cosa fa questo flusso di lavoro
Il contatto riceve una richiesta di conferma il giorno prima. In caso di conferma, segue un promemoria opzionale per lo stesso giorno. Se deve riprogrammare o cancellare, viene creata un’attività per l’ospite con il motivo o l’orario preferito. Se l’appuntamento prevede una visita, lo stesso modulo può raccogliere requisiti speciali che vengono riportati a HubSpot come dati strutturati, in modo che il team possa prepararsi in anticipo. In caso di mancata risposta, si attiva un promemoria mattutino più leggero.Cosa vi serve
- Un modello WhatsApp Flow per confermare, riprogrammare o annullare (con campi di requisiti opzionali).
- Un contatto HubSpot o una proprietà della riunione che contiene la data e l’ora dell’appuntamento
- Il numero WhatsApp del contatto in formato internazionale
Fasi del flusso di lavoro
- Riunione Trigger creata nello strumento riunioni di HubSpot, una proprietà di data personalizzata o l’iscrizione da un flusso di lavoro di prenotazione.
- Ritardare fino a 24 ore prima Mettere in pausa il flusso di lavoro fino al giorno precedente l’appuntamento.
- Invio di una conferma personalizzata con nome, data, ora e ospite o luogo.
- Attendere il completamento ritardare fino al completamento del modulo, fino a 20 ore.
- Ramo, completato:
- Confermato impostare Riunione confermata su Sì, inviare la conferma, aggiungere facoltativamente un promemoria 2 ore prima.
- Riprogrammata confermare, creare un’attività per l’ospite con l’orario preferito, notificare internamente.
- Annullare confermare, creare un’attività con il motivo, facoltativamente iscriversi a un nuovo impegno.
- **Invia un breve promemoria del mattino, attendi fino a 2 ore per una risposta, quindi conferma, crea un’attività o procedi come previsto.
Suggerimenti e problemi
Per le riunioni con più persone, iscrivete tutti i contatti associati in modo che ognuno riceva la propria conferma. Per gli appuntamenti ricorrenti, attivare la reiscrizione in modo che il flusso di lavoro venga eseguito a ogni ciclo.
- Per i ristoranti e le cliniche, limitate il modulo dei requisiti a tre o cinque campi e assicuratevi che il team possa vedere le proprietà raccolte prima della visita.