Recordatorios de citas y reuniones

Veinticuatro horas antes de una cita o reunión programada, el contacto recibe un mensaje WhatsApp con los detalles y un breve formulario para confirmar, reprogramar o cancelar. El flujo de trabajo actualiza el registro, notifica a la persona adecuada y envía un segundo recordatorio la mañana de la cita si no hay respuesta. También gestiona los requisitos previos a la visita, como las necesidades dietéticas o de accesibilidad.

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De un vistazo

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Qué hace este flujo de trabajo

El contacto recibe una solicitud de confirmación el día anterior. Si confirma, se le envía un recordatorio opcional el mismo día. Si necesita cambiar la cita o cancelarla, se crea una tarea para el anfitrión con el motivo o la hora preferida. Si la cita implica una visita, el mismo formulario puede recoger requisitos especiales que se envían a HubSpot como datos estructurados, para que el equipo pueda prepararse con antelación. La ausencia de respuesta desencadena un recordatorio más ligero por la mañana.

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Qué necesitará

• Una plantilla WhatsApp Flow para confirmar, reprogramar o cancelar (con campos de requisitos opcionales)
• Un contacto o propiedad de reunión HubSpot con la fecha y hora de la cita
• El número WhatsApp del contacto en formato internacional

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Pasos del flujo de trabajo

1. Desencadenar una reunión creada en la herramienta de reuniones de HubSpot, una propiedad de fecha personalizada o la inscripción desde un flujo de trabajo de reserva.
2. 2. Retrasar hasta 24 horas antes pausar el flujo de trabajo hasta el día anterior a la cita.
3. Enviar confirmación personalizada con nombre, fecha, hora y anfitrión o lugar.
4. Esperar hasta completar retrasar hasta completar el formulario, hasta 20 horas.
5. Rama, completada:
   • Confirmado establecer Reunión Confirmada a Sí, enviar confirmación, opcionalmente añadir un recordatorio 2 horas antes.
   • Reprogramar confirmar, crear una tarea para el anfitrión con la hora preferida, notificar internamente.
   • Cancelar confirmar, crear una tarea con el motivo, opcionalmente inscribirse en el reenganche.
6. Reanudar, sin respuesta enviar un breve recordatorio por la mañana, esperar hasta 2 horas una respuesta, luego confirmar, crear una tarea o proceder según lo previsto.

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Consejos y trucos

• Para restaurantes y clínicas, mantenga los formularios de requisitos en tres o cinco campos y asegúrese de que el equipo puede ver las propiedades recopiladas antes de la visita.