O e-mail é o local onde as ligações de calendário morrem. Este fluxo de trabalho envia uma hiperligação Calendly para o WhatsApp no momento em que um cliente potencial submete um formulário “Marcar uma chamada”, continua a enviar mensagens até que a reunião seja marcada e sai automaticamente no momento em que o Calendly confirma a marcação.
Num relance
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| Trigger | Formulário “Marcar uma chamada” preenchido | |
| Canais** | WhatsApp, com recurso a correio eletrónico | |
| Templates | 3 (convite de calendário, seletor de faixas horárias Flow, lembretes) | |
| Ciclo típico** | 3 a 5 dias | |
| Plataformas | HubSpot, Calendly | |
O que faz este fluxo de trabalho
Quando um lead pede para marcar uma chamada, recebe uma mensagem WhatsApp com um convite de calendário. Se não marcarem, é enviado um novo convite a cada 48 horas (até três vezes), cada um com um ângulo diferente em vez de repetir a mesma mensagem. No momento em que o Calendly dispara um webhook de reserva, o fluxo de trabalho sai do ciclo de empurrões. As confirmações são enviadas 24 horas e 1 hora antes da reunião para reduzir as não comparências, e um acompanhamento pós-reunião com notas e um próximo passo é enviado logo após o término da chamada.
O que é necessário
- Um WhatsApp Flow ou um conjunto de modelos para o convite do calendário, um seletor de espaços no chat e lembretes
- Uma conta Calendly ligada ao HubSpot, com um webhook para a marcação de eventos
- Uma propriedade de contacto HubSpot que contém o número WhatsApp do contacto em formato internacional
- Opcionalmente, uma propriedade de pontuação de contactos, se pretender bloquear os estímulos por intenção
Etapas do fluxo de trabalho
- Trigger inscreve-se em Flowella: Formulário concluído quando o formulário “Marcar uma chamada” é submetido.
- Enviar convite de calendário enviar o modelo WhatsApp com a ligação Calendly, personalizado com o nome próprio, a empresa e o representante atribuído.
- Esperar pela reserva adiar até que a propriedade de reserva Calendly seja definida, até 48 horas.
- Ramo, sem reserva enviar o empurrão 1, esperar 48 horas, enviar o empurrão 2, esperar 48 horas, enviar o empurrão 3. Cada empurrão oferece um novo conjunto de faixas horárias. Saia do ciclo assim que o webhook de reservas for ativado.
- Lembretes pré-reunião uma vez reservado, enviar uma confirmação 24 horas antes e um breve lembrete 1 hora antes, cada um com o link de adesão.
- Acompanhamento pós-reunião no prazo de 30 minutos após o fim da reunião, envie uma gravação, notas e um apelo à ação para o passo seguinte.
- Fallback se o contacto não tiver aderido ao WhatsApp, envie um e-mail com a ligação para o calendário.
Modelos WhatsApp
- Convite de calendário
tmpl_book_call_v3 com cabeçalho de imagem (categoria Marketing)
tmpl_meeting_remind Fluxo de seleção de espaço no chat (categoria Utilidade)tmpl_book_followup lembretes e avisos de 48 horas (categoria Marketing)
Dicas e sugestões
Envie modelos para o Meta com pelo menos 48 horas de antecedência. Mantenha os envios com um intervalo superior a 48 horas para proteger a sua pontuação de qualidade e fixe os envios para as horas de expediente no fuso horário do contacto.
- Digite o ramo de saída na ID do evento Calendly, pois o Calendly tenta novamente os webhooks em caso de falha.
- Passe a propriedade UTM
source para o modelo para que os leads pagos e de entrada possam ser relatados separadamente.
- Inclua sempre um ramo de supressão global para respostas STOP e UNSUBSCRIBE.
