Randevu ve Toplantı Hatırlatıcıları

Planlanan bir randevu veya toplantıdan yirmi dört saat önce, kişi ayrıntıları içeren bir WhatsApp mesajı ve onaylamak, yeniden planlamak veya iptal etmek için kısa bir form alır. İş akışı kaydı günceller, doğru kişiyi bilgilendirir ve yanıt gelmezse randevu sabahı ikinci bir hatırlatma gönderir. Ayrıca, diyet veya erişilebilirlik ihtiyaçları gibi ziyaret öncesi gereksinimleri de ele alır.

​

Bir bakışta

​

Bu iş akışı ne yapar

Kişi bir gün önce bir onay talebi alır. Onaylarlarsa, aynı gün isteğe bağlı bir hatırlatma yapılır. Yeniden planlamaları veya iptal etmeleri gerekiyorsa, ev sahibi için nedeni veya tercih edilen zamanı içeren bir görev oluşturulur. Randevu bir ziyaret içeriyorsa, aynı form HubSpot’ye yapılandırılmış veri olarak geri yazılan özel gereksinimleri toplayabilir, böylece ekip önceden hazırlık yapabilir. Yanıt gelmemesi daha hafif bir sabah hatırlatmasını tetikler.

​

Neye ihtiyacınız olacak

• Onaylamak, yeniden planlamak veya iptal etmek için bir WhatsApp Flow şablonu (isteğe bağlı gereksinim alanlarıyla birlikte)
• Randevu tarih ve saatini tutan bir HubSpot kişi veya toplantı özelliği
• Kişinin uluslararası formattaki WhatsApp numarası

​

İş akışı adımları

1. HubSpot’nin toplantılar aracında oluşturulan Tetikleyici toplantı, özel bir tarih özelliği veya bir rezervasyon iş akışından kayıt.
2. 24 saat öncesine kadar ertele iş akışını randevudan bir gün öncesine kadar duraklatın.
3. Ad, tarih, saat ve ev sahibi veya konum ile kişiselleştirilmiş Onay gönderin.
4. Tamamlanmasını bekleyin Form Tamamlanana kadar 20 saate kadar geciktirin.
5. Şube, tamamlandı:
   • Onaylandı** Toplantı Onaylandı’yı Evet olarak ayarlayın, onay gönderin, isteğe bağlı olarak 2 saat önce bir hatırlatma ekleyin.
   • Yeniden planla** onaylayın, ev sahibi için tercih edilen zaman ile bir görev oluşturun, dahili olarak bilgilendirin.
   • İptal** onaylayın, nedeni ile birlikte bir görev oluşturun, isteğe bağlı olarak yeniden katılıma kaydolun.
6. Şube, yanıt yok kısa bir sabah hatırlatması gönderin, yanıt için 2 saate kadar bekleyin, ardından onaylayın, bir görev oluşturun veya planlandığı gibi devam edin.

​

İpuçları ve püf noktaları

• Restoranlar ve klinikler için her türlü gereksinim formunu üç ila beş alanda tutun ve ekibin ziyaretten önce toplanan özellikleri görebildiğinden emin olun.