De un vistazo
Cómo funciona
El diagrama muestra ambos flujos de trabajo. El primero envía el enlace y el recordatorio para reservar. El segundo empieza cuando se reserva una llamada y envía los recordatorios.Antes de empezar
- Conecte Flowella a HubSpot. Consulte Configuración de HubSpot.
- Use flujos de trabajo basados en contactos. Las acciones de Flowella solo se ejecutan sobre contactos.
- Pida en su formulario el número de WhatsApp del contacto y permiso para enviarle mensajes allí. Consulte la guía de opt-in de Meta y Formato de número de teléfono.
- Asegúrese de que su herramienta de programación registra las reservas en HubSpot. La herramienta de reuniones de HubSpot lo hace, y otras herramientas necesitan su propia integración con HubSpot. Flowella no tiene integración de programación y no puede mostrar huecos disponibles en tiempo real en WhatsApp.
Crear las plantillas
En todas las plantillas,{{1}} es el nombre del contacto. En las plantillas de reserva, {{2}} es Booking link. Ponga el enlace de cada contacto en una variable del cuerpo: un flujo de trabajo de HubSpot no puede dar a un botón de URL un valor distinto para cada contacto.
Meta toma la decisión final sobre las categorías. Consulte las directrices de categorización de plantillas de Meta. Los recordatorios omiten la hora porque Flowella muestra las fechas de HubSpot en UTC (
dd.MM.yyyy HH:mm). La invitación del calendario indica la hora local.
No necesita una rama para las respuestas STOP: Flowella bloquea los envíos a los contactos que se han excluido. Si añade respuestas rápidas, no etiquete ninguna como Cancel o Stop, porque al tocarla se envía la etiqueta como palabra clave de exclusión. Consulte Cómo funcionan las exclusiones por palabra clave.
Crear los flujos de trabajo
Flujo de trabajo de reserva
1
Configurar el disparador
Cree un flujo de trabajo basado en contactos con el disparador de envío de formulario propio de HubSpot para su formulario web “Book a call”. Use Form Completed, filtrado por Form Name, solo si el formulario es un WhatsApp Flow: se dispara con los envíos de Flow y nunca con los formularios web.
2
Establecer los valores iniciales
Añada Edit record para establecer Call status en Requested y Booking link en su página de reservas. Para usar un enlace por comercial, añada un Branch según el propietario del contacto con un paso Edit record para cada comercial.
3
Enviar el enlace de reserva
Añada Send WhatsApp Template con la plantilla de enlace de reserva. Asigne la propiedad de número de WhatsApp del contacto, la Template Variable 1 al nombre y la Template Variable 2 a Booking link.
4
Esperar y comprobar
Añada Delay for a set amount of time, configurado en 2 días, y después un Branch según Call status. Termine el flujo de trabajo en la rama Booked.
5
Enviar un recordatorio para reservar
En la rama Requested, añada Send WhatsApp Template con el recordatorio para reservar y las mismas variables. Añada otro Delay for a set amount of time de 2 días y un Branch según Call status. Si sigue en Requested, añada Create task para que el propietario del contacto llame al lead.
Flujo de trabajo de recordatorios
1
Configurar el disparador
Cree un flujo de trabajo basado en contactos que inscriba a los contactos cuando Booked call time, o la propiedad de la herramienta de reuniones de HubSpot, sea conocida. Active la reinscripción para esa propiedad, para que una llamada reprogramada inicie una nueva ejecución.
2
Registrar la reserva
Añada Edit record para establecer Call status en Booked. Esto también detiene los recordatorios para reservar del flujo de trabajo de reserva.
3
Enviar los recordatorios
Añada Delay until a date, configurado un día antes de Booked call time, y después Send WhatsApp Template con el recordatorio del día anterior. Añada un segundo Delay until a date para la mañana de Booked call time y, después, Send WhatsApp Template con el recordatorio final. Asigne la Template Variable 1 al nombre en ambos. El texto sigue siendo adecuado cuando alguien reserva con menos de un día de antelación.
Probar el flujo de trabajo
- Envíe el formulario con su propio número de WhatsApp, abra el enlace de reserva y reserve una llamada. Compruebe que Call status cambia a Booked y que no llega ningún recordatorio para reservar.
- Repita con un segundo contacto de prueba que no reserve y compruebe el recordatorio y la tarea en el historial del flujo de trabajo. Un envío fallido muestra el motivo y el código de error de Flowella.
Solución de problemas
Variantes
- Alternativa por correo electrónico: ramifique según si el contacto tiene número de WhatsApp y, si no, envíe el enlace por correo electrónico.
Relacionado
- Recordatorios de citas: confirme, reprograme o cancele citas reservadas.
- Acciones de flujos de trabajo de HubSpot: todos los disparadores y acciones de Flowella.
- Seguimiento UTM: informe sobre el origen de las llamadas reservadas.