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Ce workflow envoie à chaque membre un rappel WhatsApp 30 jours avant sa date de renouvellement, avec un court formulaire pour renouveler, mettre à jour ses informations ou indiquer qu’il envisage de résilier. La réponse est enregistrée sur le contact HubSpot, votre équipe reçoit une tâche lorsqu’un membre a besoin d’aide ou hésite, et les membres qui ne répondent pas reçoivent deux rappels plus courts.

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En bref

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Fonctionnement

Ce diagramme montre les trois rappels et la manière dont chaque réponse est traitée.

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Avant de commencer

  • Connectez Flowella à HubSpot et stockez les numéros WhatsApp au format international, par exemple +447700900123. Voir Format des numéros de téléphone.
  • Utilisez un workflow basé sur les contacts. Les actions de Flowella ne s’exécutent que sur des contacts : copiez donc d’abord les données de renouvellement des transactions ou d’autres objets dans des propriétés de contact.
  • N’écrivez qu’aux membres qui ont accepté de recevoir vos messages WhatsApp. Meta exige un opt-in avant d’écrire à quiconque.
  • Synchronisez un formulaire de renouvellement HubSpot vers un WhatsApp Flow et créez un modèle à partir de celui-ci. Voir Send the Flow to customers.
  • Flowella ne prend pas de paiements et ne se connecte pas à Stripe. Votre système de facturation doit créer le lien de renouvellement de chaque membre et mettre à jour HubSpot lorsqu’un renouvellement est payé, par exemple via sa propre intégration HubSpot.
Créez ces propriétés de contact : Ne mappez pas Subscription renewal date dans un modèle. Flowella envoie les dates HubSpot au format dd.MM.yyyy HH:mm en UTC : indiquez plutôt la date locale dans Renewal summary.

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Créer les modèles

Demander à un membre de renouveler relève du Marketing selon les règles de catégorisation des modèles de Meta, même si le membre a demandé des rappels. Un avis qui indique uniquement la date de prélèvement d’un renouvellement automatique peut relever de l’Utility. Meta a le dernier mot. Dans chaque modèle, {{1}} est le prénom et {{2}} correspond à Renewal summary.
N’intitulez pas un bouton Cancel ou Stop, et ne demandez pas aux membres de répondre “cancel”. Un appui envoie le libellé du bouton comme message, et CANCEL est un mot-clé d’opt-out : le membre serait alors désinscrit de tous les messages de votre numéro. Voir How keyword opt-outs work.

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Créer le workflow

1

Définir le déclencheur

Inscrivez les contacts lorsque Subscription renewal date est connue, et activez la réinscription pour cette propriété afin que chaque nouvelle date lance le cycle suivant.
2

Attendre jusqu'à 30 jours avant

Ajoutez Delay until a date : 30 jours avant Subscription renewal date.
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Envoyer le formulaire de renouvellement

Ajoutez Send WhatsApp Template avec le formulaire de renouvellement. Mappez la Template Variable 1 au prénom et la Template Variable 2 à Renewal summary.
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Attendre la réponse

Ajoutez Delay until event : Form Completed, filtré par Form Name égal à votre formulaire de renouvellement, jusqu’à 16 jours. Form Completed ne se déclenche que pour les soumissions de WhatsApp Flow et n’enregistre que le nom du formulaire : l’étape suivante crée donc une branche sur la propriété renseignée par le formulaire.
5

Créer une branche selon le choix de renouvellement

Ajoutez une Branch sur Renewal choice. La soumission du formulaire ouvre la fenêtre de 24 heures, le texte simple fonctionne donc ici.
  • Renew my membership : Edit record pour définir Subscription status sur Renewal requested, puis Send WhatsApp Message avec un remerciement et le jeton Renewal link.
  • Update my details : Create task pour l’équipe des adhésions, puis Send WhatsApp Message indiquant qui prendra contact.
  • I’m thinking of cancelling : Edit record pour définir Subscription status sur At risk, Create task pour que l’équipe du compte appelle, puis Send WhatsApp Message indiquant quand le membre aura de vos nouvelles. Ne proposez que des options que vous pouvez honorer.
6

Envoyer le rappel à 14 jours

Sur le chemin du délai expiré, ajoutez Send WhatsApp Template avec le rappel à 14 jours. Utilisez un modèle, car la fenêtre de 24 heures peut être fermée. Ajoutez ensuite Delay until event : Text Reply, jusqu’à 7 jours.
7

Orienter la réponse

Ajoutez une Branch sur Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Un appui sur une réponse rapide compte comme une réponse, reprenez donc le texte du bouton. Renew now reçoit Send WhatsApp Message avec le jeton Renewal link. Toute autre réponse reçoit Create task pour que l’équipe réponde dans l’inbox.
8

Envoyer l'avis à 7 jours

Sur le chemin sans réponse, ajoutez Send WhatsApp Template avec l’avis à 7 jours. Si les membres doivent agir pour renouveler, ajoutez aussi Create task pour l’équipe du compte.
Lorsqu’un renouvellement est payé, votre système de facturation ou l’équipe du compte définit la prochaine Subscription renewal date, et la réinscription lance le cycle suivant.

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Tester le workflow

Inscrivez un contact de test portant votre propre numéro WhatsApp et une date de renouvellement dans 31 jours. Dans l’historique d’inscription, une étape d’envoi se termine au premier statut WhatsApp, généralement envoyé, et une étape échouée affiche le motif et le code d’erreur de Flowella. Soumettez le formulaire une fois par choix avec des contacts de test distincts, et laissez un contact l’ignorer pour tester les rappels.

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Dépannage

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Voir aussi

Dernière modification le 24 octobre 2026