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Vingt-quatre heures avant un rendez-vous ou une réunion, le contact reçoit un message WhatsApp contenant les détails et un court formulaire pour confirmer, reporter ou annuler. Le flux de travail met à jour l’enregistrement, notifie la bonne personne et envoie un deuxième rappel le matin du rendez-vous s’il n’y a pas de réponse. Il gère également les exigences préalables à la visite, telles que les besoins en matière de régime alimentaire ou d’accessibilité.

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En un coup d’œil

DéclencheurLa date d’une réunion ou d’un rendez-vous approche
WhatsAppWhatsAppWhatsAppWhatsApp
ModèlesFlux de confirmation plus rappelPlateformesWhatsApp
HubSpotHubSpotHubSpotHubSpotWhatsApp

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Ce que fait ce flux de travail

Le contact reçoit une demande de confirmation la veille. S’il confirme, un rappel facultatif est envoyé le jour même. S’il doit reporter ou annuler son rendez-vous, une tâche est créée pour l’hôte avec la raison ou l’heure préférée. Lorsque le rendez-vous implique une visite, le même formulaire peut recueillir des exigences particulières qui sont renvoyées à HubSpot sous forme de données structurées, afin que l’équipe puisse se préparer à l’avance. L’absence de réponse déclenche un rappel plus léger le matin.

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Ce dont vous aurez besoin

  • Un modèle WhatsApp Flow pour confirmer, reprogrammer ou annuler (avec des champs d’exigences optionnels).
  • Un contact HubSpot ou une propriété de réunion contenant la date et l’heure du rendez-vous.
  • Le numéro WhatsApp du contact au format international.

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Étapes du flux de travail

  1. Déclencheur réunion créée dans l’outil de réunions de HubSpot, une propriété de date personnalisée, ou inscription à partir d’un flux de travail de réservation.
  2. Retard jusqu’à 24 heures avant mettez en pause le flux de travail jusqu’à la veille du rendez-vous.
  3. Envoyez une confirmation personnalisée avec le prénom, la date, l’heure et l’hôte ou le lieu.
  4. Attendre l’achèvement retarder jusqu’à ce que le formulaire soit terminé, jusqu’à 20 heures.
  5. Branche, terminé:
    • Confirmé Réglez la réunion confirmée sur Oui, envoyez une confirmation, ajoutez éventuellement un rappel 2 heures avant.
    • Reprogrammé Acquitter, créer une tâche pour l’hôte avec l’heure préférée, notifier en interne.
    • Annuler Accuser réception, créer une tâche avec la raison, optionnellement s’inscrire au réengagement.
  6. Branche, pas de réponse envoyez un bref rappel le matin, attendez jusqu’à 2 heures pour une réponse, puis confirmez, créez une tâche ou procédez comme prévu.

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Conseils et astuces

Pour les réunions à plusieurs, inscrivez tous les contacts associés afin que chacun reçoive sa propre confirmation. Pour les rendez-vous récurrents, activez la réinscription afin que le flux de travail s’exécute à chaque cycle.
  • Pour les restaurants et les cliniques, limitez les formulaires de demande à trois ou cinq champs et assurez-vous que l’équipe peut voir les propriétés collectées avant la visite.