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Questo workflow invia a ogni contatto un promemoria WhatsApp il giorno prima del suo appuntamento, con un breve modulo per confermare, riprogrammare o annullare. La risposta viene salvata sul contatto HubSpot, e l’organizzatore riceve un’attività quando i piani cambiano. I contatti che non rispondono ricevono un secondo promemoria alcune ore prima.

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In sintesi

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Come funziona

Il diagramma mostra il percorso di un contatto dal primo promemoria fino a una conferma o a un’attività per il vostro team.

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Prima di iniziare

  • Collegate Flowella a HubSpot. Vedere Configurazione di HubSpot.
  • Usate un workflow basato sui contatti. Le azioni di Flowella funzionano solo sui contatti, quindi se l’appuntamento si trova su una trattativa o una riunione, copiate prima l’orario di inizio in una proprietà del contatto.
  • Memorizzate i numeri WhatsApp in formato internazionale, come +447700900123, e scrivete solo ai contatti che hanno accettato di ricevere messaggi WhatsApp. Vedere Formato del numero di telefono e le indicazioni sull’opt-in di Meta.
  • Create il modulo di conferma in HubSpot e sincronizzatelo con un WhatsApp Flow. Vedere Flows.
Create queste proprietà del contatto. Il modulo di conferma chiede le ultime tre. Rendete facoltativi Preferred new time e Cancellation reason. Il Flow mostra tutte le domande in un’unica schermata, comprese quelle che dipendono da un’altra risposta.
Non mappate Next appointment in un template. Flowella mostra i valori di data HubSpot come dd.MM.yyyy HH:mm in UTC, quindi un appuntamento alle 14:30 durante l’ora legale britannica appare come 13:30. Fate compilare invece Appointment summary in ora locale dal vostro strumento di prenotazione o dal vostro team.

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Creare i template

Entrambi i template sono Utility: riguardano una prenotazione effettuata dal contatto e non contengono promozioni. La decisione finale spetta a Meta, che sposta i template promozionali in Marketing. Consultate le linee guida di Meta sulla categorizzazione dei template. In entrambi, {{1}} è il nome e {{2}} è Appointment summary. Per iniziare la conferma, selezionate Create template sulla riga del modulo nella pagina Flows, che collega automaticamente il pulsante Flow.
Non etichettate un pulsante Cancel o Stop, e non chiedete ai contatti di rispondere “cancel”. Un tocco su una risposta rapida invia la sua etichetta come messaggio del contatto. CANCEL e STOP sono parole chiave di opt-out, quindi il contatto verrebbe escluso da tutti i messaggi del vostro numero. Vedere Come funzionano gli opt-out tramite parola chiave.

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Creare il workflow

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Impostare il trigger

Create un workflow basato sui contatti che iscrive i contatti quando Next appointment è noto. Attivate la reiscrizione per Next appointment, così ogni nuova prenotazione avvia una nuova esecuzione.
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Attendere fino al giorno prima

Aggiungete Delay until a date, impostato a un giorno prima di Next appointment.
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Inviare la conferma

Aggiungete Send WhatsApp Template con il template di conferma. Mappate la proprietà del numero WhatsApp del contatto, Template Variable 1 sul nome e Template Variable 2 su Appointment summary. Una variabile di intestazione testuale, se ne aggiungete una, occupa Template Variable 1.
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Attendere il modulo

Aggiungete Delay until event per Form Completed, filtrato su Form Name uguale al nome del vostro modulo di conferma. Impostate l’attesa massima a 20 ore.
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Creare un ramo in base alla risposta

Nel percorso completato, aggiungete un Branch su Appointment response. L’evento Form Completed registra solo il nome del modulo e la sorgente, quindi create sempre i rami sulle proprietà scritte dal modulo.
  • I’ll be there: aggiungete Send WhatsApp Message con un breve ringraziamento. Il testo semplice funziona perché l’invio del modulo ha aperto la finestra di 24 ore, ovvero le 24 ore successive all’ultimo messaggio di un contatto in cui potete inviare senza template.
  • I need to reschedule: aggiungete Create task per l’organizzatore, includendo Preferred new time.
  • I need to cancel: aggiungete Create task, includendo Cancellation reason.
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Fare follow-up con i contatti che non hanno risposto

Nel percorso con tempo scaduto, aggiungete Send WhatsApp Template con il promemoria del giorno stesso. Qui la finestra potrebbe essere chiusa, quindi il testo semplice potrebbe fallire. Poi aggiungete Delay until event per Text Reply, fino a 2 ore, e un Branch su Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Un tocco su una risposta rapida conta come risposta, quindi fate corrispondere esattamente il testo del pulsante. Collegate ogni risposta al passaggio corrispondente sopra e aggiungete Create task per chiamare i contatti che non hanno risposto.

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Testare il workflow

  1. Create un contatto di prova con il vostro numero WhatsApp e un Next appointment fra circa 25 ore.
  2. Controllate la cronologia del workflow del contatto in HubSpot. Un passaggio di invio si completa al primo stato WhatsApp, di solito inviato. Un passaggio non riuscito mostra il motivo e il codice di errore di Flowella, e il contatto passa al passaggio successivo.
  3. Compilate il modulo sul vostro telefono e verificate il ramo. Ripetete con un secondo contatto che ignora il modulo.

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Risoluzione dei problemi

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Varianti

  • Requisiti prima della visita: aggiungete al modulo domande su esigenze alimentari o di accessibilità, mantenendolo entro cinque domande.

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Ultima modifica il 24 ottobre 2026