En un coup d’œil
Fonctionnement
Le diagramme montre le parcours depuis le formulaire du site web jusqu’à une tâche commerciale ou au nurturing.Avant de commencer
- Connectez Flowella à HubSpot. Voir Configuration HubSpot.
- Utilisez un workflow basé sur les contacts. Les actions Flowella ne s’exécutent que sur des contacts.
- Gardez le formulaire du site web court : prénom, numéro WhatsApp et une case à cocher demandant l’autorisation de poursuivre la demande sur WhatsApp. Meta exige un opt-in avant tout envoi de message. Voir les consignes d’opt-in de Meta.
- Enregistrez les numéros WhatsApp au format international. Voir Format des numéros de téléphone.
- Créez un formulaire HubSpot distinct, nommé par exemple “Enquiry details”, avec les questions ci-dessous, et synchronisez-le avec un WhatsApp Flow. Voir Flows. Avec un formulaire distinct, les modifications faites pour WhatsApp ne changent pas votre formulaire de site web.
Créer les modèles
Dans les deux modèles,{{1}} correspond au prénom du contact, et le bouton Flow ouvre le Flow de demande.
Le suivi de la demande est Utility : il poursuit une demande faite par le contact, qui a demandé à la poursuivre sur WhatsApp, et il ne contient aucune promotion. La relance est Marketing : elle demande au contact d’agir de nouveau sans nouvelle demande de sa part. Si vous ajoutez des offres ou une promotion de produit au suivi, Meta le fait passer en Marketing. Meta prend la décision finale sur les catégories. Voir les consignes de catégorisation des modèles de Meta.
Construire le workflow
1
Définir le déclencheur
Créez un workflow basé sur les contacts avec le déclencheur de soumission de formulaire propre à HubSpot pour votre formulaire de site web. N’utilisez pas Form Completed ici : il ne se déclenche que lorsqu’une personne soumet un WhatsApp Flow, jamais pour les formulaires de site web.
2
Envoyer le formulaire de demande
Ajoutez Send WhatsApp Template avec le modèle de suivi de la demande. Associez la propriété du numéro WhatsApp du contact, et Template Variable 1 au prénom.
3
Attendre les réponses
Ajoutez Delay until event pour Form Completed, filtré sur Form Name égal à “Enquiry details”. Définissez l’attente maximale sur 2 jours.
4
Remercier le contact
Sur le chemin complété, ajoutez Send WhatsApp Message avec un court remerciement. Le texte simple fonctionne ici car la soumission du Flow a ouvert la fenêtre de 24 heures, c’est-à-dire les 24 heures qui suivent le dernier message d’un contact, pendant lesquelles vous pouvez envoyer des messages sans modèle.
5
Orienter le lead
Ajoutez une Branch sur Timescale, une propriété écrite par le formulaire. L’événement Form Completed lui-même n’enregistre que le nom du formulaire et la source.
- Within a month : ajoutez Edit record pour définir Lifecycle Stage sur Marketing Qualified Lead, puis Create task pour un commercial avec les détails de la demande.
- Toute autre réponse : ajoutez Edit record pour définir Lead Status sur Bad Timing, ou sur une autre valeur utilisée par vos e-mails de nurturing.
6
Relancer une fois, puis transmettre
Sur le chemin du délai expiré, ajoutez Send WhatsApp Template avec la relance. Utilisez un modèle, car la fenêtre de 24 heures peut être fermée. Ajoutez Delay until event pour Form Completed avec le même filtre, pendant 2 jours maximum, et reliez son chemin complété à l’étape de remerciement. Sur son chemin de délai expiré, ajoutez Create task pour qu’un commercial envoie un e-mail au contact.
Tester le workflow
- Soumettez votre formulaire de site web avec votre propre numéro WhatsApp. Le modèle de demande devrait arriver en quelques minutes.
- Complétez le Flow avec Timescale défini sur Within a month, et vérifiez la phase du cycle de vie et la tâche.
- Soumettez de nouveau le formulaire de site web depuis un second contact de test et ignorez le Flow, pour tester la relance.
- Consultez l’historique du workflow dans HubSpot. Un envoi échoué affiche la raison et le code d’erreur Flowella, et le contact passe à l’étape suivante.
Dépannage
Variantes
- Une seconde série de questions : quelques jours après le premier formulaire, envoyez un second Flow avec des questions plus approfondies, comme le budget. Utilisez un modèle Marketing, car le contact ne l’a pas demandé.
- Liens de chat sur le site web : laissez les visiteurs démarrer eux-mêmes la conversation avec un lien click-to-chat.
Voir aussi
- Capture et qualification de leads : classer les leads par budget et calendrier.
- Bonnes pratiques de conception de formulaires : rédiger des questions qui fonctionnent bien dans WhatsApp.
- Envoyer votre premier Flow : transformer un formulaire HubSpot en WhatsApp Flow, étape par étape.