El correo electrónico es el lugar donde mueren los enlaces de calendario. Este flujo de trabajo envía un enlace Calendly a través de WhatsApp en el momento en que un cliente potencial envía un formulario “Reservar una llamada”, le sigue dando codazos hasta que se reserva la reunión y sale automáticamente en el momento en que Calendly confirma la reserva.
De un vistazo
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| Desencadenante **Formulario “Reservar una llamada” completado | | | |
| Canales | WhatsApp, con respuesta por correo electrónico | Plantillas | 3 (calendario, correo electrónico, etc.) |
| Plantillas** 3 (invitación de calendario, flujo de selección de franjas horarias, recordatorios) | | | |
| Ciclo típico: de 3 a 5 días. | | | |
| Plataformas** HubSpot, Calendly | | | |
Qué hace este flujo de trabajo
Cuando un cliente potencial solicita reservar una llamada, recibe un mensaje WhatsApp con una invitación de calendario. Si no reservan, se envía un nuevo aviso cada 48 horas (hasta tres veces), cada uno con un ángulo diferente en lugar de repetir el mismo mensaje. En el momento en que Calendly lanza un webhook de reserva, el flujo de trabajo sale del bucle de aviso. Las confirmaciones se envían 24 horas y 1 hora antes de la reunión para evitar ausencias, y poco después de que finalice la llamada se envía un seguimiento posterior a la reunión con notas y un paso a seguir.
Qué necesita
- Un conjunto de plantillas o WhatsApp Flow para la invitación al calendario, un selector de intervalos en el chat y recordatorios.
- Una cuenta Calendly conectada a HubSpot, con un webhook en eventos de reserva
- Una propiedad de contacto HubSpot con el número WhatsApp del contacto en formato internacional.
- Opcionalmente, una propiedad de puntuación de clientes potenciales, si desea segmentar los avisos por intención.
Pasos del flujo de trabajo
- Desencadenar la inscripción en Flowella: Formulario completado cuando se envía el formulario “Reservar una llamada”.
- Enviar invitación de calendario enviar la plantilla WhatsApp con el enlace Calendly, personalizada con el nombre, la empresa y el representante asignado.
- Esperar reserva retrasar hasta que se establezca la propiedad de reserva Calendly, hasta 48 horas.
- Branch, no booking enviar nudge 1, esperar 48 horas, enviar nudge 2, esperar 48 horas, enviar nudge 3. Cada nudge ofrece una nueva serie de franjas horarias. Salga del bucle en cuanto se active el webhook de reserva.
- **Una vez realizada la reserva, envía una confirmación 24 horas antes y un breve recordatorio 1 hora antes, cada uno con el enlace de participación.
- Seguimiento posterior a la reunión en los 30 minutos siguientes a la finalización de la reunión, envíe la grabación, notas y una llamada a la acción para el siguiente paso.
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- Fallback si el contacto no ha optado por WhatsApp, envíale el enlace del calendario por correo electrónico.
Plantillas WhatsApp
tmpl_book_call_v3 invitación al calendario con imagen de cabecera (categoría Marketing)tmpl_meeting_remind in-chat slot picker Flow (categoría Utilidad)tmpl_book_followup recordatorios y avisos de 48 horas (categoría Marketing)
Consejos y trucos
Envía plantillas a Meta con al menos 48 horas de antelación. Mantén los avisos con más de 48 horas de diferencia para proteger tu puntuación de calidad, y limita los envíos a las horas laborables de la zona horaria del contacto.
- Clave la rama de salida en el ID de evento Calendly, ya que Calendly reintenta los webhooks en caso de fallo.
- Pase la propiedad UTM
source a la plantilla para que los clientes potenciales de pago y de entrada puedan notificarse por separado.
- Incluya siempre una rama de supresión global para las respuestas STOP y UNSUBSCRIBE.
