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Este flujo de trabajo envía a cada miembro un recordatorio por WhatsApp 30 días antes de su fecha de renovación, con un breve formulario para renovar, actualizar sus datos o indicar que está pensando en darse de baja. La respuesta se guarda en el contacto de HubSpot, su equipo recibe una tarea cuando un miembro necesita ayuda o tiene dudas, y los miembros que no responden reciben dos recordatorios más breves.

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De un vistazo

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Cómo funciona

Este diagrama muestra los tres recordatorios y cómo se gestiona cada respuesta.

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Antes de empezar

  • Conecte Flowella a HubSpot y guarde los números de WhatsApp en formato internacional, como +447700900123. Consulte Formato de número de teléfono.
  • Use un flujo de trabajo basado en contactos. Las acciones de Flowella solo se ejecutan sobre contactos, así que copie primero los datos de renovación de negocios u otros objetos a propiedades de contacto.
  • Envíe mensajes solo a miembros que hayan aceptado recibir mensajes de WhatsApp de su parte. Meta exige el opt-in antes de enviar mensajes a cualquier persona.
  • Sincronice un formulario de renovación de HubSpot con un WhatsApp Flow y cree una plantilla a partir de él. Consulte Enviar el Flow a los clientes.
  • Flowella no cobra pagos ni se conecta a Stripe. Su sistema de facturación debe crear el enlace de renovación de cada miembro y actualizar HubSpot cuando se pague una renovación, por ejemplo mediante su propia integración con HubSpot.
Cree estas propiedades de contacto: No asigne Subscription renewal date a una plantilla. Flowella envía las fechas de HubSpot como dd.MM.yyyy HH:mm en UTC, así que escriba la fecha local en Renewal summary.

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Crear las plantillas

Pedir a un miembro que renueve es Marketing según las directrices de categorización de plantillas de Meta, aunque el miembro haya pedido recordatorios. Un aviso que solo indica cuándo se cobrará una renovación automática puede ser Utility. Meta toma la decisión final. En todas las plantillas, {{1}} es el nombre y {{2}} es Renewal summary.
No etiquete un botón como Cancel o Stop y no pida a los miembros que respondan “cancel”. Al tocar un botón se envía su etiqueta como mensaje, y CANCEL es una palabra clave de exclusión, así que el miembro quedaría excluido de todos los mensajes de su número. Consulte Cómo funcionan las exclusiones por palabra clave.

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Crear el flujo de trabajo

1

Configurar el disparador

Inscriba a los contactos cuando Subscription renewal date sea conocida y active la reinscripción para esa propiedad, para que cada nueva fecha inicie el siguiente ciclo.
2

Esperar hasta 30 días antes

Añada Delay until a date: 30 días antes de Subscription renewal date.
3

Enviar el formulario de renovación

Añada Send WhatsApp Template con el formulario de renovación. Asigne la Template Variable 1 al nombre y la Template Variable 2 a Renewal summary.
4

Esperar la respuesta

Añada Delay until event: Form Completed, filtrado por Form Name igual a su formulario de renovación, hasta 16 días. Form Completed solo se dispara con envíos de WhatsApp Flow y solo registra el nombre del formulario, así que el siguiente paso ramifica según la propiedad que escribió el formulario.
5

Ramificar según la elección de renovación

Añada un Branch según Renewal choice. El envío del formulario abre la ventana de 24 horas, así que el texto sin formato funciona aquí.
  • Renew my membership: Edit record para establecer Subscription status en Renewal requested y, después, Send WhatsApp Message con un agradecimiento y el token Renewal link.
  • Update my details: Create task para el equipo de membresías y, después, Send WhatsApp Message indicando quién se pondrá en contacto.
  • I’m thinking of cancelling: Edit record para establecer Subscription status en At risk, Create task para que el equipo de cuentas llame y, después, Send WhatsApp Message indicando cuándo tendrán noticias suyas. Ofrezca solo opciones que pueda cumplir.
6

Enviar el recordatorio a 14 días

En la rama de tiempo agotado, añada Send WhatsApp Template con el recordatorio a 14 días. Use una plantilla, porque la ventana de 24 horas puede estar cerrada. Después añada Delay until event: Text Reply, hasta 7 días.
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Dirigir la respuesta

Añada un Branch según Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Un toque en una respuesta rápida cuenta como respuesta, así que haga coincidir el texto del botón. Renew now recibe Send WhatsApp Message con el token Renewal link. Cualquier otra respuesta recibe Create task para que el equipo responda en el Inbox.
8

Enviar el aviso a 7 días

En la rama sin respuesta, añada Send WhatsApp Template con el aviso a 7 días. Si los miembros deben actuar para renovar, añada también Create task para el equipo de cuentas.
Cuando se paga una renovación, su sistema de facturación o el equipo de cuentas establece la siguiente Subscription renewal date, y la reinscripción inicia el siguiente ciclo.

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Probar el flujo de trabajo

Inscriba un contacto de prueba con su propio número de WhatsApp y una fecha de renovación dentro de 31 días. En el historial de inscripción, un paso de envío se completa con el primer estado de WhatsApp, normalmente enviado, y un paso fallido muestra el motivo y el código de error de Flowella. Envíe el formulario una vez por cada opción con contactos de prueba distintos y deje que un contacto lo ignore para probar los recordatorios.

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Solución de problemas

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Última modificación el 24 de octubre de 2026