L’email est l’endroit où les liens de calendrier meurent. Ce flux de travail envoie un lien Calendly par l’intermédiaire de WhatsApp dès qu’un client potentiel soumet un formulaire “Réserver un appel”, puis continue à le solliciter jusqu’à ce que la réunion soit réservée, et se termine automatiquement au moment où Calendly confirme la réservation.
En bref
| |
|---|
| Le formulaire “Réservez un appel” a été rempli. | |
| Le formulaire “Réserver un appel” a été rempli et le formulaire a été envoyé par courrier électronique. | |
| Les modèles d’appels sont les suivants : invitation au calendrier, flux de sélection des créneaux, rappels, etc. | |
| Les modèles** sont 3 (invitation par calendrier, flux de sélection de créneaux, rappels). | |
| HubSpot, Calendly, WhatsApp, WhatsApp, WhatsApp, WhatsApp et WhatsApp. | |
Ce que fait ce flux de travail
Lorsqu’un client potentiel demande à réserver un appel, il reçoit un message WhatsApp avec une invitation au calendrier. S’il ne réserve pas, un nouveau nudge est envoyé toutes les 48 heures (jusqu’à trois fois), chaque fois avec un angle différent plutôt que de répéter le même message. Dès que Calendly déclenche un webhook de réservation, le flux de travail quitte la boucle du nudge. Les confirmations sont envoyées 24 heures et 1 heure avant la réunion afin de réduire les absences, et un suivi post-réunion avec des notes et une prochaine étape est envoyé peu de temps après la fin de l’appel.
Ce dont vous aurez besoin
- Un WhatsApp Flow ou un ensemble de modèles pour l’invitation au calendrier, un sélecteur de créneaux dans le chat et des rappels.
- Un compte Calendly connecté à HubSpot, avec un webhook pour la réservation d’événements.
- Une propriété de contact HubSpot contenant le numéro WhatsApp du contact au format international.
- Optionnellement, une propriété “lead score” si vous souhaitez gérer les nudges par intention.
Étapes du flux de travail
- Trigger s’inscrire sur Flowella : Form Completed lorsque le formulaire “Book a call” est envoyé.
- Envoyer une invitation calendrier envoyez le modèle WhatsApp avec le lien Calendly, personnalisé avec le prénom, l’entreprise et le représentant assigné.
- Attendre la réservation attendez que la propriété de réservation Calendly soit définie, jusqu’à 48 heures.
- Branche, pas de réservation envoyez le nudge 1, attendez 48 heures, envoyez le nudge 2, attendez 48 heures, envoyez le nudge 3. Chaque coup de pouce offre un nouvel ensemble de créneaux. Quittez la boucle dès que le webhook de réservation se déclenche.
- Rappels avant la réunion une fois la réservation effectuée, envoyez une confirmation 24 heures avant et un bref rappel 1 heure avant, chacun contenant le lien de participation.
- Suivi après la réunion dans les 30 minutes suivant la fin de la réunion, envoyez un enregistrement, des notes et un appel à l’action pour la prochaine étape.
- Fallback si le contact n’a pas d’opt-in WhatsApp, passez à l’email pour le lien du calendrier.
Modèles WhatsApp
tmpl_book_call_v3 invitation au calendrier avec image d’en-tête (catégorie Marketing)tmpl_meeting_remind in-chat slot picker Flow (catégorie Utility)tmpl_book_followup rappels et incitations à 48 heures (Catégorie Marketing)
Conseils et astuces
Soumettez des modèles à Meta au moins 48 heures à l’avance. Gardez un intervalle de plus de 48 heures entre les nudges pour protéger votre score de qualité, et limitez les envois aux heures ouvrables dans le fuseau horaire du contact.
- Saisissez la branche de sortie sur l’ID de l’événement Calendly, car Calendly relance les webhooks en cas d’échec.
- Transférez la propriété UTM
source dans le modèle afin que les leads payants et entrants puissent être signalés séparément.
- Incluez toujours une branche de suppression globale pour les réponses STOP et UNSUBSCRIBE.
