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Este flujo de trabajo envía a cada contacto un recordatorio por WhatsApp el día antes de su cita, con un formulario breve para confirmar, reprogramar o cancelar. La respuesta se guarda en el contacto de HubSpot, y el anfitrión recibe una tarea cuando cambian los planes. Los contactos que no responden reciben un segundo recordatorio unas horas antes.

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De un vistazo

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Cómo funciona

El diagrama muestra el recorrido de un contacto desde el primer recordatorio hasta una confirmación o una tarea para tu equipo.

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Antes de empezar

  • Conecta Flowella a HubSpot. Consulta Configuración de HubSpot.
  • Usa un flujo de trabajo basado en contactos. Las acciones de Flowella solo se ejecutan sobre contactos, así que si la cita está en un negocio o una reunión, copia primero su hora de inicio a una propiedad de contacto.
  • Guarda los números de WhatsApp en formato internacional, como +447700900123, y escribe solo a los contactos que hayan aceptado recibir mensajes de WhatsApp. Consulta Formato del número de teléfono y las indicaciones sobre opt-in de Meta.
  • Crea el formulario de confirmación en HubSpot y sincronízalo con un WhatsApp Flow. Consulta Flows.
Crea estas propiedades de contacto. El formulario de confirmación pregunta por las tres últimas. Haz que Preferred new time y Cancellation reason sean opcionales. El Flow muestra todas las preguntas en una sola pantalla, incluidas las que dependen de otra respuesta.
No asignes Next appointment a una plantilla. Flowella muestra los valores de fecha de HubSpot como dd.MM.yyyy HH:mm en UTC, así que una cita a las 14:30 durante el horario de verano británico aparece como 13:30. En su lugar, haz que tu herramienta de reservas o tu equipo rellene Appointment summary en hora local.

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Crear las plantillas

Las dos plantillas son Utility: se refieren a una reserva que hizo el contacto y no contienen promociones. Meta toma la decisión final y pasa las plantillas promocionales a Marketing. Consulta las directrices de categorización de plantillas de Meta. En ambas, {{1}} es el nombre y {{2}} es Appointment summary. Para empezar la confirmación, selecciona Create template en la fila del formulario en la página Flows, que conecta el botón de Flow por ti.
No etiquetes un botón como Cancel o Stop, y no pidas a los contactos que respondan “cancel”. Al pulsar una respuesta rápida, su etiqueta se envía como mensaje del contacto. CANCEL y STOP son palabras clave de exclusión, así que el contacto quedaría excluido de todos los mensajes de tu número. Consulta Cómo funcionan las exclusiones por palabra clave.

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Crear el flujo de trabajo

1

Configurar el desencadenante

Crea un flujo de trabajo basado en contactos que inscriba contactos cuando Next appointment sea conocido. Activa la reinscripción para Next appointment, de modo que cada nueva reserva inicie una nueva ejecución.
2

Esperar hasta el día anterior

Añade Delay until a date, configurado un día antes de Next appointment.
3

Enviar la confirmación

Añade Send WhatsApp Template con la plantilla de confirmación. Asigna la propiedad del número de WhatsApp del contacto, Template Variable 1 al nombre y Template Variable 2 a Appointment summary. Una variable de encabezado de texto, si añades una, ocupa Template Variable 1.
4

Esperar el formulario

Añade Delay until event para Form Completed, filtrado por Form Name igual al nombre de tu formulario de confirmación. Establece la espera máxima en 20 horas.
5

Crear ramas según la respuesta

En la ruta completada, añade un Branch según Appointment response. El evento Form Completed solo registra el nombre del formulario y la fuente, así que crea siempre las ramas según las propiedades que escribió el formulario.
  • I’ll be there: añade Send WhatsApp Message con un breve agradecimiento. Aquí funciona el texto sin formato porque el envío del formulario abrió la ventana de 24 horas, es decir, las 24 horas posteriores al último mensaje de un contacto en las que puedes enviar sin plantilla.
  • I need to reschedule: añade Create task para el anfitrión, incluyendo Preferred new time.
  • I need to cancel: añade Create task, incluyendo Cancellation reason.
6

Hacer un seguimiento de los contactos que no respondieron

En la ruta de tiempo agotado, añade Send WhatsApp Template con el recordatorio del mismo día. Aquí la ventana puede estar cerrada, así que el texto sin formato podría fallar. Después añade Delay until event para Text Reply, hasta 2 horas, y un Branch según Last WhatsApp reply message (flowella_last_reply_message). Pulsar una respuesta rápida cuenta como respuesta, así que haz que coincida exactamente con el texto del botón. Conecta cada respuesta con el paso correspondiente de arriba y añade Create task para llamar a los contactos que no respondieron.

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Probar el flujo de trabajo

  1. Crea un contacto de prueba con tu propio número de WhatsApp y una Next appointment dentro de unas 25 horas.
  2. Revisa el historial del flujo de trabajo del contacto en HubSpot. Un paso de envío se completa con el primer estado de WhatsApp, normalmente sent. Un paso fallido muestra el motivo y el código de error de Flowella, y el contacto pasa al siguiente paso.
  3. Completa el formulario en tu teléfono y comprueba la rama. Repite con un segundo contacto que ignore el formulario.

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Solución de problemas

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Variaciones

  • Requisitos previos a la visita: añade al formulario preguntas sobre alimentación o accesibilidad, sin superar las cinco preguntas.

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Última modificación el 24 de octubre de 2026