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Ce workflow invite les contacts à un événement ou à un webinaire sur WhatsApp et enregistre leur réponse dans HubSpot. Les contacts inscrits reçoivent des rappels une semaine avant, la veille et le matin de l’événement. Ensuite, les participants reçoivent un formulaire d’avis et les absents reçoivent l’enregistrement.

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En bref

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Fonctionnement

Le diagramme montre le parcours principal, de l’invitation à l’avis.

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Avant de commencer

  • Connectez Flowella à HubSpot. Voir Configuration HubSpot.
  • Utilisez un workflow basé sur les contacts. Les actions de Flowella ne s’exécutent que sur des contacts.
  • N’invitez que des contacts qui ont accepté de recevoir des messages WhatsApp, avec des numéros au format international. Voir les recommandations de Meta sur l’opt-in et Format des numéros de téléphone.
  • Créez deux formulaires HubSpot, “Event registration” et “Event feedback”, et synchronisez chacun vers un WhatsApp Flow. Voir Flows.
  • Assurez-vous que votre plateforme de webinaires ou d’événements écrit la présence dans HubSpot via sa propre intégration. Flowella ne se connecte pas aux outils de webinaire ou de planification.
Créez ces propriétés de contact. Elles décrivent un événement à la fois.

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Créer les modèles

Dans chaque modèle, {{1}} est le prénom du contact. {{2}} correspond à Event summary, sauf dans les informations de connexion (Event join link) et l’enregistrement (Recording link). L’invitation relève du Marketing, car elle fait la promotion de l’événement. Les autres relèvent de l’Utility : ils concernent un événement auquel le contact s’est inscrit ou a participé, sans promotion. Si vous ajoutez une invitation à un autre événement, Meta fait passer le modèle en Marketing. Voir les règles de catégorisation des modèles de Meta.
Ne mappez pas Event start dans un modèle : Flowella affiche les dates HubSpot au format dd.MM.yyyy HH:mm en UTC. N’intitulez pas une réponse rapide Cancel ou Stop, car un appui envoie le libellé comme mot-clé d’opt-out. Voir How keyword opt-outs work.

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Créer le workflow

1

Définir le déclencheur et les informations de l'événement

Créez un workflow basé sur les contacts qui inscrit les contacts lorsqu’ils rejoignent votre liste d’invités. Pour les inscriptions sur votre site web, utilisez le déclencheur de soumission de formulaire de HubSpot, et non Form Completed, qui ne se déclenche que pour les Flows. Ajoutez Edit record pour définir Event start, Event summary, Event join link et Recording link pour cet événement, et Event status sur No response. Utilisez une adresse de page d’enregistrement que vous pourrez publier après l’événement.
2

Envoyer l'invitation

Ajoutez Send WhatsApp Template avec l’invitation. Mappez la propriété du numéro WhatsApp du contact, la Template Variable 1 au prénom et la Template Variable 2 à Event summary.
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Attendre l'inscription

Ajoutez Delay until event pour Form Completed, filtré sur Form Name égal à “Event registration”, jusqu’à 3 jours.
4

Créer une branche selon la réponse

Ajoutez une Branch sur Event response, la propriété renseignée par le formulaire. Sur chaque chemin, ajoutez Edit record pour définir Event status, puis Send WhatsApp Message avec une courte réponse. Le texte simple fonctionne car la soumission du Flow a ouvert la fenêtre de 24 heures, c’est-à-dire les 24 heures suivant le dernier message d’un contact pendant lesquelles vous pouvez écrire sans modèle.
  • Yes, I’ll be there : Registered, et une confirmation.
  • Maybe : Tentative. Ajoutez Delay until a date 7 jours avant Event start, puis à nouveau Send WhatsApp Template avec l’invitation, et attendez le formulaire comme à l’étape précédente.
  • No, I can’t make it : Declined, et un remerciement.
5

Envoyer les rappels

Sur le chemin Registered, ajoutez Delay until a date 7 jours avant Event start et Send WhatsApp Template avec le rappel. Répétez 1 jour avant. Ajoutez ensuite Delay until a date pour le matin de Event start, et Send WhatsApp Template avec les informations de connexion, en mappant la Template Variable 2 à Event join link.
6

Relancer après l'événement

Ajoutez Delay until a date 1 jour après Event start, puis une Branch sur Event attendance. Sur le chemin Attended, ajoutez Send WhatsApp Template avec la demande d’avis. Sur le chemin No-show, ajoutez Send WhatsApp Template avec l’enregistrement, en mappant la Template Variable 2 à Recording link.
7

Agir selon les avis

Ajoutez Delay until event pour Form Completed, filtré sur Form Name égal à “Event feedback”, jusqu’à 7 jours. Ajoutez ensuite une Branch sur Event rating. Pour 8 à 10 et 5 à 7, envoyez un remerciement avec Send WhatsApp Message. Pour 0 à 4, envoyez des excuses et ajoutez Create task pour l’organisateur.

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Tester le workflow

  1. Ajoutez à la liste d’invités un contact de test portant votre propre numéro WhatsApp, inscrivez-vous dans le Flow, puis vérifiez Event status et la confirmation.
  2. Définissez Event attendance manuellement pour essayer les deux chemins de relance. Un envoi échoué affiche le motif et le code d’erreur de Flowella dans l’historique du workflow.

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Dépannage

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Variantes

  • Choix de sessions et régimes alimentaires : ajoutez-les au formulaire d’inscription.

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Voir aussi

Dernière modification le 24 octobre 2026