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Ce workflow envoie à chaque contact un rappel WhatsApp la veille de son rendez-vous, avec un court formulaire pour confirmer, reprogrammer ou annuler. La réponse est enregistrée sur le contact HubSpot, et la personne qui reçoit le rendez-vous obtient une tâche lorsque les plans changent. Les contacts qui ne répondent pas reçoivent un second rappel quelques heures avant.

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En bref

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Fonctionnement

Le diagramme montre le parcours d’un contact, du premier rappel jusqu’à une confirmation ou une tâche pour votre équipe.

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Avant de commencer

  • Connectez Flowella à HubSpot. Consultez Configuration HubSpot.
  • Utilisez un workflow basé sur les contacts. Les actions Flowella ne s’exécutent que sur les contacts : si le rendez-vous est enregistré sur une transaction ou une réunion, copiez d’abord son heure de début dans une propriété de contact.
  • Stockez les numéros WhatsApp au format international, par exemple +447700900123, et n’écrivez qu’aux contacts qui ont accepté les messages WhatsApp. Consultez Format des numéros de téléphone et les recommandations de Meta sur l’opt-in.
  • Créez le formulaire de confirmation dans HubSpot et synchronisez-le avec un WhatsApp Flow. Consultez Flows.
Créez ces propriétés de contact. Le formulaire de confirmation demande les trois dernières. Rendez Preferred new time et Cancellation reason facultatives. Le Flow affiche toutes les questions sur un seul écran, y compris celles qui dépendent d’une autre réponse.
Ne mappez pas Next appointment dans un modèle. Flowella affiche les valeurs de date HubSpot au format dd.MM.yyyy HH:mm en UTC : un rendez-vous à 14:30 pendant l’heure d’été britannique s’affiche donc 13:30. Demandez plutôt à votre outil de réservation ou à votre équipe de renseigner Appointment summary en heure locale.

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Créer les modèles

Les deux modèles sont de catégorie Utility : ils concernent une réservation effectuée par le contact et ne contiennent aucune promotion. Meta prend la décision finale et classe les modèles promotionnels en Marketing. Consultez les règles de catégorisation des modèles de Meta. Dans les deux, {{1}} est le prénom et {{2}} est Appointment summary. Pour créer la confirmation, sélectionnez Create template sur la ligne du formulaire dans la page Flows : le bouton Flow est alors connecté pour vous.
N’utilisez pas Cancel ou Stop comme libellé de bouton, et ne demandez pas aux contacts de répondre “cancel”. Un appui sur une réponse rapide envoie son libellé comme message du contact. CANCEL et STOP sont des mots-clés de désinscription : le contact serait donc désinscrit de tous les messages de votre numéro. Consultez Fonctionnement des désinscriptions par mot-clé.

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Créer le workflow

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Définir le déclencheur

Créez un workflow basé sur les contacts qui inscrit les contacts lorsque Next appointment est connu. Activez la réinscription pour Next appointment, afin que chaque nouvelle réservation démarre une nouvelle exécution.
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Attendre jusqu'à la veille

Ajoutez Delay until a date, réglé sur un jour avant Next appointment.
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Envoyer la confirmation

Ajoutez Send WhatsApp Template avec le modèle de confirmation. Mappez la propriété du numéro WhatsApp du contact, Template Variable 1 au prénom et Template Variable 2 à Appointment summary. Si vous ajoutez une variable d’en-tête texte, elle prend Template Variable 1.
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Attendre le formulaire

Ajoutez Delay until event pour Form Completed, filtré sur Form Name égal au nom de votre formulaire de confirmation. Réglez l’attente maximale sur 20 heures.
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Créer une branche selon la réponse

Sur le chemin soumis, ajoutez une Branch sur Appointment response. L’événement Form Completed n’enregistre que le nom du formulaire et la source : créez donc toujours vos branches sur les propriétés écrites par le formulaire.
  • I’ll be there : ajoutez Send WhatsApp Message avec un court remerciement. Le texte brut fonctionne ici car la soumission du formulaire a ouvert la fenêtre de 24 heures, c’est-à-dire les 24 heures qui suivent le dernier message d’un contact, pendant lesquelles vous pouvez envoyer des messages sans modèle.
  • I need to reschedule : ajoutez Create task pour la personne qui reçoit le rendez-vous, en incluant Preferred new time.
  • I need to cancel : ajoutez Create task, en incluant Cancellation reason.
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Relancer les contacts qui n'ont pas répondu

Sur le chemin où le délai a expiré, ajoutez Send WhatsApp Template avec le rappel du jour même. La fenêtre peut être fermée à ce stade, et un texte brut pourrait donc échouer. Ajoutez ensuite Delay until event pour Text Reply, jusqu’à 2 heures, et une Branch sur Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Un appui sur une réponse rapide compte comme une réponse : faites donc correspondre exactement le texte du bouton. Reliez chaque réponse à l’étape correspondante ci-dessus, et ajoutez Create task pour appeler les contacts qui n’ont pas répondu.

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Tester le workflow

  1. Créez un contact de test avec votre propre numéro WhatsApp et un Next appointment environ 25 heures plus tard.
  2. Consultez l’historique de workflow du contact dans HubSpot. Une étape d’envoi se termine au premier statut WhatsApp, généralement sent. Une étape en échec affiche la raison et le code d’erreur de Flowella, et le contact passe à l’étape suivante.
  3. Remplissez le formulaire sur votre téléphone et vérifiez la branche. Recommencez avec un second contact qui ignore le formulaire.

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Dépannage

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Variantes

  • Exigences avant la visite : ajoutez au formulaire des questions sur le régime alimentaire ou l’accessibilité, en vous limitant à cinq questions au maximum.

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Dernière modification le 24 octobre 2026