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Lorsqu’un lead demande un appel, ce workflow envoie votre lien de réservation sur WhatsApp. S’il ne réserve pas, le workflow envoie une relance puis confie le lead à un commercial. Un second workflow envoie un rappel au contact la veille de l’appel et le matin même.

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En bref

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Fonctionnement

Le diagramme montre les deux workflows. Le premier envoie le lien et la relance. Le second démarre lorsqu’un appel est réservé et envoie les rappels.

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Avant de commencer

  • Connectez Flowella à HubSpot. Voir Configuration HubSpot.
  • Utilisez des workflows basés sur les contacts. Les actions de Flowella ne s’exécutent que sur des contacts.
  • Sur votre formulaire, demandez le numéro WhatsApp du contact et l’autorisation de lui écrire sur ce canal. Voir les recommandations de Meta sur l’opt-in et Format des numéros de téléphone.
  • Assurez-vous que votre outil de planification enregistre les réservations dans HubSpot. L’outil de réunions de HubSpot le fait, et les autres outils nécessitent leur propre intégration HubSpot. Flowella n’a pas d’intégration de planification et ne peut pas afficher de créneaux en temps réel dans WhatsApp.
Créez ces propriétés de contact :

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Créer les modèles

Dans chaque modèle, {{1}} est le prénom du contact. Dans les modèles de réservation, {{2}} correspond à Booking link. Placez le lien de chaque contact dans une variable du corps : un workflow HubSpot ne peut pas attribuer à un bouton URL une valeur différente pour chaque contact. Meta a le dernier mot sur les catégories. Voir les règles de catégorisation des modèles de Meta. Les rappels n’indiquent pas l’heure car Flowella affiche les dates HubSpot en UTC (dd.MM.yyyy HH:mm). L’invitation de calendrier indique l’heure locale.
Vous n’avez pas besoin de branche pour les réponses STOP : Flowella bloque les envois aux contacts qui se sont désinscrits. Si vous ajoutez des réponses rapides, n’en intitulez aucune Cancel ou Stop, car un appui envoie le libellé comme mot-clé d’opt-out. Voir How keyword opt-outs work.

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Créer les workflows

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Workflow de réservation

1

Définir le déclencheur

Créez un workflow basé sur les contacts avec le déclencheur de soumission de formulaire propre à HubSpot pour votre formulaire web “Book a call”. N’utilisez Form Completed, filtré sur Form Name, que si le formulaire est un WhatsApp Flow : il se déclenche pour les soumissions de Flow et jamais pour les formulaires web.
2

Définir les valeurs de départ

Ajoutez Edit record pour définir Call status sur Requested et Booking link sur votre page de réservation. Pour un lien par commercial, ajoutez une Branch sur le propriétaire du contact avec une étape Edit record pour chaque commercial.
3

Envoyer le lien de réservation

Ajoutez Send WhatsApp Template avec le modèle de lien de réservation. Mappez la propriété du numéro WhatsApp du contact, la Template Variable 1 au prénom et la Template Variable 2 à Booking link.
4

Attendre et vérifier

Ajoutez Delay for a set amount of time, réglé sur 2 jours, puis une Branch sur Call status. Terminez le workflow sur le chemin Booked.
5

Envoyer une relance

Sur le chemin Requested, ajoutez Send WhatsApp Template avec la relance de réservation et les mêmes variables. Ajoutez un autre Delay for a set amount of time de 2 jours et une Branch sur Call status. Si la valeur est toujours Requested, ajoutez Create task pour que le propriétaire du contact appelle le lead.
Vous pouvez aussi définir l’objectif du workflow sur Call status est Booked, afin que les contacts en sortent dès qu’ils réservent.

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Workflow de rappel

1

Définir le déclencheur

Créez un workflow basé sur les contacts qui inscrit les contacts lorsque Booked call time, ou la propriété de l’outil de réunions de HubSpot, est connue. Activez la réinscription pour cette propriété, afin qu’un appel reprogrammé lance une nouvelle exécution.
2

Enregistrer la réservation

Ajoutez Edit record pour définir Call status sur Booked. Cela arrête aussi les relances du workflow de réservation.
3

Envoyer les rappels

Ajoutez Delay until a date, réglé sur un jour avant Booked call time, puis Send WhatsApp Template avec le rappel de la veille. Ajoutez un second Delay until a date pour le matin de Booked call time, puis Send WhatsApp Template avec le dernier rappel. Mappez la Template Variable 1 au prénom dans les deux. La formulation reste adaptée lorsque quelqu’un réserve moins d’un jour à l’avance.

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Tester le workflow

  1. Soumettez le formulaire avec votre propre numéro WhatsApp, ouvrez le lien de réservation et réservez un appel. Vérifiez que Call status passe à Booked et qu’aucune relance n’arrive.
  2. Recommencez avec un second contact de test qui ne réserve pas, et vérifiez la relance et la tâche dans l’historique du workflow. Un envoi échoué affiche le motif et le code d’erreur de Flowella.

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Dépannage

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Variantes

  • Repli par e-mail : créez une branche selon que le contact a ou non un numéro WhatsApp, et envoyez sinon le lien par e-mail.

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Voir aussi

Dernière modification le 24 octobre 2026