En bref
Fonctionnement
Le diagramme montre une étape de configuration. Le workflow la répète pour chaque étape, puis marque l’onboarding comme terminé.Avant de commencer
- Connectez Flowella à HubSpot. Voir Configuration HubSpot.
- Utilisez un workflow basé sur les contacts. Les actions de Flowella ne s’exécutent que sur des contacts, elles ne peuvent donc pas s’exécuter dans un workflow basé sur les transactions. Si une transaction gagnée lance l’onboarding, inscrivez le contact de la transaction : HubSpot peut passer la lifecycle stage d’un contact associé à Customer lorsqu’une transaction est gagnée.
- Stockez les numéros WhatsApp au format international et n’écrivez qu’aux clients qui ont accepté de recevoir des messages WhatsApp. Voir Format des numéros de téléphone et les recommandations de Meta sur l’opt-in.
- Créez un court formulaire HubSpot par étape de configuration, par exemple “Onboarding step 1”, et synchronisez chacun vers un WhatsApp Flow. Voir Flows. Chaque Flow tient sur un seul écran, un formulaire par étape garde donc chaque étape courte.
Créer les modèles
Créez un modèle par étape. Chaque bouton Flow ouvre un seul Flow, un modèle ne peut donc pas servir à deux étapes.{{1}} est le prénom du contact.
Pour relancer un client, renvoyez le même modèle d’étape. Rédigez donc chacun pour qu’il se lise bien deux fois.
Ces modèles relèvent de la catégorie Utility : ils aident le client à configurer un service qu’il a acheté, sans promotion. Les invitations à essayer des fonctionnalités que le client n’a pas utilisées relèvent du Marketing selon les règles de Meta, laissez-les donc en dehors de ce workflow. Voir les règles de catégorisation des modèles de Meta.
Créer le workflow
1
Définir le déclencheur
Créez un workflow basé sur les contacts qui inscrit les contacts lorsque Lifecycle Stage est Customer et que Onboarding status est inconnu.
2
Lancer l'onboarding
Ajoutez Edit record pour définir Onboarding status sur In progress et Onboarding milestone sur 0 of 3.
3
Envoyer le message de bienvenue
Ajoutez Send WhatsApp Template avec le modèle de l’étape 1. Mappez la propriété du numéro WhatsApp du contact et la Template Variable 1 au prénom. Utilisez un modèle ici : un nouveau client n’a généralement pas de fenêtre de 24 heures ouverte, c’est-à-dire les 24 heures suivant le dernier message d’un contact pendant lesquelles vous pouvez écrire sans modèle.
4
Attendre le formulaire
Ajoutez Delay until event pour Form Completed, filtré sur Form Name égal à “Onboarding step 1”. Définissez l’attente maximale sur 2 jours.
5
Enregistrer la progression
Sur le chemin terminé, ajoutez Edit record pour définir Onboarding milestone sur 1 of 3. Ajoutez ensuite Send WhatsApp Message avec un court remerciement. Le texte simple fonctionne ici car la soumission du Flow a ouvert la fenêtre de 24 heures.
6
Relancer une fois, puis transmettre
Sur le chemin du délai expiré, ajoutez à nouveau Send WhatsApp Template avec le modèle de l’étape 1. Ajoutez Delay until event avec le même filtre, jusqu’à 2 jours, et reliez son chemin terminé à l’étape précédente. Sur son chemin du délai expiré, ajoutez Edit record pour définir Onboarding status sur Stalled, et Create task pour le gestionnaire de compte.
7
Répéter pour chaque étape
Ajoutez Delay for a set amount of time, réglé sur 1 jour, puis répétez les étapes d’envoi, d’attente, d’enregistrement et de relance pour les étapes 2 et 3, avec leurs propres modèles et filtres Form Name.
8
Terminer l'onboarding
Après la dernière étape, ajoutez Edit record pour définir Onboarding status sur Completed, et Create task pour que l’équipe du compte prenne des nouvelles.
Tester le workflow
- Définissez Lifecycle Stage sur Customer pour un contact de test portant votre propre numéro WhatsApp.
- Terminez l’étape 1 dans WhatsApp et vérifiez Onboarding milestone ainsi que le remerciement.
- Ignorez l’étape 2 sur un second contact de test, pour tester la relance et le statut Stalled.
- Consultez l’historique du workflow dans HubSpot. Un envoi échoué affiche le motif et le code d’erreur de Flowella.
Dépannage
Voir aussi
- Onboarding KYC : faites avancer les vérifications d’identité pour les produits réglementés.
- Bonnes pratiques de conception de formulaires : gardez chaque étape de configuration courte.
- Actions de workflow HubSpot : tous les déclencheurs et actions Flowella.